Matricea Eisenhower: Cum să vă prioritizați lista de sarcini

rezumat

Eisenhower Matrix este un instrument de gestionare a sarcinilor care vă ajută să organizați și să acordați prioritate sarcinilor prin urgență și importanță. Folosind instrumentul, vă veți împărți sarcinile în patru cutii pe baza sarcinilor pe care le veți face mai întâi, sarcinile pe care le veți programa mai târziu, sarcinile pe care le veți delega și sarcinile pe care le veți șterge. În această piesă, vom explica cum să configurați o matrice Eisenhower și să furnizăm sfaturi pentru prioritizarea sarcinilor.

Efectuarea unei liste de sarcinieste primul pas spre a obține munca făcută. Dar cum determinați ce să abordăm mai întâi când nu aveți suficient timp pentru a face totul într-o singură zi? Cu o prioritizare eficientă, putețiCreșteți productivitateași să se asigure că cele mai urgente sarcini primesc o atenție imediată.

Eisenhower Matrix este un instrument de gestionare a sarcinilor care vă ajută să distingeți între sarcini urgente și importante, astfel încât să puteți stabili un flux de lucru eficient. În acest articol, vom explica cum să configurați o matrice Eisenhower și să furnizați sfaturi pentruPrioritizarea sarcinilor .

Care este Matricea Eisenhower?

Matricea Eisenhower este o modalitate de a organiza sarcini de urgență și importanță, astfel încât să puteți prioritiza în mod eficient munca cea mai importantă.

Dwight D. Eisenhower - cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite și un general de cinci stele în timpul celui de-al doilea război mondial - a prezentat ideea că ar duce mai târziu la Matricea Eisenhower. Într-un discurs din 1954, Eisenhower a citat un președinte universitar anonim când a spus: "Am două feluri de probleme, urgente și importante. Urgentele nu sunt importante, iar importantele nu sunt niciodată urgente ".

Stephen Covey, autorul lui , a luat cuvintele lui Eisenhower și le-a folosit pentru a dezvolta instrumentul de gestionare a sarcinilor acum populare, cunoscut sub numele de Matricea Eisenhower.

Matricea Eisenhower este, de asemenea, cunoscută sub numele de matricea de gestionare a timpului, cutia Eisenhower și matricea importantă de urgență. Acest instrument vă ajută să vă împărțiți sarcinile în patru categorii: sarcinile pe care le veți face mai întâi, sarcinile pe care le veți programa mai târziu, sarcinile pe care le veți delega și sarcinile pe care le veți șterge.

Cum să distingeți între sarcinile urgente și importante

Urgent și important pot părea ca cuvinte similare, dar atunci când le analizez în ceea ce privește principiul Eisenhower, diferența dintre cele două este crucială. Diferențierea între urgentă și importantă în matricea Eisenhower vă poate ajuta să identificați care sarcini ar trebui să sari și pe care sarcini ar putea fi mai bine manipulate de alți membri ai echipei.

Sarcini urgentenecesită atenția dvs. imediată. Când ceva este urgent, trebuie făcut acum și există consecințe clare dacă nu finalizați aceste sarcini într-un anumit calendar. Acestea sunt sarcini pe care nu le puteți evita, iar cu cât întârzieți aceste sarcini, cu atât mai multă stres veți experimenta, ceea ce poate duce laars .

Exemple de sarcini urgente pot include:

Finalizarea unui proiect cu o data scadenta de ultimul minut

Manipularea unei cereri urgente de client

Fixarea unei țevi blocate în apartamentul dvs.

Sarcini importantepoate să nu necesite atenția imediată, dar aceste sarcini vă ajută să vă atingețiobiective pe termen lung. Doar pentru că aceste sarcini sunt mai puțin urgente, nu înseamnă că nu contează. Va trebui să planificați cu grijă aceste sarcini, astfel încât să puteți utiliza resursele eficiente.

