Matriks Eisenhower: Cara memprioritaskan daftar tugas Anda
Ringkasan
Matriks Eisenhower adalah alat manajemen tugas yang membantu Anda mengatur dan memprioritaskan tugas dengan urgensi dan pentingnya. Menggunakan alat ini, Anda akan membagi tugas Anda menjadi empat kotak berdasarkan tugas yang akan Anda lakukan pertama kali, tugas yang akan Anda jadwalkan nanti, tugas yang akan Anda delegasikan, dan tugas yang akan Anda hapus. Dalam bagian ini, kami akan menjelaskan cara mengatur matriks Eisenhower dan memberikan tips untuk memprioritaskan tugas.
Membuat daftar yang harus dilakukanadalah langkah pertama menuju pekerjaan yang dilakukan. Tetapi bagaimana Anda menentukan apa yang harus ditangani terlebih dahulu ketika Anda tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan semuanya dalam satu hari? Dengan prioritas yang efektif, Anda bisaTingkatkan produktivitas Andadan memastikan bahwa tugas Anda yang paling mendesak mendapatkan perhatian segera.
Matriks Eisenhower adalah alat manajemen tugas yang membantu Anda membedakan antara tugas-tugas mendesak dan penting sehingga Anda dapat membuat alur kerja yang efisien. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara mengatur matriks Eisenhower dan memberikan tips untukPRIORITASI TUGAS .
Apa Matriks Eisenhower?
Matriks Eisenhower adalah cara untuk mengatur tugas dengan urgensi dan pentingnya, sehingga Anda dapat secara efektif memprioritaskan pekerjaan Anda yang paling penting.
Dwight D. Eisenhower-Presiden ke-34 Amerika Serikat dan jenderal bintang lima selama Perang Dunia II-mempresentasikan gagasan yang kemudian akan mengarah pada matriks Eisenhower. Dalam pidato 1954, Eisenhower mengutip seorang presiden universitas tanpa nama ketika dia berkata, "Saya memiliki dua jenis masalah, mendesak dan yang penting. Mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak. "
Stephen Covey, penulis , mengambil kata-kata Eisenhower dan menggunakannya untuk mengembangkan alat manajemen tugas yang sekarang populer yang dikenal sebagai matriks Eisenhower.
Matriks Eisenhower juga dikenal sebagai matriks manajemen waktu, kotak Eisenhower, dan matriks penting yang mendesak. Alat ini membantu Anda membagi tugas Anda menjadi empat kategori: tugas yang akan Anda lakukan pertama kali, tugas-tugas yang akan Anda jadwalkan nanti, tugas yang akan Anda delegasikan, dan tugas yang akan Anda hapus.
Cara membedakan antara tugas yang mendesak dan penting
Mendesak dan penting mungkin tampak seperti kata-kata yang sama, tetapi ketika menganalisisnya dalam hal prinsip Eisenhower, perbedaan antara keduanya sangat penting. Membedakan antara mendesak dan penting dalam matriks Eisenhower dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas mana yang harus Anda lompat dan tugas mana yang mungkin ditangani dengan lebih baik oleh anggota tim lainnya.
Tugas mendesakmembutuhkan perhatian langsung Anda. Ketika sesuatu mendesak, itu harus dilakukan sekarang, dan ada konsekuensi yang jelas jika Anda tidak menyelesaikan tugas-tugas ini dalam timeline tertentu. Ini adalah tugas yang tidak dapat Anda hindari, dan semakin lama Anda menunda tugas-tugas ini, semakin banyak stres yang mungkin akan Anda alami, yang dapat mengarah padaterbakar habis .
Contoh tugas mendesak dapat mencakup:
Menyelesaikan proyek dengan tanggal jatuh tempo menit terakhir
Menangani permintaan klien yang mendesak
Memperbaiki pipa yang rusak di apartemen Anda
Tugas Pentingmungkin tidak memerlukan perhatian segera, tetapi tugas-tugas ini membantu Anda mencapaitujuan jangka panjang. Hanya karena tugas-tugas ini kurang mendesak bukan berarti mereka tidak masalah. Anda harus merencanakan tugas-tugas ini sehingga Anda dapat menggunakan sumber daya Anda secara efisien.
