วิธีการฝึกฝน 5 ขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ

ทั้งหมดโครงการทีมของคุณทำงานให้รู้สึกแตกต่างอย่างมาก สมาชิกในทีมที่แตกต่างกัน ไทม์ไลน์ที่แตกต่างกัน ข้อกำหนดที่แตกต่างกัน เป้าหมายที่แตกต่างกัน

แต่โครงการที่แตกต่างกันเหล่านั้นมีเหมือนกันมากกว่าที่คุณคิด พวกเขาทั้งหมดมีจุดเริ่มต้นตรงกลางและสิ้นสุดที่ทำตามกระบวนการที่ทำซ้ำได้

ดังนั้นคุณจะปรับปรุงลำดับที่สอดคล้องกันทั้งหมดนี้ได้มากที่สุดในแต่ละขั้นตอนโดยไม่คำนึงถึงรายละเอียดของโครงการของคุณ? มาสำรวจแบบฉบับกันเถอะการจัดการโครงการวงจรชีวิตและวิธีการที่คุณและทีมของคุณสามารถเพิ่มสูงสุดขั้นตอนของการจัดการโครงการ .

การจัดการโครงการวงจรชีวิต

เริ่มต้นด้วยถั่วและสลักเกลียวกัน หนังสือการจัดการโครงการแห่งความรู้ (PMBOK ) กำหนดวงจรชีวิตของโครงการในฐานะที่เป็น "ชุดของขั้นตอนที่โครงการผ่านจากการเริ่มต้นของการเริ่มต้น"

แผนภาพวงจรชีวิตของโครงการมาตรฐานประกอบด้วยห้าขั้นตอน:

ในขณะที่ขั้นตอนการจัดการโครงการโดยทั่วไปจะดำเนินการตามลำดับเมื่อเริ่มโครงการใหม่พวกเขาไม่จำเป็นต้องเป็น ตัวอย่างเช่นหากการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นนั้นจะเปลี่ยนแปลงหลักสูตรของโครงการของคุณเล็กน้อยคุณอาจกลับไปยังขั้นตอนการวางแผนเพื่อบัญชีสำหรับการปรับเปลี่ยนเหล่านั้น แต่ไม่ไปตลอดทางกลับไปสู่การเริ่มต้นโครงการ

มันเป็นระดับที่แน่นอนของความยืดหยุ่นที่ทำให้การบริหารการเปลี่ยนแปลงกระบวนการในระหว่างวงจรการจัดการผลิตภัณฑ์ง่ายต่อการจัดการ

อะไรคืออะไรความสำคัญของโครงการวงจรชีวิต? ชุดของขั้นตอนนี้อาจดูเหมือนเป็นพิธีการ แต่พวกเขาสามารถมีประโยชน์มากจริง ๆ พวกเขาให้วิธีการที่มีโครงสร้างในการจัดการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบซึ่งหมายความว่าคุณจะมีบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้นการสื่อสารที่คล่องตัวและในที่สุดสูตรที่ทำซ้ำได้เพื่อความสำเร็จของโครงการ (โดยมีลูกหล่นน้อยลงและงานที่ถูกลืม!)

ตอนนี้คุณคุ้นเคยกับ nitty-gritty อะไรคืออะไร5 ขั้นตอนของวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์? ลองดูรายละเอียดแต่ละเฟสพร้อมกับตัวอย่างวงจรชีวิตของโครงการ

เฟส # 1: การเริ่มต้น

เพื่อทำความเข้าใจกับแต่ละขั้นตอนของรอบนี้อย่างเต็มที่ลองก้าวออกไปจากตัวอย่างงานแล้วแทนที่จะคิดสร้างบ้าน ในช่วงเริ่มต้นของการก่อสร้างบ้านของคุณคุณจะทำสิ่งต่าง ๆ เช่นการทดสอบดินการหาข้อกำหนดการอนุญาตและการพิจารณาว่าละแวกของคุณมีพันธสัญญาที่เข้มงวดใด ๆ ที่คุณต้องปฏิบัติตาม

กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณสามารถนึกถึงเรื่องนี้เป็นขั้นตอนพื้นฐานที่คุณมั่นใจว่าโครงการนี้คุ้มค่ากับเวลาของทีมของคุณก่อนที่คุณจะลงทุนพลังงานมากเกินไปในการวางแผนหรืองานที่เกี่ยวข้องจริง

การคิดเกี่ยวกับสิ่งนี้ในบริบทงานขั้นตอนนี้รวมถึงสิ่งต่าง ๆ เช่นการกำหนดโครงการสร้างกรณีธุรกิจเพื่อระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญของคุณและได้รับการอนุมัติจากฝ่ายที่เหมาะสม

