Κατανόηση της αρχής του Pareto (κανόνας 80/20)

Περίληψη

Η αρχή του Pareto (επίσης γνωστή ως κανόνας 80/20) είναι ένα φαινόμενο που αναφέρει ότι περίπου το 80% των αποτελεσμάτων προέρχονται από το 20% των αιτιών. Σε αυτό το άρθρο, καταρρίπουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την αρχή για να βοηθήσετε να δώσετε προτεραιότητα στα καθήκοντα και τις επιχειρηματικές προσπάθειες.

Όταν μπείτε στο γραφείο το πρωί, ποιο είναι το πρώτο πράγμα που κάνετε; Οι περισσότεροι άνθρωποι αρπάξουν το καφενείο τους ποτό επιλογής, ελέγχουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο και δίνουν προτεραιότητα στα καθήκοντά τους για την ημέρα. Αλλά ποιες τεχνικές χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε τι πρέπει να γίνει πρώτα;

Μια κοινή τεχνική ονομάζεται αρχή Pareto, επίσης γνωστή ως κανόνας 80/20. Αυτή η τεχνική μπορεί να σας βοηθήσει να καθορίσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες υψηλότερης πρόσκρουσης, αυξάνοντας την παραγωγικότητά σας όλη την ημέρα.

Ποια είναι η αρχή του Pareto;

Η αρχή του Pareto αναφέρει ότι για πολλά αποτελέσματα, περίπου το 80% των συνεπειών προέρχονται από το 20% των αιτιών. Με άλλα λόγια, ένα μικρό ποσοστό αιτιών έχει ένα ξεχασμένο αποτέλεσμα. Αυτή η έννοια είναι σημαντική για να καταλάβετε γιατί μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τις πρωτοβουλίες για να δώσετε προτεραιότητα ώστε να μπορείτε να κάνετε το μεγαλύτερο αντίκτυπο.

Από πού προέρχεται η αρχή του Pareto;

Η αρχή του Pareto αναπτύχθηκε από τον ιταλικό οικονομολόγο Vilfredo Pare το 1896. Ο Pareto παρατήρησε ότι το 80% της γης στην Ιταλία ανήκε μόνο το 20% του πληθυσμού. Βγήκε επίσης ότι αυτό συμβαίνει με τα φυτά στον κήπο του-20% των φυτών του έφεραν το 80% των καρπών. Αυτή η σχέση χαρακτηρίζεται καλύτερα ως μαθηματικά ως διανομή δικαίου εξουσίας μεταξύ δύο ποσοτήτων, στις οποίες μια αλλαγή σε μία ποσότητα έχει ως αποτέλεσμα μια σχετική αλλαγή στο άλλο.

Αυτό το φαινόμενο περνά επίσης με μερικά διαφορετικά ονόματα:

Αρχή του Pare

Ο κανόνας 80/20 (πιο συνηθισμένος)

Νόμος των ζωτικών λίγων

Αρχή της αίσθησης παράγοντα

Ο κανόνας 80/20 δεν αποτελεί επίσημη μαθηματική εξίσωση, αλλά περισσότερο ένα γενικευμένο φαινόμενο που μπορεί να παρατηρηθεί στα οικονομικά, τις επιχειρήσεις, τη διαχείριση του χρόνου και ακόμη και τον αθλητισμό.

Γενικά παραδείγματα της αρχής του Pareto:

Το 20% ενός φυτού περιέχει το 80% των καρπών

Το 80% των κερδών μιας εταιρείας προέρχεται από το 20% των πελατών

Το 20% των παικτών έχει ως αποτέλεσμα το 80% των σημείων που σημειώνονται

Πώς να χρησιμοποιήσετε τον κανόνα 80/20

Ενώ ο κανόνας των 80/20 ισχύει για σχεδόν κάθε βιομηχανία, η αρχή του Pareto χρησιμοποιείται συνήθως στις επιχειρήσεις και τα οικονομικά. Αυτό συμβαίνει επειδή ο κανόνας 80/20 είναι χρήσιμος για τον προσδιορισμό του πού μπορείτε να εστιάσετε τις προσπάθειές σας για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγή σας.

Η βάση της αρχής του PareTo αναφέρει ότι το 80% των αποτελεσμάτων προέρχονται από το 20% των δράσεων. Εάν έχετε οποιοδήποτε είδος εργασίας που μπορεί να χωριστεί σε μικρότερες μερίδες, η αρχή του Pareto μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποιο μέρος αυτού του έργου είναι το πιο επιρροή.

Εδώ είναι μερικά παραδείγματα για το πώς να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο στην πράξη.

