Làm thế nào để làm chủ 5 giai đoạn của vòng đời quản lý dự án
Mỗidự ánNhóm của bạn làm việc trên cảm thấy khác nhau mạnh mẽ. Các thành viên trong nhóm khác nhau. Các mốc thời gian khác nhau. Yêu cầu khác nhau. Mục tiêu khác nhau.
Nhưng, những dự án khác nhau có nhiều điểm chung hơn bạn nghĩ. Tất cả đều có một khởi đầu, giữa và kết thúc theo một quá trình lặp lại.
Vậy làm thế nào bạn có thể tận dụng tối đa trình tự nhất quán này và đóng đinh mỗi giai đoạn, bất kể chi tiết cụ thể của dự án của bạn? Hãy khám phá điển hìnhquản lý dự ánvòng đời và cách bạn và nhóm của bạn có thể tối đa hóaCác giai đoạn quản lý dự án .
Giai đoạn vòng đời quản lý dự án
Hãy bắt đầu với các đai ốc và bu lông. Sổ kiến thức quản lý dự án (PMBOK. ) Xác định vòng đời dự ánlà "loạt các giai đoạn mà một dự án đi qua từ việc bắt đầu sự đóng cửa của nó."
Sơ đồ vòng đời dự án tiêu chuẩn được tạo thành từ năm giai đoạn:
Trong khi các giai đoạn quản lý dự án thường được thực hiện theo thứ tự khi bắt đầu một dự án mới, họ không phải lúc nào cũng phải như vậy. Ví dụ: nếu một thay đổi xuất hiện, hãy thay đổi một chút về quá trình của dự án của bạn, có lẽ bạn sẽ quay lại giai đoạn lập kế hoạch để giải thích những điều chỉnh đó nhưng không đi ngược lại để dự kiến khởi tạo.
Đây là mức độ linh hoạt chính xác này làm chothay đổi cách quản lýquy trình trong thời gian nàyQuản lý sản phẩm LifeCycle.mà dễ quản lý hơn nhiều.
Những gìTầm quan trọng của dự ánvòng đời? Sê-ri các giai đoạn này có vẻ giống như một hình thức, nhưng chúng thực sự có thể khá hữu ích. Chúng cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý một dự án từ đầu đến cuối, điều đó có nghĩa là bạn sẽ có vai trò và trách nhiệm rõ ràng hơn, liên lạc được sắp xếp hợp lý và cuối cùng là một công thức lặp lại để thành công của dự án (với ít quả bóng bị lãng quên.).
Bây giờ bạn đã quen thuộc với Nitty-Gritty, những gì là5 giai đoạn của vòng đời sản phẩmTrong Hãy xem xét từng giai đoạn một cách chi tiết, cùng với một số ví dụ về vòng đời của dự án.
Giai đoạn số 1: Bắt đầu
Để hiểu đầy đủ từng giai đoạn của chu trình này, hãy bước ra khỏi một ví dụ làm việc và thay vào đó hãy nghĩ về việc xây dựng một ngôi nhà. Trong giai đoạn khởi đầu xây dựng nhà của bạn, bạn sẽ làm những việc như tiến hành các xét nghiệm đất, tìm ra các yêu cầu về giấy phép và xác định xem khu phố của bạn có bất kỳ giao ước hạn chế nào bạn cần làm theo.
Nói cách khác, bạn có thể nghĩ về điều này như giai đoạn nền tảng - nơi bạn đang đảm bảo rằng một dự án thực sự xứng đáng với thời gian của đội bạn trước khi bạn đầu tư quá nhiều năng lượng vào các nhiệm vụ lập kế hoạch hoặc thực tế.
Suy nghĩ về điều này trong bối cảnh công việc, giai đoạn này bao gồm những thứ như xác định dự án, xây dựng trường hợp kinh doanh cho nó, xác định các bên liên quan quan trọng của bạn và nhận được nó được các bên thích hợp phê duyệt.
