3 วิธีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณล้มเหลวลูกค้าของคุณ

ในที่สุดคุณก็ขุดตัวเองออกจากรูสเปรดชีต Excelและซื้อใหม่มันวาวการจัดการโครงการเครื่องมือ. มันรหัสสีและแสดงภาพโครงการto-dos ดังนั้นคุณสามารถทำให้ทุกคนอยู่งานและความพึงพอใจของลูกค้า คุณแสดงให้พวกเขาเห็นว่าโครงการของพวกเขาจะไหลและแจ้งให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาสามารถเข้าสู่ระบบได้ในและดูว่าโครงการยืนอยู่ที่ไหน สีเขียวสำหรับการไปสีเหลืองสำหรับความล่าช้าและสีแดงสำหรับการถือ สวย!

ปัญหาเดียวคืออะไร? ลูกค้าของคุณไม่ได้ใช้งาน พวกเขายังคงเรียกว่า Iming และส่งอีเมลถึงคุณสำหรับการอัปเดตและขอให้ถือการประชุมสถานะเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป คุณยังคงขุดผ่านกระทู้อีเมลเพื่อรับข้อเสนอแนะสินทรัพย์และลูกค้าลังเลที่จะให้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ และเหตุการณ์ "สีเหลือง" หมายถึงอะไร ผิดหวังพวกเขาขอส่วนลดหรือขู่ว่าจะปั่นป่วน .

ตามการศึกษาการเติบโตสูงของ Hinge ของ Hingeบริการระดับมืออาชีพเพิ่มขึ้น 20% ตั้งแต่ปี 2560 และภัยคุกคามสองอันดับแรกคือการเพิ่มการแข่งขันและแรงกดดันในการลดราคา ความเข้าใจวิธีการรักษาลูกค้าในธุรกิจที่ปรึกษาเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ ลูกค้าของคุณไม่ว่างและคุณต้องให้เครื่องมือการจัดการโครงการสำหรับบริการระดับมืออาชีพที่ไร้รอยต่อที่จะนำมาใช้ประหยัดเวลาและพิสูจน์คุณค่าของคุณ

ไม่แน่ใจว่าคุณควรทำอะไรโดยเฉพาะมองหาในเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ความท้าทายสำหรับ บริษัท บริการระดับมืออาชีพ? นี่คือสามวิธีที่เครื่องมือปัจจุบันของคุณล้มเหลวลูกค้าของคุณ

3 วิธีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณล้มเหลวลูกค้าของคุณและวิธีการแก้ไข

1. เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณไม่ได้ให้การมองเห็นลูกค้าเต็มไปด้วยความก้าวหน้าของโครงการ

สีแดง, สีเหลืองและสีเขียวเหมาะสำหรับสต็อปไลท์ไม่มากสำหรับการให้ทัศนวิสัยสถานะในเครื่องมือการจัดการโครงการ สีที่ไม่มีความหมายเป็นเพียงแค่ - ไม่มีความหมายกับลูกค้า คุณต้องการของคุณสถานะโครงการเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้ลูกค้าและทีมของคุณมีทัศนวิสัยอย่างเต็มที่

ปัญหาการสื่อสารและการขาดการมองเห็นเป็นเหตุผลอันดับสองและสามสำหรับลูกค้าปั่นป่วน ไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในสถานที่หนึ่งในความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของทีมงานบริการระดับมืออาชีพกำลังทำให้ลูกค้าได้รับการอัพเดทในสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างพวกเขาคำจำกัดความชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้. สิ่งนี้เกิดขึ้นด้วยเหตุผลหลายประการ Jaded หรืออยากรู้อยากเห็นลูกค้าคาดหวังการอัปเดตเป็นประจำและชัดเจนทัศนวิสัยโครงการเป็นสิ่งต่าง ๆ เช่นวิธีการจัดการงาน - โดยเฉพาะอย่างยิ่งตั้งแต่งานบริการมืออาชีพส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ .

หากเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเข้าใจและรวมเข้ากับส่วนอื่น ๆ ของกระบวนการทำงานของคุณลูกค้าจะไม่เห็นคุณค่าของการเรียนรู้วิธีการใช้งาน มันง่ายกว่ามากสำหรับพวกเขาที่จะส่ง IM หรืออีเมลเพื่อรับการตอบกลับ แต่นั่นทำให้เกิดช่องว่างในการสื่อสารและความยุ่งเหยิงของข้อมูลที่ลอยอยู่รอบ ๆ หลายช่องทาง

ลูกค้าปั่นปั่นหรือความยุ่งยากในการสื่อสารไม่ใช่ภัยคุกคามเพียงอย่างเดียวในการสำรวจบริการระดับมืออาชีพของเรา, 60% ของผู้ตอบแบบสอบถามรายงานการใช้จ่าย 1-3 ชั่วโมงของสัปดาห์ในการส่งอีเมลอัปเดตสร้างรายงานสถานะหรือมีการประชุมสถานะ - และ 11% ใช้จ่าย 4+ ชั่วโมงต่อสัปดาห์! บ่อยครั้งกิจกรรมเหล่านั้นไม่ได้อยู่ในนาฬิกาเช่นกัน คิดว่าเวลาของทีมของคุณสามารถให้บริการแก่ลูกค้าอย่างไร หากเครื่องมือการจัดการโครงการปัจจุบันของคุณไม่ได้ลดเวลาของคุณที่ใช้ในการมองเห็นลูกค้าสถานะโครงการนี่คือความสามารถบางอย่างในการมองหา

เมื่อถูกถามในแบบสำรวจของเราเกี่ยวกับความสามารถที่จะมีผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดต่อธุรกิจของพวกเขาตอบสนอง 22%: "แผงควบคุมในกรณีที่ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในสามารถดูความคืบหน้าโครงการเรียลไทม์และการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อโครงการที่สำคัญเปลี่ยนสถานะเสร็จสมบูรณ์หรือล้มลง "

มุมมองแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้และสถานะเวิร์กโฟลว์โดยละเอียดให้การมองเห็นลูกค้าที่จะรู้ว่าโครงการยืนอยู่ตรงไหน - โดยไม่ต้องขอให้คุณอัปเดต การแจ้งเตือนอัตโนมัติทำให้เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณเป็นมากกว่าไทม์ไลน์ที่น่ารักเพื่อแสดงลูกค้า การตั้งค่าความคาดหวังตั้งแต่เริ่มต้นว่าการอัปเดตสถานะจะมาจากเครื่องมือการจัดการโครงการโดยอัตโนมัติช่วยให้ลูกค้าเห็นค่าในการใช้งาน

ตัวอย่างเช่น,ผู้จัดการงาน UDNใช้สถานะเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้เช่นเดียวกับอาร์เรย์ของป้ายกำกับรหัสสี - เพื่อให้สมาชิกโครงการทราบว่างานคือ "กำลังดำเนินการ" "เสร็จสมบูรณ์" "รอข้อเสนอแนะ" และอื่น ๆ อีกมากมาย นี่เป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมเพราะภายในสิ่งนี้ช่วยให้ทีมงานของคุณสอดคล้องกับกระบวนการโครงการของพวกเขาในขณะที่ยังคงยืดหยุ่นสำหรับลูกค้า

ผู้จัดการงาน UDNนอกจากนี้ยังมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อสถานะการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นและสมาชิกใด ๆ สามารถใช้ @mentions เพื่อถามคำถามหรือแจ้งให้ผู้อื่นทราบสิทธิ์ในงานของโครงการ - การสนทนานอกโครงการเพื่อให้ทุกคนอยู่ในวง

2. เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณไม่มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะปรับให้เข้ากับความล่าช้าได้อย่างง่ายดายในขณะที่ใช้เวลาหลายโครงการ

ความท้าทายในการทำงานอันดับ 1 ของคุณเป็นโครงการในการติดตามและกดปุ่มกำหนดเวลาหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณไม่ได้อยู่คนเดียว96% ของทีมประสบการณ์ความล่าช้าของโครงการในระดับหนึ่ง ไม่ว่าทีมของคุณจะทาน้ำมันของคุณดีแค่ไหนพวกเขาต้องมีความคล่องตัวในการจัดการคอขวดและสิ่งกีดขวางบนถนนในขณะที่พวกเขาจัดการหลายโครงการสำหรับลูกค้า ในขณะที่ความล่าช้าอาจเป็นเรื่องธรรมดามันเป็นอันตรายต่อบรรทัดล่างของคุณ การสำรวจของเรารายงานว่าโครงการที่ผ่านงบประมาณหรือกำหนดเวลาเป็นเหตุผลอันดับ 1 สำหรับลูกค้าปั่น

