فهم مبدأ باريتو (قاعدة 80/20)

ملخص

مبدأ باريتو (المعروف أيضا باسم القاعدة 80/20) هي ظاهرة تنص على أن ما يقرب من 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الأسباب. في هذه المقالة، ندلأ كيف يمكنك استخدام هذا المبدأ للمساعدة في تحديد أولويات المهام وجهود الجهود التجارية.

عندما تدخل في المكتب في الصباح، ما هو أول شيء تفعله؟ معظم الناس يحصلون على مشروبهم من الخيارات من الكافيين، والتحقق من بريدهم الإلكتروني، وقم بتوليد مهامهم لهذا اليوم. ولكن ما هي التقنيات التي تستخدمها لتحديد ما يحتاج إلى القيام به أولا؟

تسمى إحدى هذه التقنيات المشتركة مبدأ باريتو، المعروف أيضا باسم قاعدة 80/20. يمكن أن تساعدك هذه التقنية في تحديد وتحديد أولويات مهامك أعلى تأثير، مما يزيد من إنتاجيتك طوال اليوم.

ما هو مبدأ باريتو؟

ينص مبدأ باريتو على أنه بالنسبة للعديد من النتائج، ما يقرب من 80٪ من العواقب تأتي من 20٪ من الأسباب. بمعنى آخر، نسبة مئوية صغيرة من الأسباب لها تأثير خارجي. من المهم أن يفهم هذا المفهوم لأنه يمكن أن يساعدك في تحديد المبادرات التي تعطيه الأولوية حتى تتمكن من تحقيق أكبر تأثير.

من أين يأتي مبدأ باريتو؟

تم تطوير مبدأ باريتو من قبل الاقتصادي الإيطالي Vilfredo Pareto في عام 1896. لاحظ باريتو أن 80٪ من الأرض في إيطاليا كانت مملوكة بنسبة 20٪ فقط من السكان. كما شهد هذا يحدث مع النباتات في حديقته - 20٪ من نباتاته كانت تحمل 80٪ من الفاكهة. أفضل هذه العلاقة موضحة رياضيا بأنها توزيع قانون السلطة بين كميتين، حيث يؤدي التغيير في كمية واحدة إلى تغيير ذي صلة في الآخر.

تذهب هذه الظاهرة أيضا بأسماء مختلفة:

مبدأ باريتو

قاعدة 80/20 (الأكثر شيوعا)

قانون القليل الحيوي

مبدأ العامل Sparsity

قاعدة 80/20 ليست معادلة رياضية رسمية، ولكن هذه الظاهرة المعممة التي يمكن ملاحظتها في الاقتصاد والأعمال وإدارة الوقت، وحتى الرياضة.

أمثلة عامة لمبدأ باريتو:

20٪ من المصنع يحتوي على 80٪ من الفاكهة

80٪ من أرباح الشركة تأتي من 20٪ من العملاء

20٪ من اللاعبين ينتجون في 80٪ من النقاط

كيفية استخدام قاعدة 80/20

في حين أن قاعدة 80/20 تنطبق على كل صناعة تقريبا، فإن مبدأ باريتو يستخدم عادة في الأعمال والاقتصاد. وذلك لأن قاعدة 80/20 مفيدة في تحديد المكان الذي يمكنك فيه تركيز جهودك لتعظيم إخراجك.

ينص أساس مبدأ باريتو على أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الإجراءات. إذا كان لديك أي نوع من العمل، فيمكن تجزئة في أجزاء أصغر، يمكن أن يساعدك مبدأ باريتو في تحديد الجزء من هذا العمل هو الأكثر نفوذا.

فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية استخدام الأداة في الممارسة العملية.

إنتاجية

يمكنك استخدام قاعدة 80/20 لتحديد أولويات المهام التي تحتاج إلى القيام بها خلال اليوم.

الفكرة هي أنه من قائمة المهام بأكملها، فإن استكمال 20٪ من هذه المهام ستؤدي إلى 80٪ من التأثير يمكنك إنشاء لهذا اليوم. لذلك من أجل الحصول على أكبر تأثير، حدد المهام التي لها أكبر تأثير لفريقك والتركيز على تلك لهذا اليوم.

للقيام بذلك، سرد جميع الأشياء التي تحتاج إلى القيام به في ذلك اليوم. ثم حدد أي من هذه المهام لها أعلى تأثير. هل تنطوي أي من مهامك تتعاون مع زملائه في الفريق الآخرين؟ هل هناك أي مهام على طبقك الذي يحظر المشاريع من المضي قدما؟ قد تكون هذه المهام بسيطة في التنفيذ، ولكن يمكن أن تجعل تأثير كبير على بقية الفريق من خلال السماح للعملية في التدفق.

اتخاذ القرار

يمكن أن يساعدك مبدأ باريتو في اتخاذ أفضل القرارات أثناء عملية حل المشكلات. عندما يكون هناك العديد من الأسباب المختلفة لمشكلة واحدة، يمكن أن يساعدك مبدأ باريتو في إعطاء الأولوية للحلول. فيما يلي بعض الخطوات إلى كيفية عمل هذا:

حدد المشكلات التي يواجهها فريقك.هذه هي المشاكل التي تحاول العثور عليها حلا خلال عملية صنع القرار هذه.

تحديد أسباب هذه المشاكل.باستخدام أداة مثل5 معالجة مايس، ابحث عن كل أسباب المشكلات التي تحاول حلها.

