3 modi in cui il tuo software di gestione del progetto sta fallendo i tuoi clienti

Alla fine hai scavato te stesso dalBuco di fogli di calcolo di Excel.e comprato un nuovo lucidogestione di progettoattrezzo. IT Color-codes e visualizzaprogettoa-dos in modo da poter tenere tutti sucompitoe deliziare i clienti. Tu li mostri in che modo il loro progetto fluirà e farà sapere che possono accedere direttamente e vedere dove si trova un progetto. Verde per andare, giallo per ritardi e rosso per in attesa. Bellissimo!

L'unico problema? I tuoi clienti non lo stanno usando. Stanno ancora chiamando, imilano e inviando via e-mail per gli aggiornamenti e chiedendo di tenere riunioni di stato sui prossimi passi. Stai ancora scavando attraverso i thread e-mail per ottenere un feedback dei beni e i clienti sono titubanti per darti tutti i dati di cui hai bisogno. E cosa significa "giallo" evento? Frustrato, chiedono uno sconto ominacciare di sfoggiare .

SecondoStudio di crescita ad alta crescita del 2019 della cerniera, i servizi professionali sono cresciuti del 20% dal 2017, e le prime due minacce stanno aumentando la concorrenza e la pressione per ridurre i prezzi. ComprensioneCome mantenere i clienti in un business di consulenzaè cruciale per il suo successo. I tuoi clienti sono occupati e devi fornireStrumenti di gestione del progetto per servizi professionaliche sono perfetti per adottare, salvarli il tempo e dimostrare il tuo valore.

Non sono sicuro di cosa dovresti specificamentecercare in uno strumento di gestione del progettoper risolvere questiSfide per le imprese di servizi professionali? Bene, ecco tre modi in cui il tuo attuale strumento sta fallendo i tuoi clienti.

3 modi in cui il tuo software di gestione del progetto sta fallendo i tuoi clienti e come risolverlo

1. Il tuo strumento di gestione del progetto non fornisce ai clienti piena visibilità nei progressi del progetto

Rosso, giallo e verde sono fantastici per un semaforo, non tanto per dareVisibilità allo statoin uno strumento di gestione del progetto. I colori senza significato sono proprio questo - senza senso per il cliente. Hai bisogno del tuoStatus dei progettiPer fornire ulteriori informazioni in modo che sia il tuo cliente che il tuo team abbiano piena visibilità.

Difficoltà di comunicazione e mancanza di visibilitàsono i secondi e terzi motivi per il client Ballancio. Senza lo strumento giusto in atto, una delle più grandi sfide dei servizi professionali dei team che affronta è mantenere aggiornati i clienti su ciò che sta accadendo durante il loroDefinizione delle ore di fatturazione. Questo succede per molte ragioni. Stanchi o semplicemente curiosi, i clienti si aspettano aggiornamenti regolari e chiariVisibilità del progettoin cose come come vengono gestiti i compiti, specialmente da alloraLa maggior parte dei lavori di servizi professionali è basata su ore fatturabili .

Se il tuo strumento di gestione del progetto non è facile da capire e integrato in altre parti del flusso di lavoro del progetto, i clienti non vedranno il valore dell'apprendimento come usarlo. È molto più facile per loro inviare che IM o e-mail per ottenere una risposta. Ma questo causa lacune nella comunicazione e un casino di informazioni fluttuanti attorno a più canali.

Bambino client o la frustrazione della comunicazione non è l'unica minaccia.Nel nostro sondaggio sui servizi professionali, Il 60% degli intervistati riferisce di spendere 1-3 ore della loro settimana sull'invio di e-mail di aggiornamento, generando relazioni sullo stato o di riunioni di stato - e l'11% trascorre 4+ ore a settimana! Spesso, quelle attività non sono sull'orologio. Pensa a come il tempo della tua squadra potrebbe essere meglio servire a lavorare per i tuoi clienti. Se il tuo attuale strumento di gestione dei progetti non riduce il tuo tempo trascorso a fornire visibilità dei clienti instato del progetto, ecco alcune funzionalità da cercare.