Ace giai đoạn này:
Đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của việc nàyGiai đoạn khởi xướng.. Thật hấp dẫn khi nghĩ rằng không có công việc thực sự nào đang hoàn thành, nhưng đây là nơi bạn đặt nền tảng (cho dù bạn đang gắn bó với phép ẩn dụ xây dựng nhà của chúng ta hay không!) Cho một dự án thành công.
Bắt đầu bằng cách tạo mộtđiều lệ dự án, đưa ra tầm nhìn ban đầu của bạn cho dự án cùng vớiphạm vivà các hạn chế.
Đó là mảnh tầm nhìn của câu đố đặc biệt quan trọng vì thật dễ dàng để đánh mất lý do tại sao một dự án nào đó quan trọng khi bạn bắt đầu được gói lại trong các nhiệm vụ và thời hạn. Trong thực tế, chỉ có55% số ngườiTham gia vào các dự án - Lãnh đạo nhóm và quản lý dự án - cảm thấy mục tiêu kinh doanh của dự án rõ ràng với họ.
Của bạnđiều lệ dự ánCũng yêu cầu bạn chỉ ra một lợi ích kinh doanh thực sự liên quan đến dự án của bạn. Điều này không chỉ giúp bạn và nhóm của bạn giữ cho đôi mắt của bạn về giải thưởng, mà còn buộc bạn phải đảm bảo rằng dự án là sử dụng tốt thời gian của đội bạn trả trước.
Kéo một điều lệ dự án bây giờ có nghĩa là bạn sẽ có một thời gian dễ dàng hơn nhiều để trình bày các sự kiện và khiến dự án của bạn được sự chấp thuận của lãnh đạo.
Giai đoạn số 2: Lập kế hoạch
Hãy gắn bó với ví dụ của chúng tôi về việc xây dựng một ngôi nhà. Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn sẽ vẽ các bản thiết kế, hãy loại bỏ ngân sách của bạn và thiết lập một dòng thời gian để di chuyển vào.
Thật khó để nói quá tầm quan trọng của việc lập kế hoạch cẩn thận, nhưng quá nhiều đội và doanh nghiệp bỏ qua giai đoạn này để ủng hộ việc có quyền làm việc. MỘTNghiên cứu của Văn phòng Kế toán Chính phủ Hoa Kỳthấy rằng 49% trong số 840 dự án được liên bang tài trợ có kế hoạch kém, hoạt động kém hoặc cả hai.
Nó cũng đáng để đầu tư thời gian và năng lượng vào giai đoạn lập kế hoạch. Hãy yên tâm, nó sẽ cứu bạn hàng tấn thời gian và đau đầu khi dự án của bạn tiến về phía trước. Rốt cuộc, bạn sẽ bắt đầu đong đưa một cái búa mà không cần một bản thiết kế để hướng dẫn bạn?
Một giai đoạn lập kế hoạch kỹ lưỡng đòi hỏi bạn phải suy nghĩ cẩn thận đối với nhiều yếu tố liên quan đến dự án của bạn, bao gồm (nhưng chắc chắn không giới hạn):
Tất cả các hậu cần này nên được kéo cùng nhau thành một chi tiếtKế hoạch dự ánrằng bạn sẽ chia sẻ với toàn bộ đội tạiCuộc họp khởi động, và sau đó tiếp tục tham chiếu trong suốt thời gian của dự án của bạn.
Nói về các cuộc họp khởi động, những người ngồi xuống đó xứng đáng với sự chú ý đặc biệt là một trong những phần quan trọng nhất của việc đóng đinh giai đoạn lập kế hoạch này.
Trong thời gian của bạnCuộc họp khởi động, Bạn và toàn bộ nhóm dự án của bạn sẽ nói chuyện với một số yếu tố chính của gói dự án của bạn (bao gồm cả trách nhiệm, hướng dẫn truyền thông và cách bạn sẽ biết khi nào dự án của bạn thành công). Bạn cũng có thể tìm hiểu phần mềm quản lý vòng đời dự án hoặc các công cụ khác bạn sẽ sử dụng để hợp lý hóa quy trình.