หากเครื่องมือการจัดการโครงการปัจจุบันของคุณแสดงเฉพาะมุมมองเชิงเส้นของขั้นตอนที่ใช้ในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ทีมงานของคุณจะไม่สามารถปรับได้อย่างรวดเร็วและรับทุกอย่างกลับมาติดตาม แต่ละงานมีการพึ่งพาและเมื่องานหนึ่งล่าช้ามันส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์ทั้งหมด เมื่อทีมของคุณทำงานกับลูกค้าหลายรายล่าช้ากับลูกค้ารายหนึ่งส่งผลกระทบต่อลูกค้าอื่น ๆ

แต่ความหวังทั้งหมดจะไม่สูญหาย ด้วยความสามารถที่เหมาะสมเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณสามารถเปลี่ยนความท้าทายนี้เป็นหนึ่งในโอกาสที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า

เหตุผลอันดับต้น ๆ สำหรับความล่าช้าของโครงการ? การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดในนาทีสุดท้ายจากลูกค้า ความล่าช้านั้นไม่ง่ายเลยที่จะคาดการณ์ไว้เสมอ แต่ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมให้อำนาจคุณพวกเขาสามารถจัดการได้ง่ายขึ้นมาก

ประการแรกแบบฟอร์มคำขอที่ปรับแต่งได้ให้แน่ใจว่าคุณได้รับความต้องการที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนตั้งแต่ต้น มาตรฐานที่คุณเริ่มโครงการทำให้มั่นใจได้ว่าความคาดหวังของทุกคนจะได้รับการจัดแนวการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงไปตามถนน

เมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นกลางโครงการคุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนได้อย่างง่ายดายหากเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณมีมุมมองทรัพยากรที่แตกต่างกัน .

ใช้Gantt Charts เพื่อแมปการอ้างอิงออกและตั้งค่าความคาดหวังของไทม์ไลน์ แผนภูมิ Visual นี้ช่วยให้ลูกค้าของคุณดูว่าการเปลี่ยนแปลงหรือความล่าช้าใด ๆ จะส่งผลต่อไทม์ไลน์โดยรวมอย่างไร เมื่อคุณต้องย้ายงานภารกิจที่ขึ้นต่อกันทั้งหมดจะเคลื่อนที่ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว คุณจะสามารถเปลี่ยนเกียร์และปรับแต่งใหม่ได้อย่างรวดเร็วในขณะที่อยู่ในแนวเดียวกันกับลูกค้าของคุณ

3. เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณไม่ได้ทำให้ลูกค้ารู้สึกเหมือนข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพวกเขาปลอดภัย

ในการสำรวจของเรา 60% ของผู้ตอบแบบสอบถามตกลงกันว่าความกังวลด้านความปลอดภัยของข้อมูลป้องกันไม่ให้มีความยืดหยุ่นและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับลูกค้า แม้ว่า 77% ของทีมกล่าวว่าพวกเขามีเครื่องมือในสถานที่เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของลูกค้าปลอดภัย แต่ทีมของคุณถือว่าเป็นระดับความปลอดภัยของเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณหรือไม่?

สมมติว่าเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณไม่มีความสามารถในการจัดการการพิสูจน์อักษรและการอนุมัติ คุณส่งสินทรัพย์เพื่อขออนุมัติจากลูกค้าอย่างไร การส่งเอกสารที่ละเอียดอ่อนทางอีเมลเป็นวิธีทั่วไป แต่เป็นภัยคุกคามความปลอดภัยที่ยิ่งใหญ่ นอกเหนือจากการรับข้อเสนอแนะที่แยกจากกันที่ยากที่จะดำเนินการสิ่งที่แนบมาอีเมลนั้นเป็นอันตรายเนื่องจากสามารถส่งต่ออีเมลได้อย่างง่ายดายหรือแชร์กับคนผิด นอกจากนี้ยังมีเสี่ยงของไวรัส

ในอีกตัวอย่างหนึ่งสมมติว่าคุณเป็นเอเจนซี่ที่ทำงานให้กับลูกค้าที่มีการแข่งขัน คุณจะรับรองได้อย่างไรว่าข้อมูลของพวกเขาปลอดภัยระหว่างผู้จัดการโครงการของคุณ? เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณให้อำนาจแก่ลูกค้าที่จะบอกว่าใครสามารถดูได้อย่างไรภายในโครงการของพวกเขา?

