3 façons que votre logiciel de gestion de projet échoue à vos clients

Vous avez finalement péru de laTrou de tableur Excelet acheté un nouveau brillantgestion de projetoutil. IT Color-codes et visualiseprojetto-dons afin que vous puissiez garder tout le monde surtâcheet ravir les clients. Vous leur montrez comment leur projet va couler et leur faire savoir qu'ils peuvent se loger dans et voir où un projet se tient. Vert pour aller, jaune pour les retards et rouge pour en attente. Magnifique!

Le seul problème? Vos clients ne l'utilisent pas. Ils appellent toujours, iming et envoyez-vous des e-mails pour des mises à jour et demandez à occuper des réunions de statut sur les prochaines étapes. Vous creusez toujours à travers les threads de messagerie pour obtenir des commentaires d'actifs et que les clients sont hésitants pour vous donner toutes les données dont vous avez besoin. Et que signifie "jaune"? Frustré, ils demandent une réduction oumenacer de baratter .

SelonL'étude haute croissance de 2019 de la charnière, les services professionnels ont augmenté de 20% depuis 2017 et les deux principales menaces augmentent la concurrence et la pression pour réduire les prix. EntenteComment retenir les clients dans une entreprise de conseilest crucial pour son succès. Vos clients sont occupés et vous devez fournirOutils de gestion de projet pour services professionnelsqui sont sans soudure à adopter, sauf leur durée et prouvent votre valeur.

Je ne sais pas ce que vous devriez spécifiquementRecherchez dans un outil de gestion de projetPour résoudre cesDéfis pour les entreprises de services professionnels? Eh bien, voici trois façons dont votre outil actuel échoue à vos clients.

3 façons que votre logiciel de gestion de projet échoue à vos clients et comment le réparer

1. Votre outil de gestion de projet ne fournit pas de clients une visibilité complète des clients dans la progression du projet

Rouge, jaune et vert sont parfaits pour un arrêt de feu, pas tellement de donnerVisibilité du statutdans un outil de gestion de projet. Les couleurs sans signification ne sont que cela - sans signification pour le client. Vous avez besoin de votreEtat des projetsfournir plus d'informations afin que votre client et votre équipe aient une visibilité complète.

Difficultés de communication et manque de visibilitésont les deuxième et troisième motifs de la baratte du client. Sans le bon outil en place, l'un des plus grands défis Les équipes de services professionnels sont confrontés consiste à maintenir les clients mis à jour sur ce qui se passe pendant leurDéfinition des heures de facturation. Cela arrive pour de nombreuses raisons. Jaded ou juste curieux, les clients s'attendent à des mises à jour régulières et clairesVisibilité du projetdans des choses telles que la manière dont les tâches sont gérées - surtout depuisLa plupart des services de services professionnels sont basés sur des heures de facturation .

Si votre outil de gestion de projet n'est pas facile à comprendre et à intégrer dans d'autres parties de votre flux de travail de votre projet, les clients ne verront pas la valeur de l'apprentissage de l'utilisation. Il leur est beaucoup plus facile d'envoyer cette messagerie instantanée pour obtenir une réponse. Mais cela provoque des lacunes dans la communication et un gâchis d'informations flottant autour de plusieurs canaux.

Le changement de client ou la frustration de la communication n'est pas la seule menace.Dans notre enquête sur les services professionnels, 60% des répondants rapportent 1 à 3 heures de leur semaine sur l'envoi de courriels de mise à jour, générant des rapports de situation ou avoir des réunions de statut - et 11% dépensent plus de 4 heures par semaine! Souvent, ces activités ne sont pas non plus sur l'horloge. Pensez à la façon dont votre équipe pourrait mieux être servi à travailler pour vos clients. Si votre outil de gestion de projet actuel ne réduit pas votre temps consacré à la visibilité des clients dansl'état du projet, voici quelques capacités à rechercher.

