3 maneras en que su software de gestión de proyectos está fallando a sus clientes

Finalmente te desgastaste de laHoja de cálculo de Excely compró un nuevo nuevogestión de proyectosherramienta. Códigos de color y visualiza.proyectoto-dos para que puedas mantener a todos entareay delicias de los clientes. Los muestran cómo fluirá su proyecto y les hará saber que pueden registrar directamente y ver dónde se encuentra un proyecto. Verde para ir, amarillo para retrasos, y rojo para en espera. ¡Hermosa!

¿El único problema? Tus clientes no lo están usando. Todavía están llamando, imando y envíenle un correo electrónico para obtener actualizaciones y solicitando realizar reuniones de estado sobre los próximos pasos. Todavía está cavando a través de los hilos de correo electrónico para obtener comentarios de activos y los clientes tienen dudas de darle todos los datos que necesita. ¿Y qué significa evento "amarillo"? Frustrado, piden un descuento oamenazar con batir .

De acuerdo aEl estudio de alto crecimiento del 2019 de la bisagra., los servicios profesionales han crecido un 20% desde 2017, y las dos principales amenazas están aumentando la competencia y la presión para reducir los precios. ComprensiónCómo retener a los clientes en un negocio de consultoríaEs crucial para su éxito. Sus clientes están ocupados y usted necesita proporcionarHerramientas de gestión de proyectos para servicios profesionales.Eso es sin problemas para adoptar, ahorrarlos tiempo y probar su valor.

No estoy seguro de lo que deberías específicamente.Busque en una herramienta de gestión de proyectos.Para resolver estosDesafíos para las empresas de servicios profesionales.? Bueno, aquí hay tres formas en que su herramienta actual está fallando a sus clientes.

3 maneras en que su software de administración de proyectos está fallando a sus clientes y cómo solucionarlo

1. Su herramienta de administración de proyectos no proporciona a los clientes la visibilidad total en el progreso del proyecto

Rojo, amarillo y verde es ideal para una parada, no tanto para darVisibilidad de estadoEn una herramienta de gestión de proyectos. Los colores sin significado son solo eso, sin sentido para el cliente. Necesitas tuEstados del proyectoPara proporcionar más información para que tanto su cliente como su equipo tengan una visibilidad completa.

Dificultades de comunicación y falta de visibilidad.Son las primeras y terceras razones principales para la batición del cliente. Sin la herramienta adecuada en su lugar, uno de los principales desafíos que enfrentan los equipos de servicios profesionales que enfrentan los clientes actualizados sobre lo que está sucediendo durante sudefinición de horas facturables. Esto sucede por muchas razones. Jadificado o simplemente curioso, los clientes esperan actualizaciones regulares y claras.Visibilidad del proyectoen cosas como la forma en que se están manejando las tareas, especialmente desdeLa mayoría de los trabajos de servicios profesionales se basan en horas facturables. .

Si su herramienta de administración de proyectos no es fácil de entender e integrar en otras partes de su flujo de trabajo del proyecto, los clientes no verán el valor de aprender a usarlo. Es mucho más fácil para ellos enviar ese mensaje de correo electrónico o correo electrónico para obtener una respuesta. Pero eso causa brechas en la comunicación y un lío de información que flota alrededor de múltiples canales.

La frustración de la batalla o la comunicación del cliente no es la única amenaza.En nuestra encuesta de servicios profesionales.¡El 60% de los encuestados reportan gastos de 1 a 3 horas de su semana en enviar correos electrónicos de actualización, generar informes de estado o tener reuniones de estado, y el 11% pasa más de 4 horas a la semana! A menudo, estas actividades tampoco están en el reloj. Piense en cómo se puede servir el tiempo de su equipo que funcione para sus clientes. Si su herramienta de administración de proyectos actual no está reduciendo su tiempo dedicado a la visibilidad de los clientes enestado del proyectoAquí hay algunas capacidades para buscar.

Cuando se le preguntó en nuestra encuesta sobre qué capacidades tendrían el mayor impacto en su negocio, el 22% respondió: "AtableroDonde los clientes y las partes interesadas internas pueden ver el progreso del proyecto en tiempo real yNotificaciones automatizadasCuando los proyectos importantes cambian los estados, se completan o se retrasan ".

Las vistas personalizables del panel de control y los estados detallados de flujo de trabajo proporcionan a los clientes la visibilidad de saber exactamente dónde se encuentra un proyecto, sin tener que pedirle actualizaciones. Las notificaciones automatizadas hacen que su herramienta de administración de proyectos sea más que una línea de tiempo bonita para mostrar clientes. Configuración de las expectativas desde el principio que las actualizaciones de estado provendrán automáticamente de la herramienta de administración de proyectos, ayuda a los clientes a ver el valor de usarlo.

Como ejemplo,Gestor de tareas UDNUtiliza los estados de flujo de trabajo personalizables, así como una matriz de etiquetas codificadas por colores, para que los miembros del proyecto sepa si una tarea está "en progreso", "completada", "esperando comentarios", y mucho más. Esto es genial porque, internamente, esto permite a sus equipos mantenerse consistentes con sus procesos de proyecto mientras permanecen flexibles para los clientes.

Gestor de tareas UDNTambién tiene notificaciones automáticas cuando los estados cambian, y cualquier miembro puede usar @mentions para hacer preguntas o informar a otros, justo dentro de la tarea del proyecto, manteniendo las conversaciones fuera del correo electrónico para que todos estén en el bucle.

