Matrix Eisenhower: Jak priorytetyzować listę do zrobienia

Streszczenie

Matrix Eisenhower jest narzędziem zarządzania zadaniami, które pomaga organizować i ustalić priorytety zadania przez pilność i ważność. Korzystając z narzędzia, podzielimy swoje zadania na cztery pola na podstawie zadań, które najpierw zrobisz, zadania zaplanowane na później, zadania delegować, a zadania, które usuniesz. W tym elemencie wyjaśnimy, jak utworzyć matrycę Eisenhower i zapewnić wskazówki dotyczące priorytetów zadań.

Dokonywanie listy do zrobieniajest pierwszym krokiem w kierunku pracy. Ale jak określić, co zająć się najpierw, gdy nie masz wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko w jeden dzień? Z skutecznym priorytetem możeszZwiększ wydajnośći upewnij się, że twoje najpilniejsze zadania otrzymają natychmiastową uwagę.

Matrix Eisenhower jest narzędziem zarządzania zadaniami, które pomaga odróżnić pilne i ważne zadania, dzięki czemu można ustanowić wydajny przepływ pracy. W tym artykule wyjaśnimy, jak utworzyć matrycę Eisenhower i zapewnić wskazówkiPriorytet zadania .

Jaka jest matryca Eisenhower?

Matrix Eisenhower jest sposobem na zorganizowanie zadań przez pilność i wagę, dzięki czemu można skutecznie priorytetować najważniejszą pracę.

Dwight D. Eisenhower - 34. prezydent Stanów Zjednoczonych i pięciogwiazdkowy generał podczas II wojny światowej - przedstawił pomysł, który później doprowadził do matrycy Eisenhower. W mowie 1954 Eisenhower cytując nienazwanego przewodniczącego uniwersytetu, gdy powiedział: "Mam dwa rodzaje problemów, pilnych i ważnych. Pilne nie są ważne, a ważne nie są pilne. "

Stephen Covey, autor , wziął słowa Eisenhowera i wykorzystali je do opracowania narzędzia zarządzania zadaniami teraz znaną jako matrycę Eisenhower.

Matryca Eisenhower jest również znana jako matryca czasu zarządzania czasem, skrzynka Eisenhower i matryca pilna. To narzędzie pomaga podzielić swoje zadania na cztery kategorie: zadania, które najpierw zrobisz, zadania, które zaplanujesz na później, zadania delegować, a zadania zostanie usunięte.

Jak rozróżnić pilne i ważne zadania

Pilny i ważny może wydawać się podobnymi słowami, ale podczas analizy ich pod względem zasady Eisenhower, różnica między oboma ma kluczowe znaczenie. Różnicowanie między pilnymi i ważnymi w Matrix Eisenhower może pomóc w określeniu, które zadania należy wskoczyć, a które zadania mogą być lepiej obsługiwane przez innych członków zespołu.

Pilne zadaniawymagają natychmiastowej uwagi. Kiedy coś jest pilne, należy to zrobić teraz i istnieją wyraźne konsekwencje, jeśli nie wykonujesz tych zadań w określonym oświetniku. Są to zadania, których nie można uniknąć, a tym dłużej opóźniasz te zadania, tym więcej stresy będzie prawdopodobnie doświadczalnie, co może prowadzićwypalić się .

Przykłady pilnych zadań mogą obejmować:

Wykończenie projektu z terminem ostatnich minut

Obsługa pilnej prośby klienta

Naprawianie zniszczonej rury w mieszkaniu

Ważne zadaniamoże nie wymagać natychmiastowej uwagi, ale te zadania pomogą Ci osiągnąćdługoterminowe cele. Tylko dlatego, że te zadania są mniej pilne, nie oznacza, że ​​nie mają znaczenia. Musisz starannie zaplanować te zadania, dzięki czemu możesz wykorzystywać swoje zasoby.