Παραγωγικότητα

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κανόνα 80/20 για να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες που χρειάζεστε για να κάνετε κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Η ιδέα είναι ότι από ολόκληρη τη λίστα εργασιών σας, η ολοκλήρωση του 20% αυτών των καθηκόντων θα έχει ως αποτέλεσμα το 80% των επιπτώσεων που μπορείτε να δημιουργήσετε για εκείνη την ημέρα. Έτσι, προκειμένου να γίνει ο μεγαλύτερος αντίκτυπος, προσδιορίστε ποια καθήκοντα έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο για την ομάδα σας και εστιάζουν σε αυτά για την ημέρα.

Για να το κάνετε αυτό, απαριθμήστε όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε εκείνη την ημέρα. Στη συνέχεια, προσδιορίστε ποια από τις καθήκοντές αυτές έχουν τον υψηλότερο αντίκτυπο. Κάνετε κάποια από τα καθήκοντά σας συνεπάγεται συνεργασία με άλλους συμπαίκτες; Υπάρχουν καθήκοντα στο πιάτο σας που εμποδίζουν τα έργα από την κίνηση προς τα εμπρός; Αυτά τα καθήκοντα μπορεί να είναι απλά στην εκτέλεση, αλλά μπορούν να κάνουν μεγάλο αντίκτυπο στο υπόλοιπο της ομάδας, επιτρέποντας τη διαδικασία να συνεχίσει να ρέει.

Λήψη αποφάσης

Η αρχή του Pareto μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τις καλύτερες αποφάσεις κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επίλυσης προβλημάτων. Όταν υπάρχουν πολλές διαφορετικές αιτίες σε ένα πρόβλημα, η αρχή του Pareto μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις λύσεις. Εδώ είναι μερικά βήματα για το πώς λειτουργεί αυτό:

Προσδιορίστε τα προβλήματα που αντιμετωπίζει η ομάδα σας.Αυτά είναι τα προβλήματα που προσπαθείτε να βρείτε μια λύση στο εσωτερικό αυτής της διαδικασίας λήψης αποφάσεων.

Προσδιορίστε τις αιτίες αυτών των προβλημάτων.Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο όπως το5 διαδικασία Whys, βρείτε όλες τις αιτίες των προβλημάτων που προσπαθείτε να λύσετε.

Κατηγοριοποιήστε τα προβλήματά σας σε παρόμοιες ομάδες.Εάν ορισμένες από τις αιτίες των προβλημάτων που προσπαθείτε να λύσετε, μπορεί να πέσει σε παρόμοιες κατηγορίες, να το χρησιμοποιήσετε ως ευκαιρία να τις ομαδοποιήσετε μαζί. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε εάν μια λύση μπορεί να επιλύσει πολλαπλά θέματα.

Αναθέστε μια τιμή σε κάθε ένα από αυτά τα προβλήματα με βάση τον αντίκτυπο στην επιχείρηση.Η τιμή μπορεί να είναι τόσο απλή όσο ένας αριθμός μεταξύ 1-10 ετών ή πραγματικής νομισματικής αξίας για να υποδείξει τη σημασία.

Αναπτύξτε ένα σχέδιο για να εστιάσετε στο κορυφαίο 20% των προβλημάτων που επηρεάζουν την επιχείρηση.Η ιδέα είναι ότι μια λύση μπορεί να επιλύσει πολλαπλά προβλήματα. Με βάση τις τιμές που ανατέθηκαν σε κάθε πρόβλημα, υπολογίστε ποια είναι τα κορυφαία 20%. Μόλις εντοπίσετε το κύριο πρόβλημα, αναπτύξτε ένα σχέδιο για να δημιουργήσετε μια λύση που μπορεί να οδηγήσει στο 80% των αποτελεσμάτων που χρησιμοποιούνΣτρατηγικές επίλυσης προβλημάτων .

Παράδειγμα του τρόπου χρήσης του κανόνα 80/20 για λήψη αποφάσεων:

Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε μια εταιρεία ηλεκτρονικού εμπορίου. Ρίξτε μια ματιά σε 100 από τις πιο πρόσφατες καταγγελίες εξυπηρέτησης πελατών σας και παρατηρήστε ότι το μεγαλύτερο μέρος των καταγγελιών προέρχεται από το γεγονός ότι οι πελάτες λαμβάνουν κατεστραμμένα προϊόντα. Η ομάδα σας υπολογίζει το ποσό των επιστροφών που δίνονται για τα κατεστραμμένα προϊόντα σας και διαπιστώνει ότι περίπου το 80% των επιστροφών που δίδονται ήταν για τα κατεστραμμένα προϊόντα. Η εταιρεία σας θέλει να αποφύγει τις επιστροφές επεξεργασίας για τα σπασμένα προϊόντα, ώστε να κάνετε αυτό το πρόβλημα μια λύση προτεραιότητας.

