Ma trận Eisenhower: Cách ưu tiên danh sách việc cần làm của bạn

Matrix Eisenhower là một công cụ quản lý nhiệm vụ giúp bạn tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ bằng sự khẩn cấp và tầm quan trọng. Sử dụng công cụ, bạn sẽ chia các nhiệm vụ của mình thành bốn hộp dựa trên các tác vụ bạn sẽ làm trước, các tác vụ bạn sẽ lên lịch trình sau này, các tác vụ bạn sẽ ủy thác và các tác vụ bạn sẽ xóa. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập Ma trận Eisenhower và cung cấp các mẹo để ưu tiên tác vụ.

Ma trận Eisenhower: Cách ưu tiên danh sách việc cần làm của bạn

Tóm lược

Thực hiện danh sách việc cần làm là bước đầu tiên để hoàn thành công việc. Nhưng làm thế nào để bạn xác định những gì để giải quyết trước khi bạn không có đủ thời gian để làm mọi thứ trong một ngày? Với ưu tiên hiệu quả, bạn có thể Tăng năng suất của bạn và đảm bảo rằng các nhiệm vụ khẩn cấp nhất của bạn có được sự chú ý ngay lập tức.

Matrix Eisenhower là một công cụ quản lý nhiệm vụ giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng để bạn có thể thiết lập một quy trình công việc hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách thiết lập ma trận Eisenhower và cung cấp các mẹo cho ưu tiên nhiệm vụ .

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là một cách để sắp xếp các nhiệm vụ bằng sự khẩn cấp và tầm quan trọng, do đó bạn có thể ưu tiên hiệu quả công việc quan trọng nhất của mình.

Dwight D. Eisenhower-Chủ tịch 34 của Hoa Kỳ và một vị tướng năm sao trong Thế chiến II đã trình bày ý tưởng này sẽ dẫn đến Ma trận Eisenhower. Trong bài phát biểu năm 1954, Eisenhower đã trích dẫn một tổng thống đại học không tên khi ông nói, "Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. KHẨN CẤP KHÔNG QUAN TRỌNG, VÀ QUAN TRỌNG KHÔNG BAO GIỜ KHÁC BIỆT. "

Stephen Covey, tác giả của , lấy lời của Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý nhiệm vụ phổ biến hiện nay được gọi là Ma trận Eisenhower.

Ma trận Eisenhower còn được gọi là Matrix quản lý thời gian, hộp Eisenhower và ma trận quan trọng khẩn cấp. Công cụ này giúp bạn chia các nhiệm vụ của mình thành bốn loại: các tác vụ bạn sẽ làm trước, các tác vụ bạn sẽ lên lịch sau, các tác vụ bạn sẽ ủy thác và các tác vụ bạn sẽ xóa.

Làm thế nào để phân biệt giữa các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Khẩn cấp và quan trọng có vẻ như những từ tương tự, nhưng khi phân tích chúng theo nguyên tắc Eisenhower, sự khác biệt giữa hai nguyên tắc là rất quan trọng. Phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng trong Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn xác định các nhiệm vụ nào bạn nên nhảy vào và các nhiệm vụ nào có thể được xử lý tốt hơn bởi các thành viên trong nhóm khác.

Nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn. Khi một cái gì đó là khẩn cấp, nó phải được thực hiện ngay bây giờ và có những hậu quả rõ ràng nếu bạn không hoàn thành các nhiệm vụ này trong một dòng thời gian nhất định. Đây là những nhiệm vụ bạn không thể tránh được, và bạn càng trì hoãn những nhiệm vụ này, bạn càng có thể trải nghiệm càng căng thẳng, có thể dẫn đến kiệt sức .

Ví dụ về các nhiệm vụ khẩn cấp có thể bao gồm:

Hoàn thiện một dự án với ngày đáo hạn vào phút cuối

Xử lý một yêu cầu khách hàng khẩn cấp

Sửa một đường ống bị vỡ trong căn hộ của bạn

Nhiệm vụ quan trọng có thể không cần chú ý ngay lập tức, nhưng những nhiệm vụ này giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn . Chỉ vì những nhiệm vụ này ít khẩn cấp không có nghĩa là họ không quan trọng. Bạn sẽ cần phải lên kế hoạch cho các nhiệm vụ này để bạn có thể sử dụng tài nguyên của mình một cách hiệu quả.

Ví dụ về các nhiệm vụ quan trọng có thể bao gồm:

Lên kế hoạch cho một dự án dài hạn

Mạng chuyên nghiệp để xây dựng một cơ sở khách hàng

Công việc và dự án bảo trì thường xuyên

Khi bạn biết cách phân biệt giữa các tác vụ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể bắt đầu tách các nhiệm vụ của mình thành bốn góc phần tư của ma trận Eisenhower.

Bốn góc phần tư của ma trận Eisenhower

Một danh sách các nhiệm vụ cần làm dài có thể cảm thấy áp đảo, nhưng mục tiêu của Matrix Eisenhower là trải qua từng nhiệm vụ này và tách chúng ra từng phần tư. Khi bạn có thể thấy các nhiệm vụ của mình trong các danh mục được chỉ định của họ, bạn sẽ có thể lên lịch cho họ và hoàn thành công việc quan trọng nhất của bạn.

