Forstå Pareto-prinsippet (80/20 regel)
Sammendrag
Pareto-prinsippet (også kjent som 80/20 regel) er et fenomen som sier at rundt 80% av resultatene kommer fra 20% av årsakene. I denne artikkelen bryter vi ned hvordan du kan bruke dette prinsippet til å hjelpe med å prioritere oppgaver og forretningsarbeid.
Når du kommer inn på kontoret om morgenen, hva er det første du gjør? De fleste tar tak i sin koffeinholdige drikkevarer, sjekk e-posten deres, og prioritere oppgavene for dagen. Men hvilke teknikker bruker du til å identifisere hva som må gjøres først?
En vanlig teknikk kalles Pareto-prinsippet, også kjent som 80/20-regelen. Denne teknikken kan hjelpe deg med å bestemme og prioritere dine høyeste innvirkningsoppgaver, og øker produktiviteten hele dagen.
Hva er Pareto-prinsippet?
Pareto-prinsippet sier at for mange resultater, omtrent 80% av konsekvensene kommer fra 20% av årsakene. Med andre ord har en liten prosentandel årsaker en utfødt effekt. Dette konseptet er viktig å forstå fordi det kan hjelpe deg med å identifisere hvilke initiativer som skal prioritere, slik at du kan få mest mulig innflytelse.
Hvor kommer Pareto-prinsippet fra?
Pareto-prinsippet ble utviklet av italiensk økonom Vilfredo Pareto i 1896. Pareto observert at 80% av landet i Italia var eid av bare 20% av befolkningen. Han var også vitne til at dette skjer med planter i hagen hans-20% av plantene hans hadde 80% av frukten. Dette forholdet er best matematisk beskrevet som en kraftlovgivning mellom to mengder, hvor en endring i en mengde resulterer i en relevant endring i den andre.
Dette fenomenet går også av et par forskjellige navn:
Pareto-prinsippet
80/20 regel (vanligste)
Lov av de viktigste få
Prinsippet om faktor sparsitet
80/20-regelen er ikke en formell matematisk ligning, men mer et generalisert fenomen som kan observeres i økonomi, næringsliv, tidsledelse og til og med sport.
Generelle eksempler på Pareto-prinsippet:
20% av en plante inneholder 80% av frukten
80% av selskapets fortjeneste kommer fra 20% av kundene
20% av spillerne resulterer i 80% av poengene som er scoret
Slik bruker du 80/20-regelen
Mens 80/20-regelen gjelder for nesten alle bransjer, blir Pareto-prinsippet ofte brukt i næringsliv og økonomi. Dette skyldes at 80/20-regelen er nyttig for å bestemme hvor du kan fokusere din innsats for å maksimere produksjonen din.
Grunnlaget for Pareto-prinsippet sier at 80% av resultatene kommer fra 20% av handlingene. Hvis du har noen form for arbeid som kan segmenteres i mindre porsjoner, kan Pareto-prinsippet hjelpe deg med å identifisere hvilken del av det arbeidet som er mest innflytelsesrike.
Her er noen eksempler på hvordan du bruker verktøyet i praksis.
Produktivitet
Du kan bruke 80/20-regelen til å prioritere oppgavene du trenger for å bli ferdig i løpet av dagen.
Ideen er at ut av hele oppgavelisten din, og fullfører 20% av disse oppgavene vil resultere i 80% av effekten du kan lage for den dagen. Så for å få mest mulig innflytelse, identifiser hvilke oppgaver som har størst innvirkning på teamet ditt og fokus på dem for dagen.
For å gjøre dette, liste ut alle de tingene du trenger for å få gjort den dagen. Deretter identifiserer hvilken av disse oppgavene som har størst innvirkning. Gjør noen av dine oppgaver å samarbeide med andre lagkamerater? Er det noen oppgaver på tallerkenen din som blokkerer prosjekter fra å bevege seg fremover? Disse oppgavene kan være enkle i utførelse, men de kan gjøre en stor innvirkning på resten av laget ved å la prosessen fortsette å flyte.
Beslutningstaking
Pareto-prinsippet kan hjelpe deg med å ta de beste avgjørelsene under problemløsingsprosessen. Når det er mange forskjellige årsaker til ett problem, kan Pareto-prinsippet hjelpe deg med å prioritere løsninger. Her er noen få skritt for hvordan dette fungerer:
Identifiser problemene som teamet ditt opplever. Dette er problemene du prøver å finne en løsning på i denne beslutningsprosessen.
Identifiser årsakene til disse problemene. Bruker et verktøy som 5 Whys-prosessen , Finn alle årsakene til problemene du prøver å løse.
