Az Eisenhower mátrix: hogyan lehet kiemelni a teendők listáját

Összefoglaló

Az Eisenhower Mátrix egy feladatkezelő eszköz, amely segít megszervezni és feladatok fontossági sorrendbe a sürgős és fontos. Az eszköz használata, akkor ossza meg feladatokat négy doboz alapuló feladatokat akkor ezt az első, a feladatokat akkor ütemezése később a feladatokat akkor ruházhatja át a feladatokat akkor törli. Ebben a darabban megmagyarázzuk, hogyan kell létrehozni egy Eisenhower mátrixot, és tippeket adhat a feladat prioritása érdekében.

A teendők listájaaz első lépés a munka befejezéséhez. De hogyan lehet meghatározni, hogy mi, hogy kezeljék az első, ha nincs elég ideje, hogy mindent egy nap? Hatékony prioritással, akkorNövelje a termelékenységetés biztosítsa, hogy a legsürgetőbb feladatok azonnali figyelmet kapjanak.

Az Eisenhower mátrix olyan feladatkezelő eszköz, amely segít megkülönböztetni a sürgős és fontos feladatok között, így hatékony munkafolyamatot hozhat létre. Ebben a cikkben megmagyarázzuk, hogyan kell létrehozni egy Eisenhower mátrixot, és tippeket biztosítunkFeladatfeldolgozás .

Mi az Eisenhower mátrix?

Az Eisenhower Mátrix egy módja annak, hogy megszervezi feladatok sürgős és fontos, így hatékonyan rangsorolni a legfontosabb munkája.

Dwight D. Eisenhower-az Egyesült Államok 34. elnöke és egy ötcsillagos tábornok a második világháború alatt - bemutatta azt az ötletet, amely később az Eisenhower mátrixhoz vezetne. Egy 1954-es beszédben Eisenhower idézett egy meg nem nevezett egyetemi elnököt, amikor azt mondta: "Kétféle problémám van, sürgős és fontos. A sürgős nem fontos, és a fontos soha nem sürgető. "

Stephen Covey, szerzője Vette Eisenhower szavait, és felhasználta őket, hogy fejlesszék az Eisenhower mátrix néven ismert ma most népszerű feladatkezelő eszközt.

Az Eisenhower mátrix az időgazdálkodási mátrix, az Eisenhower doboz és a sürgős-fontos mátrix néven ismert. Ez az eszköz segít megosztani feladatait négy kategóriába: a feladatok, amelyeket először meg fog tenni, a feladatok, amelyeket később ütemeznek, az átruált feladatok és a törölni kívánt feladatok.

Hogyan lehet megkülönböztetni a sürgős és fontos feladatok között

Sürgős és fontos lehet hasonló szavaknak, de az Eisenhower elve szempontjából elemezve, a kettő közötti különbség kulcsfontosságú. Az Eisenhower mátrixon belüli sürgős és fontos megkülönböztetés segíthet azonosítani, hogy mely feladatokra kell ugrani, és milyen feladatokat lehetne jobban kezelni más csapattagok.

Sürgős feladatokazonnali figyelmet igényel. Ha valami sürgős, akkor most meg kell tenni, és világos következményekkel járnak, ha nem teljesíti ezeket a feladatokat egy bizonyos idővonalon belül. Ezek olyan feladatok, amelyeket nem tudsz elkerülni, és minél hosszabb ideig késlelted ezeket a feladatokat, annál nagyobb a stressz, ami valószínűleg tapasztalható, ami vezethetkiég .

A sürgős feladatok példái lehetnek:

A projekt befejezése utolsó perces esedékességgel

Sürgős ügyfélkérés kezelése

A lakásban levő csövek rögzítése

Fontos feladatoknem igényel azonnali figyelmet, de ezek a feladatok segítenek elérniHosszútávú célok. Csak azért, mert ezek a feladatok kevésbé sürgősek, nem jelenti azt, hogy nem számítanak. Elgondolkodva meg kell terveznie ezeket a feladatokat, hogy hatékonyan használhatja erőforrásait.

