Entendiendo el principio de Pareto (la regla 80/20)
Resumen
El principio de Pareto (también conocido como la regla 80/20) es un fenómeno que establece que aproximadamente el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas. En este artículo, descomponemos cómo puede usar este principio para ayudar a priorizar las tareas y los esfuerzos de negocios.
Cuando entras en la oficina de la mañana, ¿qué es lo primero que haces? La mayoría de las personas agarra su bebida con cafeína, verifique su correo electrónico y priorice sus tareas para el día. ¿Pero qué técnicas usas para identificar lo que se necesita para hacer primero?
Una técnica común se llama el principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Esta técnica puede ayudarlo a determinar y priorizar sus tareas de mayor impacto, lo que aumenta su productividad a lo largo del día.
¿Cuál es el principio de Pareto?
El principio de Pareto establece que para muchos resultados, aproximadamente el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. En otras palabras, un pequeño porcentaje de causas tiene un efecto sobresalido. Este concepto es importante para comprender porque puede ayudarlo a identificar qué iniciativas priorizarán para que pueda hacer más impacto.
¿De dónde viene el principio de Pareto?
El principio de Pareto fue desarrollado por el economista italiano Vilfredo Pareto en 1896. Pareto observó que el 80% de la tierra en Italia era propiedad de solo el 20% de la población. También fue testigo de esto que sucede con las plantas en su jardín, el 20% de sus plantas tenía el 80% de la fruta. Esta relación es mejor descrita matemáticamente como una distribución de la ley de energía entre dos cantidades, en las que un cambio en una cantidad da como resultado un cambio relevante en el otro.
Este fenómeno también pasa por un par de nombres diferentes:
Principio pareto
La regla 80/20 (más común)
Ley de los pocos vitales
Principio de la espesidad del factor
La regla 80/20 no es una ecuación matemática formal, sino más un fenómeno generalizado que se puede observar en economía, negocios, gestión del tiempo e incluso deportes.
Ejemplos generales del principio de Pareto:
El 20% de una planta contiene el 80% de la fruta.
El 80% de las ganancias de una empresa provienen del 20% de los clientes.
El 20% de los jugadores resultan en el 80% de los puntos anotados.
Cómo usar la regla 80/20
Si bien la regla 80/20 se aplica a casi todas las industrias, el principio de Pareto se usa comúnmente en negocios y economía. Esto se debe a que la regla 80/20 es útil para determinar dónde puede enfocar sus esfuerzos para maximizar su salida.
La base del principio de Pareto establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de las acciones. Si tiene algún tipo de trabajo que puede estar segmentado en porciones más pequeñas, el principio de Pareto puede ayudarlo a identificar qué parte de ese trabajo es el más influyente.
Aquí hay algunos ejemplos de cómo usar la herramienta en la práctica.
Productividad
Puede usar la regla 80/20 para priorizar las tareas que necesita para hacer durante el día.
La idea es que salga de toda su lista de tareas, completar el 20% de esas tareas resultará en el 80% del impacto que puede crear para ese día. Por lo tanto, para obtener el mayor impacto, identifique qué tareas tienen más impacto para su equipo y concéntrese en los de los días.
Para hacer esto, haga una lista de todas las cosas que necesita para hacer ese día. Luego identifique cuál de esas tareas tiene el mayor impacto. ¿Alguna de tus tareas implica colaborar con otros compañeros de equipo? ¿Hay tareas en su plato que bloqueen los proyectos de avanzar? Estas tareas pueden ser simples en ejecución, pero pueden hacer un gran impacto para el resto del equipo al permitir que el proceso siga fluyendo.
Toma de decisiones
El principio de Pareto puede ayudarlo a tomar las mejores decisiones durante el proceso de resolución de problemas. Cuando hay muchas causas diferentes a un problema, el principio de Pareto puede ayudarlo a priorizar soluciones. Aquí hay algunos pasos para cómo funciona esto:
Identifique los problemas que su equipo está experimentando.Estos son los problemas que intentan encontrar una solución dentro de este proceso de toma de decisiones.
Identificar las causas de estos problemas.Usando una herramienta como la5 WHYS PROCESO, Encuentre todas las causas de los problemas que está tratando de resolver.
