La matrice Eisenhower: come dare la priorità alla tua lista di cose da fare
Sommario
La matrice Eisenhower è uno strumento di gestione delle attività che ti aiuta a organizzare e dare la priorità alle attività per urgenza e importanza. Usando lo strumento, dividirai le tue attività in quattro caselle in base alle attività che farai per prima cosa, le attività verranno pianificate per dopo, le attività che delegherai e le attività cancellerai. In questo pezzo, spiegheremo come impostare una matrice di Eisenhower e forniremo i suggerimenti per la priorità del compito.
Fare una lista delle cose da fareè il primo passo verso il lavoro a termine. Ma come determina cosa affrontare prima quando non hai abbastanza tempo per fare tutto in un giorno? Con una priorità efficace, puoiAumenta la tua produttivitàe assicurarsi che i tuoi compiti più urgenti ottengano un'attenzione immediata.
La matrice Eisenhower è uno strumento di gestione delle attività che ti aiuta a distinguere tra compiti urgenti e importanti in modo da poter stabilire un flusso di lavoro efficiente. In questo articolo, spiegheremo come impostare una matrice di Eisenhower e fornire suggerimenti perPriorità attività .
Qual è la matrice di Eisenhower?
La matrice Eisenhower è un modo per organizzare compiti per urgenza e importanza, in modo da poter in modo efficace la priorità al lavoro più importante.
Dwight D. Eisenhower: il 34 ° presidente degli Stati Uniti e un generale a cinque stelle durante la seconda guerra mondiale ha presentato l'idea che in seguito porterebbe alla matrice di Eisenhower. In un discorso del 1954, Eisenhower ha citato un presidente universitario senza nome quando disse: "Ho due tipi di problemi, l'urgente e l'importante. L'urgente non è importante, e l'importante non è mai urgente. "
Stephen Covey, autore di , ha preso le parole di Eisenhower e li ha usati per sviluppare lo strumento di gestione dei compiti ora popolare noto come la matrice di Eisenhower.
La matrice di Eisenhower è anche conosciuta come la matrice di gestione del tempo, la scatola Eisenhower e la matrice urgente-importante. Questo strumento ti aiuta a dividere i tuoi compiti in quattro categorie: le attività che eseguiranno per prima cosa, i compiti pianificati per dopo, i compiti che delegherai e le attività cancellerai.
Come distinguere tra compiti urgenti e importanti
Urgente e importante può sembrare parole simili, ma quando li analizzano in termini di principio di Eisenhower, la differenza tra i due è cruciale. Differenziare tra urgente e importante all'interno della matrice di Eisenhower può aiutarti a identificare quali compiti dovresti saltare su e quali compiti potrebbero essere gestiti meglio da altri membri del team.
Compiti urgentirichiedere la tua attenzione immediata. Quando qualcosa è urgente, deve essere fatto ora e ci sono conseguenze chiare se non completi queste attività entro una certa timeline. Queste sono attività che non puoi evitare e più a lungo ritardi queste attività, più lo stress probabilmente avrete un'esperienza, che può portare abruciato .
Esempi di compiti urgenti possono includere:
Finire un progetto con una data di scadenza dell'ultimo minuto
Gestire una richiesta di cliente urgente
Fissare un tubo Busted nel tuo appartamento
Compiti importantipotrebbe non richiedere un'attenzione immediata, ma queste attività ti aiutano a raggiungere il tuoobiettivi a lungo termine. Solo perché questi compiti sono meno urgenti non significa che non importa. Avrai bisogno di pianificare pensierosamente per questi compiti in modo da poter utilizzare le risorse in modo efficiente.
Esempi di compiti importanti possono includere:
Pianificazione di un progetto a lungo termine
Networking professionale per costruire una base di clienti
Faccende regolari e progetti di manutenzione
Una volta che sai come distinguere tra compiti urgenti e importanti, puoi iniziare a separare i tuoi compiti nei quattro quadranti della matrice di Eisenhower.
I quattro quadranti della matrice di Eisenhower
Un elenco di attività lunghe da fare può sentirsi travolgente, ma l'obiettivo della matrice di Eisenhower è di passare attraverso questi compiti uno per uno e separarli per quadrante. Una volta che puoi vedere i tuoi compiti nelle loro categorie designate, sarai in grado di programmarli e realizzare il tuo lavoro più importante.
Quadrante 1: Do
Quadrante è il quadrante "Do", ed è qui che inserirai qualsiasi attività urgente che importante. Quando vedi un'attività sulla tua lista di cose da fare che deve essere fatta ora, ha conseguenze chiare e influenza i tuoi obiettivi a lungo termine, posizionarlo in questo quadrante.
Non ci dovrebbe essere una domanda su quali compiti cadono in questo quadrante, perché questi sono i compiti che sono davanti alla tua mente e sono probabilmente sottolineando di più.
Quadrante 2: programma
Quadrante due è il quadrante "Schedule", ed è qui che inserirai qualsiasi attività che non sono urgenti ma sono ancora importanti. Poiché questi compiti influenzano i tuoi obiettivi a lungo termine, ma non devono essere eseguiti subito, è possibile pianificare queste attività per dopo.
Affrontarai queste attività subito dopo aver affrontato i compiti nel quadrante. Puoi usare variSuggerimenti per la gestione del tempoPer aiutarti a realizzare i compiti in questo quadrante. Alcune strategie utili possono includere ilPrincipio di Paretoo ilMetodo Pomodoro .