Példák a fontos feladatokra:

Hosszú távú projekt tervezése

Professzionális hálózatépítés az ügyfélbázis létrehozásához

Rendszeres házimunkák és karbantartási projektek

Ha tudod, hogyan lehet megkülönböztetni a sürgős és fontos feladatokokat, elkezdheti elválasztani feladatait az Eisenhower mátrix négy negyedévé.

Az Eisenhower mátrix négy négyszöge

A feladatok hosszú feladatok listája túlnyomónak érezheti magát, de az Eisenhower mátrix célja az, hogy ezeket a feladatokat egyenként végezze el, és kvadránsokkal különítse el őket. Miután meglátogathatja feladatait a kijelölt kategóriájukban, képes lesz arra, hogy ütemezze őket, és teljesítse a legfontosabb munkát.

Quadrant 1: Do

Quadrant egyik a „do” negyedébe, és ez az, ahol akkor helyezzen el feladatokat, amelyek mind a sürgős és fontos. Ha látsz egy feladatot a teendők listáján, amelyet most meg kell tenni, egyértelmű következményekkel jár, és befolyásolja a hosszú távú céljait, helyezze el ebben a negyedben.

Nem lehet kérdés, hogy melyik feladat ebbe a negyedben, mert ezek azok a feladatok, amelyek az előtt a szem előtt, és valószínűleg hangsúlyozva téged a legjobban.

2. kvadráns: ütemezés

Quadrant kettő a „menetrend” negyedben, és ez az, ahol akkor helyezzen el feladatokat, amelyek nem sürgős, de még mindig jelentős. Mivel ezek a feladatok befolyásolják a hosszú távú célokat, de nem kell azonnal elvégezni, ezeket a feladatokat később ütemezheti.

Ezeket a feladatokat jobbra kezeli, miután megkönnyíti a feladatokat a kvadránsban. Használhat különbözőIdőgazdálkodási tippekAnnak érdekében, hogy segítsen elvégezni a típust ebben a negyedben. Néhány hasznos stratégia magában foglalhatja aPareto elvvagy aPomodoro módszer .

3. kvadráns: delegált

Quadrant három a „küldött” negyedébe, és ez az, ahol akkor helyezzen el feladatokat, amelyek sürgős, de nem fontos. Ezeket a feladatokat most ki kell fejezni, de nem befolyásolják a hosszú távú célokat.

Mert akkor nem személyes kötődés ezeket a feladatokat, és valószínűleg nem igényelnek az adott skill meg, hogy a teljes, akkor ruházhatja ezeket a feladatokat más tagjai a csapatnak. A feladatok átruházása az egyik leghatékonyabb módja annakA munkaterhelés kezeléseés adja meg a csapatnak lehetőséget arra, hogy bővítse készségét.

Quadrant 4: Törlés

Miután elmentél a teendők listáján, és hozzáadta a feladatokat az első három negyedhez, észre fogod venni, hogy egy maroknyi feladat marad. Az elvégzett feladatok olyan feladatok, amelyek nem sürgősek vagy fontosak voltak.

Ezek a jelentéktelen, nem sürgős zavarok egyszerűen eljutnak a célok elérésében. Helyezze ezeket a fennmaradó elemeket a negyedik negyedben a teendők listájára, amely a "Törlés" kvadráns.

4 tipp a feladatok prioritásához

A sürgősség és a jelentőség közötti különbség megértésének legjobb módja az Eisenhower mátrix használata, de még mindig úgy találja, hogy küzd, hogy rangsorolja a feladatokat. Íme néhány olyan tipp, amely segíthet a rangsorolásban, mivel minden egyes kvadránsban rendezi feladatait.