Quando viene chiesto nel nostro sondaggio su quali funzionalità avrebbero il più grande impatto sulla loro attività, il 22% ha risposto: "APannellodove i clienti e gli stakeholder interni possono visualizzare i progressi del progetto in tempo reale eNotifiche automatizzateQuando i progetti importanti cambiano gli stati, sono completati o cadono indietro. "

Le viste personalizzabili dashboard e gli stati dettagliati del flusso di lavoro forniscono ai clienti la visibilità di sapere esattamente dove si trova un progetto - senza doverti chiedere aggiornamenti. Le notifiche automatizzate rendono il tuo strumento di gestione dei progetti più di una semplice timeline per mostrare ai clienti. Impostare le aspettative dall'inizio che gli aggiornamenti di stato verranno automaticamente dallo strumento di gestione del progetto Aiuta i client a vedere il valore nell'usarelo.

Come esempio,UDN Task ManagerUtilizza gli stati personalizzabili del flusso di lavoro - così come una serie di etichette codificate a colori - in modo che i membri del progetto sanno se un compito è "in corso", "completato", "In attesa di feedback", e molto altro ancora. Questo è fantastico perché, internamente, questo consente ai tuoi team di rimanere coerenti con i loro processi di progetto rimanenti flessibili per i clienti.

UDN Task ManagerHa anche notifiche automatiche quando quegli stati cambiano, ei membri possono utilizzare @MENTIONS per porre domande o informare gli altri direttamente all'interno del compito del progetto - mantenendo le conversazioni dalla posta elettronica in modo che tutti siano nel ciclo.

2. Il tuo strumento di gestione del progetto non è abbastanza flessibile da regolare facilmente ai ritardi durante l'esecuzione di più tempi di progetto

La tua sfida del lavoro n. 1 è il mantenimento dei progetti sulla pista e colpendo le scadenze? Se lo è, non sei solo.Il 96% delle squadre sperimenta i ritardi del progettodi qualche grado. Non importa quanto possa essere oliata il tuo team, devono essere agili per gestire colli di bottiglia e blocco dei posti di blocco mentre gestiscono più progetti per i clienti. Mentre un ritardo potrebbe essere comune, è pericoloso per la tua linea di fondo. Il nostro sondaggio ha riferito che i progetti che vanno oltre il budget o il termine è il motivo n. 1 per il bidone del cliente.

Se il tuo attuale strumento di gestione del progetto mostra solo una visione lineare dei passaggi necessari per completare il progetto, il tuo team non sarà in grado di regolare rapidamente e ottenere tutto in pista. Ogni attività ha dipendenze, e quando un compito è ritardato, ha un impatto sull'intera linea temporale. Quando la tua squadra funziona con più client, un ritardo con un client ha un impatto su altri clienti.

Ma la speranza non è del tutto persa. Con le giuste funzionalità, il tuo strumento di gestione del progetto può trasformare questa sfida in una delle maggiori opportunità per deliziare i clienti.

La ragione principale per i ritardi del progetto? L'ultima minuty cambia ai requisiti dai clienti. I ritardi non sono sempre facili da anticipare, ma con lo strumento giusto che ti ha autorizzato, possono essere molto più facili da gestire.

Primo, i moduli di richiesta personalizzabili assicurano di ottenere requisiti chiaramente definiti dall'inizio. Standarinando il modo in cui il calo dei progetti garantisce che le aspettative di tutti siano allineate, mitigando i requisiti cambianti lungo la strada.

Quando le modifiche si verificano mid-project, è possibile effettuare facilmente le regolazioni se il tuo strumento di gestione del progetto haViste di risorse diverse .