Quadrante 3: Delegate
Quadrant Three è il quadrante "Delegate", ed è qui che inserirai qualsiasi attività urgente ma non importante. Queste attività devono essere completate ora, ma non influenzano i tuoi obiettivi a lungo termine.
Poiché non hai un allegato personale a questi compiti e probabilmente non richiedono il completamento della tua abilità specifica, puoi delegare queste attività ad altri membri del tuo team. Le attività di delegazione sono uno dei modi più efficienti perGestisci il tuo carico di lavoro.E dai alla tua squadra l'opportunità di espandere il loro set di abilità.
Quadrante 4: Elimina
Una volta che hai attraversato la tua lista di cose da fare e ha aggiunto compiti ai primi tre quadranti, noterai che una manciata di compiti è rimasta. I compiti rimasti sono compiti che non erano urgenti o importanti.
Queste distrazioni non importanti e non urgenti stanno semplicemente ostacolandoti per raggiungere i tuoi obiettivi. Posiziona questi articoli rimanenti sulla tua lista di cose da fare nel quarto quadrante, che è il quadrante "Elimina".
4 Suggerimenti per dare priorità ai tuoi compiti
Il modo migliore per capire la differenza tra urgenza e importanza è usare la matrice di Eisenhower, ma potresti ancora trovarti lottando per dare la priorità ai tuoi compiti. Ecco alcuni suggerimenti che possono aiutarti con la prioritizzazione mentre ordinano i tuoi compiti in ogni quadrante.
1. Color-Code I tuoi compiti
Color-codifica Le tue attività è una tattica che può aiutarti a visualizzare oggetti ad alta priorità. Come vai attraverso il tuoStrumento elenco to-do, prova a darti quattro colori in base al livello di priorità. Utilizzare il codice come segue:
Green = Articoli più alti prioritari
Giallo = seconda priorità più alta
BLU = la terza priorità più alta
Rosso = non una priorità
Una volta che hai etichettato i tuoi compiti per colore, questi colori si tradurranno direttamente nella tua matrice di Eisenhower. Le tue attività verdi sono le tue attività "do" per Quadrant One. Le tue attività gialle sono le tue attività "pianificate" per il quadrante due. Le tue attività blu sono le tue attività "delegate" per Quadrant Tre, e le tue attività rosse sono le tue attività "Elimina" per Quadrant Four.
2. Limitare le attività a 10 per quadrante
Anche se hai un sacco di compiti sulla tua lista di cose da fare, prova a limitare i tuoi compiti a 10 articoli per quadrante. Ciò manterrà la tua matrice di Eisenhower dal diventare ingombra e schiacciante.
Puoi fare più matrici, ma limitando il tuo elenco attività al necessarioArticoli d'azioneAssicurati di iniziare il processo di prioritizzazione senza tempo da sprecare.
3. Crea elenchi personali e professionali
Un altro modo per limitare il numero di elementi sulla tua matrice di Eisenhower è creare matrici separate per le tue liste personali e professionali.
I tuoi compiti di lavoro e personali richiedono tempi diversi, risorse e metodi, e probabilmente richiederanno anche diversi processi di pensiero. Al fine di gestire efficacemente il tuo personale eobiettivi professionali, dovrai dividere e conquistare.
4. Eliminare, quindi priorità
Elimina i compiti non necessari prima di dare la priorità in modo efficace. Con questa strategia, affronterai Quadrante quattro prima di passare a Quadranti uno, due e tre.
Mentre scivola con la tua lista di cose da fare, valuti quali oggetti hai scritto che non c'è bisogno di essere lì.
Infatti,60% del nostro tempoAl lavoro viene speso per il lavoro sul lavoro - cose come condivisione delle approvazioni di stato o di seguito di informazioni. Se riesci a grattare rapidamente gli oggetti, andare avanti e farlo. Ciò accelererà il processo di prioritizzazione, e probabilmente passerai attraverso un secondo round di eliminazione sul retro.
Eisenhower Matrix Esempio
Per ottenere una migliore comprensione di quali compiti è possibile posizionare in ogni quadrante della tua matrice di Eisenhower, siamo andati avanti e abbiamo fornito alcuni esempi per te qui.
Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 1:
Scrivi un post del blog dovuto domani
Termina una proposta di progetto
Rispondere alle e-mail dei clienti
Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 2:
Iscriviti per un corso di sviluppo professionale
Partecipa a un evento di rete
Aggiungi miglioramenti a un progetto personale
Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 3:
Carica i post del blog
Trascrizione delle note della riunione
Email di messaggi non client
Esempi di attività che potresti includere nel quadrante 4:
Lavorare sul lavoro
Assistere a un incontro di stato
Condivisione delle approvazioni dello stato
Ricorda che è meglio avere matrici separate per lavoro e vita domestica in modo da poter affrontare le tue liste di cose da fare usando i metodi più adatti per il tempo e il posto.
Costruisci la tua matrice di Eisenhower con strumenti di gestione delle attività
L'ordinamento tramite la tua lista di cose da fare è la parte più difficile della matrice di Eisenhower, ma con automazione, non è più necessario eseguire questo passaggio manualmente.
Utilizzare il software di gestione delle attività per determinare quale dei tuoi compiti è di più alta priorità. Con la gestione delle attività, è possibile classificare, codice colore e delegare attività al team. Lascia che la matrice di Eisenhower aumenti la tua produttività in modo da poter raggiungere i tuoi obiettivi in meno tempo.