Quadrant 1: Làm

Quadrant One là Quadrant "Do" ", và đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào cả khẩn cấp và quan trọng. Khi bạn thấy một nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn, phải được thực hiện ngay bây giờ, có những hậu quả rõ ràng và ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn của bạn, đặt nó trong góc phần tư này.

Không nên có câu hỏi nào về những nhiệm vụ rơi vào góc phần tư này, bởi vì đây là những nhiệm vụ nằm ở phía trước tâm trí của bạn và có khả năng nhấn mạnh bạn nhiều nhất.

Quadrant 2: Lịch trình

Quadrant hai là góc phần tư "lịch trình", và đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng. Bởi vì những nhiệm vụ này ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn của bạn nhưng không cần phải hoàn thành ngay lập tức, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ này sau này.

Bạn sẽ giải quyết những nhiệm vụ này ngay sau khi bạn giải quyết các nhiệm vụ trong Quadrant One. Bạn có thể sử dụng nhiều Mẹo quản lý thời gian để giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ trong góc phần tư này. Một số chiến lược hữu ích có thể bao gồm Nguyên tắc Pareto hoặc là Phương pháp Pomodoro .

Quadrant 3: Đại biểu

Quadrant ba là Quadrant "đại biểu", và đây là nơi bạn sẽ đặt bất kỳ nhiệm vụ nào là khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những nhiệm vụ này phải được hoàn thành ngay bây giờ, nhưng chúng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn.

Bởi vì bạn không có tệp đính kèm cá nhân với các nhiệm vụ này và họ có thể không yêu cầu bộ kỹ năng cụ thể của bạn hoàn tất, bạn có thể ủy thác các nhiệm vụ này cho các thành viên khác trong nhóm của bạn. Nhiệm vụ ủy thác là một trong những cách hiệu quả nhất để Quản lý khối lượng công việc của bạn và cung cấp cho nhóm của bạn cơ hội để mở rộng bộ kỹ năng của họ.

Quadrant 4: Xóa

Khi bạn đã trải qua danh sách việc cần làm và thêm các nhiệm vụ cho ba góc phần tư đầu tiên, bạn sẽ nhận thấy rằng một số nhiệm vụ bị bỏ lại. Các nhiệm vụ còn sót lại là những nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng.

Những phiền nhiễu không quan trọng, không khẩn cấp chỉ đơn giản là cản trở bạn hoàn thành mục tiêu của mình. Đặt các mục còn lại này vào danh sách việc cần làm của bạn trong Quadrant thứ tư, đó là góc phần tư "xóa".

4 mẹo ưu tiên các nhiệm vụ của bạn

Cách tốt nhất để hiểu sự khác biệt giữa sự cấp bách và tầm quan trọng là sử dụng ma trận Eisenhower, nhưng bạn vẫn có thể thấy mình đang vật lộn để ưu tiên các nhiệm vụ của mình. Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn ưu tiên khi bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình trong mỗi góc phần tư.

1. Mã màu Nhiệm vụ của bạn

Mã hóa màu Nhiệm vụ của bạn là một chiến thuật có thể giúp bạn hình dung các mục ưu tiên cao. Khi bạn đi qua Công cụ danh sách việc cần làm , Hãy thử cho mình bốn màu dựa trên mức độ ưu tiên. Sử dụng mã như sau:

Green = Các mục ưu tiên cao nhất

Yellow = Ưu tiên thứ hai cao nhất

Màu xanh = ưu tiên cao thứ ba

Đỏ = không phải là ưu tiên

Khi bạn đã dán nhãn các nhiệm vụ của mình theo màu sắc, các màu này sẽ trực tiếp dịch sang Ma trận Eisenhower của bạn. Nhiệm vụ màu xanh lá cây của bạn là những nhiệm vụ "làm" của bạn cho Quadrant One. Nhiệm vụ màu vàng của bạn là nhiệm vụ "lịch trình" của bạn cho Quadrant hai. Nhiệm vụ màu xanh của bạn là các nhiệm vụ "đại biểu" của bạn cho ba phần tư và các nhiệm vụ màu đỏ của bạn là các nhiệm vụ "xóa" của bạn cho bốn phần tư.

2. Giới hạn nhiệm vụ đến 10 mỗi góc phần tư

Ngay cả khi bạn có nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của mình, hãy cố gắng giới hạn các nhiệm vụ của bạn với 10 mục trên mỗi góc phần tư. Điều này sẽ giữ Matrix Eisenhower của bạn trở nên lộn xộn và áp đảo.

Bạn có thể tạo nhiều ma trận, nhưng giới hạn danh sách nhiệm vụ của bạn cần thiết mục hành động Sẽ đảm bảo bạn bắt đầu quá trình ưu tiên không có thời gian để lãng phí.

3. Làm danh sách việc cần làm cá nhân và chuyên nghiệp

Một cách khác để giới hạn số lượng vật phẩm trên Ma trận Eisenhower của bạn là tạo ra các ma trận riêng cho danh sách việc cần làm cá nhân và chuyên nghiệp của bạn.

