Hiểu nguyên tắc Pareto (quy tắc 80/20)

Tóm lược

Nguyên tắc Pareto (còn được gọi là quy tắc 80/20) là một hiện tượng nói rằng khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Trong bài viết này, chúng tôi phá vỡ cách bạn có thể sử dụng nguyên tắc này để giúp ưu tiên các nhiệm vụ và nỗ lực kinh doanh.

Khi bạn vào văn phòng vào buổi sáng, điều đầu tiên bạn làm là gì? Hầu hết mọi người lấy đồ uống có sự lựa chọn caffein của họ, kiểm tra email của họ và ưu tiên các nhiệm vụ của họ trong ngày. Nhưng những kỹ thuật nào bạn sử dụng để xác định những gì cần phải hoàn thành trước?

Một kỹ thuật phổ biến được gọi là nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20. Kỹ thuật này có thể giúp bạn xác định và ưu tiên các nhiệm vụ tác động cao nhất của mình, tăng năng suất của bạn trong suốt cả ngày.

Nguyên tắc Pareto là gì?

Nguyên tắc Pareto nói rằng đối với nhiều kết quả, khoảng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân. Nói cách khác, một tỷ lệ nhỏ nguyên nhân có tác động ngoại lệ. Khái niệm này rất quan trọng để hiểu bởi vì nó có thể giúp bạn xác định những sáng kiến nào để ưu tiên để bạn có thể tạo ra tác động nhiều nhất.

Nguyên tắc Pareto đến từ đâu?

Nguyên tắc Pareto được phát triển bởi Nhà kinh tế Ý Vilfredo Pareto vào năm 1896. Pareto đã quan sát thấy 80% đất ở Ý chỉ thuộc sở hữu 20% dân số. Ông cũng chứng kiến điều này xảy ra với thực vật trong khu vườn - 20% cây của anh ta đang mang 80% quả. Mối quan hệ này được mô tả về mặt toán học tốt nhất như là một phân phối luật quyền lực giữa hai đại lượng, trong đó thay đổi trong một số lượng dẫn đến sự thay đổi có liên quan sang khác.

Quy tắc 80/20 không phải là một phương trình toán học chính thức, nhưng nhiều hiện tượng tổng quát có thể được quan sát thấy trong kinh tế, kinh doanh, quản lý thời gian và thậm chí là thể thao.

Cách sử dụng quy tắc 80/20

Trong khi quy tắc 80/20 áp dụng cho hầu hết mọi ngành công nghiệp, nguyên tắc Pareto thường được sử dụng trong kinh doanh và kinh tế. Điều này là do quy tắc 80/20 rất hữu ích trong việc xác định nơi bạn có thể tập trung nỗ lực để tối đa hóa đầu ra của mình.

Cơ sở của nguyên tắc Pareto nói rằng 80% kết quả đến từ 20% hành động. Nếu bạn có bất kỳ loại công việc nào có thể được phân đoạn thành các phần nhỏ hơn, nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn xác định phần nào của tác phẩm đó có ảnh hưởng nhất.

Dưới đây là một vài ví dụ về cách sử dụng công cụ trong thực tế.

Năng suất

Bạn có thể sử dụng quy tắc 80/20 để ưu tiên các nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành trong ngày.

Ý tưởng này là trong toàn bộ danh sách nhiệm vụ của bạn, hoàn thành 20% những nhiệm vụ đó sẽ dẫn đến 80% tác động bạn có thể tạo cho ngày hôm đó. Vì vậy, để có được tác động nhiều nhất được thực hiện, xác định những nhiệm vụ nào có tác động nhiều nhất cho nhóm của bạn và tập trung vào những người trong ngày.

Để làm điều này, hãy liệt kê tất cả những điều bạn cần để hoàn thành ngày hôm đó. Sau đó xác định những nhiệm vụ nào có tác động cao nhất. Làm bất kỳ nhiệm vụ nào của bạn liên quan đến việc hợp tác với các đồng đội khác? Có bất kỳ nhiệm vụ nào trên đĩa của bạn đang chặn các dự án di chuyển về phía trước? Những nhiệm vụ này có thể đơn giản trong thực thi, nhưng chúng có thể tạo ảnh hưởng lớn đến phần còn lại của nhóm bằng cách cho phép quá trình tiếp tục chảy.

Quyết định

Nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất trong quá trình giải quyết vấn đề. Khi có nhiều nguyên nhân khác nhau đối với một vấn đề, nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn ưu tiên các giải pháp. Dưới đây là một vài bước để làm thế nào điều này hoạt động:

Xác định các vấn đề mà nhóm của bạn đang gặp phải. Đây là những vấn đề mà bạn đang cố gắng tìm một giải pháp trong quá trình đưa ra quyết định này.

Xác định các nguyên nhân của những vấn đề này. Sử dụng một công cụ như Quá trình 5 WHYS , Tìm tất cả các nguyên nhân của các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết.

