Entendendo o Princípio de Pareto (a regra 80/20)
Resumo
O princípio do Pareto (também conhecido como a regra 80/20) é um fenômeno que afirma que cerca de 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Neste artigo, nós quebramos como você pode usar este princípio para ajudar a priorizar tarefas e esforços de negócios.
Quando você entra no escritório pela manhã, qual é a primeira coisa que você faz? A maioria das pessoas pega sua bebida de escolha com cafeína, verifica seu e-mail e prioriza suas tarefas para o dia. Mas quais técnicas você usa para identificar o que precisa ser feito primeiro?
Uma técnica comum é chamada de princípio do Pareto, também conhecida como a regra 80/20. Essa técnica pode ajudá-lo a determinar e priorizar suas tarefas de maior impacto, aumentando sua produtividade ao longo do dia.
Qual é o princípio do pareto?
O princípio de Pareto afirma que, para muitos resultados, cerca de 80% das conseqüências vêm de 20% das causas. Em outras palavras, uma pequena porcentagem de causas tem um efeito classificado. Este conceito é importante para entender porque pode ajudá-lo a identificar quais iniciativas priorizarem para que você possa obter mais impacto.
De onde vem o Princípio do Pareto?
O Princípio de Pareto foi desenvolvido pelo Economista Italiano Vilfredo Pareto em 1896. Pareto observou que 80% da terra na Itália era de propriedade de apenas 20% da população. Ele também testemunhou isso acontecendo com plantas em seu jardim - 20% de suas plantas estavam com 80% da fruta. Esse relacionamento é melhor descrito matematicamente como uma distribuição de lei de poder entre duas quantidades, na qual uma alteração em uma quantidade resulta em uma mudança relevante no outro.
Este fenômeno também passa por alguns nomes diferentes:
Princípio de Pareto
A regra 80/20 (mais comum)
Lei dos poucos vitais
Princípio da sparsity fator
A regra 80/20 não é uma equação matemática formal, mas mais um fenômeno generalizado que pode ser observado em economia, negócios, gerenciamento de tempo e até mesmo esportes.
Exemplos gerais do Princípio de Pareto:
20% de uma planta contém 80% da fruta
80% dos lucros de uma empresa vêm de 20% dos clientes
20% dos jogadores resultam em 80% dos pontos marcados
Como usar a regra 80/20
Enquanto a regra 80/20 se aplica a quase todas as indústrias, o princípio de Pareto é comumente usado em negócios e economia. Isso ocorre porque a regra 80/20 é útil para determinar onde você pode concentrar seus esforços para maximizar sua saída.
A base do princípio de Pareto afirma que 80% dos resultados vêm de 20% das ações. Se você tiver algum tipo de trabalho que possa ser segmentado em porções menores, o princípio do Pareto pode ajudá-lo a identificar qual parte desse trabalho é a mais influente.
Aqui estão alguns exemplos de como usar a ferramenta na prática.
Produtividade
Você pode usar a regra 80/20 para priorizar as tarefas que você precisa ser feito durante o dia.
A ideia é que fora de toda a sua lista de tarefas, completando 20% dessas tarefas resultará em 80% do impacto que você pode criar para esse dia. Então, para obter o maior impacto, identifique quais tarefas têm mais impacto para sua equipe e foco naqueles para o dia.
Para fazer isso, coloque todas as coisas que você precisa para fazer naquele dia. Em seguida, identifique quais dessas tarefas têm o maior impacto. Alguma de suas tarefas envolvem colaborar com outros colegas de equipe? Há alguma tarefa em sua placa que bloqueiam projetos de avançar? Essas tarefas podem ser simples na execução, mas podem causar um grande impacto no resto da equipe, permitindo que o processo continue fluindo.
Tomando uma decisão
O princípio do Pareto pode ajudá-lo a tomar as melhores decisões durante o processo de resolução de problemas. Quando há muitas causas diferentes a um problema, o princípio do Pareto pode ajudá-lo a priorizar as soluções. Aqui estão alguns passos para como isso funciona:
Identifique os problemas que sua equipe está experimentando.Estes são os problemas que você está tentando encontrar uma solução para dentro deste processo de tomada de decisão.
Identificar as causas desses problemas.Usando uma ferramenta como o5 Processo de Whys.Encontre todas as causas dos problemas que você está tentando resolver.