18% ของผู้ตอบแบบสำรวจกล่าวว่า "ความสามารถในการปรับสมดุลการปฏิบัติตามความปลอดภัยด้วยการมองเห็นไคลเอ็นต์ "เป็นหนึ่งในความสามารถที่จะมีผลกระทบเชิงบวกที่ใหญ่ที่สุดในทีมของพวกเขา เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณสามารถจัดหาพื้นที่ที่ปลอดภัยสำหรับลูกค้าที่จะแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของพวกเขาอย่างมั่นใจ

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการรักษาความปลอดภัยในเวิร์กโฟลว์ของคุณคือการนำกระบวนการพิสูจน์อักษรและการอนุมัติเข้าสู่เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวและออกจากช่องทางที่มีช่องโหว่เช่นอีเมล เป็นโบนัสที่เพิ่มเข้ามาทำให้กระบวนการรับผลตอบรับที่สามารถดำเนินการได้เร็วขึ้นกับทุกสิ่งในที่เดียว เครื่องมือเช่น ผู้จัดการงาน UDNนอกจากนี้ยังมีความสามารถของผู้ตรวจสอบของแขกที่อนุญาตให้ผู้มีส่วนได้เสียภายนอกให้ข้อเสนอแนะและการอนุมัติ ลูกค้าสามารถแบ่งปันลิงก์ที่มีรั้วรอบขอบชิดไปยังสินทรัพย์ที่ต้องการตรวจสอบและกำหนดว่าใครสามารถดูได้

เครื่องมือเช่นผู้จัดการงาน UDNนอกจากนี้ยังช่วยให้ลูกค้าสามารถสร้างการอนุญาตโฟลเดอร์โครงการที่สามารถ จำกัด การมองเห็นได้ตามต้องการ แพลตฟอร์มการจัดการงานที่ทำงานร่วมกันที่มีความสามารถในการอนุญาตที่เข้มงวดปกป้องทรัพย์สินทางปัญญาของลูกค้าในขณะที่มั่นใจในการมองเห็น คุณสามารถสร้างสิทธิ์ตามบทบาทเพื่อช่วยให้ลูกค้ากำหนดว่าใครในทีมของตนเองสามารถดูโครงการที่แตกต่างกัน

รับเครื่องมือที่เหมาะสมในการครองการแข่งขันของคุณ

ในตอนท้ายของวันคุณกำลังมองหาเครื่องมือการจัดการโครงการสำหรับบริการระดับมืออาชีพเพื่อช่วยให้คุณเพิ่มความสุขและการเก็บรักษาของลูกค้า หากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมคุณจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้ ให้การมองเห็นที่สามารถดำเนินการได้ความยืดหยุ่นและความปลอดภัยจะช่วยให้คุณติดตามโครงการติดตามและรับรองความสำเร็จที่ทำให้ลูกค้าพึงพอใจ

เราเพิ่งเปิดตัวบริการระดับมืออาชีพรายงานเกณฑ์มาตรฐานอุตสาหกรรมที่ที่เราสำรวจผู้นำบริการมืออาชีพมากกว่า 1,000 คนเพื่อทำความเข้าใจด้านบนของพวกเขาความท้าทายในการจัดการโครงการ. ในความเป็นจริงสถิติของเราจำนวนมากในวันนี้ถูกดึงออกมาจากรายงาน

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่เครื่องมือการจัดการโครงการที่ถูกต้องสามารถหยุดไคลเอ็นต์ปั่นป่วนได้หรือไม่? หรือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติและความปลอดภัยเพื่อแยกความแตกต่างจากการแข่งขัน? อ่านรายงานฟรีเต็มรูปแบบทันทีโดยคลิกที่นี่หรือกรอกแบบฟอร์มด้านล่าง