EisenHower Matrix: Kuinka etusijata sinun tehtäväluettelo

Yhteenveto

Eisenhower Matrix on tehtävähallintatyökalu, joka auttaa sinua järjestämään ja priorisoimaan tehtäviä kiireellisesti ja merkityksellä. Työkalun avulla voit jakaa tehtäviesi neljään laatikkoon, jotka perustuvat ensin tehtäviin, tehtävät, jotka ajoittaisit myöhemmin, tehtävät, jotka valitaan, ja tehtävät. Tässä kappaleessa selitämme, miten perustaa Eisenhower Matrix ja antaa vinkkejä tehtävän priorisointiin.

Tee tehtäväluetteloon ensimmäinen askel kohti työtä. Mutta miten määrität, mitä käsitellä ensin, kun sinulla ei ole tarpeeksi aikaa tehdä kaikkea yhdessä päivässä? Tehokas priorisointi, voitLisää tuottavuuttaJa varmista, että kiireellisimmät tehtävät saavat välittömästi huomiota.

EisenHower Matrix on tehtävähallintatyökalu, joka auttaa erottamaan kiireellisiä ja tärkeitä tehtäviä, jotta voit luoda tehokkaan työnkulun. Tässä artikkelissa selitämme, kuinka perustaa Eisenhower Matrix ja tarjota vinkkejäTehtävä priorisointi .

Mikä on Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix on tapa järjestää tehtäviä kiireellisesti ja merkityksellä, joten voit tehokkaasti asettaa tärkein työsi.

Dwight D. Eisenhower - Yhdysvaltojen 34. presidentti ja viiden tähden yleinen toisen maailmansodan aikana esitelti ajatus, joka myöhemmin johtaisi Eisenhower Matrixiin. 1954 puheessa Eisenhower nousi nimettömän yliopiston presidentin, kun hän sanoi: "Minulla on kaksi erilaista ongelmaa, kiireellinen ja tärkeä. Kiireelliset eivät ole tärkeitä, ja tärkeät eivät ole koskaan kiireellisiä. "

Stephen Coveve, kirjailija , otti Eisenhowerin sanat ja käytti heitä kehittämään nyt suosittu tehtävänhallintatyökalu, joka tunnetaan nimellä Eisenhower Matrix.

Eisenhower Matrix tunnetaan myös Ajanhallintamatriisi, Eisenhower-ruutu ja kiireellinen tärkeä matriisi. Tämä työkalu auttaa sinua jakamaan tehtäviesi neljään luokkaan: Tehtävät, joita teet ensin, tehtävät, jotka ajoittaisit myöhemmin, tehtävät, jotka siirrät, tehtävät, poistat.

Kuinka erottaa kiireelliset ja tärkeät tehtävät

Kiireellinen ja tärkeä voi tuntua samanlaisilta sanoilta, mutta analysoimalla niitä Eisenhower-periaatteen osalta, näiden kahden välinen ero on ratkaisevan tärkeää. EisenHower Matrixin kiireellisen ja tärkeän erottaminen voi auttaa sinua tunnistamaan, mitkä tehtävät sinun pitäisi hypätä ja mitkä tehtävät voivat paremmin käsitellä muita tiimin jäseniä.

Kiireelliset tehtävätVaadi välittömästi huomiota. Kun jotain on kiireellistä, se on tehtävä nyt, ja selkeitä seurauksia, jos et täytä näitä tehtäviä tietyssä aikajanalla. Nämä ovat tehtäviä, joita et voi välttää, ja kauemmin viivytät näitä tehtäviä, sitä enemmän stressiä todennäköisesti kokea, mikä voi johtaaloppuun palaminen .

Esimerkkejä kiireellisistä tehtävistä voivat sisältää:

Hankkeen viimeistely viime hetken eräpäivänä

Kiireellisen asiakaspyynnön käsittely

Korjata katkennettu putki asunnossasi

Tärkeät tehtävätei ehkä vaadi välitöntä huomiota, mutta nämä tehtävät auttavat sinua saavuttamaanpitkän aikavälin tavoitteet. Vain siksi, että nämä tehtävät ovat vähemmän kiireellisiä, ei tarkoita, että he eivät ole väliä. Sinun on suunniteltava harkitsevasti näistä tehtävistä, jotta voit käyttää resursseja tehokkaasti.

