3 طرق فشل برنامج إدارة المشروع الخاص بك عملائك
أخيرا حفرت نفسك منإكسل حفرة جداول البياناتواشترى جديد لامعة ادارة مشروع أداة. انها رموز الألوان وتصور المشروع إلى DOS حتى تتمكن من الحفاظ على الجميع علىمهمةوفرحة العملاء. أنت تبين لهم كيف سيتدفق مشروعهم وإعلامهم بإمكانهم تسجيل الدخول مباشرة ومعرفة أين يقف المشروع. الأخضر للذهاب والأصفر للتأخير والأحمر لعقد. جميل!
المشكلة الوحيدة؟ عملائك لا يستخدمونها. ما زالوا يدعون إليك وتكريمك وإرسال بريد إلكتروني إليك للحصول على تحديثات وتطلب إجراء اجتماعات الحالة حول الخطوات التالية. ما زلت حفر من خلال خيوط البريد الإلكتروني للحصول على تعليقات الأصول والعملاء مترددة لتعطيك جميع البيانات التي تحتاج إليها. وماذا يعني الحدث "الأصفر"؟ بالإحباط، يطلبون خصما أوتهدد بالتوزيعوبعد
وفقتدرك 2019 دراسة النمو العالية، نمت الخدمات المهنية 20٪ منذ عام 2017، وكانت أفضل اثنين من التهديدات تزايد المنافسة والضغط لتقليل الأسعار. فهمكيفية الاحتفاظ بالعملاء في مجال الاستشاراتأمر حاسم لنجاحه. عملائك مشغولون وتحتاج إلى توفير أدوات إدارة المشاريع للخدمات المهنية هذه غير ملحومة لاعتمادها، وحفظها الوقت، وإثبات قيمتك.
لست متأكدا مما يجب عليك تحديدهابحث عن في أداة إدارة المشاريعلحل هذهالتحديات الخاصة بشركات الخدمات المهنيةب حسنا، إليك ثلاث طرق تفشل أداةك الحالية لعملائك.
3 طرق تفشل برنامج إدارة المشروع الخاص بك عملائك وكيفية إصلاحه
1. لا توفر أداة إدارة المشروع الخاصة بك العملاء رؤية كاملة في تقدم المشروع
أحمر، أصفر، والأخضر رائع للتوقف، وليس كثيرا لإعطاءرؤية الحالةفي أداة إدارة المشاريع. الألوان دون معنى هي فقط - لا معنى لها للعميل. تحتاج إلى الخاص بكحالات المشروعلتوفير المزيد من المعلومات بحيث يكون لدى عميلك وفريقك رؤية كاملة.
صعوبات التواصل ونقص الرؤيةهي الأسباب العليا الثانية والثالثة لعلم العميل. بدون الأداة المناسبة في مكانها، واحدة من أكبر مواجهات تواجه فرق الخدمات المهنية التي تواجهها العملاء المحدثة على ما يحدث أثناءساعات الفوترة تعريفوبعد يحدث هذا لأسباب كثيرة. jaded أو فقط فضولي، يتوقع العملاء تحديثات منتظمة واضحة رؤية المشروع في أشياء مثل كيفية إدارة المهام - خاصة منذ ذلك الحين يعتمد معظم أعمال الخدمات المهنية على ساعات الفوترة وبعد
إذا كانت أداة إدارة المشروع الخاصة بك ليس من السهل فهمها وتكاملها في أجزاء أخرى من سير عمل المشروع، فلن يري العملاء رؤية قيمة التعلم كيفية استخدامه. من الأسهل بالنسبة لهم إرسال هذا IM أو البريد الإلكتروني للحصول على استجابة. ولكن هذا يسبب الثغرات في الاتصالات وفوضى المعلومات العائمة حول قنوات متعددة.
churn العميل أو الإحباط التواصل ليس هو التهديد الوحيد.في مسح الخدمات المهنية، يبلغ 60٪ من المستجيبين إنفاق 1-3 ساعات من أسبوعهم عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني لتحديث، أو توليد تقارير الحالة، أو وجود اجتماعات الحالة - و 11٪ يقضون 4+ ساعات في الأسبوع! في كثير من الأحيان، هذه الأنشطة ليست على مدار الساعة إما. فكر في كيفية تقديم وقت فريقك يعمل بشكل أفضل لعملائك. إذا كانت أداة إدارة المشروع الحالية الخاصة بك لا تقم بتقليص وقتك الذي يقضيه في توفير رؤية العملاءحالة المشروع، إليك بعض القدرات للبحث عنها.