เอซเฟสนี้:

อย่าประมาทความสำคัญของสิ่งนี้ขั้นตอนการเริ่มต้น. เป็นการล่อลวงให้คิดว่าไม่มีการทำงานจริงที่ทำจริง แต่นี่คือที่ที่คุณวางรากฐาน (ไม่ว่าคุณจะยึดถืออุปมาอุปมัยที่บ้านหรือไม่!) สำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ

เริ่มต้นด้วยการสร้างกฎบัตรโครงการซึ่งวางวิสัยทัศน์เริ่มต้นของคุณสำหรับโครงการพร้อมกับขอบเขตและความยับยั้งชั่งใจ

ชิ้นส่วนของการมองเห็นของปริศนานั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากเป็นเรื่องง่ายที่จะมองเห็นว่าทำไมโครงการบางโครงการจึงเริ่มห่องานในงานและกำหนดเวลา ในความเป็นจริงเท่านั้น55% ของผู้คนมีส่วนร่วมในโครงการ - ผู้นำทีมและผู้จัดการโครงการ - รู้สึกว่าวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของโครงการมีความชัดเจนต่อพวกเขา

ของคุณกฎบัตรโครงการนอกจากนี้ยังต้องการให้คุณชี้ไปที่ผลประโยชน์ทางธุรกิจที่แท้จริงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณและทีมของคุณจับตาดูรางวัลของคุณ แต่ยังบังคับให้คุณมั่นใจได้ว่าโครงการนี้เป็นการใช้เวลาของทีมของคุณล่วงหน้า

การดึงกฎบัตรโครงการเข้าด้วยกันตอนนี้หมายความว่าคุณจะมีเวลาที่ง่ายขึ้นในการนำเสนอข้อเท็จจริงและการรับโครงการของคุณได้รับการอนุมัติจากความเป็นผู้นำ

เฟส # 2: การวางแผน

ลองติดกับตัวอย่างของเราในการสร้างบ้าน ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนคุณจะวาดภาพพิมพ์เขียวขึ้นมารีดงบประมาณของคุณและสร้างไทม์ไลน์สำหรับการย้ายเข้า

มันยากที่จะพูดเกินจริงความสำคัญของการวางแผนอย่างรอบคอบ แต่มีทีมและธุรกิจมากเกินไปข้ามขั้นตอนนี้เพื่อให้ถูกต้องในการทำงาน ให้ศึกษาโดยสำนักงานบัญชีรัฐบาลของสหรัฐอเมริกาพบว่า 49% ของ 840 โครงการที่ได้รับทุนสนับสนุนจากรัฐบาลกลางได้วางแผนไม่ดีการแสดงผลไม่ดีหรือทั้งสองอย่าง

มันคุ้มค่ากับการลงทุนเวลาและพลังงานในขั้นตอนการวางแผน มั่นใจได้ว่ามันจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและปวดศีรษะในขณะที่โครงการของคุณเคลื่อนไหวไปข้างหน้า ท้ายที่สุดคุณจะเริ่มแกว่งค้อนโดยไม่มีพิมพ์เขียวเพื่อแนะนำคุณหรือไม่?

ขั้นตอนการวางแผนอย่างละเอียดต้องการให้คุณให้ความคิดอย่างรอบคอบกับองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณรวมถึง (แต่ไม่ จำกัด เพียงอย่างแน่นอน):

โลจิสติกส์เหล่านี้ทั้งหมดควรดึงเข้าด้วยกันเป็นรายละเอียดแผนโครงการที่คุณจะแบ่งปันกับทีมงานทั้งหมดที่การประชุม Kickoffจากนั้นอ้างอิงต่อไปตลอดระยะเวลาของโครงการของคุณ

การพูดของการประชุมทางคอร์ฟผู้ที่นั่งเหล่านั้นสมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษในฐานะหนึ่งในชิ้นส่วนที่สำคัญที่สุดของการตอกย้ำขั้นตอนการวางแผนนี้

ในช่วงของคุณการประชุม Kickoffคุณและทีมงานโครงการทั้งหมดของคุณจะพูดคุยผ่านองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้ของแผนโครงการของคุณ (รวมถึงความรับผิดชอบหลักเกณฑ์การสื่อสารและวิธีที่คุณจะรู้ว่าโครงการของคุณประสบความสำเร็จ) นอกจากนี้คุณยังสามารถทราบว่าซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตของโครงการหรือเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