Esimerkkejä tärkeistä tehtävistä voivat sisältää:

Pitkäaikaisen hankkeen suunnittelu

Professional Networking Client Base rakentaa

Säännölliset askareet ja huoltohankkeet

Kun tiedät, miten erottaa kiireelliset ja tärkeät tehtävät, voit aloittaa tehtävien erottamisen Eisenhower Matrixin neljään neljännekseen.

Eisenhower Matrixin neljä neljäsosaa

Pitkän tehtäväluettelo tehtävistä voi tuntea ylivoimainen, mutta Eisenhower Matrixin tavoitteena on käydä läpi nämä tehtävät yksitellen ja erottaa ne Quadrant. Kun näet tehtävät nimettyjen luokkiin, voit suunnitella heidät ja saavuttaa tärkein työsi.

Quadrant 1: DO

Quadrant on "Do" Quadrant, ja tämä on silloin, kun teet kaikki kiireelliset että tärkeät tehtävät. Kun näet tehtävän tehtäväluettelossasi, joka on tehtävä nyt, on selkeä seuraus ja vaikuttaa pitkän aikavälin tavoitteisiin, aseta se tähän nelikultaan.

Ei ole kysymys siitä, mitkä tehtävät kuuluvat tähän nelikultaan, koska nämä ovat mielesi edessä olevat tehtävät ja todennäköisesti korostavat sinua eniten.

Quadrant 2: aikataulu

Quadrant kaksi on "aikataulu" Quadrant, ja tässä asetat kaikki tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä, mutta ovat edelleen tärkeitä. Koska nämä tehtävät vaikuttavat pitkän aikavälin tavoitteisiin, mutta eivät tarvitse tehdä heti, voit suunnitella nämä tehtävät myöhemmin.

Voit käsitellä näitä tehtäviä heti, kun olet puuttunut quadrantin tehtäviin. Voit käyttää erilaisiaAjanhallintavinkitAuttaa sinua saavuttamaan tämän kvadrantin tehtävät. Jotkut hyödylliset strategiat voivat sisältääPareto-periaatetaiPomodoro-menetelmä .

Quadrant 3: Valtuutettu

Quadrant kolme on "Delegatt" Quadrant, ja tämä on silloin, kun teet mitään tehtäviä, jotka ovat kiireellisiä, mutta eivät tärkeitä. Nämä tehtävät on täytettävä nyt, mutta ne eivät vaikuta pitkän aikavälin tavoitteisiin.

Koska sinulla ei ole henkilökohtaista liitetiedostoa näihin tehtäviin, ja ne eivät todennäköisesti tarvitse erityisiä taitosi valmiiksi valmiiksi, voit siirtää nämä tehtävät muille tiimisi jäsenille. Delegointi tehtävät ovat yksi tehokkaimmista tavoistaHallitse työmäärääJa anna tiimillesi mahdollisuus laajentaa osaamistaan.

Quadrant 4: Poista

Kun olet käynyt läpi tehtäväluettelosi ja lisäsi tehtäviä ensimmäisiin kolmeen neljännekseen, huomaat, että kourallinen tehtäviä on jäljellä. Tehtävät jäljellä ovat tehtävät, jotka eivät olleet kiireellisiä tai tärkeitä.

Nämä merkityksettömät, ei-kiireelliset häiriötekijät yksinkertaisesti pääsevät tavoitteesi saavuttamiseen. Aseta nämä jäljellä olevat kohteet TO-DE-luetteloon neljäs kvadrant, joka on "Poista" Quadrant.

4 vinkkejä tehtävien priorisointiin

Paras tapa ymmärtää kiireellisyyden ja merkityksen välinen ero on käyttää EisenHower Matrixia, mutta voit silti löytää itsesi kamppailemaan priorisoida tehtäviäsi. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka voivat auttaa sinua priorisoinnissa, kun lajittelet tehtäviä kvadrantissa.

1. Värikoodi tehtävät

Värikoodaus Tehtävät on taktiikka, joka auttaa sinua visualisoimaan korkean prioriteetin kohteita. Kun menet läpiTO-DE-listatyökalu, yritä antaa itsellesi neljä väriä prioriteetin tason perusteella. Käytä koodia seuraavasti:

Vihreä = korkeimmat ensisijaiset kohteet

Keltainen = toiseksi korkein prioriteetti

Sininen = Kolmas - korkein prioriteetti

Punainen = ei prioriteetti

Kun olet merkinnyt tehtäviäsi värin mukaan, nämä värit kääntävät suoraan Eisenhower Matrixiin. Vihreät tehtävät ovat kvadrantin "Tee" tehtävät. Keltaiset tehtävät ovat kvadrantin "aikataulu" -tehtämäsi. Siniset tehtävät ovat kvadrantin "Delegatin" tehtävät, ja punaiset tehtävät ovat sinun "Poista" Tehtävät Quadrant Four.