Phân loại vấn đề của bạn thành các nhóm tương tự. Nếu một số nguyên nhân gây ra các vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết có thể rơi vào các danh mục tương tự, hãy sử dụng nó như một cơ hội để nhóm chúng lại với nhau. Điều này có thể giúp bạn quyết định xem một giải pháp có thể giải quyết nhiều vấn đề hay không.

Chỉ định một giá trị cho mỗi vấn đề này dựa trên tác động đến doanh nghiệp. Giá trị có thể đơn giản như một số trong khoảng từ 1-10 hoặc giá trị tiền tệ thực tế để chỉ ra tầm quan trọng.

Phát triển một kế hoạch tập trung vào Top 20% các vấn đề ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Ý tưởng là một giải pháp có thể giải quyết nhiều vấn đề. Dựa trên các giá trị bạn đã gán cho từng vấn đề, tính toán loại nào nằm trong 20% hàng đầu. Khi bạn đã xác định được vấn đề chính, hãy phát triển một kế hoạch để tạo ra một giải pháp có thể dẫn đến 80% kết quả bằng cách sử dụng Chiến lược giải quyết vấn đề .

Hãy tưởng tượng bạn làm việc tại một công ty thương mại điện tử. Bạn xem xét 100 khiếu nại dịch vụ khách hàng gần đây nhất của bạn và nhận thấy rằng phần lớn các khiếu nại đến từ thực tế là khách hàng đang nhận được các sản phẩm bị hư hỏng. Nhóm của bạn tính toán số tiền hoàn lại cho các sản phẩm bị hư hỏng của bạn và thấy rằng khoảng 80% hoàn tiền được đưa ra cho các sản phẩm bị hư hỏng. Công ty của bạn muốn tránh xử lý hoàn tiền cho các sản phẩm bị hỏng, vì vậy bạn thực hiện vấn đề này là một giải pháp ưu tiên.

Nhóm của bạn quyết định cập nhật bao bì để bảo vệ các sản phẩm của bạn trong quá trình vận chuyển, giải quyết vấn đề khách hàng nhận các sản phẩm bị hư hỏng.

Kiểm soát chất lượng

Phân tích Pareto và biểu đồ Pareto là các công cụ chính được sử dụng trong sáu phương pháp kiểm soát chất lượng SIGMA.

Trong phương pháp Six Sigma, sử dụng biểu đồ Pareto có thể giúp bạn hình dung dữ liệu của mình để xác định cách ưu tiên các hành động. Mục tiêu chính của Six Sigma là giảm lượng biến thể trong một quá trình với mục tiêu tăng lượng sản xuất. Biểu đồ Pareto là phổ biến trong sáu phương pháp Sigma vì bạn có thể nhanh chóng xác định phần lớn các biến thể đang diễn ra trong một quá trình.

Ưu điểm của việc sử dụng nguyên tắc Pareto

Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng nguyên tắc Pareto là bạn có thể tạo ra lượng tác động tối đa với số lượng công việc ít nhất. Điều này có thể cho phép nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung vào các sáng kiến cụ thể.

Quy tắc 80/20 có thể giúp số liệu của bạn tăng ít thời gian hơn, chỉ đơn giản bằng cách ưu tiên các sáng kiến theo đúng thứ tự.

Khả năng chia phần công việc của bạn thành các phân khúc có thể quản lý

Nhược điểm của việc sử dụng quy tắc 80/20

Có một sự giải thích sai về nguyên tắc PARETO mà với 20% nỗ lực, bạn có thể đạt được 80% kết quả. Đây không nhất thiết là trường hợp. Số 20 và 80% không đề cập đến số lượng nỗ lực bạn đang đưa vào, nhưng các nguyên nhân và hậu quả bạn đang làm việc. Mục tiêu không phải là để giảm thiểu số lượng nỗ lực, mà để tập trung nỗ lực của bạn vào một phần công việc cụ thể để tạo ra một tác động lớn hơn. Bạn vẫn phải đặt 100% nỗ lực vào 20% trọng tâm đó để đạt được 80% kết quả.

Một nhược điểm khác của quy tắc 80/20 là đôi khi các thành viên trong nhóm có thể quá tập trung và đánh mất thị lực trên các nhiệm vụ khác. Nếu bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và đặt sang một bên các nhiệm vụ ít quan trọng hơn, như email và thư từ khác, mọi thứ có thể bị mất. Thách thức là tìm sự cân bằng phù hợp của việc sử dụng quy tắc 80/20 và vượt qua phần còn lại của các nhiệm vụ của bạn, ngay cả khi họ không dẫn đến 80% kết quả. Để chống lại điều này, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như TimeBoxing. hoặc là Hoàn thành công việc (GTD) phương pháp.

Căn chỉnh các nhiệm vụ cho mục tiêu với Quản lý tác vụ UDN

Tìm cách khác nhau để giúp nhóm của bạn đạt được năng suất là một phần quan trọng về việc trở thành một nhà lãnh đạo nhóm. Sử dụng một Công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN Có thể giúp sắp xếp tất cả các dự án và nhiệm vụ nhóm của bạn, chia sẻ tệp, để lại nhận xét và phản hồi tất cả ở một địa điểm, trong khi tiết kiệm thời gian của bạn.