Η μήτρα Eisenhower: Πώς να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων

Περίληψη

Το Matrix Eisenhower είναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που σας βοηθά να οργανώσετε και να δώσετε προτεραιότητα στα καθήκοντα του επείγοντος και τη σημασία. Χρησιμοποιώντας το εργαλείο, θα διαιρέσετε τις εργασίες σας σε τέσσερα κιβώτια με βάση τις εργασίες που θα κάνετε πρώτα, οι εργασίες που θα προγραμματίσετε αργότερα, οι εργασίες που θα μεταβιβάσετε και οι εργασίες που θα διαγράψετε. Σε αυτό το κομμάτι, θα εξηγήσουμε πώς να δημιουργήσουμε μια μήτρα eisenhower και να παράσχουμε συμβουλές για την προτεραιότητα στην εργασία.

Κάνοντας μια λίστα υποχρεώσεωνείναι το πρώτο βήμα προς την εργασία. Αλλά πώς μπορείτε να καθορίσετε τι να αντιμετωπίσετε πρώτα όταν δεν έχετε αρκετό χρόνο για να κάνετε τα πάντα σε μια μέρα; Με την αποτελεσματική ιεράρχηση, μπορείτεΑυξήστε την παραγωγικότητά σαςκαι να βεβαιωθείτε ότι τα πιο επείγοντα καθήκοντά σας έχουν άμεση προσοχή.

Το Eisenhower Matrix είναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που σας βοηθά να διακρίνετε μεταξύ επείγουσας και σημαντικών καθηκόντων, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική ροή εργασίας. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε πώς να δημιουργήσουμε μια μήτρα eisenhower και να παράσχετε συμβουλές γιαΠροτεραιότητα εργασίας .

Ποια είναι η μήτρα του Eisenhower;

Η μήτρα του Eisenhower είναι ένας τρόπος για να οργανώσετε εργασίες από τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία, ώστε να μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα αποτελεσματικά την πιο σημαντική δουλειά σας.

Ο Dwight D. Eisenhower - ο 34ος Πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών και ένας στρατηγός πέντε αστέρων κατά τη διάρκεια του Β 'Παγκοσμίου Πολέμου παρουσίασε την ιδέα που αργότερα θα οδηγούσε στη μήτρα του Eisenhower. Σε μια ομιλία του 1954, ο Eisenhower ανέφερε ένα ανώνυμο πανεπιστήμιο πρόεδρο όταν είπε: "Έχω δύο είδη προβλημάτων, επείγοντα και σημαντικά. Το επείγον δεν είναι σημαντικό και οι σημαντικοί δεν είναι ποτέ επείγον. "

Stephen Covey, συγγραφέας του , πήρε τα λόγια του Eisenhower και τις χρησιμοποίησε για να αναπτύξει το τώρα δημοφιλές εργαλείο διαχείρισης εργασιών γνωστό ως Matrix Eisenhower.

Η μήτρα Eisenhower είναι επίσης γνωστή ως η μήτρα διαχείρισης χρόνου, το κιβώτιο Eisenhower και η επείγουσα σημαντική μήτρα. Αυτό το εργαλείο σας βοηθά να διαιρέσετε τα καθήκοντά σας σε τέσσερις κατηγορίες: Οι εργασίες που θα κάνετε πρώτα, τα καθήκοντα που θα προγραμματίσετε αργότερα, οι εργασίες που θα μεταβιβάσετε και οι εργασίες που θα διαγράψετε.

Πώς να γίνει διάκριση μεταξύ επειγόντων και σημαντικών καθηκόντων

Επείγουσα και σημαντική μπορεί να φαίνεται σαν παρόμοιες λέξεις, αλλά κατά την ανάλυση τους όσον αφορά την αρχή του Eisenhower, η διαφορά μεταξύ των δύο είναι ζωτικής σημασίας. Η διαφοροποίηση μεταξύ επείγουσας και σημαντικής εντός της μήτρας του Eisenhower μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ποια καθήκοντα θα πρέπει να μεταβείτε και ποια καθήκοντα μπορεί να αντιμετωπιστούν καλύτερα από άλλα μέλη της ομάδας.

Επείγουσες εργασίεςαπαιτούν την άμεση προσοχή σας. Όταν κάτι είναι επείγον, πρέπει να γίνει τώρα και υπάρχουν σαφείς συνέπειες αν δεν ολοκληρώσετε αυτά τα καθήκοντα μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα. Αυτά είναι τα καθήκοντα που δεν μπορείτε να αποφύγετε και όσο περισσότερο καθυστερείτε αυτές τις εργασίες, τόσο πιο άγχος θα εμφανιστεί πιθανώς, η οποία μπορεί να οδηγήσει σεξεφλουδίζω .

