Cara Menguasai 5 Fase Siklus Kehidupan Manajemen Proyek

SetiapproyekTim Anda bekerja pada terasa berbeda drastis. Anggota tim yang berbeda. Garis waktu yang berbeda. Persyaratan yang berbeda. Tujuan yang berbeda.

Tapi, semua proyek yang bervariasi memiliki lebih banyak kesamaan daripada yang mungkin Anda pikirkan. Mereka semua memiliki awal, tengah, dan akhir yang mengikuti proses yang berulang.

Jadi bagaimana Anda bisa memanfaatkan urutan dan kuku yang paling konsisten ini masing-masing dan setiap tahap, terlepas dari spesifikasi proyek Anda? Mari menjelajahi khasmanajemen proyeksiklus hidup dan bagaimana Anda dan tim Anda dapat memaksimalkanFase manajemen proyek .

Fase siklus hidup manajemen proyek

Mari kita mulai dengan mur dan baut. Buku manajemen proyek pengetahuan (PMBok. ) mendefinisikan siklus hidup proyekSebagai "serangkaian fase yang dilakukan proyek dari inisiasinya ke penutupannya."

Diagram siklus hidup proyek standar terdiri dari lima fase:

Sementara fase manajemen proyek umumnya dilakukan secara berurutan ketika memulai proyek baru, mereka tidak selalu harus. Misalnya, jika perubahan muncul yang sedikit mengubah arah proyek Anda, Anda mungkin akan kembali ke tahap perencanaan untuk menjelaskan penyesuaian tersebut tetapi tidak berjalan kembali ke inisiasi proyek.

Ini tingkat fleksibilitas yang tepat iniUbah Manajemenproses selamaLifecycle Manajemen Produk.Jauh lebih mudah untuk dikelola.

Apa itupentingnya proyeklingkaran kehidupan? Rangkaian fase ini mungkin tampak seperti formalitas, tetapi mereka sebenarnya bisa sangat membantu. Mereka memberikan pendekatan terstruktur untuk mengelola proyek dari awal hingga akhir, yang berarti Anda akan memiliki peran dan tanggung jawab yang lebih jelas, komunikasi yang merampingkan, dan pada akhirnya formula berulang untuk kesuksesan proyek (dengan sedikit bolos yang terlupakan dan tugas yang terlupakan!).

Sekarang Anda terbiasa dengan seluk-beluk, apa5 tahap siklus hidup produk? Mari kita lihat setiap fase secara detail, bersama dengan beberapa contoh siklus hidup proyek.

Fase # 1: Inisiasi

Untuk sepenuhnya memahami setiap tahap siklus ini, mari kita menjauh dari contoh kerja dan sebaliknya berpikir untuk membangun rumah. Selama tahap inisiasi konstruksi rumah Anda, Anda akan melakukan hal-hal seperti melakukan tes tanah, mencari tahu persyaratan izin, dan menentukan apakah lingkungan Anda memiliki perjanjian restriktif yang perlu Anda ikuti.

Dengan kata lain, Anda dapat menganggap ini sebagai fase dasar - di mana Anda memastikan bahwa suatu proyek sebenarnya sepadan dengan waktu tim Anda sebelum Anda menginvestasikan terlalu banyak energi ke dalam perencanaan atau tugas-tugas terkait aktual.

Memikirkan hal ini dalam konteks kerja, tahap ini mencakup hal-hal seperti mendefinisikan proyek, membangun kasus bisnis untuk itu, mengidentifikasi pemangku kepentingan utama Anda, dan mendapatkannya disetujui oleh pihak yang sesuai.

Ace fase ini:

Jangan meremehkan pentingnya hal iniFase Inisiasi. Sangat menggoda untuk berpikir bahwa tidak ada pekerjaan nyata yang dilakukan, tetapi di sinilah Anda meletakkan fondasi (apakah Anda berpegang teguh pada metafora bangunan rumah kami atau tidak!) Untuk proyek yang sukses.

Mulai dengan membuat aPiagam proyek, yang menjabarkan visi awal Anda untuk proyek bersama dengancakupandan pengekangan.

Bagian penglihatan puzzle ini sangat penting karena mudah untuk melupakan mengapa proyek tertentu penting ketika Anda mulai terbungkus dalam tugas dan tenggat waktu. Bahkan, hanya saja55% orangTerlibat dalam proyek - pemimpin tim dan manajer proyek - merasa bahwa tujuan bisnis proyek jelas bagi mereka.

MilikmuPiagam proyekjuga mengharuskan Anda menunjukkan manfaat bisnis nyata yang terkait dengan proyek Anda. Ini tidak hanya membantu Anda dan tim Anda menjaga mata Anda pada hadiah, tetapi juga memaksa Anda untuk memastikan bahwa proyek ini adalah penggunaan waktu tim Anda di muka.