โปรดจำไว้ว่าการประชุมครั้งนี้ไม่ใช่แค่โอกาสให้คุณออกอากาศข้อความของคุณและทิศทางที่โดนออก ปล่อยให้มีเวลามากมายสำหรับคำถามและข้อเสนอแนะจากสมาชิกในทีมโครงการอื่น ๆ เพื่อให้คุณสามารถล้างความสับสนและความกังวลที่อยู่ในเชิงรุก คุณจะเดินออกไปจากความคาดหวังที่ใช้ร่วมกันเกี่ยวกับวิธีการเคาะโครงการที่ออกจากสวนสาธารณะ

เฟส # 3: การดำเนินการ

ภายในการเปรียบเทียบที่บ้านของเราคือเมื่อคอนกรีตถูกเทผนังจะถูกวางกรอบและหน้าต่างกำลังติดตั้ง ในช่วงขั้นตอนการดำเนินการคุณจะวางการวางแผนอย่างรอบคอบทั้งหมดของคุณเพื่อม้วนแขนเสื้อของคุณและทำงานให้เสร็จ

ฟังดูเหมือนเป็นส่วนที่ง่ายใช่มั้ย แต่น่าแปลกใจที่นี่เป็นจุดที่ล้อสามารถหลุดออกไปได้จริงๆ การวางแผนที่จะดำเนินการง่ายกว่าการดำเนินการจริง

คิดเกี่ยวกับมันในบริบทส่วนตัวสำหรับความชัดเจนบางอย่าง: การสร้างและการตั้งเวลากิจวัตรการออกกำลังกายในอุดมคติของคุณนั้นง่าย จริง ๆ แล้วมันตามแผนนั้นและลากตัวเองไปที่โรงยิมหลังจากวันที่ยาวนานและยากลำบากที่ท้าทายมากขึ้น

นั่นอาจเป็นเหตุผลว่าทำไมตามสถาบันการบริหารโครงการ 2017 ชีพจรของการสำรวจวิชาชีพผู้นำผู้บริหารกล่าวว่าเพียง 60% ของความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของพวกเขาได้พบกับเป้าหมายดั้งเดิมของพวกเขา

การประชุม Kickoff (ซึ่งเรากล่าวถึงในรายละเอียดในส่วนก่อนหน้านี้) จริง ๆ แล้วเป็นจุดเริ่มต้นของขั้นตอนการดำเนินการ เมื่อทุกคนออกจากห้องประชุมนั้นถึงเวลาที่พวกเขาจะต้องสั่งการเดินขบวนเหล่านั้นและไปทำงาน

แต่ระวังว่าสิ่งต่าง ๆ ไม่ได้อยู่ในสถานที่ที่น่าอัศจรรย์เพียงเพราะคุณมีแผน คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนติดอยู่กับมันและทำส่วนของพวกเขา

ต่อไปนี้เขี่ยส่งแหล่งข้อมูลสนับสนุนรายการการกระทำลิงก์และแผนโครงการของคุณที่ผู้คนสามารถอ้างอิงได้ การทำสิ่งนี้ทันทีช่วยให้โมเมนตัมเกิดขึ้นดังนั้นจึงไม่มีการหยุดชั่วคราวในการกระทำ

เฟส # 4: การควบคุมและตรวจสอบ

ระยะนี้มักเกิดขึ้นพร้อมกันกับการดำเนินการโครงการ กลับไปที่ตัวอย่างของเราในขณะที่ลูกเรือทำงานหนักในการสร้างบ้านของคุณคุณจะหยุดที่อาคารให้จับตามองอย่างใกล้ชิดและยังอ้างอิงงบประมาณและไทม์ไลน์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ ไม่ได้เปิดใช้งาน

โปรดทราบว่าวงจรชีวิตการจัดการโครงการต้องการความยืดหยุ่นบางอย่าง

ในระหว่างการควบคุมและตรวจสอบขั้นตอนบางสิ่งอาจเกิดขึ้นที่ต้องการให้คุณปรับแผนโครงการดั้งเดิมของคุณ ไม่เป็นไร - และเป็นเพียงขั้นตอนนี้มีอยู่! ในขณะที่แผนโครงการของคุณเป็นประโยชน์แผนงานมันไม่ได้ตั้งอยู่ในหินแน่นอน

การประชุม Jickoff โครงการของคุณไม่ควรเป็นการสนทนาเพียงอย่างเดียวในปฏิทิน มันได้รับลูกบอลกลิ้ง แต่คุณควรมีการตรวจสอบในการตรวจสอบบ่อยครั้งเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าและแก้ไขแน่นอนเมื่อจำเป็น การประชุมเหล่านี้ยังเป็นโอกาสที่ดีที่จะขอความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ดังนั้นคุณจึงไม่ปล่อยให้ความผิดหวังหรือปัญหาที่ล้มเหลว