Exemple de sarcini importante pot include:

Planificarea unui proiect pe termen lung

Rețele profesionale pentru a construi o bază de clienți

Proiecte regulate de treburi și de întreținere

Odată ce știți cum să distingeți între sarcini urgente și importante, puteți începe să vă separați sarcinile în cele patru cadrane ale Matrixului Eisenhower.

Cele patru cadrane ale matricei Eisenhower

O listă lungă de sarcini se poate simți copleșitoare, dar scopul Matricei Eisenhower este de a trece prin aceste sarcini unul câte unul și de a le separa de cvadrant. Odată ce vă puteți vedea sarcinile în categoriile desemnate, veți putea să le programați și să realizați cea mai importantă lucrare.

QUADRANT 1: Do

Quadrantul este quadrantul "Do", și aici veți plasa orice sarcini atât urgente, cât și importante. Când vedeți o sarcină pe lista dvs. de sarcini care trebuie făcută acum, are consecințe clare și afectează obiectivele pe termen lung, puneți-o în acest cadran.

Nu ar trebui să existe nici o îndoială despre care sarcinile se încadrează în acest cvadrant, deoarece acestea sunt sarcinile care se află în fața minții voastre și vă subliniază cel mai mult.

QUADRANT 2: program

Quadrant Two este "programul" Quadrantul și acesta este locul în care veți pune orice sarcini care nu sunt urgente, dar sunt încă importante. Deoarece aceste sarcini afectează obiectivele pe termen lung, dar nu trebuie să se facă imediat, puteți programa aceste sarcini mai târziu.

Veți aborda aceste sarcini imediat după ce abordați sarcinile din Quadrant. Puteți utiliza diverseSfaturi de gestionare a timpuluipentru a vă ajuta să îndepliniți sarcinile din acest cadran. Unele strategii utile pot includePareto PrincipiusauMetoda Pomodoro. .

Quadrantul 3: delegat

Quadrantul trei este cvadrantul "delegat" și acesta este locul în care veți pune orice sarcini urgente, dar nu importante. Aceste sarcini trebuie completate acum, dar ele nu afectează obiectivele pe termen lung.

Pentru că nu aveți un atașament personal la aceste sarcini și probabil că nu necesită setul de calificări specifice pentru a finaliza, puteți delega aceste sarcini altor membri ai echipei dvs. Activitățile delegare este una dintre cele mai eficiente modalități de aGestionați volumul de lucruși oferă echipei dvs. posibilitatea de a-și extinde stabilit de competențe.

Quadrantul 4: Ștergeți

Odată ce ați trecut prin lista dvs. de sarcini și adăugați sarcini la primele trei cadrane, veți observa că o mână de sarcini sunt lăsate. Sarcinile rămase sunt sarcini care nu erau urgente sau importante.

Aceste distrageri neimportante, non-urgente, pur și simplu să fie pur și simplu în calea îndeplinirii obiectivelor. Plasați aceste elemente rămase pe lista dvs. de sarcini în cel de-al patrulea cvadrant, care este cvadrantul "Ștergere".

4 sfaturi pentru prioritizarea sarcinilor dvs.

Cea mai bună modalitate de a înțelege diferența dintre urgență și importanță este utilizarea matricei Eisenhower, dar vă puteți găsi în continuare lupte pentru a vă prioritiza sarcinile. Iată câteva sfaturi care vă pot ajuta cu prioritizarea pe măsură ce vă sortați sarcinile în fiecare cvadrant.

1. Codul de colorare Sarcinile dvs.

Codul de codare a sarcinilor dvs. este o tactică care vă poate ajuta să vizualizați elementele prioritare de înaltă calitate. Pe măsură ce treceți prin tineInstrumentul de liste de to-do, încercați să vă oferiți patru culori pe baza nivelului de prioritate. Utilizați codul după cum urmează:

Green = Elemente de prioritate cu cea mai mare măsură

Galben = cea mai mare prioritate

Albastru = cea mai mare prioritate

Roșu = nu o prioritate

Odată ce ați etichetat sarcinile dvs. după culoare, aceste culori se vor traduce direct în matricea dvs. Eisenhower. Sarcinile dvs. verzi sunt sarcinile dvs. "DO" pentru cvadrant. Sarcinile tale galbene sunt sarcinile dvs. "programate" pentru cvadrant doi. Sarcinile dvs. albastre sunt sarcinile dvs. "delegate" pentru cvadrant trei, iar sarcinile dvs. roșii sunt sarcinile dvs. de "ștergere" pentru patru.