Η ομάδα σας αποφασίζει να ενημερώσει τη συσκευασία για την προστασία των προϊόντων σας κατά τη διάρκεια της ναυτιλίας, γεγονός που επιλύει το ζήτημα των πελατών που λαμβάνουν κατεστραμμένα προϊόντα.

Ελεγχος ποιότητας

Η ανάλυση Pareto και το διάγραμμα Pareto είναι βασικά εργαλεία που χρησιμοποιούνται στο πλαίσιο της συνολικής μεθοδολογίας ελέγχου ποιότητας Six Sigma.

Στη Μεθοδολογία Six Sigma, χρησιμοποιώντας ένα διάγραμμα Pareto μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε τα δεδομένα σας για να προσδιορίσετε τον τρόπο προτεραιότητας των ενεργειών. Ο κύριος στόχος της Sigma είναι να μειώσει το ποσό της διακύμανσης της διαδικασίας με στόχο την αύξηση του ποσού της παραγωγής. Τα διαγράμματα Pareto είναι κοινά σε έξι μεθοδολογία Sigma επειδή μπορείτε να προσδιορίσετε γρήγορα ποια είναι η πλειοψηφία των παραλλαγών σε μια διαδικασία.

Πλεονεκτήματα της χρήσης της αρχής του Pareto

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της χρήσης της αρχής του Pareto είναι ότι μπορείτε να δημιουργήσετε τη μέγιστη ποσότητα κρούσης με το ελάχιστο ποσό εργασίας. Αυτό μπορεί να επιτρέψει στην ομάδα σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά και να παραμείνει επικεντρωμένη σε συγκεκριμένες πρωτοβουλίες.

Ο κανόνας των 80/20 μπορεί να βοηθήσει τις μετρήσεις σας να αυξηθούν λιγότερο χρόνο, απλά με την ιεράρχηση πρωτοβουλιών με τη σωστή σειρά.

Άλλα οφέλη από τη χρήση της αρχής του Pareto:

Σαφείς προτεραιότητες τόσο για εσάς όσο και για την ομάδα σας

Αυξημένη καθημερινή παραγωγικότητα

Δυνατότητα μερίδας εργασίας σας σε διαχειρίσιμα τμήματα

Πιο εστιασμένη στρατηγική

Μειονεκτήματα της χρήσης του κανόνα 80/20

Υπάρχει μια κοινή εσφαλμένη ερμηνεία της αρχής του Pareto ότι με το 20% της προσπάθειας, μπορείτε να επιτύχετε το 80% των αποτελεσμάτων. Αυτό δεν συμβαίνει αναγκαστικά. Οι αριθμοί 20 και 80% δεν αναφέρονται στην ποσότητα της προσπάθειας που βάζετε, αλλά οι αιτίες και οι συνέπειες που εργάζεστε. Ο στόχος δεν είναι να ελαχιστοποιηθεί η ποσότητα της προσπάθειας, αλλά να εστιάσετε την προσπάθειά σας σε ένα συγκεκριμένο τμήμα εργασίας για να δημιουργήσετε μεγαλύτερο αντίκτυπο. Πρέπει ακόμα να βάλετε το 100% της προσπάθειας στο 20% της εστίασής σας για να επιτευχθεί το 80% των αποτελεσμάτων.

Ένα άλλο μειονέκτημα του κανόνα 80/20 είναι ότι μερικές φορές τα μέλη της ομάδας μπορούν να γίνουν πολύ εστιασμένα και να χάσουν θέα σε άλλα καθήκοντα. Εάν εστιάζετε μόνο στα σημαντικά καθήκοντα και παραμερίστε τα λιγότερο σημαντικά καθήκοντα, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλη αλληλογραφία, τα πράγματα μπορούν να χαθούν. Η πρόκληση είναι να βρει τη σωστή ισορροπία της χρήσης του κανόνα 80/20 και να περάσει από τα υπόλοιπα καθήκοντα - ακόμα και αν δεν οδηγούν στο 80% των αποτελεσμάτων. Για να καταπολεμήσετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνικές όπως χρεοκοπίαή τοΝα πάρει τα πράγματα (GTD)μέθοδος.

Ευθυγραμμίστε τις εργασίες σε στόχους μεUDN Task Manager

Η εύρεση διαφορετικών τρόπων για να βοηθήσει την ομάδα σας να επιτύχει την παραγωγικότητα είναι ένα σημαντικό μέρος για να είσαι ηγέτης της ομάδας. Χρησιμοποιώντας έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςσανUDN Task ManagerΜπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση όλων των έργων και εργασιών ομάδας, μοιραστείτε αρχεία, αφήστε σχόλια και ανατροφοδότηση όλων σε μία θέση, ενώ σας εξοικονομούν χρόνο.