Παραδείγματα επειγόντων καθηκόντων μπορεί να περιλαμβάνουν:

Τελειώνοντας ένα έργο με ημερομηνία λήξης της τελευταίας στιγμής

Χειρίζοντας ένα επείγον αίτημα πελάτη

Προσδιορισμός ενός σπονδυλωτού σωλήνα στο διαμέρισμά σας

Σημαντικά καθήκονταμπορεί να μην απαιτούν άμεση προσοχή, αλλά αυτές οι εργασίες σας βοηθούν να επιτύχετε το δικό σαςμακροπρόθεσμοι στόχοι. Ακριβώς επειδή αυτά τα καθήκοντα είναι λιγότερο επείγοντα δεν σημαίνει ότι δεν έχουν σημασία. Θα χρειαστεί να σχεδιάσετε προσεκτικά για αυτά τα καθήκοντα, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τους πόρους σας.

Παραδείγματα σημαντικών καθηκόντων μπορεί να περιλαμβάνουν:

Σχεδιάζοντας ένα μακροπρόθεσμο έργο

Επαγγελματική δικτύωση για την κατασκευή μιας βάσης πελάτη

Τακτικές δουλειές και έργα συντήρησης

Μόλις ξέρετε πώς να διακρίνετε ανάμεσα σε επείγοντα και σημαντικά καθήκοντα, μπορείτε να αρχίσετε να διαχωρίζετε τα καθήκοντά σας στα τέσσερα τεταρτημόρια της μήτρας Eisenhower.

Τα τέσσερα τεταρτημόρια της μήτρας του Eisenhower

Μια μακροπρόθεσμη λίστα των εργασιών μπορεί να αισθανθεί συντριπτική, αλλά ο στόχος του Matrix του Eisenhower είναι να περάσει από αυτά τα καθήκοντα ένα προς ένα και να τους χωρίσει με τεταρτημόριο. Μόλις δείτε τις εργασίες σας στις καθορισμένες κατηγορίες τους, θα μπορείτε να τα προγραμματίσετε και να ολοκληρώσετε το πιο σημαντικό έργο σας.

Τεταρτημόριο 1: κάνει

Το τεταρτημόριο είναι το τεταρτημόριο "Do", και αυτό είναι όπου θα τοποθετήσετε καθήκοντα που είναι επείγοντα και σημαντικά. Όταν βλέπετε μια εργασία στη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να γίνει τώρα, έχει σαφείς συνέπειες και επηρεάζει τους μακροπρόθεσμους στόχους σας, τοποθετήστε το σε αυτό το τεταρτημόριο.

Δεν πρέπει να υπάρχει καμία ερώτηση σχετικά με τα καθήκοντα σε αυτό το τεταρτημόριο, διότι αυτά είναι τα καθήκοντα που βρίσκονται μπροστά στο μυαλό σας και σας υπογραμμίζουν περισσότερο.

Τεταρχείο 2: Πρόγραμμα

Το τεταρτημόριο δύο είναι το τεταρτημόριο "πρόγραμμα", και αυτό είναι όπου θα τοποθετήσετε καθήκοντα που δεν είναι επείγοντα, αλλά εξακολουθούν να είναι σημαντικά. Επειδή αυτές οι εργασίες επηρεάζουν τους μακροπρόθεσμους στόχους σας, αλλά δεν χρειάζεται να γίνουν αμέσως, μπορείτε να προγραμματίσετε αυτές τις εργασίες για αργότερα.

Θα αντιμετωπίσετε αυτά τα καθήκοντα αμέσως μετά την αντιμετώπιση των καθηκόντων στο τεταρτημόριο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφοραΣυμβουλές διαχείρισης χρόνουΓια να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τα καθήκοντα σε αυτό το τεταρτημόριο. Ορισμένες χρήσιμες στρατηγικές μπορεί να περιλαμβάνουν τοΑρχή του Pareή τοΜέθοδος Pomodoro .

Τεταρτημόριο 3: αντιπρόσωπος

Το τεταρτημόριο τρία είναι το "αντιπρόσωπο" τεταρτημόριο και αυτό είναι όπου θα τοποθετήσετε καθήκοντα που είναι επείγοντα αλλά όχι σημαντικά. Αυτά τα καθήκοντα πρέπει να ολοκληρωθούν τώρα, αλλά δεν επηρεάζουν τους μακροπρόθεσμους στόχους σας.

