Het PARETO-principe begrijpen (de 80/20-regel)

Overzicht

Het PARETO-principe (ook bekend als de 80/20-regel) is een fenomeen dat verklaart dat ongeveer 80% van de uitkomsten afkomstig is van 20% van de oorzaken. In dit artikel gaan we af hoe u dit principe kunt gebruiken om taken en bedrijfsinspanningen te prioriteren.

Als je 's morgens op kantoor komt, wat is het eerste wat je doet? De meeste mensen pakken hun cafeïnehoudende drank van keuze, controleer hun e-mail en prioriteiten voor hun taken voor de dag. Maar welke technieken gebruik je om te identificeren wat er als eerste moet worden gedaan?

Eén gemeenschappelijke techniek wordt het Pareto-principe genoemd, ook bekend als de 80/20-regel. Deze techniek kan u helpen bij het bepalen en prioriteren van uw hoogste impacttaken, waardoor uw productiviteit de hele dag wordt verhoogd.

Wat is het PARETO-principe?

Het PARETO-principe stelt dat voor veel uitkomsten ongeveer 80% van de gevolgen zijn van 20% van de oorzaken. Met andere woorden, een klein percentage van oorzaken heeft een buitengewoon effect. Dit concept is belangrijk om te begrijpen omdat het kan helpen om te identificeren welke initiatieven om prioriteiten te stellen, zodat u de meeste impact kunt maken.

Waar komt het Pareto-principe vandaan?

Het PARETO-principe is in 1896 ontwikkeld door de Italiaanse Econoom Vilfredo Pareto. Pareto merkte op dat 80% van het land in Italië in het bezit was van slechts 20% van de bevolking. Hij zag ook dat dit gebeurde met planten in zijn tuin-20% van zijn planten lag 80% van het fruit. Deze relatie is het best wiskundig beschreven als een machtswetverdeling tussen twee hoeveelheden, waarin een verandering in één hoeveelheid resulteert in een relevante verandering in de andere.

Dit fenomeen gaat ook door een paar verschillende namen:

Pareto-principe

De 80/20-regel (meest voorkomende)

Wet van de vitale paar

Principe van factor spaarsheid

De 80/20-regel is geen formele wiskundige vergelijking, maar meer een gegeneraliseerd fenomeen dat kan worden waargenomen in economie, bedrijfsvoering, tijdbeheer en zelfs sporten.

Algemene voorbeelden van het PARETO-principe:

20% van een plant bevat 80% van het fruit

80% van de winst van een bedrijf komt van 20% van de klanten

20% van de spelers resulteert in 80% van de punten gescoord

Hoe te gebruiken de 80/20-regel

Hoewel de 80/20-regel van toepassing is op bijna elke branche, wordt het PARETO-principe vaak gebruikt in zakelijke en economie. Dit komt omdat de 80/20-regel nuttig is bij het bepalen waar u uw inspanningen kunt richten om uw uitvoer te maximaliseren.

De basis van het PARETO-principe stelt dat 80% van de resultaten van 20% van de acties komt. Als u een werkzaamheden hebt die in kleinere gedeelten kan worden gesegmenteerd, kan het PARETO-principe u helpen te identificeren welk deel van dat werk de meest invloedrijke is.

Hier zijn een paar voorbeelden van het gebruik van de tool in de praktijk.

Productiviteit

U kunt de 80/20-regel gebruiken om prioriteit te geven aan de taken die u gedurende de dag moet doen.

Het idee is dat uit je hele takenlijst, het invullen van 20% van die taken zal resulteren in 80% van de impact die je voor die dag kunt maken. Dus om de meeste impact gedaan te krijgen, identificeren dan welke taken de meeste impact hebben voor uw team en focussen op die voor de dag.

Om dit te doen, vermeld u alle dingen die u die dag moet doen. Identificeer dan welke van die taken de hoogste impact hebben. Betrekt een van uw taken in samenwerking met andere teamgenoten? Zijn er taken op uw bord die projecten blokkeren van verhuizen? Deze taken kunnen eenvoudig in uitvoering zijn, maar ze kunnen een grote impact maken op de rest van het team door het proces te laten stromen.

Besluitvorming

Het PARETO-principe kan u helpen om de beste beslissingen te nemen tijdens het oplossen van problemen. Wanneer er veel verschillende oorzaken zijn tot één probleem, kan het PARETO-principe u helpen bij het prioriteren van oplossingen. Hier zijn een paar stappen naar hoe dit werkt:

Identificeer de problemen die uw team ervaart.Dit zijn de problemen die u probeert een oplossing voor te vinden in dit besluitvormingsproces.

Identificeer de oorzaken van deze problemen.Een gereedschap gebruiken zoals de5 WHYSPROCES, vind alle oorzaken van de problemen die u probeert op te lossen.

