Înțelegerea principiului Pareto (regula 80/20)

rezumat

Principiul Pareto (cunoscut și ca regula 80/20) este un fenomen care afirmă că aproximativ 80% din rezultate provin de la 20% din cauze. În acest articol, descompunem modul în care puteți utiliza acest principiu pentru a ajuta la prioritate sarcinilor și eforturile de afaceri.

Când intrați în birou dimineața, care este primul lucru pe care îl faceți? Majoritatea oamenilor își apucau băutura cofeină de alegere, verifică e-mailul și prioritizează sarcinile lor pentru această zi. Dar ce tehnici folosiți pentru a identifica ce trebuie să se facă mai întâi?

O tehnică comună se numește principiul Pareto, cunoscut și ca regula 80/20. Această tehnică vă poate ajuta să determinați și să vă prioritizați sarcinile dvs. cu cea mai mare impact, crescând productivitatea pe parcursul zilei.

Care este principiul Pareto?

Principiul Pareto afirmă că, pentru mai multe rezultate, aproximativ 80% din consecințe provin de la 20% din cauze. Cu alte cuvinte, un mic procent de cauze are un efect excesiv. Acest concept este important de înțeles deoarece vă poate ajuta să identificați care inițiative de a prioritiza astfel încât să puteți face cel mai mare impact.

De unde vine principiul Pareto?

Principiul Pareto a fost dezvoltat de economistul italian Vilfredo Pareto în 1896. Pareto a observat că 80% din terenurile din Italia au fost deținute de doar 20% din populație. De asemenea, el a asistat la acest lucru cu plantele din grădina lui - 20% din plantele sale au purtat 80% din fructe. Această relație este cea mai bună descriere matematic ca o distribuție a legii energetice între două cantități, în care o modificare a unei cantități are ca rezultat o schimbare relevantă în cealaltă.

Acest fenomen merge, de asemenea, cu câteva nume diferite:

Pareto Principiu

Regula 80/20 (cea mai frecventă)

Legea celor mai importante

Principiul spargiei factorului

Regula 80/20 nu este o ecuație matematică formală, dar mai mult un fenomen generalizat care poate fi observat în economie, afaceri, management de timp și chiar sport.

Exemple generale ale principiului Pareto:

20% dintr-o instalație conține 80% din fructe

80% din profiturile unei companii provin de la 20% dintre clienți

20% dintre jucători au ca rezultat 80% din punctele marcate

Cum să utilizați regula 80/20

În timp ce regula 80/20 se aplică aproape tuturor industriei, principiul Pareto este utilizat în mod obișnuit în afaceri și economie. Acest lucru se datorează faptului că regula 80/20 este utilă pentru a determina unde vă puteți concentra eforturile pentru a vă maximiza ieșirea.

Baza principiului Pareto afirmă că 80% din rezultate provin de la 20% din acțiuni. Dacă aveți vreun fel de muncă care poate fi segmentată în porții mai mici, principiul Pareto vă poate ajuta să identificați ce parte din această lucrare este cea mai influentă.

Iată câteva exemple de utilizare a instrumentului în practică.

Productivitate

Puteți utiliza regula 80/20 pentru a prioritiza sarcinile pe care trebuie să le faceți în timpul zilei.

Ideea este că din întreaga listă de sarcini, completarea a 20% din aceste sarcini va duce la 80% din impactul pe care îl puteți crea în acea zi. Deci, pentru a obține cel mai mare impact, identificați ce sarcini au cel mai mare impact pentru echipa dvs. și concentrați-vă asupra celor pentru această zi.

Pentru a face acest lucru, enumerați toate lucrurile pe care trebuie să le faceți în acea zi. Apoi, identificați care dintre aceste sarcini au cel mai mare impact. Oricare dintre sarcinile dvs. implică colaborarea cu alți colegi de echipă? Există sarcini pe placa dvs. care blochează proiectele de a avansa? Aceste sarcini pot fi simple în execuție, dar pot avea un impact amplu asupra restului echipei, permițând procesului să continue să curgă.

Luarea deciziilor

Principiul Pareto vă poate ajuta să luați cele mai bune decizii în timpul procesului de rezolvare a problemelor. Când există multe cauze diferite la o singură problemă, principiul Pareto vă poate ajuta să prioritizați soluțiile. Iată câteva pași pentru modul în care funcționează acest lucru:

Identificați problemele pe care o întâmpină echipa dvs..Acestea sunt problemele pe care încercați să le găsiți o soluție în cadrul acestui proces decizional.

Identificați cauzele acestor probleme.Folosind un instrument caProcesul 5 Whys, găsiți toate cauzele problemelor pe care încercați să le rezolvați.