Menyatukan Piagam Proyek sekarang berarti Anda akan memiliki waktu yang jauh lebih mudah menyajikan fakta dan mendapatkan proyek Anda disetujui oleh kepemimpinan.

Fase # 2: Perencanaan

Mari kita tetap dengan contoh membangun rumah. Selama fase perencanaan, Anda akan menyusun cetak biru, menyetrika anggaran Anda, dan membangun timeline untuk pindah.

Sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya perencanaan yang cermat, namun terlalu banyak tim dan bisnis melewati tahap ini demi mendapatkan hak untuk bekerja. SEBUAHBelajar oleh Kantor Akuntansi Pemerintah ASmenemukan bahwa 49% dari 840 proyek yang didanai pemerintah federal dengan buruk direncanakan, berkinerja buruk, atau keduanya.

Ini layak untuk menginvestasikan waktu dan energi ke dalam fase perencanaan. Yakinlah, itu akan menghemat banyak waktu dan sakit kepala karena proyek Anda bergerak maju. Lagi pula, apakah Anda mulai mengayunkan palu tanpa cetak biru untuk memandu Anda?

Fase perencanaan menyeluruh mengharuskan Anda memberi pemikiran yang cermat pada banyak elemen yang terkait dengan proyek Anda, termasuk (tetapi tentu saja tidak terbatas pada):

Semua logistik ini harus ditarik bersama menjadi rincirencana proyekAnda akan berbagi dengan seluruh tim diPertemuan Kickoff, dan kemudian terus merujuk sepanjang durasi proyek Anda.

Berbicara tentang pertemuan kickoff, tempat-tempat duduk itu layak mendapat perhatian khusus sebagai salah satu potongan paling penting untuk memakukan tahap perencanaan ini.

Selama AndaPertemuan Kickoff, Anda dan seluruh tim proyek Anda akan berbicara melalui beberapa elemen kunci dari rencana proyek Anda (termasuk tanggung jawab, pedoman komunikasi, dan bagaimana Anda akan tahu kapan proyek Anda berhasil). Anda juga dapat mengetahui perangkat lunak manajemen siklus hidup proyek atau alat lain yang akan Anda gunakan untuk merampingkan proses.

Ingatlah bahwa pertemuan ini bukan hanya kesempatan bagi Anda untuk menyiarkan pesan Anda dan membagikan petunjuk arah. Tinggalkan banyak waktu untuk pertanyaan dan umpan balik dari anggota tim proyek lain sehingga Anda dapat secara proaktif menjernihkan kebingungan dan mengatasi masalah. Anda semua akan keluar dari sana dengan harapan bersama tentang cara mengetuk proyek itu dari taman.

Fase # 3: Eksekusi

Dalam analogi pembuatan rumah kami, ini adalah ketika beton dituangkan, dinding sedang dibingkai, dan jendela sedang dipasang. Selama fase eksekusi, Anda meletakkan semua perencanaan hati-hati Anda beraksi untuk benar-benar menggulung lengan baju Anda dan menyelesaikan pekerjaan.

Kedengarannya seperti bagian yang mudah, bukan? Tapi, yang mengejutkan, ini adalah tempat di mana roda benar-benar bisa jatuh. Berencana untuk mengambil tindakan jauh lebih mudah daripada benar-benar mengambil tindakan.

Pikirkan tentang hal itu dalam konteks pribadi untuk beberapa kejelasan: Menciptakan danpenjadwalan.Rutin latihan ideal Anda mudah. Ini sebenarnya mengikuti rencana itu dan menyeret diri Anda ke gym setelah hari yang panjang dan sulit itu jauh lebih menantang.

Mungkin itu sebabnya, menurutPulse Project Management Institute dari Survei Profesi, para pemimpin eksekutif mengatakan bahwa hanya 60% dari inisiatif strategis mereka yang memenuhi tujuan awal mereka.

Pertemuan Kickoff (yang kami diskusikan secara rinci di bagian sebelumnya) sebenarnya menandai dimulainya fase eksekusi. Ketika semua orang keluar dari ruang pertemuan itu, sudah waktunya bagi mereka untuk mengambil pesanan Marching dan mulai bekerja.

Tetapi ketahuilah bahwa segala sesuatu secara ajaib jatuh ke tempatnya hanya karena Anda memiliki rencana. Anda perlu memastikan semua orang menempel dengan itu dan melakukan bagian mereka.

Mengikuti itukickoff., kirim sumber daya pendukung, item tindakan, tautan, dan rencana proyek Anda yang dapat referensi. Melakukan ini segera membuat momentum berjalan sehingga tidak ada jeda besar dalam aksi.