Categorizar seus problemas em grupos semelhantes.Se algumas das causas dos problemas que você está tentando resolver pode cair em categorias semelhantes, use isso como uma oportunidade para agitá-los juntos. Isso pode ajudá-lo a decidir se uma solução pode resolver vários problemas.
Atribua um valor a cada um desses problemas com base no impacto para o negócio.O valor pode ser tão simples quanto um número entre 1-10 ou valor monetário real para indicar a importância.
Desenvolva um plano para se concentrar nos 20% dos problemas que afetam o negócio.A ideia é que uma solução pode resolver vários problemas. Com base nos valores que você atribuiu a cada problema, calcule quais estão nos 20% superiores. Depois de identificar o problema principal, desenvolva um plano para criar uma solução que possa resultar em 80% dos resultados usandoEstratégias de resolução de problemas .
Exemplo de como usar a regra 80/20 para tomada de decisão:
Imagine que você trabalhe em uma empresa de comércio eletrônico. Você dá uma olhada em 100 de suas reclamações mais recentes de atendimento ao cliente e percebe que a maior parte das queixas vêm do fato de que os clientes estão recebendo produtos danificados. Sua equipe calcula a quantidade de reembolsos fornecidos para seus produtos danificados e descobre que aproximadamente 80% dos reembolsos fornecidos foram para produtos danificados. Sua empresa quer evitar o processamento de reembolsos para produtos quebrados, para que você faça este problema uma solução prioritária.
Sua equipe decide atualizar a embalagem para proteger seus produtos durante o envio, que resolve a questão dos clientes que recebem produtos danificados.
Controle de qualidade
A análise do Pareto e o gráfico de Pareto são ferramentas-chave usadas dentro da metodologia de controle de qualidade SIGMA.
Na metodologia Six Sigma, o uso de um gráfico de pareto pode ajudá-lo a visualizar seus dados para identificar como priorizar ações. O principal objetivo de seis Sigma é reduzir a quantidade de variação em um processo com o objetivo de aumentar a quantidade de produção. Os gráficos de Pareto são comuns na metodologia Six Sigma, porque você pode identificar rapidamente qual a maioria das variações está em um processo.
Vantagens de usar o princípio do pareto
A maior vantagem de usar o princípio do Pareto é que você pode criar a quantidade máxima de impacto com a menor quantidade de trabalho. Isso pode permitir que sua equipe trabalhe de forma mais eficiente e fique focada em iniciativas específicas.
A regra 80/20 pode ajudar suas métricas a aumentar em menos tempo, simplesmente priorizando iniciativas na ordem correta.
Outros benefícios de usar o Princípio de Pareto:
Prioridades claras para você e sua equipe
Aumento da produtividade diária
Capacidade de participar do seu trabalho em segmentos gerenciáveis
Estratégia mais focada
Desvantagens de usar a regra 80/20
Há uma má interpretação comum do princípio de Pareto que, com 20% do esforço, você pode atingir 80% dos resultados. Este não é necessariamente o caso. Os números de 20 e 80% não se referem à quantidade de esforço que você está colocando, mas as causas e conseqüências que você está trabalhando. O objetivo não é minimizar a quantidade de esforço, mas para focar seu esforço em uma parte específica do trabalho para criar um impacto maior. Você ainda tem que colocar 100% do esforço nesse 20% do foco para atingir 80% dos resultados.
Outra desvantagem da regra 80/20 é que às vezes os membros da equipe podem ficar muito focados e perder a visão em outras tarefas. Se você se concentrar apenas nas tarefas importantes e deixar de lado as tarefas menos importantes, como e-mail e outra correspondência, as coisas podem se perder. O desafio é encontrar o equilíbrio certo de usar a regra 80/20 e obter o resto de suas tarefas - mesmo que eles não resultem em 80% dos resultados. Para combater isso, você pode usar técnicas como TimeBoxing.ou oFazendo as coisas (GTD)método.
Alinhar tarefas aos objetivos comGerenciador de tarefas UDN.
Encontrar diferentes maneiras de ajudar sua equipe a atingir a produtividade é uma parte importante sobre ser um líder de equipe. Usando umferramenta de gerenciamento de trabalho.ComoGerenciador de tarefas UDN.Pode ajudar a organizar todos os projetos e tarefas da sua equipe, compartilhar arquivos, deixar comentários e feedback, tudo em um local, economizando tempo.