Lorsqu'on leur a demandé dans notre enquête sur les capacités aurait le plus grand impact sur leur entreprise, 22% ont répondu: "Atableau de bordoù les clients et les intervenants internes peuvent considérer les progrès du projet en temps réel etNotifications automatiséesLorsque des projets importants changent d'état, sont terminés ou de retarder. "

Les vues personnalisables du tableau de bord et les statuts de flux de travail détaillés offrent aux clients la visibilité de savoir exactement où un projet est constitué - sans avoir à vous demander des mises à jour. Les notifications automatisées rendent votre outil de gestion de projet plus qu'une jolie chronologie pour montrer aux clients. Définition des attentes du début Que les mises à jour de statut proviendront automatiquement de l'outil de gestion de projet aide les clients à voir la valeur à l'utiliser.

Par exemple,Gestionnaire de tâches UDNUtilise des statuts de flux de travail personnalisables - ainsi qu'un éventail d'étiquettes codées par couleur - de sorte que les membres du projet savent si une tâche est «en cours», «complétée», «En attente de rétroaction», etc. C'est génial car, en interne, cela permet à vos équipes de rester conformes à leurs processus de projet tout en restant flexibles pour les clients.

Gestionnaire de tâches UDNA également contient des notifications automatiques lorsque ces statuts changent, et les membres peuvent utiliser @ mmentions pour poser des questions ou informer les autres dans la tâche du projet - conservant des conversations hors de la messagerie afin que tout le monde soit dans la boucle.

2. Votre outil de gestion de projet n'est pas suffisamment flexible pour s'adapter facilement aux retards tout en exécutant plusieurs délais de projets.

Votre problème de travail n ° 1 contient-il des projets sur la piste et la frappe des délais? Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul.96% des équipes expérimentent des retards de projetdans une certaine mesure. Peu importe la qualité de votre équipe, ils doivent être agiles pour gérer des goulots d'étranglement et des barrages routiers lorsqu'ils gèrent plusieurs projets pour les clients. Bien qu'un délai puisse être banal, c'est dangereux pour votre résultat final. Notre enquête a rapporté que les projets passant par le budget ou la date limite sont la raison n ° 1 de la baratte du client.

Si votre outil de gestion de projet actuel ne montre que une vue linéaire des étapes à suivre pour compléter le projet, votre équipe ne sera pas en mesure de vous adapter rapidement et de récupérer tout sur la bonne voie. Chaque tâche a des dépendances et lorsqu'une tâche est retardée, elle a une incidence sur l'ensemble de la chronologie. Lorsque votre équipe travaille avec plusieurs clients, un retard avec un client impacte d'autres clients.

Mais tout espoir n'est pas perdu. Avec les bonnes capacités, votre outil de gestion de projet peut transformer ce défi dans l'une des plus grandes opportunités pour ravir les clients.

La raison principale des retards de projet? Modifications de dernière minute aux exigences des clients. Les retards ne sont pas toujours faciles à anticiper, mais avec le bon outil lui permettent, ils peuvent être beaucoup plus faciles à gérer.

Premièrement, les formulaires de demande personnalisables garantissent que vous obtenez des exigences clairement définies depuis le début. Normaliser la manière dont vous coupez les projets de démarrage assure que les attentes de chacun sont alignées, atténuant les besoins changeants sur la route.

Lorsque des modifications montent mi-projet, vous pouvez facilement effectuer des ajustements si votre outil de gestion de projet aDifférentes vues de ressources .

UtiliserGantt Graphiques pour créer des dépendanceset définir les attentes de la chronologie. Ce graphique visuel aide votre client à voir comment les modifications ou les retards auront une incidence sur leur calendrier global. Lorsque vous devez déplacer une tâche, toutes les tâches dépendantes vont également bouger avec un simple clic. Vous serez capable de basculer rapidement des engrenages et de se reproduire au besoin lorsque vous êtes aligné sur votre client.