Contoh tugas-tugas penting dapat meliputi:
Merencanakan proyek jangka panjang
Jaringan profesional untuk membangun basis klien
Pekerjaan dan Proyek Pemeliharaan Reguler
Setelah Anda tahu bagaimana membedakan antara tugas yang mendesak dan penting, Anda dapat mulai memisahkan tugas-tugas Anda menjadi empat kuadran dari matriks Eisenhower.
Empat kuadran dari matriks Eisenhower
Daftar tugas yang lama bisa dirasakan luar biasa, tetapi tujuan matriks Eisenhower adalah untuk menjalani tugas-tugas ini satu per satu dan memisahkan mereka dengan kuadran. Setelah Anda dapat melihat tugas-tugas Anda dalam kategori yang ditunjuk, Anda akan dapat menjadwalkannya dan menyelesaikan pekerjaan terpenting Anda.
Kuadran 1: lakukan
Kuadran adalah "DO" Quadrant, dan ini adalah tempat Anda akan menempatkan tugas apa pun yang mendesak dan penting. Ketika Anda melihat tugas dalam daftar tugas Anda yang harus dilakukan sekarang, memiliki konsekuensi yang jelas, dan memengaruhi tujuan jangka panjang Anda, letakkan di kuadran ini.
Seharusnya tidak ada pertanyaan tentang tugas-tugas mana yang termasuk dalam kuadran ini, karena ini adalah tugas-tugas yang ada di depan pikiran Anda dan kemungkinan akan membuat Anda paling sering membuat Anda stres.
Quadrant 2: Jadwal
Quadrant Dua adalah kuadran "jadwal", dan di sinilah Anda akan menempatkan tugas yang tidak mendesak tetapi masih penting. Karena tugas-tugas ini memengaruhi tujuan jangka panjang Anda tetapi tidak perlu segera dilakukan, Anda dapat menjadwalkan tugas-tugas ini untuk nanti.
Anda akan menangani tugas-tugas ini setelah Anda menangani tugas-tugas di kuadran. Anda dapat menggunakan berbagaiTips Manajemen WaktuUntuk membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas di kuadran ini. Beberapa strategi bermanfaat mungkin termasukPrinsip ParetoatauMetode Pomodoro .
Kuadran 3: Delegasi
Quadrant Three adalah kuadran "delegasi", dan di sinilah Anda akan menempatkan tugas apa pun yang mendesak tetapi tidak penting. Tugas-tugas ini harus diselesaikan sekarang, tetapi mereka tidak memengaruhi tujuan jangka panjang Anda.
Karena Anda tidak memiliki lampiran pribadi dengan tugas-tugas ini dan mereka kemungkinan tidak memerlukan keterampilan spesifik Anda untuk selesai, Anda dapat mendelegasikan tugas-tugas ini kepada anggota lain dari tim Anda. Delegasi tugas adalah salah satu cara paling efisien untukKelola beban kerja Andadan berikan tim Anda kesempatan untuk memperluas keahlian mereka.
Kuadran 4: Hapus
Setelah Anda melewati daftar tugas Anda dan menambahkan tugas ke tiga kuadran pertama, Anda akan melihat bahwa segelintir tugas tersisa. Tugas yang tersisa adalah tugas-tugas yang tidak mendesak atau penting.
Gangguan tidak penting dan tidak penting ini hanya menghalangi Anda mencapai tujuan Anda. Tempatkan item yang tersisa ini pada daftar tugas Anda di kuadran keempat, yang merupakan "Hapus" kuadran.
4 Tips untuk Memprioritaskan Tugas Anda
Cara terbaik untuk memahami perbedaan antara urgensi dan kepentingan adalah menggunakan matriks Eisenhower, tetapi Anda mungkin masih menemukan diri Anda berjuang untuk memprioritaskan tugas Anda. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dengan prioritas saat Anda mengurutkan tugas Anda di setiap kuadran.
1. Kode warna tugas Anda
Color-coding Tugas Anda adalah taktik yang dapat membantu Anda memvisualisasikan item prioritas tinggi. Saat Anda melewati Andato-do daftar alat, coba beri diri Anda empat warna berdasarkan tingkat prioritas. Gunakan kode sebagai berikut:
Hijau = item prioritas tertinggi
Kuning = Prioritas tertinggi kedua
Biru = prioritas tertinggi ketiga
Merah = bukan prioritas
Setelah Anda memberi label tugas Anda dengan warna, warna-warna ini akan langsung diterjemahkan ke matriks Eisenhower Anda. Tugas hijau Anda adalah tugas "DO" Anda untuk kuadran. Tugas kuning Anda adalah tugas "jadwal" Anda untuk Quadrant Dua. Tugas Biru Anda adalah tugas "delegasi" Anda untuk Quadrant Three, dan tugas merah Anda adalah tugas "Hapus" Anda untuk Quadrant Four.
