Matrix Eisenhower: як визначити пріоритети списку справ

Резюме

Matrix Eisenhower - це інструмент керування завданнями, який допомагає вам організувати та визначити пріоритети завдань за терміном та важливістю. Використовуючи інструмент, ви розділите свої завдання на чотири коробки на основі завдань, які ви будете робити першими, завданнями, які ви плануєте пізніше, завдань, які ви будете делегувати, та завдання, які ви видаляєте. У цій частині ми пояснимо, як встановити матрицю Eisenhower і надавати поради щодо пріоритетів завдання.

Створення спискує першим кроком до отримання роботи. Але як ви визначаєте, що вирішувати спочатку, коли у вас немає достатньо часу, щоб зробити все за один день? З ефективною пріоритетою, ви можетепідвищити продуктивністьі забезпечити, щоб ваші найважливіші завдання отримати негайну увагу.

Matrix Eisenhower - це інструмент керування завданнями, який допомагає розрізняти невідкладні та важливі завдання, щоб ви могли встановити ефективний робочий процес. У цій статті ми пояснимо, як налаштувати матрицю Eisenhower і надавати поради дляПріоритетність завдання .

Що таке матриця Eisenhower?

Матриця Eisenhower є способом організації завдань за терміном та важливістю, тому ви можете ефективно визначити вашу найважливішу роботу.

Dwight D. Eisenhower-34-го президента Сполучених Штатів та п'ятизіркових генерал під час Другої світової війни - представив ідею, яка пізніше призведе до матриці Ейзенхаура. У 1954 році Ейзенхауер цитувала безнадійний президент університету, коли він сказав: "У мене є два види проблем, актуальні та важливі. Термінові не важливі, і важливі ніколи не є актуальними.

Стівен Коув, автор , взяв слова Ейзенхаура і використовували їх для розробки найпопулярніших інструментів управління завданнями, відомим як матриця EISENHOER.

Матриця EISENHOWER також відома як матриця управління часом, коробка EISENHOWER, а також важлива матриця. Цей інструмент допомагає розділити свої завдання на чотири категорії: завдання, які ви будете робити, завданнями, які ви плануєте пізніше, завдань, які ви делегували, та завдання, які ви видалите.

Як відрізнити термінові та важливі завдання

Термінові та важливі можуть здатися подібними словами, але при аналізі їх з точки зору принципу Ейзенхауча, різниця між двома є вирішальним. Диференціювання між терміновими та важливими в межах Matrix Eisenhower може допомогти вам визначити, які завдання ви повинні стрибати, і які завдання можуть бути краще оброблені іншими членами команди.

Термінові завданняПотрібна ваша негайна увага. Коли щось терміново, це повинно бути зроблено зараз, і є чіткі наслідки, якщо ви не виконуєте ці завдання в межах певної часової шкали. Це завдання, які ви не можете уникати, і чим довше ви затримуєте ці завдання, тим більше стрес ви, швидше за все, це може призвести довигоріти .

Приклади термінових завдань можуть включати:

Закінчуючи проект з останньою хвилиною

Обробка термінового запиту клієнта

Фіксація труби у вашій квартирі

Важливі завданняне може вимагати негайної уваги, але ці завдання допоможуть вам досягти свогоДовгострокові цілі. Просто тому, що ці завдання менш терміново не означає, що вони не мають значення. Вам потрібно буде задумливо планувати ці завдання, щоб ви могли ефективно використовувати свої ресурси.

Приклади важливих завдань можуть включати:

Планування довгострокового проекту

Професійна мережа для побудови клієнтської бази

Регулярні роботи та технічне обслуговування

Як тільки ви знаєте, як розрізняти невідкладні та важливі завдання, ви можете почати розділяти свої завдання в чотири квадранти матриці Ейзенхаура.

Чотири квадранти матриці Eisenhower

Довгий дохід до списку завдань може відчувати себе переважним, але мета матриці Eisenhower - пройти ці завдання один за одним і відокремлювати їх квадрантом. Після того, як ви можете побачити свої завдання у своїх призначених категоріях, ви зможете запланувати їх та виконувати найважливішу роботу.

Квадрант 1: робити

Quadrant One - "DO" квадрант, і саме там ви будете розміщувати будь-які завдання, які є нагальними та важливими. Коли ви побачите завдання у списку справ, який повинен бути зроблений зараз, має чіткі наслідки, і впливає на ваші довгострокові цілі, розмістіть його в цьому квадранті.

Не повинно бути ніякого питання про те, які завдання потрапляють у цей квадрант, тому що це завдання, які знаходяться на передній частині вашого розуму, і, швидше за все, підкреслюють вас.

Квадрант 2: графік

Quadrant Two - "Розклад" квадрант, і саме там ви розміщуєте будь-які завдання, які не є терміновими, але все ще важливі. Оскільки ці завдання впливають на ваші довгострокові цілі, але не потрібно робити відразу, ви можете запланувати ці завдання пізніше.

Ви вирішите ці завдання відразу після вирішення завдань у квадранті. Ви можете використовувати різніПоради щодо управління часомЩоб допомогти вам виконати завдання в цьому квадранті. Деякі корисні стратегії можуть включатиПарето принципабоМетод POMODORO .

Квадрант 3: делегат

Квадрант Три - "делегат" квадрант, і саме там ви розмістите будь-які завдання, але не важливі. Ці завдання повинні бути завершені зараз, але вони не впливають на ваші довгострокові цілі.

