Eisenhower Matrix: Yapılacaklar listenize nasıl önceliklendirilir?

Özet

Eisenhower Matrix, aciliyet ve önemle görevleri organize etmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olan bir Görev Yönetimi aracıdır. Aracı kullanarak, görevlerinizi bir önce yapacağınız görevlere göre dört kutuya bölersiniz, daha sonra planlayacağınız görevler, delegeleneceğiniz görevler ve sileceğiniz görevler. Bu parçada, bir Eisenhower matrisini nasıl ayarlayacağız ve görev önceliklendirme için ipuçları sağlayacağız.

Yapılacaklar listesi yapmakişin yapılması için ilk adım. Fakat bir günde her şeyi yapmak için yeterli zamanınız olmadığında ilk önce neyi ele alacağınızı nasıl belirlersiniz? Etkili önceliklendirme ile yapabilirsinizVerimliliğinizi arttırınve en acil görevlerinizin hemen dikkat edindiğinden emin olun.

Eisenhower Matrix, acil ve önemli görevleri ayırt etmenize yardımcı olan bir görev yönetimi aracıdır, böylece verimli bir iş akışı kurabilirsiniz. Bu yazıda, bir Eisenhower matrisini nasıl ayarlayacağız ve ipuçlarını nasıl sağlayacağız.Görev önceliklendirme .

Eisenhower Matrix nedir?

Eisenhower Matrix, aciliyet ve öneme sahip görevleri organize etmenin bir yoludur, bu nedenle en önemli çalışmanızı etkili bir şekilde önceliklendirebilirsiniz.

Dwight D. Eisenhower-Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. cumhurbaşkanı ve II. Dünya Savaşı sırasında Beş Yıldızlı genel olarak, daha sonra Eisenhower Matrix'e yol açacak fikri sundu. 1954'te, Eisenhower, "İki tür problemim var, acil ve önemli olan" dedi. ACİL, önemli değildir ve önemli olan asla acil değildir. "

Stephen Covey, yazarı , Eisenhower'ın sözlerini aldı ve Eisenhower Matrix olarak bilinen popüler görev yönetimi aracını geliştirmek için onları kullandı.

Eisenhower matrisi ayrıca zaman yönetimi matrisi, Eisenhower kutusu ve acil-önemli matris olarak da bilinir. Bu araç, görevlerinizi dört kategoriye ayırmanıza yardımcı olur: Önce yapacağınız görevler, daha sonra planlayacağınız görevler, temsil edersiniz görevler ve sileceğiniz görevler.

Acil ve önemli görevler arasında nasıl ayırt edilir?

Acil ve önemli benzer kelimeler gibi görünebilir, ancak bunları Eisenhower prensibi açısından analiz ederken, ikisi arasındaki fark çok önemlidir. Eisenhower Matrix'te acil ve önemli arasındaki farklılaşmak, hangi görevlerin atlamanız gerektiğini ve hangi görevlerin diğer ekip üyeleri tarafından daha iyi işlenebileceğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Acil görevleracil dikkatinizi gerektirir. Bir şey acil olduğunda, şimdi yapılmalıdır ve bu görevleri belirli bir zaman çizelgesinde tamamlamazsanız net sonuçlar vardır. Bunlar kaçınamayacağınız görevlerdir ve bu görevleri ne kadar uzun süre geciktirirseniz, o kadar fazla stres olası deneyimleyecek, butükenmişlik .

Acil görevlerin örnekleri şunları içerebilir:

Son dakika sonu tarihi olan bir projeyi bitirmek

Acil bir müşteri isteğini kullanma

Bir baskın boruyu dairenizde sabitlemek

Önemli görevlerHemen dikkat gerektirmeyebilir, ancak bu görevler size ulaşmanıza yardımcı olur.uzun süreli hedefler. Sadece bu görevler daha az acil olduğundan, önemli olmadıkları anlamına gelmez. Bu görevler için düşünceli bir şekilde planlamanız gerekir, böylece kaynaklarınızı verimli bir şekilde kullanabilirsiniz.

Önemli görevlerin örnekleri şunları içerebilir:

Uzun vadeli bir proje planlama

Bir istemci tabanı oluşturmak için profesyonel ağ

Düzenli ev işleri ve bakım projeleri

Acil ve önemli görevleri nasıl ayırt edeceğinizi bildiğinizde, görevlerinizi Eisenhower Matrix'in dört kadranına ayırmaya başlayabilirsiniz.