Clasifique sus problemas en grupos similares.Si algunas de las causas de los problemas que intentan resolver pueden caer en categorías similares, use esto como una oportunidad para agruparlos. Esto puede ayudarlo a decidir si una solución puede resolver múltiples problemas.
Asigne un valor a cada uno de estos problemas en función del impacto en el negocio.El valor puede ser tan simple como un número entre 1-10, o valor monetario real para indicar la importancia.
Desarrolle un plan para centrarse en el 20% superior de los problemas que afectan al negocio.La idea es que una solución puede resolver múltiples problemas. Sobre la base de los valores que asignó a cada problema, calcule cuáles están en el 20% superior. Una vez que haya identificado el problema principal, desarrolle un plan para crear una solución que pueda resultar en el 80% de los resultados utilizandoEstrategias de resolución de problemas .
Ejemplo de cómo usar la regla 80/20 para la toma de decisiones:
Imagina que trabajas en una empresa de comercio electrónico. Echa un vistazo a 100 de sus quejas de atención al cliente más recientes y observe que la mayor parte de las quejas provienen del hecho de que los clientes están recibiendo productos dañados. Su equipo calcula la cantidad de reembolsos dados para sus productos dañados y descubre que aproximadamente el 80% de los reembolsos dados fueron para productos dañados. Su empresa desea evitar el procesamiento de reembolsos por productos rotos, por lo que hace este problema una solución prioritaria.
Su equipo decide actualizar el embalaje para proteger sus productos durante el envío, lo que resuelve el problema de los clientes que reciben productos dañados.
Control de calidad
El análisis de Pareto y la tabla Pareto son herramientas clave utilizadas dentro de la metodología de control de calidad de Six Sigma.
En la metodología Six Sigma, el uso de una tabla Pareto puede ayudarlo a visualizar sus datos para identificar cómo priorizar las acciones. El objetivo principal de Six Sigma es reducir la cantidad de variación en un proceso con el objetivo de aumentar la cantidad de producción. Las tablas de Pareto son comunes en la metodología de Six Sigma porque puede identificar rápidamente cuál es la mayoría de las variaciones en un proceso.
Ventajas de utilizar el principio Pareto.
La mayor ventaja de usar el principio de Pareto es que puede crear la cantidad máxima de impacto con la menor cantidad de trabajo. Esto puede permitir que su equipo trabaje de manera más eficiente y mantente enfocado en iniciativas específicas.
La regla 80/20 puede ayudar a que sus métricas aumenten en menos tiempo, simplemente priorizando las iniciativas en el orden correcto.
Otros beneficios de usar el principio de Pareto:
Prioridades claras tanto para usted como para su equipo.
Aumento de la productividad diaria
Capacidad para portar su trabajo en segmentos manejables
Estrategia más enfocada
Desventajas de utilizar la regla 80/20
Hay una mala interpretación común del principio de Pareto que con el 20% del esfuerzo, puede lograr el 80% de los resultados. Este no es necesariamente el caso. Los números de 20 y 80% no se refieren a la cantidad de esfuerzo que está poniendo, pero las causas y las consecuencias en la que está trabajando. El objetivo no es minimizar la cantidad de esfuerzo, sino centrar su esfuerzo en una parte específica del trabajo para crear un mayor impacto. Aún tiene que poner al 100% de esfuerzo en ese 20% de enfoque para lograr el 80% de los resultados.
Otro inconveniente de la regla 80/20 es que a veces los miembros del equipo pueden ponerse demasiado enfocados y perder de vista en otras tareas. Si solo se centra en las tareas importantes y dejas de lado las tareas menos importantes, como el correo electrónico y otras correspondencias, las cosas pueden perderse. El desafío es encontrar el equilibrio correcto de usar la regla 80/20, y pasar por el resto de sus tareas, incluso si no resultan en el 80% de los resultados. Para combatir esto, puedes usar técnicas como caja de tiempoo laHECHO LAS COSAS (GTD)método.
Alinear tareas a objetivos conGestor de tareas UDN
Encontrar diferentes formas de ayudar a su equipo a lograr la productividad es una parte importante acerca de ser un líder de equipo. Usando unHerramienta de gestión de trabajome gustaGestor de tareas UDNPuede ayudar a organizar todos los proyectos y tareas de su equipo, compartir archivos, dejar comentarios y comentarios todo en una ubicación, mientras lo guarda tiempo.