2. Su herramienta de administración de proyectos no es lo suficientemente flexible como para ajustarse fácilmente a los retrasos al tiempo que ejecuta múltiples plazos de proyecto

¿Es su reto de trabajo # 1, manteniendo los proyectos en la pista y golpeando los plazos? Si lo es, no estás solo.El 96% de los equipos experimentan retrasos del proyecto.hasta cierto grado. No importa qué tan bien engreído su equipo sea, deben ser ágiles para manejar cuellos de botella y obstáculos a medida que administran múltiples proyectos para clientes. Mientras que un retraso puede ser común, es peligroso para su resultado final. Nuestra encuesta informó que los proyectos que analizan el presupuesto o la fecha límite son la razón número 1 de la batición del cliente.

Si su herramienta de administración de proyectos actual solo está mostrando una vista lineal de los pasos que se necesita para completar el proyecto, su equipo no podrá ajustarse rápidamente y volver a encenderlo rápidamente. Cada tarea tiene dependencias, y cuando se retrasa una tarea, afecta a toda la línea de tiempo. Cuando su equipo está trabajando con varios clientes, un retraso con un cliente afecta a otros clientes.

Pero toda esperanza no se pierde. Con las capacidades correctas, la herramienta de administración de proyectos puede convertir este desafío en una de las mayores oportunidades para deleitar a los clientes.

¿La razón principal de los retrasos del proyecto? Cambios de última hora a los requisitos de los clientes. Los retrasos no siempre son fáciles de anticipar, pero con la herramienta correcta que lo empoderan, pueden ser mucho más fáciles de manejar.

Primero, los formularios de solicitud personalizables aseguran que obtenga requisitos claramente definidos desde el principio. Estandarizando cómo iniciar los proyectos garantiza que las expectativas de todos estén alineadas, mitigando los requisitos cambiantes en la carretera.

Cuando los cambios surgen a mitad del proyecto, puede realizar ajustes fácilmente si su herramienta de administración de proyectos tienediferentes puntos de vista de recursos .

UtilizarGráficos de Gantt para asignar dependencias.y establecer expectativas de la línea de tiempo. Este cuadro visual ayuda a su cliente a ver cómo cualquier cambio o retraso afectará su línea de tiempo general. Cuando necesita mover una tarea, todas las tareas dependientes se moverán también con un clic simple. Podrás cambiar rápidamente los engranajes y volver a dimensionar como sea necesario mientras se alineaba con su cliente.

3. Su herramienta de administración de proyectos no hace que los clientes sientan que su información confidencial es segura

En nuestra encuesta, el 60% de los encuestados acordaron quePreocupaciones de seguridad de datosSigue siendo flexible y construyendo mejores relaciones con los clientes. Aunque el 77% de los equipos dijeron que tienen herramientas para garantizar que los datos de los clientes sean seguros, ¿ha proporcionado su equipo el nivel de seguridad que proporciona su herramienta de gestión de proyectos?

Digamos que su herramienta de gestión de proyectos no tiene la capacidad de administrar la prueba y las aprobaciones. ¿Cómo está enviando activos para su aprobación por sus clientes? El envío de documentos confidenciales por correo electrónico es una forma común, pero es una gran amenaza de seguridad. Más allá de obtener comentarios inconexos que es difícil de tomar medidas, los archivos adjuntos de correo electrónico son peligrosos porque los correos electrónicos pueden enviarse fácilmente accidentalmente o compartirse con las personas incorrectas. También hay siempre elriesgode virus.

En otro ejemplo, digamos que usted es una agencia que trabaja para clientes competitivos. ¿Cómo puede asegurarles que sus datos están seguros entre sus administradores de proyectos? ¿Su herramienta de gestión de proyectos le da a los clientes el poder para decir exactamente quién puede ver qué hay dentro de sus proyectos?

El 18% de los encuestados dijo: "La capacidad de equilibrarcumplimiento de la seguridadCon la visibilidad del cliente "fue una de las capacidades que tendría el mayor impacto positivo en su equipo. Su herramienta de gestión de proyectos puede suministrar ese espacio seguro para que los clientes compartan con confianza su información confidencial.

Una de las mejores maneras de garantizar la seguridad en su flujo de trabajo es mediante el proceso de prueba y aprobaciones en su herramienta de gestión de proyectos. De esa manera, estás guardando datos en un solo lugar y fuera de los canales vulnerables como el correo electrónico. Como un bono adicional, hace que el proceso de obtener comentarios procesables sea más rápido con todo en un solo lugar. Herramientas como Gestor de tareas UDNTambién ofrecen capacidades de revisores de invitados que permiten a las partes interesadas externas proporcionar comentarios y aprobaciones. Los clientes pueden compartir un enlace cerrado a un activo que necesita ser revisado y dictar exactamente quién puede verlo.

Herramientas comoGestor de tareas UDNTambién capacite a los clientes para establecer permisos de carpetas de proyectos que puedan limitar la visibilidad según sea necesario. Una plataforma de gestión de trabajos colaborativos con estrictas capacidades de permisos protege la propiedad intelectual del cliente al tiempo que garantiza la visibilidad. Incluso puede crear permisos basados ​​en roles para ayudar a los clientes dictar quién en su propio equipo puede ver diferentes proyectos.

Obtenga la herramienta adecuada para dominar su competencia.

Al final del día, estás buscando.Herramientas de gestión de proyectos.Para servicios profesionales para ayudarlo a aumentar la felicidad y la retención del cliente. Sin la herramienta correcta, simplemente no puedes lograr esos objetivos. Proporcionar visibilidad, flexibilidad y seguridad accionables le ayudará a mantener los proyectos en camino y asegurar el éxito que deleita a los clientes.

Recientemente publicamos un servicio profesional.Informe de referencia de la industria, donde estudiamos más de 1,000 líderes de servicios profesionales para entender su parte superiorDesafíos de gestión de proyectos. De hecho, muchas de nuestras estadísticas hoy fueron retiradas del informe.

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