عندما سئل في استطلاعنا حول القدرات سيكون لها أكبر تأثير على أعمالهم، استجاب 22٪: "لوحة القيادةحيث يمكن للعملاء وأصحاب المصلحة الداخليين رؤية تقدم المشروع في الوقت الحقيقي وإخطارات الآليعند تغيير المشاريع المهمة، يتم الانتهاء من أو تخلفها.
توفر مشاهدات لوحة المعلومات القابلة للتخصيص وحالات سير العمل التفصيلية للعملاء الرؤية لمعرفة بالضبط حيث يقف المشروع - دون الحاجة إلى طلبك للحصول على التحديثات. الإخطارات الآلية تجعل أداة إدارة المشروع الخاصة بك أكثر من مجرد جدول زمني جميل لإظهار العملاء. تحديد التوقعات من البداية التي ستأتي تحديثات الحالة تلقائيا من أداة إدارة المشروع تساعد العملاء على رؤية القيمة في استخدامها.
كمثال، UDN مدير المهام يستخدم حالات سير العمل القابلة للتخصيص - بالإضافة إلى مجموعة من الملصقات المشفرة بالألوان - بحيث يعرف أعضاء المشروع ما إذا كانت المهمة "قيد التقدم"، "مكتمل"، "" في انتظار الملاحظات "، وأكثر من ذلك بكثير. هذا رائع لأنه، داخليا، يمكن أن تتيح فرقك أن تظل متوافقة مع عمليات المشروع الخاصة بها مع بقاء المرونة للعملاء.
UDN مدير المهام يحتوي أيضا على إشعارات تلقائية عند تغيير هذه الأحوال، وأي أعضاء يمكنهم استخدام التداول لطرح الأسئلة أو إبلاغ الآخرين داخل محادثات مهمة المشروع خارج البريد الإلكتروني من البريد الإلكتروني بحيث يكون الجميع في الحلقة.
2. أداة إدارة المشروع الخاصة بك ليست مرنة بما يكفي للتكيف بسهولة إلى التأخير أثناء تشغيل مواعيد مشروع متعددة
هل لديك تحدي عمل # 1 حفظ المشاريع على المسار الصحيح وضرب المواعيد النهائية؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت لست وحدك.96٪ من الفرق تجربة تأخير المشروعإلى حد ما. بغض النظر عن مدى زيادة تزييت فريقك، فإنهم بحاجة إلى أن يكونوا رشيقة للتعامل مع الاختناقات وحواجز الطرق أثناء إدارة مشاريع متعددة للعملاء. في حين أن التأخير قد يكون شائعا، إلا أنه خطير على خلاصة أسفل. أفادت الدراسة الاستقصائية أن المشروعات التي تسير في الميزانية أو الموعد النهائي هو السبب رقم 1 لعلم العميل.
إذا كانت أداة إدارة المشاريع الحالية الخاصة بك لا تظهر طريقة عرض خطية فقط للخطوات التي يتطلبها إكمال المشروع، فلن يتمكن فريقك من ضبط كل شيء على المسار الصحيح. كل مهمة لها تبعيات، وعندما يتم تأخير مهمة واحدة، فإنها تؤثر على الجدول الزمني بأكمله. عندما يعمل فريقك مع عملاء متعددين، يؤثر تأخير مع عميل واحد عملاء آخرين.
ولكن مازال الامل مفقودا. مع القدرات الصحيحة، يمكن لأداة إدارة المشروع تحويل هذا التحدي إلى واحدة من أكبر الفرص لاسمتعا العملاء.
أهم سبب تأخير المشروع؟ التغييرات في اللحظة الأخيرة إلى متطلبات العملاء. التأخيرات ليس من السهل دائما توقعها، ولكن مع تمكينك الأداة المناسبة لك، فقد يكون من الأسهل بكثير التعامل معها.
أولا، تأكد من طلب الطلب القابل للتخصيص أن تحصل على متطلبات محددة بوضوح من البداية. توحيد كيفية ركلة مشاريع يضمن تضمين توقعات الجميع، والتخفيف من المتطلبات المتغيرة أسفل الطريق.
عندما تحدث التغييرات في منتصف المشروع، يمكنك بسهولة إجراء تعديلات إذا كانت أداة إدارة المشروع الخاصة بكوجهات النظر في الموارد المختلفةوبعد
يستخدممخططات غانت لخريطة التبعياتووضع توقعات الجدول الزمني. يساعد هذا المخطط المرئي هذا عملي يرى كيف ستؤثر أي تغييرات أو تأخير في الجدول الزمني الشامل. عندما تحتاج إلى نقل مهمة، ستتوفر جميع المهام المعالاة أيضا بنقرة بسيطة. ستكون قادرا على التبديل بسرعة التروس وإعادة صياغة حسب الحاجة أثناء الإقامة مع عميلك.