Επειδή δεν έχετε προσωπική προσκόλληση σε αυτά τα καθήκοντα και πιθανότατα δεν απαιτούν να ολοκληρώσετε το συγκεκριμένο σύνολο δεξιοτήτων σας, μπορείτε να μεταβιβάσετε αυτές τις εργασίες σε άλλα μέλη της ομάδας σας. Η ανάθεση των εργασιών είναι ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπουςΔιαχειριστείτε το φόρτο εργασίας σαςκαι δώστε την ομάδα σας την ευκαιρία να επεκτείνει το σύνολο δεξιοτήτων τους.

Τεταρχείο 4: Διαγραφή

Μόλις περάσετε από τη λίστα υποχρεώσεων και πρόσθετων καθηκόντων στα πρώτα τρία τεταρτημόρια, θα παρατηρήσετε ότι θα παραμείνουν μια χούφτα καθήκοντα. Τα καθήκοντα που απομένουν είναι καθήκοντα που δεν ήταν επείγοντα ή σημαντικά.

Αυτές οι ασήμαντες, μη επείγουσες περισπαστικές περισπασμούς απλώς παίρνουν τον τρόπο από εσάς να ολοκληρώσετε τους στόχους σας. Τοποθετήστε αυτά τα υπόλοιπα στοιχεία στη λίστα υποχρεώσεων σας στο τέταρτο τεταρτημόριο, το οποίο είναι το "Διαγραφή" τεταρτημόριο.

4 συμβουλές για την ιεράρχηση των καθηκόντων σας

Ο καλύτερος τρόπος για να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ του επείγοντος και της σημασίας είναι να χρησιμοποιήσετε το Matrix Eisenhower, αλλά μπορεί να βρεθείτε ακόμα να αγωνίζεστε να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας. Εδώ είναι μερικές συμβουλές που μπορούν να σας βοηθήσουν με την ιεράρχηση, καθώς ταξινομήσετε τις εργασίες σας σε κάθε τεταρτημόριο.

1. Χρώμα-κώδικα Οι εργασίες σας

Χρωματική κωδικοποίηση των εργασιών σας είναι μια τακτική που μπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε στοιχεία υψηλής προτεραιότητας. Καθώς περνάτε μέσα από το δικό σαςΕργαλείο λίστας για να κάνετε, δοκιμάστε να δώσετε στον εαυτό σας τέσσερα χρώματα με βάση το επίπεδο προτεραιότητας. Χρησιμοποιήστε τον κωδικό ως εξής:

Πράσινο = αντικείμενα υψηλής προτεραιότητας

Κίτρινο = δεύτερη υψηλότερη προτεραιότητα

Μπλε = τρίτη υψηλότερη προτεραιότητα

Κόκκινο = όχι προτεραιότητα

Μόλις επισημάνετε τις εργασίες σας με χρώμα, αυτά τα χρώματα θα μεταφράσουν απευθείας στο Matrix Eisenhower. Τα πράσινα καθήκοντά σας είναι τα καθήκοντά σας για το τεταρτημόριο ένα. Οι κίτρινες εργασίες σας είναι τα καθήκοντα "προγραμματισμού" για το τεταρτημόριο δύο. Οι μπλε εργασίες σας είναι οι εργασίες σας "αντιπροσώπου" για τα τεταρτημόρια τρία και τα κόκκινα καθήκοντά σας είναι τα "διαγράψουν" καθήκοντά σας για τεταρτημόρια τέσσερα.

2. Περιορίστε τα καθήκοντα στα 10 ανά τεταρτημόριο

Ακόμα κι αν έχετε πολλές εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων, προσπαθήστε να περιορίσετε τις εργασίες σας σε 10 στοιχεία ανά τεταρτημόριο. Αυτό θα κρατήσει το Matrix του Eisenhower να γίνει γεμάτος και συντριπτική.

Μπορείτε να κάνετε πολλές μήτρες, αλλά να περιορίζετε τη λίστα εργασιών σαςΣτοιχεία δράσηςΘα εξασφαλίσει ότι ξεκινάτε τη διαδικασία ιεράρχησης χωρίς να χάσετε.