การใช้แพลตฟอร์มการจัดการงาน (เช่น ผู้จัดการงาน UDN !) มีความโปร่งใสที่จำเป็นมากในกระบวนการทั้งหมด ด้วยเครื่องมือประเภทนี้คุณสามารถรับมุมมองของนกได้ว่าโครงการเคลื่อนไหวอย่างไรในขณะที่การแบ่งเขตข้อมูลและภาระงานของแต่ละบุคคลโดยไม่อุดตันปฏิทินของผู้คนที่มีการประชุมหรือการอัพเดทมากขึ้น

ในขณะที่คุณกำลังติดตามความคืบหน้าตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจับตาดูทรัพยากรโครงการของคุณ (ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่เวลาจนถึงวัสดุ) ผู้ที่ถูกจัดสรรอย่างเหมาะสมหรือพวกเขาเริ่มยืดหรือไม่? พวกเขามีความสำคัญในการจัดการเชิงรุกโดยเฉพาะเมื่อการสำรวจปี 2018 ของสถาบันการจัดการโครงการพบว่า 21% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากทรัพยากรที่ จำกัด หรือภาษี

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากร ? คว้า ebook ฟรีนี้ !

เฟส # 5: ปิด

นี่ไง. บ้านของคุณถูกสร้างขึ้น คุณปัดฝุ่นจากเครือเถาการเซ็นเอกสารสุดท้ายและเคลื่อนย้ายเฟอร์นิเจอร์ทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกัน

เฟสการปิดทำเครื่องหมายจุดสิ้นสุดของโครงการของคุณและมันง่ายที่จะออกจากปลายหลวมแทนที่จะผูกพวกเขาในธนูที่เรียบร้อย อย่างไรก็ตามความประทับใจครั้งสุดท้ายมีความสำคัญและการปิดที่แท้จริงกำหนดให้คุณตรวจสอบกล่องสุดท้ายเพื่อให้โครงการนั้นผ่านเส้นชัย

แทนที่จะตรวจสอบโครงการที่ "สมบูรณ์" และล้างมือของคุณมีงานขั้นสุดท้ายบางอย่างที่คุณต้องการดูแลในช่วงปิดการปิดรวมถึง:

ในที่สุดอย่าลืมเฉลิมฉลอง! การตกแต่งโครงการเกี่ยวข้องกับการทำงานหนักมากและเป็นความสำเร็จที่สมควรได้รับการยอมรับบ้าง การเฉลิมฉลองความสำเร็จเหล่านั้นเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ54% ของผู้ตอบแบบสอบถามในการสำรวจครั้งเดียวกล่าวว่าพวกเขารู้สึกไม่เหมาะสมในที่ทำงาน

ดังนั้นไปข้างหน้าและสั่งพิซซ่านั้นและระเบิดไอน้ำกับสมาชิกในทีมโครงการของคุณ คุณทุกคนได้รับมัน!

ควบคุมวงจรชีวิตการบริหารโครงการ

เมื่อคุณคิดเกี่ยวกับการสร้างบ้านมันสมเหตุสมผลว่าโครงการส่วนใหญ่ - โดยไม่คำนึงถึงเฉพาะของพวกเขา - พึ่งพาระบบที่คล้ายกันเพื่อให้เสร็จสมบูรณ์ มีคำสั่งซื้อแบบมาตรฐานที่ค่อนข้างมาตรฐานเพื่อจัดการโครงการจากวงจรชีวิตแบบครบวงจรเต็มรูปแบบ

มีวงจรชีวิตของโครงการมากมายที่นั่น แต่อันที่แพร่หลายมากที่สุดรวมถึงห้าขั้นตอนที่เป็นเอกลักษณ์:

ไม่ว่าคุณจะเปิดตัว Ebook ใหม่ Revamping ของคุณพนักงานออนบอร์ดกระบวนการหรือ - คุณรู้ - สร้างบ้านทำงานทางของคุณผ่านแต่ละขั้นตอนจะช่วยให้คุณใช้วิธีการที่มีโครงสร้างเพื่อทำงานให้เสร็จในขณะที่ลดอาการปวดหัวและความยุ่งยากและทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ข้ามสิ่งที่สำคัญ

ต้องการเรียนรู้บทเรียนที่มีค่าบางอย่างจาก บริษัท ชั้นนำและค้นพบบางอย่างการจัดการผลิตภัณฑ์ปฏิบัติที่ดีที่สุด? อย่าจากไปโดยไม่ต้องคว้าebook ฟรีนี้ !