Eisenhower Matrix'in dört kadranını

Uzun zamandır yapılacak bir görev listesi ezici hissedebilir, ancak Eisenhower Matrix'in amacı bu görevleri birer birer birerdan geçmek ve onları kadrandan ayırmaktır. Görevlerinizi belirlenmiş kategorilerinde görebildiklerinde, onları planlayabilecek ve en önemli çalışmanızı başarabileceksiniz.

Çeyrek 1: Yap

Quadrant One, "" dedi "kadrandır ve bu, hem acil hem de önemli olan herhangi bir görevi yerleştireceksiniz. Yapılacaklar listenizde bir görevi gördüğünüzde, şimdi yapılmalı, net sonuçları vardır ve uzun vadeli hedeflerinizi etkiler, bu kadranda yerleştirin.

Hangi görevlerin bu kadranda düşeceği hakkında hiçbir soru olmamalıdır, çünkü bunlar aklınızın önünde olan ve muhtemelen sizi en çok strese sokan görevlerdir.

Çeyrek 2: Zamanlama

Çeyrek İki, "Program" kadranıdır ve bu, acil olmayan, ancak hala önemli olan herhangi bir görevi yerleştireceğiniz yerdir. Bu görevler uzun vadeli hedeflerinizi etkilediğinden ancak hemen yapılmasına gerek yok, bu görevleri daha sonra planlayabilirsiniz.

Çeyrek olarak görevlerle başladıktan hemen sonra bu görevleri çözeceksiniz. Çeşitli kullanabilirsinizZaman Yönetimi İpuçlarıBu kadrandaki görevleri gerçekleştirmenize yardımcı olmak için. Bazı yardımcı stratejiler içerebilirPareto prensibiya daPomodoro yöntemi .

Çeyrek 3: Delege

Çeyrek üçü "Delege" kadrandır ve bu, acil olmayan ancak önemli olmayan herhangi bir görevi yerleştireceksiniz. Bu görevler şimdi tamamlanmalıdır, ancak uzun vadeli hedeflerinizi etkilemezler.

Bu görevlere kişisel bir ekiniz yok ve muhtemelen özel becerilerinizin tamamlanmasına ihtiyaç duymadıklarını, bu görevleri ekibinizin diğer üyelerine devretebilirsiniz. Delegasyon görevleri, en verimli yollardan biridir.İş yükünüzü yönetinve ekibinize yetenek setlerini genişletme fırsatı verin.

Çeyrek 4: Sil

Yapılacaklar listenizden geçtiğinizde ve ilk üç kadranlara görev ekledikten sonra, bir avuç görevin bittiğini fark edeceksiniz. Sol kalan görevler acil veya önemli olmayan görevlerdir.

Bu önemsiz, acil olmayan distraksiyonlar, hedeflerinize ulaşmanız sizin yoluna giriyorlar. Bu kalan öğeleri dördüncü kadranda yapılacaklar listenize yerleştirin, bu da "Sil" kadrandır.

Görevlerinizi önceliklendirmek için 4 ipucu

Acillik ve önem arasındaki farkı anlamanın en iyi yolu, Eisenhower matrisini kullanmaktır, ancak kendinizi görevlerinize öncelik vermek için mücadeleyi hala bulabilirsiniz. İşte, her kadranda görevlerinizi sıraladığınız için size önceliklendirmenize yardımcı olabilecek bazı ipuçları.

1. Görevlerinizi Renk Kodu

Görevlerinizin renk kodlanması, yüksek öncelikli öğeleri görselleştirmenize yardımcı olabilecek bir taktiktir. Senin içinden geçerkenYapılacaklar Listesi aracı, Kendine öncelik seviyesine dayanarak kendinize dört renk vermeyi deneyin. Kodu aşağıdaki gibi kullanın:

Yeşil = en yüksek öncelikli öğeler

Sarı = ikinci en yüksek öncelik

Mavi = üçüncü en yüksek öncelik

Kırmızı = bir öncelik değil

Görevlerinizi renkle etiketledikten sonra, bu renkler doğrudan Eisenhower Matrix'inize çevirir. Yeşil görevleriniz, kadran için "yap" görevlerinizdir. Sarı görevleriniz, ikinci kadran için "zamanlama" görevlerinizdir. Mavi görevleriniz, kadran üçü için "temsilci" görevlerinizdir ve kırmızı görevleriniz dört kadran için "Sil" görevlerinizdir.