2. Batasi tugas hingga 10 per kuadran
Bahkan jika Anda memiliki banyak tugas dalam daftar tugas yang harus Anda lakukan, cobalah untuk membatasi tugas Anda hingga 10 item per kuadran. Ini akan membuat matriks Eisenhower Anda menjadi berantakan dan luar biasa.
Anda dapat membuat beberapa matriks, tetapi membatasi daftar tugas Anda untuk yang diperlukanbarang Aksiakan memastikan Anda memulai proses prioritas tanpa waktu untuk dibuang.
3. Buat daftar untuk dilakukan pribadi dan profesional
Cara lain untuk membatasi jumlah item pada matriks Eisenhower Anda adalah membuat matriks terpisah untuk daftar yang harus dilakukan secara pribadi dan profesional.
Tugas pekerjaan dan pribadi Anda membutuhkan garis waktu, sumber daya, dan metode yang berbeda, dan kemungkinan akan memerlukan proses pemikiran yang berbeda juga. Untuk secara efektif mengelola pribadi danTujuan profesional, Anda harus membagi dan menaklukkan.
4. Hilangkan, lalu prioritaskan
Hilangkan tugas yang tidak perlu terlebih dahulu untuk memprioritaskan secara efektif. Dengan strategi ini, Anda akan mengatasi kuadran empat sebelum pindah ke kuadran satu, dua, dan tiga.
Saat Anda membaca skim melalui daftar tugas Anda, nilai barang apa yang telah Anda tulis yang tidak perlu ada di sana.
Faktanya,60% dari waktu kitaDi tempat kerja dihabiskan untuk bekerja tentang pekerjaan - hal-hal seperti berbagi persetujuan status atau menindaklanjuti informasi. Jika Anda dapat dengan cepat menggaruki item, lanjutkan dan lakukan. Ini akan mempercepat proses prioritas, dan Anda kemungkinan akan melalui putaran kedua eliminasi di bagian belakang.
Eisenhower Matrix Contoh.
Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tugas-tugas apa yang mungkin Anda tempatkan di setiap kuadran matriks Eisenhower Anda, kami telah pergi ke depan dan memberikan beberapa contoh untuk Anda di sini.
Contoh tugas yang dapat Anda sertakan dalam Quadrant 1:
Tulis posting blog besok
Selesaikan proposal proyek
Tanggapi email klien
Contoh tugas yang dapat Anda sertakan dalam Quadrant 2:
Mendaftar untuk kursus pengembangan profesional
Hadiri acara jaringan
Tambahkan perbaikan pada proyek pribadi
Contoh tugas yang dapat Anda sertakan dalam Quadrant 3:
Unggah posting blog.
Mencatat pertemuan transkrip.
Fielding Email Non-Client
Contoh tugas yang dapat Anda sertakan dalam Quadrant 4:
Bekerja tentang pekerjaan
Menghadiri pertemuan status
Berbagi Persetujuan Status
Ingatlah bahwa yang terbaik adalah memiliki matriks terpisah untuk pekerjaan dan kehidupan rumah sehingga Anda dapat mengatasi daftar tugas Anda menggunakan metode yang paling cocok untuk waktu dan tempat.
Bangun matriks Eisenhower Anda dengan alat manajemen tugas
Menyortir melalui daftar tugas Anda adalah bagian tersulit dari matriks Eisenhower, tetapi dengan otomatisasi, Anda tidak perlu lagi melakukan langkah ini secara manual.
Gunakan perangkat lunak manajemen tugas untuk menentukan tugas mana yang memiliki prioritas tertinggi. Dengan manajemen tugas, Anda dapat mengkategorikan, kode warna, dan mendelegasikan tugas ke tim Anda. Biarkan matriks Eisenhower meningkatkan produktivitas Anda sehingga Anda dapat mencapai tujuan Anda dalam waktu yang lebih singkat.