Hãy nhớ rằng cuộc họp này không chỉ là cơ hội để bạn phát tin nhắn của bạn và các hướng dẫn. Dành nhiều thời gian cho các câu hỏi và phản hồi từ các thành viên trong nhóm dự án khác để bạn có thể chủ động xóa nhầm lẫn mối quan tâm. Tất cả các bạn sẽ đi khỏi đó với những kỳ vọng chung về cách đánh bật dự án đó ra khỏi công viên.
Giai đoạn số 3: Thực thi
Trong sự tương tự về nhà của chúng tôi, đây là khi bê tông được đổ, các bức tường đang được đóng khung và Windows đang được cài đặt. Trong giai đoạn thực hiện, bạn đang đưa tất cả các kế hoạch cẩn thận của mình vào hành động để thực sự cuộn tay áo của bạn và hoàn thành công việc.
Âm thanh như phần dễ dàng, phải không? Nhưng, đáng ngạc nhiên, đây là một điểm mà các bánh xe thực sự có thể rơi ra. Lập kế hoạch hành động dễ dàng hơn rất nhiều so với thực sự hành động.
Hãy suy nghĩ về nó trong bối cảnh cá nhân cho một số sự rõ ràng: tạo vàLên lịchThói quen tập luyện lý tưởng của bạn rất dễ dàng. Nó thực sự đang theo kế hoạch đó và kéo mình đến phòng tập thể dục sau một ngày dài, khó khăn, cách khó khăn hơn.
Đó có lẽ là lý do tại sao, theoViện quản lý dự án năm 2017 của cuộc khảo sát nghề nghiệp, các nhà lãnh đạo điều hành nói rằng chỉ có 60% các sáng kiến chiến lược của họ đã gặp gỡ mục tiêu ban đầu của họ.
Cuộc họp khởi động (mà chúng tôi đã thảo luận chi tiết trong phần trước) thực sự đánh dấu sự khởi đầu của giai đoạn thực thi. Khi mọi người rời khỏi phòng họp đó, đã đến lúc họ lấy những mệnh lệnh diễu hành đó và đi làm.
Nhưng hãy lưu ý rằng mọi thứ không phù hợp vào vị trí chỉ vì bạn có một kế hoạch. Bạn cần đảm bảo mọi người đang gắn bó với nó và làm phần của họ.
Theo đóbắt đầu, Gửi tài nguyên hỗ trợ, các mục hành động, liên kết và kế hoạch dự án của bạn mà mọi người có thể tham khảo. Làm điều này ngay lập tức giữ cho động lực diễn ra để không có một sự dừng lại lớn trong hành động.
Giai đoạn số 4: Kiểm soát và giám sát
Giai đoạn này thường xảy ra đồng thời với việc thực hiện dự án. Quay trở lại ví dụ của chúng tôi, vì phi hành đoàn khó xây dựng ngôi nhà của bạn, bạn đang dừng lại bởi trang web của tòa nhà đểGiữ một mắt nhắm vào tiến độVà cũng tham khảo ngân sách và dòng thời gian của bạn để đảm bảo mọi thứ không di chuyển khỏi đường đua.
Hãy nhớ rằng vòng đời quản lý dự án đòi hỏi một số tính linh hoạt.
Trong giai đoạn kiểm soát và giám sát, một số thứ có thể đưa ra yêu cầu bạn phải điều chỉnh kế hoạch dự án ban đầu của mình. Điều đó ổn thôi - và nó thậm chí là lý do tại sao giai đoạn này tồn tại! Trong khi kế hoạch dự án của bạn là hữu íchlộ trình, nó chắc chắn không được đặt trong đá.
Cuộc họp khởi động dự án của bạn không nên là cuộc trò chuyện duy nhất trên lịch. Nó có được bóng lăn, nhưng bạn cũng nên có các cuộc họp kiểm tra thường xuyên để theo dõi tiến trình và khóa học đúng khi cần thiết. Những cuộc họp này cũng là một cơ hội tuyệt vời để yêu cầu phản hồi thời gian thực để bạn không để thất vọng hoặc vấn đề gây ra fester.