2. Görevleri kadranda 10'a kadar sınırlandırın

Yapılacaklar listenizde birçok göreviniz olsa bile, görevlerinizi kadranda 10 öğeye sınırlamaya çalışın. Bu, Eisenhower Matrisinin dağınıklığı ve ezici olmasını engelleyecektir.

Birden fazla matris yapabilirsiniz, ancak görev listenizi gerekli olarak sınırlandırabilirsiniz.aksiyon nesneleriÖnceliklendirme sürecini boşa harcamayacağınızdan emin olmasını sağlayacaktır.

3. Kişisel ve profesyonel yapılacaklar listeleri yapın

Eisenhower Matrix'inizdeki eşya sayısını sınırlamanın bir başka yolu, kişisel ve profesyonel yapılacaklar listeniz için ayrı matrisler oluşturmaktır.

İşiniz ve kişisel görevleriniz, farklı zaman çizelgeleri, kaynaklar ve yöntemler gerektirir ve muhtemelen farklı düşünce süreçlerine de ihtiyaç duyarlar. Kişiselinizi etkin bir şekilde yönetmek için veprofesyonel amaçlar, bölünmeni ve fethetmeniz gerekir.

4. Ortadan kaldırın, sonra önceliklendirin

Önce etkili bir şekilde önceliklendirmek için gereksiz görevleri ortadan kaldırın. Bu strateji ile, bir, iki ve üç kadranlara geçmeden önce kadran dört adresini ele alacaksınız.

Yapılacaklar listenizden çıkarken, hangi öğeleri yazdığınız şeyleri orada olmanız gerekmez.

Aslında,Zamanımızın% 60'ıİş yerinde, statü onaylarını paylaşma veya bilgileri takip etmek gibi işler hakkında iş için harcanır. Öğeleri hızlıca çizebilirseniz, devam edin ve bunu yapın. Bu, önceliklendirme işlemini hızlandırır ve muhtemelen arka uçta ikinci bir eliminasyon turundan geçirirsiniz.

Eisenhower Matrix Örneği

Eisenhower Matrix'inizin her kadranına hangi görevleri yapabileceğinizi daha iyi anlamak için, devam ettik ve burada size bazı örnekler sağladık.

Kadran 1'e dahil edebileceğiniz görevlerin örnekleri:

Yarın için bir blog yazını yaz

Bir proje teklifini bitirin

Müşteri e-postalarına cevap verin

Çeyrek 2'ye dahil edebileceğiniz görevlerin örnekleri:

Profesyonel Gelişim Kursu için Kaydolun

Bir ağ etkinliğine katılın

Kişisel bir projeye iyileştirmeler ekleyin

Çeyrek 3'e dahil edebileceğiniz görevlerin örnekleri:

Blog yazılarını yükle

Toplantı notlarını yazma

Müşteri olmayan e-postaları alan

Kadran 4'e dahil edebileceğiniz görevlerin örnekleri:

İş hakkında çalışmak

Durum toplantısına katılmak

Durum onaylarını paylaşma

İş ve ev ömrü için ayrı matrislerin en iyisi olduğunu unutmayın, böylece zaman ve yer için en uygun yöntemleri kullanarak yapılacaklar listelerinizle mücadele edebilirsiniz.

Görev Yönetimi Araçlarıyla Eisenhower Matrix'inizi oluşturun

Yapılacaklar listeniz üzerinden sıralama, Eisenhower Matrix'in en zor kısmıdır, ancak otomasyonla artık bu adımı manuel olarak yapmanıza gerek yok.

Görevlerinizin hangisinin en yüksek önceliğin olduğunu belirlemek için Görev Yönetimi Yazılımını kullanın. Görev Yönetimi ile, görevleri sınıflandırabilir, renk kodunu ve görevlerini ekibinize teslim edebilirsiniz. Eisenhower Matris'in verimliliğinizi arttırmasına izin verin, böylece hedeflerinizi daha az zamanında elde edebilirsiniz.