Kategoriser dine problemer i lignende grupper. Hvis noen av årsakene til problemene du prøver å løse, kan du falle i lignende kategorier, bruk dette som en mulighet til å gruppere dem sammen. Dette kan hjelpe deg med å bestemme om en løsning kan løse flere problemer.
Tilordne en verdi til hver av disse problemene basert på virkningen i virksomheten. Verdien kan være så enkelt som et tall mellom 1-10, eller faktisk monetær verdi for å indikere betydningen.
Utvikle en plan for å fokusere på de øverste 20% av problemene som påvirker virksomheten. Tanken er at en løsning kan løse flere problemer. Basert på verdiene du har tildelt hvert problem, beregner du hvilke som er i topp 20%. Når du har identifisert hovedproblemet, utvikler du en plan for å lage en løsning som kan resultere i 80% av resultatene som bruker problemløsende strategier .
Eksempel på hvordan du bruker 80/20 regelen for beslutningstaking:
Tenk deg at du jobber på et e-handelsselskap. Du tar en titt på 100 av dine siste kundeserviceklager, og legger merke til at hovedparten av klager kommer fra det faktum at kundene mottar skadede produkter. Teamet ditt beregner mengden av refusjoner gitt for dine skadede produkter og finner at ca 80% av de oppgitte refusjonene var for skadede produkter. Din bedrift ønsker å unngå å behandle tilbakebetalinger for ødelagte produkter, slik at du gjør dette problemet til en prioritetsløsning.
Teamet ditt bestemmer seg for å oppdatere emballasje for å beskytte produktene dine under frakt, som løser spørsmålet om kunder som mottar skadede produkter.
Kvalitetskontroll
Pareto-analysen og Pareto-diagrammet er nøkkelverktøy som brukes innenfor Six Sigma Quality Control Methodology.
I Six Sigma-metoden kan du bruke et Pareto-diagrammet du kan du visualisere dataene dine for å identifisere hvordan du prioriterer handlinger. Six Sigmas hovedmål er å redusere mengden variasjon i en prosess med målet om å øke mengden produksjon. Pareto-diagrammer er vanlige i Six Sigma-metodikk fordi du raskt kan identifisere hva flertallet av variasjonene er i en prosess.
Fordeler med å bruke Pareto-prinsippet
Den største fordelen med å bruke Pareto-prinsippet er at du kan skape maksimal mengde påvirkning med minst mulig arbeid. Dette kan tillate at teamet ditt kan fungere mer effektivt og holde fokus på bestemte tiltak.
80/20-regelen kan hjelpe dine beregninger på mindre tid, bare ved å prioritere initiativer i riktig rekkefølge.
Andre fordeler med å bruke Pareto-prinsippet:
Klare prioriteringer både for deg og ditt lag
Økt daglig produktivitet
Evne til å dele arbeidet ditt i håndterbare segmenter
Mer fokusert strategi
Ulemper ved å bruke 80/20-regelen
Det er en vanlig feilfortolkning av Pareto-prinsippet at med 20% av innsatsen kan du oppnå 80% av resultatene. Dette er ikke nødvendigvis tilfelle. 20 og 80% tallene refererer ikke til mengden innsats du setter inn, men årsakene og konsekvensene du jobber med. Målet er ikke å minimere mengden innsats, men for å fokusere innsatsen på en bestemt del av arbeidet for å skape en større innvirkning. Du må fortsatt sette 100% av innsatsen i det 20% av fokuset for å oppnå 80% av resultatene.
En annen ulempe av 80/20-regelen er at noen ganger lagmedlemmer kan bli for fokusert og miste syn på andre oppgaver. Hvis du bare fokuserer på de viktige oppgavene og legger til side de mindre viktige oppgavene, som e-post og annen korrespondanse, kan ting gå seg vill. Utfordringen er å finne den rette balansen ved å bruke 80/20-regelen, og komme gjennom resten av oppgavene - selv om de ikke resulterer i 80% av resultatene. For å bekjempe dette, kan du bruke teknikker som Timeboxing. eller Få ting gjort (GTD) metode.
Juster oppgaver til mål med UDN Task Manager
Å finne forskjellige måter å hjelpe laget ditt til å oppnå produktivitet er en viktig rolle om å være en lagleder. Bruker en Arbeidsstyringsverktøy som UDN Task Manager Kan bidra til å organisere alle dine teamprosjekter og oppgaver, dele filer, legge igjen kommentarer og tilbakemelding alt på ett sted, mens du sparer tid.
