Eisenhower Matrix: Sådan prioriterer du din opgaveliste

Resumé

Eisenhower Matrix er et opgavehåndteringsværktøj, der hjælper dig med at organisere og prioritere opgaver ved uopsættelighed og betydning. Ved hjælp af værktøjet vil du dele dine opgaver i fire bokse baseret på opgaverne, du vil gøre først, de opgaver, du vil planlægge for senere, de opgaver, du vil delegere, og de opgaver, du vil slette. I dette stykke vil vi forklare, hvordan vi opretter en Eisenhower Matrix og giver tips til opgave prioritering.

Gør en opgavelisteer det første skridt i retning af at få arbejdet udført. Men hvordan bestemmer du, hvad du skal tackle først, når du ikke har tid nok til at gøre alt på en dag? Med effektiv prioritering kan duForøg din produktivitetog sikre, at dine mest presserende opgaver får øjeblikkelig opmærksomhed.

Eisenhower Matrix er et opgavehåndteringsværktøj, der hjælper dig med at skelne mellem presserende og vigtige opgaver, så du kan etablere en effektiv workflow. I denne artikel vil vi forklare, hvordan vi opretter en Eisenhower Matrix og giver tips tilOpgave prioritering .

Hvad er Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix er en måde at organisere opgaver ved uopsættelighed og betydning, så du kan effektivt prioritere dit vigtigste arbejde.

Dwight D. Eisenhower-den 34. præsident for USA og en femstjernet general under anden verdenskrig, præsenterede ideen, der senere ville føre til Eisenhower Matrix. I en tale fra 1954 citerede Eisenhower en navngivet universitetspræsident, da han sagde: "Jeg har to slags problemer, det presserende og det vigtige. Det presserende er ikke vigtige, og de vigtige er aldrig presserende. "

Stephen Covey, forfatter af , tog Eisenhowers ord og brugte dem til at udvikle det nu-populære opgavehåndteringsværktøj kendt som Eisenhower Matrix.

Eisenhower Matrix er også kendt som Time Management Matrix, Eisenhower Box og den presserende vigtige matrix. Dette værktøj hjælper dig med at opdele dine opgaver i fire kategorier: de opgaver, du vil gøre først, de opgaver, du vil planlægge for senere, de opgaver, du vil delegere, og de opgaver, du vil slette.

Sådan skelner du mellem presserende og vigtige opgaver

Urgent og vigtigt kan virke som lignende ord, men når man analyserer dem med hensyn til Eisenhower-princippet, er forskellen mellem de to afgørende. Differentiering mellem presserende og vigtig inden for Eisenhower Matrix kan hjælpe dig med at identificere hvilke opgaver du skal hoppe på, og hvilke opgaver der kan håndteres bedre af andre holdmedlemmer.

Uopsættelige opgaverkræver din øjeblikkelige opmærksomhed. Når noget er presserende, skal det gøres nu, og der er klare konsekvenser, hvis du ikke gennemfører disse opgaver inden for en bestemt tidslinje. Disse er opgaver, du ikke kan undgå, og jo længere du forsinker disse opgaver, desto mere stress vil du sandsynligvis opleve, hvilket kan føre tilbrænde ud .

Eksempler på uopsættelige opgaver kan omfatte:

Afslutning af et projekt med en sidste minut forfaldsdato

Håndtering af en presserende klientanmodning

Fastsættelse af et busted rør i din lejlighed

Vigtige opgaverMå ikke kræve øjeblikkelig opmærksomhed, men disse opgaver hjælper dig med at nå dinLangsigtede mål. Bare fordi disse opgaver er mindre uopsættelige, betyder det ikke, at de ikke betyder noget. Du skal omhyggeligt planlægge for disse opgaver, så du kan bruge dine ressourcer effektivt.

Eksempler på vigtige opgaver kan omfatte:

Planlægger et langsigtet projekt

Professionel netværk for at opbygge en klientbase

Regelmæssige opgaver og vedligeholdelsesprojekter

Når du først ved, hvordan man skelner mellem presserende og vigtige opgaver, kan du begynde at adskille dine opgaver i de fire kvadranter i Eisenhower Matrix.

De fire kvadranter i Eisenhower Matrix

En lang række opgaver af opgaver kan føle sig overvældende, men målet med Eisenhower Matrix er at gennemgå disse opgaver en efter en og adskille dem af kvadrant. Når du først kan se dine opgaver i deres udpegede kategorier, vil du være i stand til at planlægge dem og nå dit vigtigste arbejde.

Quadrant 1: Gør

Quadrant One er "do" kvadranten, og det er her, hvor du vil placere nogen opgaver, der både er presserende og vigtige. Når du ser en opgave på din opgaveliste, der skal gøres nu, har klare konsekvenser og påvirker dine langsigtede mål, læg det i denne kvadrant.

Der bør ikke være noget spørgsmål om, hvilke opgaver der falder ind i denne kvadrant, fordi det er de opgaver, der er på forsiden af ​​dit sind og sandsynligvis understreger dig mest ud.

QUADRANT 2: TAX

Kvadrant to er "skema" kvadranten, og det er her, hvor du vil placere eventuelle opgaver, der ikke er presserende, men er stadig vigtige. Fordi disse opgaver påvirker dine langsigtede mål, men ikke behøver at blive gjort med det samme, kan du planlægge disse opgaver til senere.

Du vil tackle disse opgaver lige efter at du tackler opgaverne i Quadrant One. Du kan bruge forskelligeTime Management Tips.for at hjælpe dig med at udføre opgaverne i denne kvadrant. Nogle nyttige strategier kan omfattePareto-princippet.eller denPomodoro metode. .