1. Színes kód A feladatok

Színkódolás A feladatok egy taktika, amely segíthet a kiemelt elemek megjelenítésében. Ahogy átmegy ato-do lista eszköz, Próbáld meg négy színt adni a prioritás szintje alapján. Használja a kódot az alábbiak szerint:

Zöld = legmagasabb prioritású elemek

Sárga = második legmagasabb prioritás

Kék = harmadik legmagasabb prioritás

Piros = nem prioritás

Miután megjelölte a feladatait színes, ezek a színek közvetlenül az Eisenhower mátrixhoz fordulnak. A zöld feladatok a "do" feladatok a kvadráns számára. A sárga feladatok a "ütemterv" feladatok a kvadránsok számára. A kék feladatok a „küldött” feladatokat negyedben három, és a piros feladatok a „törlés” feladatokat negyedben négy.

2. Korlátozza a feladatokat 10 évenként

Még akkor is, ha sok feladata van a teendők listáján, próbálja meg korlátozni a feladatait 10 darabra négyszögre. Ez megtartja az Eisenhower mátrixát, hogy zsúfolt és túlnyomóvá válik.

Több mátrixot hozhat létre, de korlátozza a feladatlistát a szükségesAkcióelemekGyőződjön meg róla, hogy a prioritási folyamatot megkezdi a hulladékot.

3. Személyes és szakmai to-do listák készítése

Egy másik módja, hogy korlátozza a tételek számát a Eisenhower mátrix létrehozásához külön mátrixok a személyes és a szakmai teendők.

A munkája és a személyes feladatok különböző idővonalakat, erőforrásokat és módszereket igényelnek, és valószínűleg különböző gondolkodási folyamatokat igényelnek. Annak érdekében, hogy hatékonyan kezelhesse személyes ésszakmai célok, meg kell osztania és meghódítania kell.

4. Távolítsa el, majd kiemelje

A felesleges feladatok megszüntetése elsősorban a hatékonyan prioritás. Ezzel a stratégiával négy kvadránsot fog kapni, mielőtt az egyik, kettő és három kvadránsok felé haladna.

Ahogy a teendők listáján áthúzódsz, értékeljük, milyen elemeket írtál le, amelyekre nincs szükség.

Valójában,Időnk 60% -aA munkahelyen dolgozik a munkákról olyan munkákról, mint a megosztási állapotengedélyek megosztása vagy az információk követése. Ha gyorsan megkarcolhatja az elemeket, menjen előre, és tegye meg. Ez felgyorsítja a prioritási folyamatot, és valószínűleg átmegy a hátsó végén egy második fordulóban.

Eisenhower mátrix példa

Ahhoz, hogy jobban megértsük, milyen feladatokat helyezhet el az Eisenhower Matrix minden egyes negyedében, előre haladtunk, és néhány példát adtunk Önnek itt.

Az alábbi feladatokra példaként említhetők 1:

Írjon egy blog hozzászólást holnap

Befejezze a projektjavaslatot

Válaszoljon az ügyfél e-mailjeire

Példák a 2. évre vonatkozó feladatokra:

Iratkozzon fel egy professzionális fejlesztési kurzusra

Vegyen részt egy hálózati eseményen

Adjon hozzá fejlesztéseket egy személyes projekthez

A 3-as években található feladatok példái 3:

Blogbejegyzések feltöltése

Találkozó jegyzetek átírása

A nem kliens e-mailek terepi

Példák a 4-es négyvágóra vonatkozó feladatokra:

Munka a munkáról

Állapotban való részvétel

Az állapotadók megosztása

Ne feledje, hogy a legjobb, ha a munka és az otthoni élet külön mátrixja van, így megoldhatja a teendők listáját az idő és a hely leginkább megfelelő módszerekkel.

Építsd meg az Eisenhower mátrixát a feladatkezelő eszközökkel

A teendők listáján való válogatás az Eisenhower mátrix legnehezebb része, de az automatizálással már nem kell manuálisan meg kell tennie ezt a lépést.

Használja a Feladatkezelő szoftvert annak meghatározásához, hogy melyik feladataik közül melyik a legmagasabb prioritás. A Feladatkezeléssel kategorizálhatja, színes kódot, és feladatokat küldhet a csapatához. Hagyja, hogy az Eisenhower mátrix növelje a termelékenységét, így kevesebb idő alatt elérheti céljait.