3. أداة إدارة المشروع الخاصة بك لا تجعل العملاء يشعرون بأن معلوماتهم الحساسة آمنة
في استطلاعنا، وافق 60٪ من المجيبين على ذلكمخاوف أمن البياناتاحتفظ بها من كونها مرنة وبناء علاقات أفضل مع العملاء. على الرغم من أن 77٪ من الفرق قالوا إن لديهم أدوات قائمة لضمان أن تكون بيانات العملاء آمنة، إلا أن فريقك يعتبر مستوى الأمان يوفر أداة إدارة المشروع الخاصة بك؟
دعنا نقول أن أداة إدارة المشروع الخاصة بك لا تملك القدرة على إدارة التدقيق والموافقات. كيف ترسل أصول للحصول على موافقة عملائك؟ إرسال المستندات الحساسة عن طريق البريد الإلكتروني هو وسيلة شائعة، لكنه تهديد أمني كبير. بما يتجاوز الحصول على تعليقات مفككة من الصعب اتخاذ إجراءات، فإن مرفقات البريد الإلكتروني خطيرة لأن إرسال رسائل البريد الإلكتروني يمكن توجيهها بسهولة عن طريق الخطأ أو مشاركتها مع الأشخاص الخطأ. هناك أيضا دائمامخاطرةمن الفيروسات.
في مثال آخر، دعنا نقول أنك وكالة تعمل من أجل عملاء تنافسية. كيف يمكنك أن أؤكد لهم أن بياناتهم آمنة بين مديري المشروع الخاص بك؟ هل توفر أداة إدارة المشروع الخاصة بك للعملاء القدرة على القول بالضبط من يستطيع أن يرى ما ضمن مشاريعهم؟
قال 18٪ من المستجيبين "القدرة على التوازن الامتثال الأمني مع رؤية العميل "كانت واحدة من القدرات التي سيكون لها تأثير إيجابي أكبر على فريقهم. يمكن أن توفر أداة إدارة المشروع الخاصة بك تلك المساحة الآمنة للعملاء بمشاركة معلوماتهم الحساسة بثقة.
واحدة من أفضل الطرق لضمان الأمن في سير العمل الخاص بك هي إحضار عملية التدقيق والموافقات في أداة إدارة المشروع الخاصة بك. بهذه الطريقة، تحافظ على البيانات في مكان واحد وخارج القنوات الضعيفة مثل البريد الإلكتروني. كمكافأة إضافية، فإنها تجعل عملية الحصول على ملاحظات عملية أسرع مع كل شيء في مكان واحد. أدوات مثل UDN مدير المهام كما تقدم قدرات المراجعين للضيوف التي تسمح لأصحاب المصلحة الخارجيين بتقديم ملاحظات وموافقات. يمكن للعملاء مشاركة رابط بوابات إلى أصل يحتاج إلى مراجعة وإملاء من يمكنه رؤيته بالضبط.
أدوات مثل UDN مدير المهام قم أيضا بتمكين العملاء لإنشاء أذونات مجلد المشروع يمكن أن تحد من الرؤية حسب الحاجة. تحمي منصة إدارة العمل التعاونية مع إمكانيات إذن صارمة الملكية الفكرية للعملاء مع ضمان الرؤية. يمكنك حتى إنشاء أذونات تستند إلى الدور للمساعدة في إملاء العملاء الذين يمولون من فريقهم الخاص، يمكنهم رؤية مشاريع مختلفة.
احصل على الأداة المناسبة للسيطرة على منافسيك
في نهاية اليوم، كنت تبحث عن أدوات إدارة المشاريع للخدمات المهنية لمساعدتك في زيادة سعادة العميل والاحتفاظ بها. بدون الأداة المناسبة، يمكنك ببساطة تحقيق هذه الأهداف. إن توفير الوضوح والمرونة والأمن سيساعدك في الحفاظ على المشاريع على المسار الصحيح وضمان النجاح الذي يسعد العملاء.
أصدرنا مؤخرا خدمات مهنية تقرير تقارير الصناعة ، حيث استطلعنا 1000+ قادة الخدمات المهنية لفهم قمةهم تحديات إدارة المشاريع وبعد في الواقع، تم سحب العديد من إحصائياتنا اليوم من التقرير.
هل تريد معرفة المزيد حول كيفية إجراء أداة إدارة المشروع المناسبة لإيقاف العميل Churn في مساراته؟ أو كيف يمكنك الاستفادة من الأتمتة والأمان لتمييز نفسك عن المنافسة؟ اقرأ التقرير المجاني الكامل الآن بالنقر فوقهناأو ملء النموذج أدناه.