3. Κάντε προσωπικές και επαγγελματικές λίστες για να κάνετε

Ένας άλλος τρόπος για να περιορίσει τον αριθμό των στοιχείων στο Eisenhower Matrix σας είναι να δημιουργήσετε ξεχωριστές μήτρες για την προσωπική και επαγγελματική σας λίστες.

Η εργασία σας και την προσωπική καθήκοντα που απαιτούν διαφορετικά χρονοδιαγράμματα, τους πόρους, και τις μεθόδους, και μάλλον θα απαιτούν διαφορετικές διαδικασίες της σκέψης, καθώς και. Για την αποτελεσματική διαχείριση των προσωπικών σας καιεπαγγελματικούς στόχους, Θα πρέπει να διαίρει και βασίλευε.

4. Εξάλειψη, τότε Προτεραιότητα

Την εξάλειψη των περιττών εργασιών πρώτη προτεραιότητα αποτελεσματικά. Με αυτή τη στρατηγική, θα αντιμετωπίσει τεταρτημόριο τέσσερις πριν από τη μετάβαση σε τεταρτημόρια ένα, δύο και τρία.

Όπως σας διαβάζω στα γρήγορα να-να κάνουμε λίστα σας, να αξιολογήσει τι στοιχεία έχετε γράψει κάτω από το οποίο δεν πρέπει να είναι εκεί.

Στην πραγματικότητα,60% του χρόνου μαςστην εργασία που δαπανάται για την εργασία σχετικά με την εργασία τα πράγματα όπως την ανταλλαγή εγκρίσεις κατάσταση ή σε συνέχεια των πληροφοριών. Αν μπορείτε γρήγορα να το μηδέν από τα στοιχεία, να προχωρήσει και να το πράξουν. Αυτό θα επιταχύνει τη διαδικασία ιεράρχησης, και τότε μάλλον θα περάσουν από ένα δεύτερο γύρο της αποβολής στο πίσω άκρο.

Eisenhower Matrix παράδειγμα

Για να πάρετε μια καλύτερη κατανόηση του τι εργασιών μπορείτε να τοποθετήσετε σε κάθε τεταρτημόριο του Eisenhower Matrix σας, έχουμε προχωρήσει και παρείχε μερικά παραδείγματα για σας εδώ.

Τα παραδείγματα των εργασιών που μπορεί να περιλαμβάνουν στο τεταρτημόριο 1:

Γράψτε μια θέση blog που οφείλεται αύριο

Τέλος για μια πρόταση έργου

Απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πελάτη

Τα παραδείγματα των εργασιών που μπορεί να περιλαμβάνουν στο τεταρτημόριο 2:

Εγγραφείτε για μια επαγγελματική πορεία ανάπτυξης

Παρακολουθείστε μια εκδήλωση δικτύωσης

Προσθέστε βελτιώσεις σε προσωπικό έργο

Τα παραδείγματα των εργασιών που μπορεί να περιλαμβάνουν στο τεταρτημόριο 3:

Ανεβάστε αναρτήσεις ιστολογίου

Μεταγραφή σημειώσεις συνάντηση

Γηπεδούχου emails μη-πελάτη

Τα παραδείγματα των εργασιών που μπορεί να περιλαμβάνουν στο τεταρτημόριο 4:

Οι εργασίες για το έργο

Να συμμετάσχει σε συνεδρίαση κατάσταση

Κοινή χρήση εγκρίσεις κατάσταση

Να θυμάστε ότι είναι καλύτερο να έχουν ξεχωριστές μήτρες για την εργασία και τη ζωή στο σπίτι, έτσι ώστε να μπορεί να αντιμετωπίσει σας τις λίστες χρησιμοποιώντας μεθόδους ταιριάζει καλύτερα για το χρόνο και τον τόπο.

Φτιάξτε Eisenhower Matrix σας με τα εργαλεία διαχείρισης έργου

Ταξινόμηση στη λίστα to-do σας είναι το πιο δύσκολο μέρος του Eisenhower Matrix, αλλά με την αυτοματοποίηση, δεν έχετε πλέον ανάγκη να κάνουμε αυτό το βήμα με το χέρι.

Χρησιμοποιήστε το λογισμικό διαχείρισης έργου για να καθοριστεί ποια από τις εργασίες σας είναι ύψιστη προτεραιότητα. Με τη διαχείριση των εργασιών, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε, χρώμα-code, και αναθέτει καθήκοντα στην ομάδα σας. Αφήστε το Eisenhower Matrix αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, ώστε να μπορείτε να επιτύχετε τους στόχους σας σε λιγότερο χρόνο.