Categorizați-vă problemele în grupuri similare.Dacă unele dintre cauzele problemelor pe care încercați să le rezolvați pot cădea în categorii similare, utilizați acest lucru ca o oportunitate de a le grupa împreună. Acest lucru vă poate ajuta să decideți dacă o soluție poate rezolva problemele multiple.

Atribuiți o valoare fiecărei probleme pe baza impactului asupra afacerii.Valoarea poate fi la fel de simplă ca un număr între 1-10 sau valoarea monetară reală pentru a indica importanța.

Elaborarea unui plan de a vă concentra pe primele 20% din problemele care influențează afacerea.Ideea este că o soluție poate rezolva probleme multiple. Pe baza valorilor pe care le-ați atribuit fiecărei probleme, calculați care sunt în top 20%. Odată ce ați identificat principala problemă, dezvoltați un plan pentru a crea o soluție care poate duce la 80% din rezultatele utilizândStrategii de rezolvare a problemelor .

Exemplu de utilizare a regulii 80/20 pentru luarea deciziilor:

Imaginați-vă că lucrați la o companie de comerț electronic. Uitați-vă la 100 din cele mai recente plângeri ale serviciilor clienților și observați că cea mai mare parte a plângerilor provin din faptul că clienții primesc produse deteriorate. Echipa dvs. calculează cantitatea de restituiri oferite pentru produsele dvs. deteriorate și constată că aproximativ 80% din restituirile date au fost pentru produsele deteriorate. Compania dvs. dorește să evite procesarea restituirilor pentru produsele rupte, astfel încât să faceți această problemă o soluție prioritară.

Echipa dvs. decide să actualizeze ambalajul pentru a vă proteja produsele în timpul transportului maritim, care rezolvă problema clienților care primesc produse deteriorate.

Control de calitate

Analiza Pareto și Graficul Pareto sunt instrumente cheie utilizate în cadrul metodologiei de control al calității Six Sigma.

În metodologia Six Sigma, utilizarea unei diagrame Pareto vă poate ajuta să vizualizați datele dvs. pentru a identifica modul de prioritizare a acțiunilor. Scopul principal al lui Six Sigma este de a reduce cantitatea de variație a unui proces cu scopul de a crește cantitatea de producție. Graficele Pareto sunt comune în metodologia Six Sigma, deoarece puteți identifica rapid ceea ce majoritatea variațiilor sunt într-un proces.

Avantajele utilizării principiului Pareto

Cel mai mare avantaj al utilizării principiului Pareto este că puteți crea cantitatea maximă de impact cu cea mai mică cantitate de lucru. Acest lucru poate permite echipei dvs. să lucreze mai eficient și să se concentreze asupra inițiativelor specifice.

Regula 80/20 vă poate ajuta metricile să crească în mai puțin timp, pur și simplu prin prioritizarea inițiativelor în ordinea corectă.

Alte beneficii ale utilizării principiului Pareto:

Priorități clare atât pentru dvs. cât și pentru echipa dvs.

Creșterea productivității zilnice

Abilitatea de a vă porni activitatea în segmente gestionabile

Strategia mai concentrată

Dezavantaje ale utilizării regulii 80/20

Există o interpretare greșită comună a principiului Pareto că, cu 20% din efort, puteți obține 80% din rezultate. Acest lucru nu este neapărat cazul. Numerele de 20 și 80% nu se referă la efortul pe care îl puneți, dar cauzele și consecințele pe care lucrați. Scopul nu este de a minimiza suma efortului, ci pentru a vă concentra efortul asupra unei anumite porțiuni de lucru pentru a crea un impact mai mare. Încă mai trebuie să puneți 100% din efortul de 20% din concentrarea pentru a obține 80% din rezultate.

Un alt dezavantaj al regulii 80/20 este că, uneori, membrii echipei se pot concentra prea mult și pot pierde din vedere alte sarcini. Dacă vă concentrați doar pe sarcinile importante și puneți deoparte sarcinile mai puțin importante, cum ar fi e-mailul și alte corespondențe, lucrurile se pot pierde. Provocarea este găsirea unui echilibru corect de utilizare a regulii 80/20 și obținerea prin restul sarcinilor dvs. - chiar dacă acestea nu duc la 80% din rezultate. Pentru a combate acest lucru, puteți utiliza tehnici cum ar fi TimeboxingsauObținerea lucrurilor (GTD)metodă.

Aliniați sarcinile cu obiectivele cuManager de sarcini UDN.

Găsirea unor modalități diferite de a ajuta echipa dvs. să obțină productivitatea este o parte importantă despre a fi lider de echipă. Folosind unInstrumentul de gestionare a muncii ca Manager de sarcini UDN.Vă pot ajuta să organizați toate proiectele și sarcinile de echipă, partajați fișiere, lăsați comentarii și feedback toate într-o singură locație, salvând timpul.