Sử dụng một nền tảng quản lý công việc (như Quản lý tác vụ UDN !) cung cấp một số tính minh bạch rất cần thiết vào toàn bộ quá trình. Với loại công cụ này, bạn có thể nhận được một cái nhìn mắt chim về cách dự án đang di chuyển trong khi cũng phân vùng vào các tác vụ và khối lượng công việc riêng lẻ - mà không gây tắc nghẽn lịch của mọi người với nhiều cuộc họp hoặc cập nhật nhiều hơn.
Khi bạn đang theo dõi tiến trình, hãy chắc chắn rằng bạn giữ một mắt nhắm vào tài nguyên dự án của mình (bao gồm mọi thứ theo thời gian này sang thời gian khác). Những người đang được phân bổ một cách thích hợp, hoặc họ bắt đầu được kéo dài? Chúng quan trọng để quản lý chủ động, đặc biệt là khiCuộc khảo sát năm 2018 của Viện quản lý dự ánthấy rằng 21% dự án bị lỗi do tài nguyên hạn chế hoặc bị đánh thuế.
Muốn học nhiều hơn vềQuản lý nguồn tài nguyênTrongLấy ebook miễn phí nàyNhững
Giai đoạn # 5: Đóng cửa
Đây chính là nó. Ngôi nhà của bạn được xây dựng. Bạn đang lau bụi, ký giấy tờ cuối cùng và di chuyển tất cả đồ đạc của bạn vào.
Giai đoạn đóng đánh dấu sự kết thúc của dự án của bạn, và thật dễ dàng để lại kết thúc lỏng lẻo thay vì buộc chúng bằng một cung gọn gàng. Tuy nhiên, các ấn tượng cuối cùng, và sự đóng cửa thực sự đòi hỏi bạn phải kiểm tra một số hộp cuối cùng để có được dự án đó trên toàn bộ đường kết thúc.
Thay vì chỉ cần kiểm tra dự án đó là "hoàn thành" và rửa tay của bạn, có một vài nhiệm vụ cuối cùng bạn sẽ muốn chăm sóc trong giai đoạn đóng cửa, bao gồm:
Cuối cùng, đừng quên ăn mừng! Kết thúc một dự án liên quan đến rất nhiều công việc khó khăn, và đó là một thành tựu mà xứng đáng được một số công nhận. Kỷ niệm những thành tựu đó là quan trọng, đặc biệt là khi54% số người được hỏiTrong một cuộc khảo sát nói rằng họ cảm thấy bị đánh giá thấp tại nơi làm việc.
Vì vậy, hãy tiếp tục và đặt hàng pizza và thổi bay một số hơi nước với các thành viên trong nhóm dự án của bạn. Bạn đã kiếm được nó!
Làm chủ vòng đời quản lý dự án
Khi bạn nghĩ về việc xây dựng một ngôi nhà, nó có ý nghĩa rằng hầu hết các dự án - bất kể đặc biệt của họ - dựa vào một hệ thống tương tự để hoàn thành. Có một thứ tự khá chuẩn để theo dõi để quản lý một dự án từ một vòng đời từ đầu đến cuối đầy đủ.
Có rất nhiều mô hình vòng đời dự án ngoài kia, nhưng điểm phổ biến nhất bao gồm năm giai đoạn độc đáo:
Cho dù bạn đang tung ra một ebook mới, cải tổ bạnnhân viên trên tàuQuy trình, hoặc - bạn biết - xây dựng một ngôi nhà, làm việc theo cách của bạn thông qua từng giai đoạn đó sẽ giúp bạn thực hiện một cách tiếp cận có cấu trúc để hoàn thành công việc trong khi giảm đau đầu và rắc rối và đảm bảo rằng bạn không bỏ qua bất cứ điều gì quan trọng.
Muốn tìm hiểu một số bài học có giá trị từ các công ty hàng đầu và khám phá một sốQuản lý sản phẩmthực hành tốt nhất? Đừng rời đi mà không cần lấySách điện tử miễn phí nàyNhững