2. Rajoita tehtävät 10: een neljäsosasta

Vaikka sinulla on paljon tehtäviä tehtäväluettelossasi, yritä rajoittaa tehtäviäsi 10 kohteeseen Quadrant. Tämä pitää EisenHower Matrixin tulemana ja ylivoimainen.

Voit tehdä useita matriiseja, mutta rajoittaa tehtäväluettelosi tarpeelliseksitoimintaesineetVarmista, että aloitat priorisointiprosessin ilman aikaa tuhlata.

3. Tee henkilökohtaisia ​​ja ammattimaisia ​​tehtäväluetteloita

Toinen tapa rajoittaa Eisenhower Matrixin kohteiden määrää on luoda erilliset matriisit henkilökohtaisille ja ammattimaisille to-do-listoille.

Työsi ja henkilökohtaiset tehtävät edellyttävät erilaisia ​​aikatauluja, resursseja ja menetelmiä, ja ne todennäköisesti edellyttävät myös erilaisia ​​ajatusprosesseja. Jotta voit tehokkaasti hallita henkilökohtaisia ​​jaAmmatilliset tavoitteet, sinun täytyy jakaa ja valloittaa.

4. Poista, sitten priorisoida

Poista tarpeettomat tehtävät ensin etusijalle tehokkaasti. Tämän strategian avulla voit käsitellä nelikulmioita neljä ennen kuin siirryt Quadrantsiin, kaksi, kaksi ja kolme.

Kun ohitat tehtäväluettelosi, arvioi, mitä olet kirjoittanut alas, jotta sinun ei tarvitse olla siellä.

Itse asiassa,60% aikammeTyössä käytetään työhön työhön, kuten status hyväksynnän jakamista tai tietojen seurannasta. Jos voit nopeasti naarmuttaa kohteita, mene eteenpäin ja tehdä niin. Tämä nopeuttaa priorisointiprosessia, ja todennäköisesti kulkee toisen kierroksen poistamisen takana.

Eisenhower Matrix Esimerkki

Saada paremmin ymmärrystä siitä, mitä tehtäviä voit sijoittaa jokaiseen Eisenhower Matrixin kvadranttiin, olemme menneet eteenpäin ja antaneet sinulle esimerkkejä sinulle.

Esimerkkejä tehtävistä, joita saatat sisältää Quadrant 1:

Kirjoita blogikirjoitus huomenna

Viimeistele projektiehdotus

Vastaa asiakkaiden sähköpostiin

Esimerkkejä tehtävistä saatat sisällyttää Quadrant 2:

Rekisteröidy ammatillisen kehityksen kurssiin

Osallistu verkkotapahtumaan

Lisää parannuksia henkilökohtaiseen projektiin

Esimerkkejä tehtävistä saatat sisällyttää Quadrant 3:

Lataa blogikirjoitukset

Kokoustiedot

Ei-asiakassäilyt

Esimerkkejä tehtävistä saatat sisällyttää Quadrant 4:

Työstä työtä

Osallistuminen tilankokoukseen

STANDING STATUSPERUSTEET

Muista, että on parasta olla erilliset matriisit työhön ja kotielämään, jotta voit käsitellä tehtäväluetteloita käyttämällä parhaiten sopivia menetelmiä ja paikkaa.

Rakenna EisenHower Matrixin tehtävänhallintatyökaluja

Tee Do-luettelon lajittelu on Eisenhower Matrixin vaikein osa, mutta automaatiolla, sinun ei enää tarvitse tehdä tätä vaihetta manuaalisesti.

Käytä tehtävänhallintaohjelmistoa määrittääksesi, mikä tehtävistäsi on ensisijainen tavoite. Tehtävähallinnon avulla voit luokitella, värikoodia ja siirtää tehtäviä tiimisi. Anna EisenHower Matrixin lisätä tuottavuutta, jotta voit saavuttaa tavoitteet vähemmän aikaa.