UtilizzoGantT grafici per mappare le dipendenzee impostare le aspettative della timeline. Questo grafico visivo aiuta il tuo cliente a vedere come eventuali modifiche o ritardi influenzeranno la loro timeline complessiva. Quando è necessario spostare un'attività, tutte le attività dipendenti si spostano anche con un semplice clic. Sarai in grado di cambiare rapidamente ingranaggi e rimproverare il necessario mentre è allineato al tuo cliente.

3. Il tuo strumento di gestione del progetto non fa sentire i clienti come le loro informazioni sensibili sono sicure

Nel nostro sondaggio, il 60% degli intervistati ha convenuto questoDurati di sicurezza dei datiTienili ad essere flessibili e costruendo migliori relazioni con i clienti. Sebbene il 77% dei team abbia detto che hanno strumenti in atto per garantire che i dati dei clienti siano sicuri, il tuo team ha considerato il livello di sicurezza che fornisce il livello di sicurezza il tuo strumento di gestione?

Diciamo che il tuo strumento di gestione del progetto non ha la capacità di gestire le prove e le approvazioni. Come stai inviando risorse per l'approvazione dei tuoi clienti? L'invio di documenti sensibili via e-mail è un modo comune, ma è una grande minaccia di sicurezza. Oltre a ottenere un feedback sconnesso che è difficile agire, gli allegati e-mail sono pericolosi perché le e-mail possono essere facilmente trasmesse accidentalmente o condivise con le persone sbagliate. C'è anche sempre ilrischiodi virus.

In un altro esempio, diciamo che sei un'agenzia che lavora per i clienti competitivi. Come puoi assicurarli che i loro dati sono sicuri tra i tuoi project manager? Il tuo strumento di gestione del progetto offre ai clienti il ​​potere di dire esattamente chi può vedere cosa all'interno dei loro progetti?

Il 18% degli intervistati del sondaggio ha detto "la capacità di bilanciareConformità della sicurezzaCon visibilità del cliente "è stata una delle capacità che avrebbe il più grande impatto positivo sulla loro squadra. Il tuo strumento di gestione del progetto può fornire tale spazio sicuro per i clienti a condividere con sicurezza le loro informazioni sensibili.

Uno dei modi migliori per garantire la sicurezza nel tuo flusso di lavoro è portare il processo di prova e approvazioni nello strumento di gestione del progetto. In questo modo, stai mantenendo i dati in un posto e fuori dai canali vulnerabili come e-mail. Come bonus aggiuntivo, rende il processo di ottenere un feedback attuabile più velocemente con tutto in un posto. Strumenti del genere UDN Task Manager.Offrire anche funzionalità dei revisori degli ospiti che consentono agli stakeholder esterni di fornire feedback e approvazioni. I clienti possono condividere un collegamento recintato a un bene che deve essere rivisto e dettare esattamente chi può vederlo.

Strumenti del genereUDN Task Manager.I clienti potenziano i client per stabilire le autorizzazioni della cartella di progetto che possono limitare la visibilità secondo necessità. Una piattaforma di gestione collaborativa del lavoro con rigorose capacità di autorizzazione protegge la proprietà intellettuale del cliente garantendo la visibilità. Puoi persino creare autorizzazioni basate sui ruoli per aiutare i clienti a dettare chi sulla propria squadra può vedere diversi progetti.

Ottieni lo strumento giusto per dominare la tua competizione

Alla fine della giornata, stai cercandoStrumenti di gestione del progettoPer i servizi professionali per aiutarti ad aumentare la felicità e la ritenzione del cliente. Senza lo strumento giusto, semplicemente non puoi raggiungere quegli obiettivi. Fornire visibilità, flessibilità e sicurezza utilizzabili aiuteranno a mantenere i progetti in pista e garantire il successo che delizia i clienti.

Abbiamo recentemente rilasciato un servizio professionaleReport del benchmark del settore, dove abbiamo intervistato 1.000+ leader di servizi professionali per capire il loro topSFIDE DI GESTIONE DEL PROGETTO. In effetti, molte delle nostre statistiche sono state tirate dal rapporto.

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