Fase # 4: Mengontrol dan Memantau

Fase ini sering terjadi secara bersamaan dengan pelaksanaan proyek. Kembali ke teladan kami, karena kru bekerja keras membangun rumah Anda, Anda mampir ke situs bangunan untukmengawasiDan juga mereferensikan anggaran dan timeline Anda untuk memastikan hal-hal tidak memiliki jejak di luar jalur.

Perlu diingat bahwa siklus hidup manajemen proyek membutuhkan fleksibilitas.

Selama fase pengendali dan pemantauan, beberapa hal mungkin muncul yang mengharuskan Anda untuk menyesuaikan rencana proyek asli Anda. Tidak apa-apa - dan bahkan mengapa fase ini ada! Sementara rencana proyek Anda sangat membantupeta jalan, Ini jelas tidak diatur dalam batu.

Pertemuan kickoff proyek Anda seharusnya tidak menjadi satu-satunya percakapan di kalender. Itu membuat bola bergulir, tetapi Anda juga harus sering mengadakan pertemuan check-in untuk memantau kemajuan dan tentu saja - benar bila perlu. Pertemuan-pertemuan ini juga merupakan peluang besar untuk meminta umpan balik waktu-nyata sehingga Anda tidak membiarkan frustrasi atau masalah berbaris.

Menggunakan platform manajemen kerja (seperti UDN Task Manager. !) Menawarkan transparansi yang sangat dibutuhkan ke seluruh proses. Dengan alat semacam ini, Anda bisa mendapatkan pandangan mata burung tentang bagaimana proyek bergerak bersama sementara juga zonasi pada tugas dan beban kerja individu - tanpa menyumbat kalender orang dengan lebih banyak pertemuan atau pembaruan sesi.

Saat Anda memantau kemajuan, pastikan Anda mengawasi sumber daya proyek Anda (yang mencakup semuanya, mulai dari waktu ke bahan). Apakah mereka dialokasikan dengan tepat, atau apakah mereka mulai meregang? Mereka penting untuk mengelola secara proaktif, terutama ketikaSurvei 2018 Manajemen Proyek Institutemenemukan bahwa 21% proyek gagal karena sumber daya yang terbatas atau pajak.

Ingin belajar lebih banyak tentangpengelolaan sumber daya ? Ambil ebook gratis ini !

Fase # 5: Penutupan

Ini dia. Rumah Anda dibangun. Anda membersihkan debu, menandatangani dokumen terakhir, dan memindahkan semua furnitur Anda.

Fase penutupan menandai akhir proyek Anda, dan mudah untuk meninggalkan ujung longgar alih-alih mengikatnya dengan busur yang rapi. Namun, kesan terakhir penting, dan penutupan sebenarnya mengharuskan Anda memeriksa beberapa kotak final untuk mendapatkan proyek itu sepanjang garis finish.

Daripada hanya memeriksa proyek itu sebagai "lengkap" dan mencuci tangan Anda, ada beberapa tugas akhir yang ingin Anda rawat selama fase penutupan, termasuk:

Akhirnya, jangan lupa untuk merayakan! Menyelesaikan proyek melibatkan banyak kerja keras, dan itu adalah prestasi yang layak mendapat pengakuan. Merayakan pencapaian itu penting, terutama ketika54% respondenDalam satu survei mengatakan bahwa mereka merasa kurang dihargai di tempat kerja.

Jadi silakan dan pesan pizza itu dan hancurkan beberapa uap dengan anggota tim proyek Anda. Anda semua mendapatkannya!

Kuasai siklus hidup manajemen proyek

Ketika Anda berpikir untuk membangun rumah, masuk akal bahwa sebagian besar proyek - terlepas dari spesifik mereka - bergantung pada sistem yang sama untuk penyelesaian. Ada perintah yang cukup standar untuk mengikuti untuk mengelola proyek dari siklus hidup ujung ke ujung penuh.

Ada banyak model siklus hidup proyek di luar sana, tetapi yang paling umum mencakup lima fase unik:

Apakah Anda meluncurkan ebook baru, membatalkanPun Onboarding.Proses, atau - Anda tahu - membangun sebuah rumah, bekerja dengan cara Anda melalui masing-masing tahapan tersebut akan membantu Anda mengambil pendekatan terstruktur untuk menyelesaikan pekerjaan sambil mengurangi sakit kepala dan kerepotan, dan memastikan bahwa Anda tidak melewatkan sesuatu yang penting.

Ingin mempelajari beberapa pelajaran berharga dari perusahaan terkemuka dan menemukan beberapamanajemen Produkpraktik terbaik? Jangan pergi tanpa meraihebook gratis ini !