Przykłady ważnych zadań mogą obejmować:

Planowanie projektu długoterminowego

Profesjonalna sieć do zbudowania bazy klienta

Regularne projekty obowiązującego i konserwacyjne

Gdy wiesz, jak rozróżnić pilne i ważne zadania, możesz rozpocząć oddzielanie swoich zadań w czterech ćwiartkach matrycy Eisenhower.

Cztery kwadranty matrycy Eisenhower

Długa lista zadań może odczuwać przytłaczające, ale celem macierzy Eisenhower ma przejście przez te zadania jeden po drugim i oddzielić je przez kwadrant. Gdy zobaczysz swoje zadania w wyznaczonych kategoriach, będziesz mógł ich zaplanować i osiągnąć najważniejszą pracę.

Kwadrant 1: rób

Quadrant One jest kwadrantem "Do", a to jest miejsce, w którym umieścisz jakieś zadania, które są pilne i ważne. Kiedy widzisz zadanie na liście do zrobienia, które należy wykonać teraz, ma wyraźne konsekwencje i wpływa na twoje długoterminowe cele, umieść go w tym kwadrancie.

Nie powinno być wątpliwości co do tego, jakie zadania należą do tego kwadrantu, ponieważ są to zadania, które są przed twoją umysłem i prawdopodobnie podkreślają cię najbardziej.

Kwadrant 2: harmonogram

Quadrant dwa jest kwadrantem "harmonogramem", a to jest miejsce, w którym umieścisz jakieś zadania, które nie są pilne, ale nadal są ważne. Ponieważ zadania te wpływają na twoje długoterminowe cele, ale nie muszą być wykonywane od razu, możesz zaplanować te zadania na później.

Będziesz walczyć z tymi zadaniami zaraz po rozwiązaniu zadań w Quadrant One. Możesz użyć różnychWskazówki dotyczące zarządzania czasamiAby pomóc Ci osiągnąć zadania w tym kwadrancie. Niektóre pomocne strategie mogą obejmowaćZasada Pareto.alboMetoda pomodoru .

Kwadrant 3: Delegat

Kwadrant trzy jest kwadrantem "Delegat", a to jest miejsce, w którym umieściłeś jakiekolwiek zadania, które są pilne, ale nie ważne. Zadania te muszą być teraz ukończone, ale nie wpływają na twoje długoterminowe cele.

Ponieważ nie masz osobistego przywiązania do tych zadań i prawdopodobnie nie wymagają określonej umiejętności, aby zakończyć, możesz przekazać te zadania innym członkom zespołu. Delegujące zadania jest jednym z najbardziej wydajnych sposobówZarządzaj obciążeniemi daj swojemu zespołowi możliwość rozszerzenia swojego zestawu umiejętności.

QUADRANT 4: Usuń

Po przejściu przez listę do zrobienia i dodano zadania do pierwszych trzech ćwiartek, zauważysz, że garść zadań pozostaje. Zadania pozostawione są zadania, które nie były pilne lub ważne.

Te nieważne, nie pilne rozrywki po prostu stają się po drodze do osiągnięcia celów. Umieść te pozostałe elementy na liście do wykonania w czwartym kwadrancie, który jest kwadrantem "Usuń".

4 wskazówki dotyczące priorytetów zadań

Najlepszym sposobem na zrozumienie różnicy między pilnością a znaczeniem jest użycie matrycy Eisenhower, ale nadal możesz stać się prymulowaniem zadaniami. Oto kilka wskazówek, które mogą Ci pomóc w priorytetach, gdy sortujesz swoje zadania w każdym ćwiartku.

1. Kod koloru Twoje zadania

Kodowanie kolorów Twoje zadania jest taktyką, która może pomóc w wizualizacji elementów o wysokiej priorytecie. Jak przechodzisz przez twojeNarzędzie do listy do zrobienia, spróbuj dać sobie cztery kolory oparte na poziomie priorytetu. Użyj kodu w następujący sposób:

Zielony = najwyższe przedmioty priorytetowe

Żółty = drugi najwyższy priorytet

Niebieski = trzeci najwyższy priorytet

Czerwony = priorytet

Po oznaczeniu zadań według kolorów, te kolory będą bezpośrednio przekładać się na matrycę Eisenhower. Twoje zielone zadania są zadania "do" dla kwadrantu. Twoje żółte zadania są zadania "harmonogram" dla kwadrantu dwóch. Twoje błękitne zadania są zadania "Delegate" dla kwadrantów trzech, a twoje czerwone zadania są zadania "Usuń" dla cztery cztery.