Công việc và nhiệm vụ cá nhân của bạn yêu cầu các mốc thời gian, tài nguyên và phương thức khác nhau và chúng có thể sẽ yêu cầu các quy trình suy nghĩ khác nhau. Để quản lý hiệu quả cá nhân của bạn và mục tiêu chuyên nghiệp , bạn sẽ cần chia và chinh phục.

4. Loại bỏ, ưu tiên

Loại bỏ các nhiệm vụ không cần thiết trước tiên để ưu tiên hiệu quả. Với chiến lược này, bạn sẽ giải quyết Quadrant bốn trước khi chuyển sang góc phần tư một, hai và ba.

Khi bạn lướt qua danh sách việc cần làm của mình, hãy đánh giá những món đồ bạn đã viết mà không cần phải ở đó.

Trên thực tế, 60% thời gian của chúng tôi Tại nơi làm việc được dành cho công việc về những thứ làm việc như chia sẻ phê duyệt tình trạng hoặc theo dõi thông tin. Nếu bạn có thể nhanh chóng trầy xước các mặt hàng, hãy tiếp tục và làm như vậy. Điều này sẽ tăng tốc quá trình ưu tiên và bạn có thể sẽ trải qua vòng loại bỏ thứ hai ở cuối phía sau.

Ví dụ về ma trận Eisenhower.

Để hiểu rõ hơn về những nhiệm vụ bạn có thể đặt trong mỗi góc phần tư của Ma trận Eisenhower, chúng tôi đã đi trước và cung cấp một số ví dụ cho bạn ở đây.

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong Quadrant 1:

Viết một bài đăng blog vào ngày mai

Hoàn thành một đề xuất dự án

Trả lời email khách hàng

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong Quadrant 2:

Đăng ký một khóa học phát triển chuyên nghiệp

Tham dự một sự kiện mạng

Thêm cải tiến cho một dự án cá nhân

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong Quadrant 3:

Tải lên bài viết blog

Đổi sổ cuộc họp

Email không phải khách hàng

Ví dụ về các nhiệm vụ bạn có thể bao gồm trong Quadrant 4:

Làm việc về công việc

Tham dự một cuộc họp tình trạng

Chia sẻ phê duyệt tình trạng.

Hãy nhớ rằng tốt nhất là có các ma trận riêng biệt để làm việc và cuộc sống gia đình để bạn có thể giải quyết các danh sách việc cần làm bằng phương pháp phù hợp nhất trong thời gian và địa điểm.

Xây dựng Ma trận Eisenhower của bạn với các công cụ quản lý nhiệm vụ

Sắp xếp thông qua danh sách việc cần làm của bạn là phần khó nhất của ma trận Eisenhower, nhưng với sự tự động hóa, bạn không còn cần phải thực hiện bước này theo cách thủ công.

Sử dụng phần mềm quản lý tác vụ để xác định nhiệm vụ nào của bạn ưu tiên cao nhất. Với quản lý nhiệm vụ, bạn có thể phân loại, mã màu và nhiệm vụ ủy quyền cho nhóm của mình. Hãy để Matrix Eisenhower tăng năng suất của bạn để bạn có thể đạt được mục tiêu của mình trong thời gian ngắn hơn.

An accounting program for the management of the furniture stores

You can connect Akir from a branch on a unit database and synchronization on it..

Supermarket inventory program

The program makes it easier for you to manage your store, make inventory in the least time, and full..

Online sales program

Online sales program The UDN program is an integrated accounting system and it is suitable for all c..

Gym management program, fitness centers and health clubs

UDN is an integrated system for gym management and fitness centers And health clubs with..

Land Skype Projects Management Program

UDN is an integrated system for managing the Land Scib projects with an easy -to -use interface that..

Program to buy and sell - Online Accounts Program

The sale and purchase program from UDN is the best accounting program in the Arab world that suits a..

Ceramic warehouse management program

UDN is an integrated system for managing ceramic stores with an easy -to -use interface that support..

The goods pricing program

The goods pricing program is one of the UDN products and it carries out the process of pricing the p..

64 Số liệu kinh doanh quan trọng Công ty của bạn phải biết

Làm cách nào để quản lý một dự án như một chuyên gia trong môi trường làm việc ngày nay?..

Quản lý dự án Agile cho các dự án phi phần mềm: Tại sao và như thế nào

Mặc dù khái niệm quản lý dự án Agile thường được liên kết với các dự án phát triển phần mềm, nhưng n..

Làm thế nào để đá tuần đầu tiên của bạn với Quản lý tác vụ UDN Trong

Bạn đã tìm kiếm thị trường để tìm Công cụ quản lý dự án tốt nhất ngoài kia, và nó đã dẫn đến việc ch..

UDN store and store management program

It is an integrated sales system for recording revenues and expenses for the store or store and the ..

Liên hệ với chúng tôi

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, nhanh chóng, nhẹ và dễ sử dụng cho doanh nghiệp của mình? Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ!