A matriz Eisenhower: Como priorizar sua lista de tarefas

Resumo

A matriz Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda você a organizar e priorizar tarefas por urgência e importância. Usando a ferramenta, você dividirá suas tarefas em quatro caixas com base nas tarefas que fará primeiro, as tarefas que você agendará mais tarde, as tarefas que você delegará e as tarefas que você excluirá. Nesta peça, vamos explicar como configurar uma matriz de Eisenhower e fornecer dicas para a priorização da tarefa.

Fazendo uma lista de tarefasé o primeiro passo para fazer o trabalho. Mas como você determina o que resolver primeiro quando você não tem tempo suficiente para fazer tudo em um dia? Com priorização eficaz, você podeAumente sua produtividadee assegure-se de que suas tarefas mais urgentes obtenham atenção imediata.

A matriz Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda a distinguir entre tarefas urgentes e importantes para que você possa estabelecer um fluxo de trabalho eficiente. Neste artigo, vamos explicar como configurar uma matriz de Eisenhower e fornecer dicas parapriorização da tarefa. .

Qual é a matriz de Eisenhower?

A matriz Eisenhower é uma maneira de organizar tarefas por urgência e importância, para que você possa efetivamente priorizar seu trabalho mais importante.

Dwight D. Eisenhower - O 34º Presidente dos Estados Unidos e um general de cinco estrelas durante a Segunda Guerra Mundial apresentaria a ideia que mais tarde levaria à matriz de Eisenhower. Em um discurso de 1954, Eisenhower citou um presidente universitário sem nome quando ele disse: "Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente ".

Stephen Covey, autor de , levou as palavras de Eisenhower e as usou para desenvolver a ferramenta de gerenciamento de tarefas agora popular conhecida como a matriz Eisenhower.

A matriz de Eisenhower também é conhecida como a matriz de gerenciamento de tempo, a caixa Eisenhower e a matriz importante urgente. Esta ferramenta ajuda a dividir suas tarefas em quatro categorias: as tarefas que você fizer primeiro, as tarefas que você agendará mais tarde, as tarefas que você delegará e as tarefas que você excluirá.

Como distinguir entre tarefas urgentes e importantes

Urgente e importante pode parecer palavras semelhantes, mas ao analisá-los em termos do princípio do Eisenhower, a diferença entre os dois é crucial. Diferenciação entre urgência e importante dentro da matriz Eisenhower pode ajudá-lo a identificar quais tarefas você deve saltar e quais tarefas podem ser melhor manipuladas por outros membros da equipe.

Tarefas urgentesexigem sua atenção imediata. Quando algo é urgente, ele deve ser feito agora, e há consequências claras se você não concluir essas tarefas dentro de uma determinada linha do tempo. Estas são tarefas que você não pode evitar, e quanto mais você atrasar essas tarefas, mais estresse você provavelmente experimentará, o que pode levar aesgotamento .

Exemplos de tarefas urgentes podem incluir:

Terminando um projeto com uma data de vencimento de última hora

Manipulando uma solicitação de cliente urgente

Corrigindo um tubo preso no seu apartamento

Tarefas importantespode não exigir atenção imediata, mas essas tarefas ajudam você a alcançar o seuObjetivos de longo prazo. Só porque essas tarefas são menos urgentes não significa que não importam. Você precisará planejar pensativamente para essas tarefas para que você possa usar seus recursos de forma eficiente.

Exemplos de tarefas importantes podem incluir:

Planejando um projeto de longo prazo

Rede profissional para construir uma base de clientes

Projetos regulares de tarefas e manutenção

Depois de saber como distinguir entre tarefas urgentes e importantes, você pode começar a separar suas tarefas para os quatro quadrantes da matriz Eisenhower.

Os quatro quadrantes da matriz de Eisenhower

Uma longa lista de tarefas pode se sentir esmagadora, mas o objetivo da matriz de Eisenhower é passar por essas tarefas uma a uma e separá-las pelo quadrante. Depois de ver suas tarefas em suas categorias designadas, você poderá agendá-las e realizar seu trabalho mais importante.

Quadrante 1: fazer

Quadrante Um é o quadrante "Do", e é aqui que você colocará qualquer tarefa que forem urgentes e importantes. Quando você vê uma tarefa na sua lista de tarefas que deve ser feito agora, tem consequências claras e afeta seus objetivos de longo prazo, colocá-lo neste quadrante.

Não deve haver dúvida sobre quais tarefas caírem neste quadrante, porque estas são as tarefas que estão na frente de sua mente e provavelmente estão te estressando mais.

Quadrante 2: Agenda

Quadrante dois é o quadrante "Agenda", e é aqui que você colocará qualquer tarefa que não sejam urgentes, mas ainda são importantes. Como essas tarefas afetam seus objetivos de longo prazo, mas não precisam ser feitos imediatamente, você pode agendar essas tarefas para mais tarde.

Você enfrentará essas tarefas logo depois de enfrentar as tarefas no quadrante. Você pode usar váriosDicas de gerenciamento de tempopara ajudá-lo a realizar as tarefas neste quadrante. Algumas estratégias úteis podem incluir oPrincípio de Paretoou oMétodo de Pomodoro. .

Quadrante 3: Delegado

Quadrante Três é o quadrante "delegado", e é aqui que você colocará qualquer tarefa urgente, mas não é importante. Essas tarefas devem ser concluídas agora, mas não afetam seus objetivos de longo prazo.

Como você não tem um anexo pessoal a essas tarefas e eles provavelmente não exigem que seu conjunto de habilidades específico seja concluído, você pode delegar essas tarefas para outros membros da sua equipe. Delegação de tarefas é uma das maneiras mais eficientes deGerencie sua carga de trabalhoe dar a sua equipe a oportunidade de expandir seu conjunto de habilidades.

Quadrante 4: Excluir

Depois de passar pela sua lista de tarefas e adicionar tarefas aos três primeiros quadrantes, você notará que um punhado de tarefas sobrando. As tarefas sobras são tarefas que não eram urgentes ou importantes.

Estas distrações sem importância, não urgentes estão simplesmente ficando no caminho de você realizar seus objetivos. Coloque esses itens restantes na sua lista de tarefas no quarto quadrante, que é o quadrante "Excluir".

4 dicas para priorizar suas tarefas

A melhor maneira de entender a diferença entre a urgência e a importância é usar a matriz Eisenhower, mas você ainda pode se tornar lutando para priorizar suas tarefas. Aqui estão algumas dicas que podem ajudá-lo com priorização à medida que você classificar suas tarefas em cada quadrante.

1. Código de cor suas tarefas

Codificação de cores Suas tarefas é uma tática que pode ajudá-lo a visualizar itens de alta prioridade. Como você passa pelo seuferramenta de lista de tarefasTente dar-se quatro cores com base no nível de prioridade. Use o código da seguinte maneira:

Verde = itens de prioridade mais altos

Amarelo = segunda maior prioridade

Azul = terceira prioridade mais alta

Vermelho = não é uma prioridade

Depois de rotular suas tarefas por cores, essas cores serão traduzidas diretamente para sua matriz de Eisenhower. Suas tarefas verdes são suas tarefas "fazer" para o quadrante um. Suas tarefas amarelas são suas tarefas "agendamento" para o quadrante dois. Suas tarefas azuis são suas tarefas "delegadas" para o quadrante três, e suas tarefas vermelhas são suas tarefas "Excluir" para o quadrante quatro.

2. Limite de tarefas a 10 por quadrante

Mesmo se você tiver muitas tarefas na sua lista de tarefas, tente limitar suas tarefas a 10 itens por quadrante. Isso manterá sua matriz de Eisenhower de se tornar confuso e esmagador.

Você pode fazer várias matrizes, mas limitando sua lista de tarefas a ser necessárioitens de açãoGarantirá que você esteja começando o processo de priorização sem tempo para desperdiçar.

3. Faça listas pessoais e profissionais de tarefas

Outra maneira de limitar o número de itens em sua matriz Eisenhower é criar matrizes separadas para suas listas pessoais e profissionais de tarefas.

Seu trabalho e tarefas pessoais requerem diferentes cronogramas, recursos e métodos, e eles provavelmente exigirão diferentes processos de pensamento também. A fim de gerenciar efetivamente o seu pessoal eobjetivos profissionais, você precisará dividir e conquistar.

4. Eliminar e, em seguida, priorizar

Eliminar tarefas desnecessárias primeiro para priorizar efetivamente. Com esta estratégia, você vai abordar o quadrante quatro antes de passar para quadrantes um, dois e três.

Como você desliza através da sua lista de tarefas, avalie quais itens você escreveu que não precisa estar lá.

Na verdade,60% do nosso tempoNo trabalho é gasto no trabalho sobre coisas de trabalho, como compartilhar aprovações de status ou acompanhamento de informações. Se você puder arranhar rapidamente itens, vá em frente e faça isso. Isso acelerará o processo de priorização, e você provavelmente passará por uma segunda rodada de eliminação no back-end.

Eisenhower matriz exemplo

Para obter uma melhor compreensão de quais tarefas você pode colocar em cada quadrante da sua matriz de Eisenhower, fomos em frente e fornecemos alguns exemplos para você aqui.

Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 1:

Escreva um post no blog devido amanhã

Termine uma proposta de projeto

Responda a e-mails do cliente

Exemplos de tarefas que você pode incluir no Quadrante 2:

Inscreva-se para um curso de desenvolvimento profissional

Participar de um evento de rede

Adicione melhorias a um projeto pessoal

Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 3:

Carregar postagens do blog.

TRANSCRIPÇÃO DE NOTAS DE REUNIÃO

E-mails não-cliente em campo

Exemplos de tarefas que você pode incluir no quadrante 4:

Trabalhar sobre o trabalho

Participando de uma reunião de status

Compartilhando aprovações de status

Lembre-se que é melhor ter matrizes separadas para trabalho e vida doméstica para que você possa resolver o seu listas de tarefas usando métodos mais adequados para o tempo e lugar.

Construa a sua Matrix Eisenhower com ferramentas de gerenciamento de tarefas

Triagem através de sua lista de coisas a fazer é a parte mais difícil do Matrix Eisenhower, mas com a automação, você não precisa mais fazer esta etapa manualmente.

Use um software de gerenciamento de tarefas para determinar qual das suas tarefas são de maior prioridade. Com gerenciamento de tarefas, você pode categorizar, cor-código, e delegar tarefas a sua equipe. Deixe o Matrix Eisenhower aumentar a sua produtividade para que você possa atingir seus objetivos em menos tempo.