3. Votre outil de gestion de projet ne fait pas que les clients se sentent comme si leurs informations sensibles sont sécurisées.

Dans notre enquête, 60% des répondants ont convenu quePréoccupations de sécurité des donnéesGardez-les d'être flexibles et de construire de meilleures relations avec les clients. Bien que 77% des équipes ont déclaré avoir des outils en place pour garantir que les données des clients sont sécurisées, votre équipe a-t-elle envisagé le niveau de sécurité que votre outil de gestion de projet fournit?

Disons que votre outil de gestion de projet n'a pas la capacité de gérer les épreuves et les approbations. Comment envoiez-vous des actifs pour approbation de vos clients? L'envoi de documents sensibles par courrier électronique est une manière courante, mais c'est une grande menace de sécurité. Au-delà d'obtenir des commentaires disjoints difficiles à agir, les pièces jointes sont dangereuses car les courriers électroniques peuvent facilement être transférés accidentellement ou partagés avec les mauvaises personnes. Il y a aussi toujours lerisquedes virus.

Dans un autre exemple, disons que vous êtes une agence qui travaille pour des clients concurrentiels. Comment pouvez-vous les assurer que leurs données sont sécurisées entre vos responsables de projet? Votre outil de gestion de projet donne-t-il des clients le pouvoir de dire exactement qui peut voir quoi dans leurs projets?

18% des répondants de l'enquête ont déclaré «la capacité d'équilibreconformité à la sécuritéAvec la visibilité du client "a été l'une des capacités qui auraient le plus grand impact positif sur leur équipe. Votre outil de gestion de projet peut fournir cet espace sûr pour que les clients partagent leurs informations sensibles.

L'un des meilleurs moyens d'assurer la sécurité de votre flux de travail consiste à apporter le processus de vérification et d'approbation dans votre outil de gestion de projet. De cette façon, vous gardez des données à un endroit et hors des chaînes vulnérables telles que le courrier électronique. En tant que bonus supplémentaire, il fait que le processus d'obtention d'une rétroaction active accessible avec tout ce qui est au même endroit. Outils comme Gestionnaire de tâches UDNOffrir également des capacités des révisions invitées qui permettent aux parties prenantes externes de fournir des commentaires et des approbations. Les clients peuvent partager un lien privé à un actif qui doit être revu et dicter exactement qui peut le voir.

Outils commeGestionnaire de tâches UDNÉgaut également les clients à établir des autorisations de dossier de projet pouvant limiter la visibilité au besoin. Une plate-forme de gestion de travail collaborative avec des capacités d'autorisation strictes protège la propriété intellectuelle du client tout en garantissant une visibilité. Vous pouvez même créer des autorisations basées sur des rôles pour aider les clients à dicter qui sur leur propre équipe peut voir différents projets.

Obtenez le bon outil pour dominer votre concurrence

À la fin de la journée, vous recherchezOutils de gestion de projetPour les services professionnels pour vous aider à accroître le bonheur des clients et la rétention. Sans le bon outil, vous ne pouvez tout simplement pas atteindre ces objectifs. Fournir une visibilité, une flexibilité et une sécurité exploitables vous aidera à garder des projets sur la bonne voie et à assurer le succès qui ravit les clients.

Nous avons récemment publié des services professionnelsRapport de référence de l'industrie, où nous avons interrogé 1 000 plus de responsables de services professionnels pour comprendre leur sommetDéfis de gestion de projet. En fait, beaucoup de nos statistiques aujourd'hui ont été tirées du rapport.

Vous voulez en savoir plus sur la manière dont le bon outil de gestion de projet peut arrêter la baratte du client dans ses pistes? Ou comment vous pouvez tirer parti de l'automatisation et de la sécurité pour vous différencier de la concurrence? Lire le rapport gratuit en ce moment en cliquant suriciou remplir le formulaire ci-dessous.