Eisenhower Matrix: Slik prioriterer du din oppgaveliste
Sammendrag
Eisenhower Matrix er et oppgavebehandlingsverktøy som hjelper deg med å organisere og prioritere oppgaver med haster og betydning. Ved å bruke verktøyet, vil du dele oppgavene dine i fire bokser basert på oppgavene du gjør først, oppgavene du vil planlegge for senere, oppgavene du vil delegere, og oppgavene du vil slette. I dette stykket forklarer vi hvordan man skal sette opp en Eisenhower-matrise og gi tips til oppgaveprioritering.
Lag en oppgaveliste er det første skrittet mot å få arbeid gjort. Men hvordan bestemmer du hva du skal takle først når du ikke har nok tid til å gjøre alt på en dag? Med effektiv prioritering kan du Øk produktiviteten din og sørg for at dine mest presserende oppgaver får umiddelbar oppmerksomhet.
Eisenhower Matrix er et oppgavebehandlingsverktøy som hjelper deg med å skille mellom presserende og viktige oppgaver, slik at du kan etablere en effektiv arbeidsflyt. I denne artikkelen vil vi forklare hvordan man skal sette opp en Eisenhower-matrise og gi tips til Oppgave Prioritering. .
Hva er Eisenhower Matrix?
Eisenhower Matrix er en måte å organisere oppgaver med haster og betydning, slik at du effektivt kan prioritere ditt viktigste arbeid.
Dwight D. Eisenhower-den 34. presidenten i USA og en femstjerners general under andre verdenskrig presentert ideen som senere ville føre til Eisenhower Matrix. I en tale på 1954 sitert Eisenhower en unnamed University President da han sa: "Jeg har to typer problemer, den presserende og viktige. Den presserende er ikke viktige, og det viktige er aldri presserende. "
Stephen Covey, forfatter av , Tok Eisenhowers ord og brukte dem til å utvikle det nå populære oppgavebehandlingsverktøyet kjent som Eisenhower Matrix.
Eisenhower-matrisen er også kjent som tidsstyringsmatrisen, Eisenhower-boksen og den presserende viktige matrisen. Dette verktøyet hjelper deg med å dele oppgavene dine i fire kategorier: oppgavene du vil gjøre først, oppgavene du vil planlegge for senere, oppgavene du vil delegere, og oppgavene du vil slette.
Hvordan skille mellom presserende og viktige oppgaver
Urgent og viktig kan virke som lignende ord, men når man analyserer dem i forhold til Eisenhower-prinsippet, er forskjellen mellom de to avgjørende. Differensiering mellom presserende og viktig innenfor Eisenhower Matrix kan hjelpe deg med å identifisere hvilke oppgaver du bør hoppe på, og hvilke oppgaver som kan håndteres bedre av andre lagmedlemmer.
Presserende oppgaver krever din umiddelbare oppmerksomhet. Når noe er presserende, må det gjøres nå, og det er klare konsekvenser hvis du ikke fullfører disse oppgavene i en bestemt tidslinje. Dette er oppgaver du ikke kan unngå, og jo lenger du forsinker disse oppgavene, jo mer stress vil du sannsynligvis oppleve, noe som kan føre til brenne ut .
Eksempler på presserende oppgaver kan omfatte:
Etterbehandling av et prosjekt med en siste øyeblikk forfallsdato
Håndtering av en presserende klientforespørsel
Fikser et busted rør i leiligheten din
Viktige oppgaver Kan ikke kreve umiddelbar oppmerksomhet, men disse oppgavene hjelper deg med å oppnå din langsiktige mål . Bare fordi disse oppgavene er mindre presserende, betyr det ikke at de ikke har betydning. Du må gjennomtenkende planlegge for disse oppgavene, slik at du kan bruke ressursene dine effektivt.
Eksempler på viktige oppgaver kan omfatte:
Planlegger et langsiktig prosjekt
Profesjonelt nettverk for å bygge en klientbase
Vanlige gjerninger og vedlikeholdsprosjekter
Når du vet hvordan du skiller mellom presserende og viktige oppgaver, kan du begynne å skille oppgaver i de fire kvadranter i Eisenhower-matrisen.
De fire kvadranter av Eisenhower Matrix
En langvarig oppgave med oppgaver kan føle seg overveldende, men målet med Eisenhower Matrix er å gå gjennom disse oppgavene en etter en og skille dem fra kvadrant. Når du kan se oppgavene dine i sine utpekte kategorier, vil du kunne planlegge dem og oppnå ditt viktigste arbeid.
Kvadrant 1: Gjør
Quadrant One er "do" kvadrant, og dette er hvor du vil plassere noen oppgaver som er både presserende og viktige. Når du ser en oppgave på din oppgaveliste som må gjøres nå, har det klare konsekvenser, og påvirker dine langsiktige mål, plasser det i denne kvadranten.
Det bør ikke være noe spørsmål om hvilke oppgaver som faller inn i denne kvadranten, fordi disse er oppgavene som er på forsiden av tankene dine og sannsynligvis stresser deg ut mest.
Kvadrant 2: tidsplan
Quadrant to er "Schedule" kvadrant, og dette er hvor du vil plassere noen oppgaver som ikke er presserende, men er fortsatt viktige. Fordi disse oppgavene påvirker dine langsiktige mål, men ikke trenger å bli gjort med en gang, kan du planlegge disse oppgavene for senere.
Du vil takle disse oppgavene rett etter at du har taklet oppgavene i kvadrant en. Du kan bruke forskjellige Tidsstyringstips for å hjelpe deg med å oppnå oppgavene i denne kvadranten. Noen nyttige strategier kan omfatte Pareto-prinsippet eller Pomodoro metode .