تصنيف مشاكلك في مجموعات مماثلة.إذا كانت بعض أسباب المشكلات التي تحاول حلها يمكن أن تقع في فئات مماثلة، فاستخدم هذه فرصة لتجميعها معا. يمكن أن يساعدك ذلك في تحديد ما إذا كان أحد الحلول يمكن حل مشكلات متعددة.

قم بتعيين قيمة لكل من هذه المشكلات بناء على التأثير على العمل.يمكن أن تكون القيمة بسيطة كرقم بين 1-10 أو قيمة نقدية فعلية للإشارة إلى الأهمية.

وضع خطة للتركيز على أعلى 20٪ من المشاكل التي تؤثر على الأعمال التجارية.الفكرة هي أن حل واحد يمكن أن يحل مشاكل متعددة. بناء على القيم التي قمت بتعيينها لكل مشكلة، قم بحساب تلك الموجودة في أعلى 20٪. بمجرد تحديد المشكلة الرئيسية، قم بتطوير خطة لإنشاء حل يمكن أن يؤدي إلى 80٪ من النتائج باستخداماستراتيجيات حل المشكلاتوبعد

مثال على كيفية استخدام قاعدة 80/20 لصنع القرار:

تخيل أنك تعمل في شركة التجارة الإلكترونية. يمكنك إلقاء نظرة على 100 من أكثر شكاوى خدمة العملاء الأخيرة، ولاحظ أن الجزء الأكبر من الشكاوى تأتي من حقيقة أن العملاء يتلقون منتجات تالفة. يقوم فريقك بحساب كمية المبالغ المستردة المقدمة لمنتجاتك التالفة ويجد أن حوالي 80٪ من المبالغ المستردة المقدمة كانت من أجل المنتجات التالفة. تريد شركتك تجنب معالجة المبالغ المستردة للمنتجات المكسورة، لذلك تقوم بمشكلة حل أولوية.

يقرر فريقك تحديث التعبئة والتغليف لحماية منتجاتك أثناء الشحن، مما يحل مسألة العملاء الذين يتلقون المنتجات التالفة.

رقابة جودة

تحليل باريتو ومخطط Pareto هي أدوات أساسية تستخدم داخل منهجية مراقبة الجودة ستة SIGMA.

في منهجية Six Sigma، يمكن أن يساعدك استخدام مخطط باريتو بتصور بياناتك لتحديد كيفية إعطاء الأولوية للإجراءات. ستة هدف سيغما الرئيسي هو تقليل مقدار الاختلاف في عملية بهدف زيادة مقدار الإنتاج. مخططات باريتو شائعة في ستة منهجية سيغما لأنك تستطيع تحديد ما هي غالبية الاختلافات بسرعة في عملية.

مزايا استخدام مبدأ باريتو

أكبر ميزة لاستخدام مبدأ باريتو هي أنه يمكنك إنشاء أقصى قدر من التأثير مع أقل قدر من العمل. هذا يمكن أن يسمح لفريقك بالعمل بشكل أكثر كفاءة والبقاء يركز على مبادرات محددة.

يمكن أن تساعد قاعدة 80/20 في زيادة مقاييسك في وقت أقل، ببساطة عن طريق تحديد أولويات المبادرات بالترتيب الصحيح.

فوائد أخرى لاستخدام مبدأ باريتو:

أولويات واضحة لكي أنت وفريقك

زيادة الإنتاجية اليومية

القدرة على جزء عملك في شرائح يمكن التحكم فيها

استراتيجية أكثر تركيزا

عيوب استخدام قاعدة 80/20

هناك سوء تفسير مشترك لمبدأ باريتو أنه مع 20٪ من الجهد، يمكنك تحقيق 80٪ من النتائج. هذا ليس بالضرورة الحالة. لا تشير الأرقام العاشرة و 80٪ إلى مقدار الجهد الذي تضعه، ولكن الأسباب والنتائج التي تعمل عليها. الهدف هو عدم تقليل مقدار الجهد، ولكن لتركيز جهدك على جزء معين من العمل لإنشاء تأثير أكبر. لا يزال يتعين عليك وضع 100٪ من الجهد إلى 20٪ من التركيز لتحقيق 80٪ من النتائج.

الجانب السلبي الآخر من القاعدة 8020 هو أنه في بعض الأحيان يمكن لأعضاء الفريق الحصول على مركزة للغاية ويغادرون على مهام أخرى. إذا كنت تركز فقط على المهام المهمة ووضعها جانبا المهام الأقل أهمية، مثل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى، يمكن أن تضيع الأمور. يجد التحدي التوازن الصحيح لاستخدام قاعدة 80/20، والحصول على بقية مهامك - حتى لو لم ينتج عنها 80٪ من النتائج. لمكافحة هذا، يمكنك استخدام تقنيات مثل Timeboxing.أو ال الحصول على الأشياء المنجزة (GTD) طريقة.

محاذاة المهام إلى الأهداف مع UDN مدير المهام

إيجاد طرق مختلفة لمساعدة فريقك على تحقيق الإنتاجية هو جزء مهم حول كونه قائد فريق. باستخدام أ أداة إدارة العمل مثل UDN مدير المهام يمكن أن تساعد في تنظيم جميع مشاريعك ومهام فريقك ومشاركة الملفات وترك التعليقات وردود الفعل في موقع واحد، مع توفير الوقت لك.