Оскільки у вас немає особистого прикріплення до цих завдань, і вони, ймовірно, не вимагають, щоб ваш специфічний навичок, який потрібно заповнити, ви можете делегувати ці завдання іншим членам вашої команди. Делегаційні завдання є одним з найбільш ефективних способівКеруйте робочим навантаженнямІ дайте свою команду можливість розширити свій навик.

Квадрант 4: Видалити

Після того, як ви перейшли до списку справ та доданих завдань до перших трьох квадрантів, ви помітите, що жменька завдань залишається. Завдання, що залишилися, - це завдання, які не були терміновими або важливими.

Ці неважливі, нетермічні відволікання просто потрапляють у спосіб виконання ваших цілей. Помістіть ці інші елементи у списку справ у четвертому квадранті, який є "видаленим" квадрантом.

4 Поради щодо визначення пріоритетів ваших завдань

Найкращий спосіб зрозуміти різницю між актуальністю та важливістю полягає в тому, щоб використовувати матрицю Eisenhower, але ви все ще можете знайти, щоб ви могли визначити пріоритети ваших завдань. Ось кілька порад, які можуть допомогти вам у визначенні пріоритетів, як ви сортувати свої завдання в кожному квадранті.

1. Колір-код Ваші завдання

Коробка кодування ваших завдань - це тактика, яка допоможе вам візуалізувати високі пріоритетні елементи. Як ви йдете через вашІнструмент до списку, спробуйте дати собі чотири кольори на основі рівня пріоритету. Використовуйте код наступним чином:

Green = Найвищі пріоритетні елементи

Жовтий = другий - найвищий пріоритет

Синій = третій - найвищий пріоритет

Red = не пріоритет

Після того, як ви позначили свої завдання за кольором, ці кольори безпосередньо перекладуть на матрицю Eisenhower. Ваші зелені завдання - це завдання "робити" для квадранту. Ваші жовті завдання - це завдання "Розклад" для квадранту двох. Ваші блакитні завдання - це завдання "делегат" для квадрантного трьох, а ваші червоні завдання - це ваші "видалення" завдань для квадранту чотири.

2. Обмежте завдання до 10 до квадранта

Навіть якщо у вас є багато завдань у вашому списку справ, спробуйте обмежити свої завдання до 10 пунктів на квадрант. Це буде тримати вашу матрицю Eisenhower від захаращення та переважного.

Ви можете зробити декілька матриць, але обмеження списку завдань до необхідногоЕлементи дійгарантує, що ви починаєте процес визначення пріоритетів без часу витрачати.

3. Зробіть особисті та професійні списки до

Інший спосіб обмежити кількість предметів на матриці Eisenhower - створити окремі матриці для ваших особистих та професійних списках.

Ваша робота та особисті завдання вимагають різних термінів, ресурсів та методів, і вони, швидше за все, вимагатимуть різні думки. Для того, щоб ефективно керувати вашим особистим іПрофесійні цілі, Вам потрібно буде розділити і завоювати.

4. Усуньте, потім пріоритети

Спочатку усуньте непотрібні завдання, щоб ефективно визначити пріоритетність. За допомогою цієї стратегії ви будете звертатися до квадранту чотири, перш ніж рухатися до квадрантів один, два, і три.

Як ви знімаєте список до-справ, оцініть, які елементи ви записали, що не потрібно бути там.

Насправді,60% нашого часуНа роботі витрачається на роботу про роботу, як поділитися статусом схвалення або після інформації про інформацію. Якщо ви можете швидко подряпати елементи, йдіть уперед і зробити це. Це прискорить процес визначення пріоритетів, і ви, швидше за все, вийде через другий тур ліквідації на задньому кінці.

Приклад матриці Eisenhower

Щоб отримати краще розуміння того, які завдання ви можете розмістити в кожному квадранті вашої матриці Eisenhower, ми пройшли вперед і надали вам кілька прикладів для вас тут.

Приклади завдань, які ви можете включити в квадрант 1:

Напишіть пост блогу завтра

Закінчити пропозицію проекту

Відповісти на електронні листи клієнта

Приклади завдань, які ви можете включати в квадранті 2:

Зареєструйтеся для професійного курсу розвитку

Відвідувати мережеву подію

Додати поліпшення особистого проекту

Приклади завдань, які ви можете включити в квадрант 3:

Завантажте публікації блогу

Примітки щодо відповідності

Електронна пошта не-клієнта

Приклади завдань, які ви можете включити в квадрант 4:

Робота про роботу

Відвідування зустрічі статусу

Спільний стан схвалення статусу

Пам'ятайте, що найкраще мати окремі матриці для роботи та домашнього життя, щоб ви могли вирішити свої списки, використовуючи методи, які найкраще підходять для часу та місця.

Створіть свою матрицю Eisenhower за допомогою інструментів керування завданнями

Сортування за допомогою вашого списку справ є найважча частина матриці Eisenhower, але з автоматикою, вам більше не потрібно робити цей крок вручну.

Використовуйте програмне забезпечення для керування завдань, щоб визначити, які з ваших завдань мають найвищий пріоритет. Завдяки керуванню завдань, ви можете класифікувати, колір-код та делегат завдань у вашій команді. Нехай матриця Eisenhower збільшує вашу продуктивність, щоб ви могли досягти своїх цілей за менший час.