Kvadrant 3: delegat
Kvadrant tre er "delegat" kvadrant, og dette er hvor du vil plassere noen oppgaver som er presserende, men ikke viktige. Disse oppgavene må fylles ut nå, men de påvirker ikke dine langsiktige mål.
Fordi du ikke har et personlig vedlegg til disse oppgavene, og de sannsynligvis ikke trenger ditt spesifikke ferdighetssett å fullføre, kan du delegere disse oppgavene til andre medlemmer av teamet ditt. Delegerende oppgaver er en av de mest effektive måtene å Administrer arbeidsbelastningen din Og gi laget ditt muligheten til å utvide sin ferdighetssett.
Kvadrant 4: Slett
Når du har gått gjennom din gjøremålsliste og lagt til oppgaver til de tre første kvadranter, vil du legge merke til at en håndfull oppgaver blir igjen. Oppgavene som er igjen, er oppgaver som ikke var presserende eller viktige.
Disse ubetydelige, ikke-presserende distraksjoner er rett og slett å komme i veien for at du oppnår målene dine. Plasser disse gjenværende elementene på din gjøremålsliste i fjerde kvadrant, som er "Slett" kvadrant.
4 tips for å prioritere oppgavene dine
Den beste måten å forstå forskjellen mellom haster og betydning er å bruke Eisenhower Matrix, men du kan fortsatt finne deg selv sliter med å prioritere oppgavene dine. Her er noen tips som kan hjelpe deg med prioritering når du sorterer oppgavene dine i hver kvadrant.
1. Fargekode dine oppgaver
Fargekoding Dine oppgaver er en taktikk som kan hjelpe deg med å visualisere høyprioriterte elementer. Som du går gjennom din å gjøre listeverktøyet , Prøv å gi deg fire farger basert på prioritetsnivå. Bruk koden som følger:
Grønn = høyeste prioriterte elementer
Gul = nest høyeste prioritet
Blå = tredje høyeste prioritet
Rød = ikke en prioritet
Når du har merket oppgavene dine etter farge, vil disse fargene direkte oversette til din Eisenhower Matrix. Dine grønne oppgaver er dine "gjør" oppgaver for kvadrant en. Dine gule oppgaver er dine "planlegge" oppgaver for kvadrant to. Dine blå oppgaver er dine "delegate" oppgaver for kvadrant tre, og dine røde oppgaver er dine "slett" oppgaver for kvadrant fire.
2. Begrens oppgaver til 10 per kvadrant
Selv om du har mange oppgaver på din oppgaveliste, kan du prøve å begrense oppgavene dine til 10 elementer per kvadrant. Dette vil holde din Eisenhower-matrise fra å bli rotete og overveldende.
Du kan lage flere matriser, men begrenser oppgavelisten din til nødvendig Handlingsartikler vil sikre at du begynner prioriteringsprosessen uten tid å kaste bort.
3. Lag personlige og profesjonelle oppgavelister
En annen måte å begrense antall elementer på din Eisenhower Matrix er å lage separate matriser for dine personlige og profesjonelle oppgavelister.
Ditt arbeid og personlige oppgaver krever forskjellige tidslinjer, ressurser og metoder, og de vil sannsynligvis kreve forskjellige tankeprosesser også. For å effektivt administrere din personlige og profesjonelle mål , du må dele og erobre.
4. Eliminere, prioritere
Eliminer unødvendige oppgaver først for å effektivt prioritere. Med denne strategien vil du adressere kvadrant fire før du går videre til kvadranter en, to og tre.
Når du skummer gjennom din oppgaveliste, må du vurdere hvilke elementer du har skrevet ned som ikke trenger å være der.
Faktisk, 60% av vår tid På jobben brukes på jobb om arbeidende ting som å dele statusgodkjenninger eller følge opp informasjon. Hvis du raskt kan skrape av elementene, gå videre og gjør det. Dette vil øke prioriteringsprosessen, og du vil sannsynligvis gå gjennom en andre runde av eliminering på baksiden.
Eisenhower Matrix Eksempel
For å få en bedre forståelse av hvilke oppgaver du kan plassere i hver kvadrant av din Eisenhower Matrix, har vi gått videre og ga noen eksempler på deg her.
Eksempler på oppgaver du kan inkludere i kvadrant 1:
Skriv et blogginnlegg på grunn i morgen
Fullfør et prosjektforslag
Svar på klient e-post
Eksempler på oppgaver du kan inkludere i kvadrant 2:
Registrer deg for en profesjonell utviklingskurs
Delta på en nettverksarrangement
Legg til forbedringer i et personlig prosjekt
Eksempler på oppgaver du kan inkludere i kvadrant 3:
Last opp blogginnlegg
Transcribing møte notater
Fielding Non-Client Emails
Eksempler på oppgaver du kan inkludere i kvadrant 4:
Arbeid om arbeid
Delta på et statusmøte
Deling av statusgodkjenninger
Husk at det er best å ha separate matriser for arbeid og hjemmeliv, slik at du kan takle dine oppgavelister ved hjelp av metoder som passer best for tid og sted.
Bygg din Eisenhower Matrix med Oppgavehåndteringsverktøy
Sortering gjennom din oppgaveliste er den vanskeligste delen av Eisenhower-matrisen, men med automatisering trenger du ikke lenger å gjøre dette trinnet manuelt.
Bruk oppgavehåndteringsprogramvare for å avgjøre hvilken av dine oppgaver som er høyeste prioritet. Med oppgavebehandling kan du kategorisere, fargekode og delegere oppgaver til teamet ditt. La Eisenhower Matrix øke produktiviteten din, slik at du kan nå dine mål på kort tid.