Categoriseer uw problemen in vergelijkbare groepen.Als sommige van de oorzaken van de problemen die u probeert op te lossen in vergelijkbare categorieën, gebruik dan dit als een kans om ze samen te groeperen. Dit kan u helpen beslissen of een oplossing meerdere problemen kan oplossen.

Wijs een waarde toe aan elk van deze problemen op basis van de impact op het bedrijf.De waarde kan zo eenvoudig zijn als een getal tussen 1-10 of de werkelijke monetaire waarde om het belang aan te geven.

Ontwikkel een plan om zich te concentreren op de top 20% van de problemen die van invloed zijn op het bedrijf.Het idee is dat één oplossing meerdere problemen kan oplossen. Op basis van de waarden die u aan elk probleem hebt toegewezen, berekent u welke in de top 20% zijn. Zodra u het grootste probleem hebt geïdentificeerd, ontwikkelt u een plan om een ​​oplossing te maken die kan resulteren in 80% van de resultaten met behulp vanProbleemoplossende strategieën .

Voorbeeld van het gebruik van de 80/20-regel voor besluitvorming:

Stel je voor dat je werkt bij een e-commerce bedrijf. U bekijkt 100 van uw meest recente klachten van de klantenservice en merkt dat het grootste deel van de klachten afkomstig is van het feit dat klanten beschadigde producten ontvangen. Uw team berekent het bedrag van de restituties voor uw beschadigde producten en vindt dat ongeveer 80% van de gegeven restituties voor beschadigde producten waren. Uw bedrijf wil verwerkingsrestituties voor kapotte producten vermijden, dus u maakt dit probleem een ​​prioriteitsoplossing.

Uw team besluit de verpakking bij te werken om uw producten te beschermen tijdens verzending, die het probleem van klanten oplost dat beschadigde producten ontvangt.

Kwaliteitscontrole

De PARETO-analyse en het Pareto-diagram zijn belangrijke hulpmiddelen die worden gebruikt binnen de zes Sigma-kwaliteitscontrolemethodologie.

In de Six Sigma-methode kan het gebruik van een Pareto-diagram u helpen om uw gegevens te visualiseren om te bepalen hoe u acties wilt prioriteren. Six Sigma's belangrijkste doel is om de hoeveelheid variatie in een proces te verminderen met als doel de hoeveelheid productie te vergroten. Pareto-grafieken komen vaak voor in de zes Sigma-methodologie omdat u snel kunt identificeren wat de meerderheid van de variaties in een proces zijn.

Voordelen van het gebruik van het Pareto-principe

Het grootste voordeel van het gebruik van het PARETO-principe is dat u de maximale hoeveelheid impact kunt maken met de minste hoeveelheid werk. Hierdoor kan uw team efficiënter werken en gericht blijven op specifieke initiatieven.

De 80/20-regel kan uw statistieken helpen toenemen in minder tijd, eenvoudigweg door prioriteit te geven aan initiatieven in de juiste volgorde.

Andere voordelen van het gebruik van het PARETO-principe:

Duidelijke prioriteiten, zowel voor jou als je team

Verhoogde dagelijkse productiviteit

Mogelijkheid om uw werk te delen in beheersbare segmenten

Meer gerichte strategie

Nadelen van het gebruik van de 80/20-regel

Er is een veel voorkomende verkeerde interpretatie van het PARETO-principe dat u met 20% van de moeite 80% van de resultaten kunt behalen. Dit is niet noodzakelijk het geval. De 20 en 80% -nummers verwijzen niet naar de hoeveelheid moeite die u binnent, maar de oorzaken en gevolgen waar u aan werkt. Het doel is niet om de hoeveelheid inspanning te minimaliseren, maar om uw inspanningen te richten op een specifiek deel van het werk om een ​​grotere impact te creëren. Je moet nog steeds 100% van de moeite doen om de focus van de focus te bereiken om 80% van de resultaten te bereiken.

Een ander nadeel van de 80/20-regel is dat soms teamleden te gefocust raken en uit het oog verliezen op andere taken. Als u zich alleen concentreert op de belangrijke taken en de minder belangrijke taken, zoals e-mail en andere correspondentie opzij zet, kunnen de dingen verdwalen. De uitdaging is het vinden van de juiste balans van het gebruik van de 80/20-regel en het doorgaan van de rest van uw taken - zelfs als ze niet resulteren in 80% van de resultaten. Om dit te bestrijden, kunt u technieken gebruiken zoals tijdvakof deDingen gedaan (GTD)methode.

Lijn taken uit op doelen metUdn taakmanager

Het vinden van verschillende manieren om uw team te helpen de productiviteit te bereiken is een belangrijk onderdeel over een teamleider zijn. Met behulp van eenWerkbeheersingstoolLeuk vindenUdn taakmanagerKan helpen bij het organiseren van al uw teamprojecten en taken, delen bestanden, laat opmerkingen en feedback allemaal op één locatie achter, terwijl u tijd hebt bespaard.