2. Limitați sarcini la 10 pe cvadrant

Chiar dacă aveți o mulțime de sarcini pe lista dvs. de sarcini, încercați să vă limitați sarcinile la 10 articole pe cadran. Acest lucru va păstra matricea dvs. Eisenhower să devină aglomerate și copleșitoare.

Puteți face mai multe matrice, dar limitează lista de sarcini pentru a fi necesarăElementele de acțiunevă va asigura că începeți procesul de prioritizare fără timp de deșeuri.

3. Faceți liste personale și profesionale

O altă modalitate de a limita numărul de elemente de pe Matrixul Eisenhower este de a crea matrice separate pentru listele dvs. personale și profesionale.

Activitatea și sarcinile personale necesită diferite termene, resurse și metode și vor necesita probabil procese diferite de gândire. Pentru a vă gestiona eficient personalul șiObiective profesionale, va trebui să împărțiți și să cuceriți.

4. Eliminați, apoi prioritizați

Eliminați mai întâi sarcinile inutile pentru a prioritiza efectiv. Cu această strategie, veți adresa cadranului patru înainte de a trece la cadrane unu, doi și trei.

Pe măsură ce vă deplasați prin lista dvs. de sarcini, evaluați ce elemente ați scris pe care nu trebuie să fie acolo.

De fapt,60% din timpul nostruLa locul de muncă este cheltuit pentru a lucra despre lucruri de lucru, cum ar fi partajarea aprobărilor de stare sau urmărirea informațiilor. Dacă puteți zgâria rapid articolele, mergeți mai departe și faceți acest lucru. Acest lucru va accelera procesul de prioritizare și va trece probabil printr-o a doua rundă de eliminare pe capătul din spate.

Eisenhower Matrix Exemplu

Pentru a obține o mai bună înțelegere a ceea ce puteți pune în fiecare cadran al matricei dvs. Eisenhower, am continuat și am oferit câteva exemple pentru dvs. aici.

Exemple de sarcini pe care le puteți include în cvadrant 1:

Scrieți un post de bloguri de mâine

Finalizați o propunere de proiect

Răspundeți la e-mailurile clientului

Exemple de sarcini pe care le puteți include în cvadrant 2:

Înscrieți-vă la un curs de dezvoltare profesională

Participați la un eveniment de rețea

Adăugați îmbunătățiri unui proiect personal

Exemple de sarcini pe care le puteți include în cvadrant 3:

Încărcați mesajele blogului

Transcrierea notelor de întâlnire

Fielding de e-mailuri non-client

Exemple de sarcini pe care le puteți include în cvadrant 4:

Lucrează despre muncă

Participarea la o întâlnire de stare

Partajarea aprobărilor de stare

Amintiți-vă că este mai bine să aveți matrice separate pentru viața de muncă și la domiciliu, astfel încât să puteți aborda listele dvs. de sarcini utilizând metodele cele mai potrivite pentru timpul și locul.

Construiți Matricea Eisenhower cu instrumente de gestionare a sarcinilor

Sortarea prin lista dvs. de sarcini este cea mai grea parte a matricei Eisenhower, dar cu automatizarea, nu mai trebuie să faceți acest pas manual.

Utilizați software-ul de gestionare a sarcinilor pentru a determina care dintre sarcinile dvs. sunt de cea mai mare prioritate. Cu gestionarea sarcinilor, puteți categoriza, codul de culori și puteți delega sarcini pentru echipa dvs. Lăsați matricea Eisenhower să vă sporească productivitatea, astfel încât să vă puteți atinge obiectivele în mai puțin timp.