La matrice Eisenhower: Comment prioriser votre liste de choses à faire
Sommaire
La matrice Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui vous aide à organiser et à hiérarchiser les tâches d'urgence et d'importance. À l'aide de l'outil, vous diviserez vos tâches en quatre cases en fonction des tâches que vous effectuez en premier, les tâches que vous planifiez ultérieurement, les tâches que vous déléguerez et les tâches que vous supprimerez. Dans cette pièce, nous expliquerons comment mettre en place une matrice Eisenhower et fournir des conseils pour la priorisation des tâches.
Faire une liste à faire est la première étape vers le travail. Mais comment déterminez-vous quoi pour aborder d'abord lorsque vous n'avez pas assez de temps pour tout faire en une journée? Avec hiérarchisation efficace, vous pouvez augmenter votre productivité et veiller à ce que vos tâches les plus urgentes reçoivent une attention immédiate.
La matrice Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui vous aide à distinguer des tâches urgentes et importantes afin que vous puissiez établir un flux de travail efficace. Dans cet article, nous expliquerons comment mettre en place une matrice Eisenhower et fournir des conseils pour priorisation des tâches .
Quelle est la matrice Eisenhower?
La matrice Eisenhower est un moyen d'organiser des tâches d'urgence et d'importance, afin que vous puissiez donner la priorité à votre travail le plus important.
Dwight D. Eisenhower - le 34e président des États-Unis et un général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale - ont présenté l'idée qui conduirait plus tard à la matrice Eisenhower. Dans un discours de 1954, Eisenhower a cité un président de l'université sans nom lorsqu'il a déclaré: «J'ai deux types de problèmes, l'urgent et l'important. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents. "
Stephen Covey, auteur de , a pris les mots d'Eisenhower et les utilisa pour développer l'outil de gestion de tâches maintenant populaire appelé Matrix Eisenhower.
La matrice Eisenhower est également appelée matrice de gestion de temps, la boîte Eisenhower et la matrice urgente-importante. Cet outil vous aide à diviser vos tâches en quatre catégories: les tâches que vous ferez en premier, les tâches que vous planifiez ultérieurement, les tâches que vous déléguerez et les tâches que vous supprimerez.
Comment distinguer les tâches urgentes et importantes
Urgent et important peut sembler être des mots similaires, mais lorsqu'ils les analysent en termes de principe Eisenhower, la différence entre les deux est cruciale. La différenciation entre urgent et important dans la matrice Eisenhower peut vous aider à identifier les tâches que vous devez sauter et quelles tâches pourraient être mieux traitées par d'autres membres de l'équipe.
Tâches urgentes exiger votre attention immédiate. Lorsque quelque chose est urgent, cela doit être fait maintenant, et il y a des conséquences claires si vous ne remplissez pas ces tâches dans un certain calendrier. Ce sont des tâches que vous ne pouvez pas éviter, et plus vous retardez ces tâches, plus vous aurez stressé, ce que vous vivez probablement, ce qui peut conduire à Burnout .
Des exemples de tâches urgentes peuvent inclure:
Finition d'un projet avec une date d'échéance de dernière minute
Traitement d'une demande de clientèle urgente
Fixer un tuyau cassé dans votre appartement
Tâches importantes peut ne pas nécessiter une attention immédiate, mais ces tâches vous aident à atteindre votre objectifs à long terme . Ce n'est pas parce que ces tâches sont moins urgentes ne signifie pas qu'elles ne comptent pas. Vous devrez planifier pensivement à ces tâches afin que vous puissiez utiliser vos ressources efficacement.
Des exemples de tâches importantes peuvent inclure:
Planifier un projet à long terme
Réseautage professionnel pour créer une clientèle
Projets de tâches et de maintenance réguliers
Une fois que vous savez comment distinguer les tâches urgentes et importantes, vous pouvez commencer à séparer vos tâches dans les quatre quadrants de la matrice Eisenhower.
Les quatre quadrants de la matrice Eisenhower
Une liste de tâches longues à faire peut se sentir accablante, mais l'objectif de la matrice Eisenhower est de passer par ces tâches un par un et de les séparer par quadrant. Une fois que vous pouvez voir vos tâches dans leurs catégories désignées, vous pourrez les planifier et accomplir votre travail le plus important.
Quadrant 1: faire
Quadrant One est le quadrant "faire", et c'est là que vous placez toutes les tâches urgentes et importantes. Lorsque vous voyez une tâche sur votre liste de tâches à faire qui doit être effectuée maintenant, a des conséquences claires et affecte vos objectifs à long terme, placez-le dans ce quadrant.
Il ne devrait y avoir aucune question sur lesquelles les tâches relèvent de ce quadrant, car ce sont les tâches qui sont à l'avant de votre esprit et que vous sortez probablement le plus.
Quadrant 2: horaire
Le quadrant Deux est le quadrant "calendrier", et c'est là que vous placez toutes les tâches qui ne sont pas urgentes mais toujours importantes. Étant donné que ces tâches affectent vos objectifs à long terme mais que vous n'avez pas besoin d'être effectué tout de suite, vous pouvez planifier ces tâches pour plus tard.
Vous aborderez ces tâches juste après avoir abordé les tâches en quadrant un. Vous pouvez utiliser divers Conseils de gestion du temps[dix]pour vous aider à accomplir les tâches dans ce quadrant. Certaines stratégies utiles peuvent inclure la Pareto principe ou la Pomodoro Méthode .
Quadrant 3: Déléguer
Quadrant Trois est le quadrant "délégué", et c'est là que vous placez des tâches urgentes mais pas importantes. Ces tâches doivent être complétées maintenant, mais elles n'affectent pas vos objectifs à long terme.