QUADRANT 3: Delegat

Quadrant Three er den "delegerede" kvadrant, og det er her, hvor du vil placere eventuelle opgaver, der er presserende, men ikke vigtige. Disse opgaver skal udfyldes nu, men de påvirker ikke dine langsigtede mål.

Fordi du ikke har en personlig tilknytning til disse opgaver, og de sandsynligvis ikke kræver, at din specifikke færdighedssæt til at fuldføre, kan du delegere disse opgaver til andre medlemmer af dit team. Delegerende opgaver er en af ​​de mest effektive måder atAdministrer din arbejdsbyrdeog giv dit team mulighed for at udvide deres færdighedssæt.

QUADRANT 4: Slet

Når du har gået igennem din opgaveliste og tilføjede opgaver til de første tre kvadranter, vil du bemærke, at en håndfuld opgaver er tilbage. De opgaver, der er tilbage, er opgaver, der ikke var presserende eller vigtige.

Disse ubetydelige, ikke-presserende distraktioner kommer simpelthen i vejen for at du udfører dine mål. Placer disse resterende genstande på din opgaveliste i fjerde kvadrant, hvilket er "Slet" kvadranten.

4 tips til at prioritere dine opgaver

Den bedste måde at forstå forskellen på uopsættelighed og betydning er at bruge Eisenhower Matrix, men du kan stadig finde dig selv at kæmpe for at prioritere dine opgaver. Her er nogle tips, der kan hjælpe dig med prioritering, når du sorterer dine opgaver i hver kvadrant.

1. Farvekode dine opgaver

Farvekodning Dine opgaver er en taktik, der kan hjælpe dig med at visualisere højt prioriterede elementer. Som du går gennem dinTil-do liste værktøj, prøv at give dig selv fire farver baseret på niveau af prioritet. Brug koden som følger:

Grøn = højeste prioriterede elementer

Gul = næsthøjeste prioritet

Blå = tredje højeste prioritet

Rød = ikke en prioritet

Når du har mærket dine opgaver efter farve, vil disse farver direkte oversætte til din Eisenhower Matrix. Dine grønne opgaver er dine "gør" opgaver for kvadrant en. Dine gule opgaver er dine "tidsplan" opgaver for kvadrant to. Dine blå opgaver er dine "delegerede" opgaver for kvadrant tre, og dine røde opgaver er dine "slet" opgaver for kvadrant fire.

2. Begræns opgaver til 10 pr. Kvadrant

Selvom du har mange opgaver på din opgaveliste, skal du prøve at begrænse dine opgaver til 10 varer pr. Kvadrant. Dette vil holde din Eisenhower Matrix fra at blive rodet og overvældende.

Du kan lave flere matricer, men begrænse din opgaveliste til nødvendigAction tingvil sikre, at du begynder prioriteringsprocessen uden tid til at spilde.

3. Lav personlige og professionelle til-do lister

En anden måde at begrænse antallet af varer på din Eisenhower Matrix er at skabe separate matricer til dine personlige og professionelle til-do-lister.

Dine arbejde og personlige opgaver kræver forskellige tidslinjer, ressourcer og metoder, og de vil sandsynligvis også kræve forskellige tankeprocesser. For effektivt at styre din personlige ogProfessionelle mål, du bliver nødt til at opdele og erobre.

4. Eliminer, derefter prioritere

Eliminer unødvendige opgaver først for effektivt at prioritere. Med denne strategi vil du adressere Quadrant fire, før du går videre til kvadranterne, to, og tre.

Når du skylder gennem din opgaveliste, skal du vurdere, hvilke ting du har skrevet ned, der ikke behøver at være der.

Faktisk,60% af vores tidPå arbejde bruges på arbejde om arbejdstager som deling statusgodkendelser eller opfølgning på information. Hvis du hurtigt kan ridse varer, gå videre og gør det. Dette vil fremskynde prioriteringsprocessen, og du vil sandsynligvis gå igennem en anden runde af eliminering på bagsiden.

Eisenhower Matrix Eksempel.

For at få en bedre forståelse af, hvilke opgaver du kan placere i hver kvadrant af din Eisenhower Matrix, har vi gået videre og forudsat nogle eksempler på dig her.

Eksempler på opgaver, du kan omfatte i kvadrant 1:

Skriv en blogindlæg på grund af i morgen

Afslut et projektforslag

Svar på klient e-mails

Eksempler på opgaver, du kan omfatte i Quadrant 2:

Tilmeld dig en professionel udvikling kursus

Deltage i en netværksbegivenhed

Tilføj forbedringer af et personligt projekt

Eksempler på opgaver, du kan omfatte i Quadrant 3:

Upload blogindlæg

Transskribende møde noter.

Fielding ikke-klient e-mails

Eksempler på opgaver, du kan omfatte i Quadrant 4:

Arbejde om arbejde

Deltagelse i et statusmøde

Deling af statusgodkendelser

Husk at det er bedst at have separate matricer til arbejde og hjem liv, så du kan tackle dine til-do lister ved hjælp af metoder, der passer bedst til tid og sted.

Byg din Eisenhower Matrix med opgavehåndteringsværktøjer

Sortering via din opgaveliste er den sværeste del af Eisenhower Matrix, men med automatisering behøver du ikke længere at gøre dette trin manuelt.

Brug Task Management Software til at bestemme, hvilken af ​​dine opgaver der er af højeste prioritet. Med Task Management kan du kategorisere, farvekode og delegere opgaver til dit team. Lad Eisenhower Matrix øge din produktivitet, så du kan nå dine mål på mindre tid.