2. Ogranicz zadania do 10 na kwadrant

Nawet jeśli masz wiele zadań na liście do zrobienia, spróbuj ograniczyć swoje zadania do 10 pozycji na kwadrant. Pozwoli to zatrzymać matrycę Eisenhower przed zaśmieceniem i przytłaczającym.

Możesz wykonać wiele matryc, ale ograniczając listę zadań, aby to konieczneelementy akcjiZapewni, że rozpoczynasz proces priorytetów bez czasu odpadów.

3. Utwórz osobiste i profesjonalne listy do zrobienia

Innym sposobem na ograniczenie liczby pozycji w Eisenhower Matrix jest utworzenie oddzielnych macierzy dla swoich list osobistych i profesjonalnych.

Twoja praca i zadania osobiste wymagają różnych terminów, zasobów i metod, a także prawdopodobnie wymagają różnych procesów myśli. Aby skutecznie zarządzać osobistym iprofesjonalne cele, musisz podzielić się i podbić.

4. Wyeliminuj, a następnie priorytetyzować

Wyeliminuj niepotrzebne zadania najpierw, aby skutecznie priorytetem. Dzięki tej strategii zajmujesz się quadrant cztery przed przejściem do kwadrantów jeden, dwa i trzy.

Po zmroku przez listę do zrobienia, oceńcie, jakie przedmioty, które zapisałeś, który nie musi tam być.

Faktycznie,60% naszych czasówW pracy spędza się na pracach o rzeczach, takich jak udostępnianie zatwierdzeń statusu lub śledzenia informacji. Jeśli możesz szybko zarysować przedmioty, idź dalej i zrób to. Spowoduje to przyspieszenie procesu priorytetów i prawdopodobnie przejdziesz przez drugą rundę eliminacji na tylnym końcu.

Eisenhower Matrix Przykład

Aby lepiej zrozumieć, jakie zadania możesz umieścić w każdym kwadrancie swojej matrycy Eisenhower, przeszliśmy do przodu i pod warunkiem, że kilka przykładów.

Przykłady zadań Możesz zawierać w kwadrancie 1:

Napisz na blogu

Zakończyć propozycję projektu

Odpowiedz na e-maile klienta

Przykłady zadań Możesz zawierać w kwadrancie 2:

Zarejestruj się na kurs rozwoju zawodowego

Weź udział w wydarzeniu sieciowym

Dodaj ulepszenia osobistym projekcie

Przykłady zadań Możesz zawierać w kwadrancie 3:

Prześlij posty na blogu.

Notatki spotkania transkrybującego

Fielding e-maile nie-klienta

Przykłady zadań Możesz zawierać w kwadrancie 4:

Pracuj o pracy

Uczęszczanie na spotkanie statusu

Udostępnianie zatwierdzeń statusu

Pamiętaj, że najlepiej mieć oddzielne matryce do pracy i życia domowego, dzięki czemu można poradzić sobie z listami do wykonania przy użyciu metod najlepiej nadają się na czas i miejsce.

Zbuduj matrycę Eisenhower z narzędziami zarządzania zadaniami

Sortowanie listy do zrobienia jest najtrudniejszą częścią matrycy Eisenhower, ale z automatyzacji, nie musisz już robić tego kroku ręcznie.

Użyj oprogramowania do zarządzania zadaniami, aby określić, które z zadań jest najwyższy priorytet. Dzięki zarządzaniu zadaniami można kategoryzować, kodować kod i delegować zadania do zespołu. Pozwól matrycy Eisenhower zwiększyć swoją wydajność, dzięki czemu możesz osiągnąć swoje cele w mniej czasu.