Parce que vous n'avez pas de pièce jointe personnelle à ces tâches et n'exigeons probablement pas que votre compétence spécifique soit complète, vous pouvez déléguer ces tâches à d'autres membres de votre équipe. Les tâches de délégation sont l'une des méthodes les plus efficaces de Gérez votre charge de travail Et donnez à votre équipe la possibilité d'élargir leurs compétences.
Quadrant 4: Supprimer
Une fois que vous avez suivi votre liste de tâches et que vous avez ajouté des tâches aux trois premiers quadrants, vous remarquerez qu'une poignée de tâches sont laissées. Les tâches restantes sont des tâches qui n'étaient pas urgentes ou importantes.
Ces distractions sans importance et non urgentes sont simplement en train d'obtenir vos objectifs. Placez ces éléments restants sur votre liste de tâches à faire dans le quatrième quadrant, qui est le quadrant «Supprimer».
4 conseils pour la priorité à vos tâches
La meilleure façon de comprendre la différence entre urgence et importance consiste à utiliser la matrice Eisenhower, mais vous vous retrouverez peut-être en difficulté pour hiérarchiser vos tâches. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider avec la priorisation lorsque vous triez vos tâches dans chaque quadrant.
1. Color-Code Vos tâches
Color-Codage de vos tâches est une tactique qui peut vous aider à visualiser des éléments à haute priorité. Comme vous traversez votre outil de liste à faire , essayez de vous donner quatre couleurs basées sur le niveau de priorité. Utilisez le code comme suit:
Vert = des éléments de priorité les plus élevés
Jaune = deuxième priorité la plus élevée
Bleu = troisième priorité la plus élevée
Rouge = pas une priorité
Une fois que vous avez étiqueté vos tâches par couleur, ces couleurs traduiront directement votre matrice Eisenhower. Vos tâches vertes sont vos tâches «faire» pour le quadrant un. Vos tâches jaunes sont vos tâches "calendrier" pour le quadrant deux. Vos tâches bleues sont vos tâches «déléguées» pour le quadrant trois, et vos tâches rouges sont vos tâches «Supprimer» pour Quatre Quatre.
2. Limiter les tâches à 10 par quadrant
Même si vous avez beaucoup de tâches sur votre liste de tâches à faire, essayez de limiter vos tâches à 10 articles par quadrant. Cela gardera votre matrice Eisenhower de devenir encombré et accablant.
Vous pouvez créer plusieurs matrices, mais limiter votre liste de tâches à nécessaire éléments d'action S'assurera que vous commencez le processus de priorisation sans perte de temps.
3. Faites des listes personnelles et professionnelles à faire
Une autre façon de limiter le nombre d'éléments sur votre matrice Eisenhower est de créer des matrices distinctes pour vos listes personnelles et professionnelles.
Votre travail et vos tâches personnelles nécessitent différents délais, ressources et méthodes, et ils nécessiteront probablement différents processus de pensée. Afin de gérer efficacement votre personnel et objectifs professionnels[dix], vous devrez diviser et conquérir.
4. Éliminer, puis hiérarchiser
Éliminez d'abord les tâches inutiles pour hiérarchiser efficacement. Avec cette stratégie, vous allez adresser le quadrant quatre avant de passer à des quadrants un, deux et trois.
Lorsque vous parcourez votre liste de tâches, évaluez les éléments que vous avez écrits qui n'ont pas besoin d'être là.
En réalité, 60% de notre temps Au travail est dépensé sur le travail des choses de travail, telles que le partage des approbations de statut ou des informations suivantes. Si vous pouvez rapidement gratter des objets, allez-y et faites-le. Cela accélérera le processus de hiérarchisation et vous passerez probablement par une deuxième série d'élimination à l'arrière.
Eisenhower MATRIX Exemple
Pour mieux comprendre les tâches que vous pouvez placer dans chaque quadrant de votre matrice Eisenhower, nous avons suivi certains exemples pour vous ici.
Exemples de tâches que vous pouvez inclure dans le quadrant 1:
Écrivez un article de blog pour demain
Terminer une proposition de projet
Répondre aux courriels des clients
Exemples de tâches que vous pouvez inclure dans le quadrant 2:
Inscrivez-vous à un cours de développement professionnel
Assister à un événement de réseautage
Ajouter des améliorations à un projet personnel
Exemples de tâches que vous pouvez inclure dans le quadrant 3:
Télécharger des poteaux de blog
Notes de transcription de la réunion
Fielding Courriels non clients
Exemples de tâches que vous pouvez inclure dans le quadrant 4:
Travailler sur le travail
Assister à une réunion de statut
Partage d'approbations de statut
N'oubliez pas qu'il est préférable d'avoir des matrices séparées pour le travail et la vie à la maison afin que vous puissiez aborder vos listes de tâches à l'aide de méthodes les mieux adaptées à l'heure et au lieu.
Construisez votre matrice Eisenhower avec des outils de gestion des tâches
Le tri de votre liste de tâches est la partie la plus difficile de la matrice Eisenhower, mais avec l'automatisation, vous n'avez plus besoin de faire cette étape manuellement.
Utilisez un logiciel de gestion de tâches pour déterminer laquelle de vos tâches est de la plus haute priorité. Avec la gestion des tâches, vous pouvez classer, coder-code et déléguer des tâches à votre équipe. Laissez la matrice Eisenhower augmenter votre productivité afin que vous puissiez atteindre vos objectifs en moins de temps.
