3 maneiras que seu software de gerenciamento de projetos está falhando em seus clientes

Você finalmente se encaixa doFuro da planilha do Excel.e comprei um novo brilhanteGerenciamento de Projetosferramenta. Códigos de cor e visualizaprojetoto-dos para que você possa manter todos emtarefae deliciar clientes. Você mostra como o projeto deles fluirá e os informará que eles podem entrar em frente e ver onde um projeto está. Verde para ir, amarelo para atrasos e vermelho para segurar. Lindo!

O único problema? Seus clientes não estão usando isso. Eles ainda estão ligando, iming e envie-lhe a atualização de atualizações e solicitando a realização de reuniões de status sobre os próximos passos. Você ainda está escavando através de tópicos de e-mail para obter feedback de ativos e clientes hesitantes em fornecer todos os dados que você precisa. E o que significa "amarelo"? Frustrado, eles pedem um desconto ouameaçar agitar .

De acordo comO estudo de alto crescimento da Hinge 2019, os serviços profissionais cresceram 20% desde 2017, e as duas principais ameaças estão aumentando a concorrência e a pressão para reduzir os preços. CompreensãoComo reter clientes em um negócio de consultoriaé crucial para o seu sucesso. Seus clientes estão ocupados e você precisa fornecerFerramentas de gerenciamento de projetos para serviços profissionaisIsso é perfeita para adotar, salvá-los e provar seu valor.

Não tenho certeza do que você deve especificamenteProcure em uma ferramenta de gerenciamento de projetospara resolver estesDesafios para empresas de serviços profissionais? Bem, aqui estão três maneiras que sua ferramenta atual está falhando em seus clientes.

3 maneiras que seu software de gerenciamento de projetos está falhando em seus clientes e como corrigi-lo

1. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos não fornece aos clientes visibilidade completa do progresso do projeto

Vermelho, amarelo e verde são ótimos para um semáforo, não muito para darVisibilidade do statusem uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Cores sem sentido são apenas isso - sem sentido para o cliente. Você precisa do seuStatus do projetoPara fornecer mais informações para que tanto o seu cliente quanto a equipe tiverem visibilidade total.

Dificuldades de comunicação e falta de visibilidadesão os segundos e terceiros principais motivos para o Church Churn. Sem a ferramenta certa no lugar, um dos maiores desafios que as equipes de serviços profissionais estão mantendo os clientes atualizados sobre o que está acontecendo durante a suaDefinição de horas faturáveis. Isso acontece por muitas razões. Cansado ou apenas curioso, os clientes esperam atualizações regulares e clarasVisibilidade do projetoem coisas como como as tarefas estão sendo gerenciadas - especialmente desdeA maioria dos serviços profissionais é baseada em horas faturáveis .

Se a sua ferramenta de gerenciamento de projetos não for fácil de entender e integrada a outras partes do fluxo de trabalho do seu projeto, os clientes não verão o valor de aprender como usá-lo. É muito mais fácil para eles enviarem esse IM ou e-mail para obter uma resposta. Mas isso causa lacunas na comunicação e uma bagunça de informação flutuando em torno de vários canais.

Churn Churn ou frustração de comunicação não é a única ameaça.Em nossa pesquisa de serviços profissionais, 60% do relatório dos entrevistados gastando 1-3 horas de sua semana no envio de e-mails de atualização, gerando relatórios de status ou tendo reuniões de status - e 11% gastam 4+ horas por semana! Muitas vezes, essas atividades também não estão no relógio. Pense em como o tempo da sua equipe poderia ser melhor servido trabalhando para seus clientes. Se a sua ferramenta atual de gerenciamento de projetos não estiver cortando seu tempo gasto com a visibilidade dos clientesstatus do projeto, Aqui estão algumas capacidades para procurar.

Quando perguntado em nossa pesquisa sobre quais capacidades teriam o maior impacto em seus negócios, 22% responderam: "Apainel de controleonde os clientes e partes interessadas internas podem ver o progresso do projeto em tempo real enotificações automatizadasQuando os projetos importantes alteram os status, são concluídos ou caem para trás. "

As visualizações personalizáveis ​​do painel e os status detalhados do fluxo de trabalho fornecem aos clientes a visibilidade saber exatamente onde um projeto representa - sem ter que pedir atualizações. As notificações automatizadas tornam a sua ferramenta de gerenciamento de projetos mais do que apenas uma linha do tempo bonita para mostrar clientes. Configurando as expectativas desde o início que as atualizações de status serão automaticamente da ferramenta de gerenciamento de projetos ajudará os clientes a ver o valor ao usá-lo.

Como um exemplo,Gerenciador de tarefas UDN.Usa status de fluxo de trabalho customizável - bem como uma matriz de etiquetas codificadas por cores - para que os membros do projeto saibam se uma tarefa está "em andamento", concluída, "" Esperando pelo feedback ", e muito mais. Isso é ótimo porque, internamente, isso permite que suas equipes permaneçam consistentes com seus processos de projeto, permanecendo flexíveis para os clientes.

Gerenciador de tarefas UDN.Também possui notificações automáticas quando esses status mudam, e quaisquer membros podem usar @mentions para fazer perguntas ou informar os outros bem dentro da tarefa do projeto - mantendo conversas fora do email para que todos estejam no loop.

2. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos não é flexível o suficiente para ajustar facilmente a atrasos durante a execução de vários cronogramas do projeto

O seu desafio de trabalho # 1 mantém projetos no caminho certo e atingindo prazos? Se é, você não está sozinho.96% das equipes experimentam atrasos do projetoaté certo ponto. Não importa quão bem oleada sua equipe seja, elas precisam ser ágil para lidar com bottlenecks e obstáculos enquanto gerenciam vários projetos para os clientes. Enquanto um atraso pode ser comum, é perigoso para a sua linha de fundo. Nossa pesquisa informou que os projetos que passam por orçamento ou prazo é o motivo # 1 para o Church Churn.

Se a sua ferramenta atual de gerenciamento de projetos estiver mostrando apenas uma visualização linear das etapas necessárias para concluir o projeto, sua equipe não poderá ajustar rapidamente e obter tudo de volta no caminho certo. Cada tarefa tem dependências e quando uma tarefa é atrasada, ela afeta toda a linha do tempo. Quando sua equipe está trabalhando com vários clientes, um atraso com um cliente impacta outros clientes.

Mas toda a esperança não está perdida. Com as capacidades certas, sua ferramenta de gerenciamento de projetos pode transformar esse desafio em uma das maiores oportunidades para deleitar os clientes.

A principal razão para atrasos do projeto? Alterações de última hora para os requisitos dos clientes. Os atrasos nem sempre são fáceis de antecipar, mas com a ferramenta certa capacitando você, eles podem ser muito mais fáceis de lidar.

Primeiro, os formulários de solicitação personalizáveis ​​garantem que você obtenha requisitos claramente definidos desde o início. Padronizando como você começa os projetos garante que as expectativas de todos estejam alinhadas, atenuando as exigências de mudança na estrada.

Quando as alterações surgem no projeto médio, você pode facilmente fazer ajustes se sua ferramenta de gerenciamento de projetos tiverVisualizações de recursos diferentes .

UsarGantt gráficos para mapear dependênciase definir as expectativas da linha do tempo. Este gráfico visual ajuda seu cliente a ver como quaisquer alterações ou atrasos afetarão sua linha do tempo geral. Quando você precisa mover uma tarefa, todas as tarefas dependentes também serão movidas com um simples clique. Você será capaz de alternar rapidamente as engrenagens e repriorizar conforme necessário, enquanto permanece alinhado com seu cliente.

3. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos não faz com que os clientes se sintam como suas informações confidenciais são seguras

Em nossa pesquisa, 60% dos entrevistados concordaram quePreocupações de segurança de dadosMantê-los de serem flexíveis e construindo melhores relacionamentos com os clientes. Embora 77% das equipes dissesse que eles têm ferramentas para garantir que os dados dos clientes sejam seguros, a sua equipe considerou o nível de segurança que sua ferramenta de gerenciamento de projetos fornece?

Digamos que sua ferramenta de gerenciamento de projetos não tenha a capacidade de gerenciar a prova de prova e aprovações. Como você está enviando ativos para aprovação por seus clientes? Enviando documentos sensíveis por e-mail é uma maneira comum, mas é uma grande ameaça de segurança. Além de obter feedback desarticulado Isso é difícil de agir, os anexos de e-mail são perigosos porque os e-mails podem ser facilmente encaminhados acidentalmente ou compartilhados com as pessoas erradas. Há também sempre oriscode vírus.

Em outro exemplo, digamos que você seja uma agência trabalhando para clientes competitivos. Como você pode assegurar que seus dados são seguros entre seus gerentes de projetos? Sua ferramenta de gerenciamento de projetos dá aos clientes o poder de dizer exatamente quem pode ver o que dentro de seus projetos?

18% dos entrevistados da pesquisa disseram "a capacidade de equilibrarConformidade de segurançaCom a visibilidade do cliente "foi uma das capacidades que teriam o maior impacto positivo em sua equipe. Sua ferramenta de gerenciamento de projetos pode fornecer esse espaço seguro para os clientes compartilharem com confiança suas informações confidenciais.

Uma das melhores maneiras de garantir a segurança em seu fluxo de trabalho é trazer o processo de prova e aprovação em sua ferramenta de gerenciamento de projetos. Dessa forma, você está mantendo dados em um lugar e fora de canais vulneráveis ​​como email. Como um bônus adicional, torna o processo de obter feedback acionável mais rápido com tudo em um só lugar. Ferramentas como Gerenciador de tarefas UDN.Ofereça também recursos de revisores de convidado que permitem que as partes interessadas externas forneçam feedback e aprovações. Os clientes podem compartilhar um link fechado para um ativo que precisa ser revisado e ditar exatamente quem pode vê-lo.

Ferramentas comoGerenciador de tarefas UDN.Também capacite os clientes para estabelecer permissões de pasta de projeto que possam limitar a visibilidade conforme necessário. Uma plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo com rigorosas capacidades de permissão protege a propriedade intelectual do cliente, garantindo a visibilidade. Você pode até criar permissões baseadas em função para ajudar os clientes a ditar quem em sua própria equipe pode ver projetos diferentes.

Obtenha a ferramenta certa para dominar sua concorrência

No final do dia, você está procurando porFerramentas de gerenciamento de projetospara serviços profissionais para ajudá-lo a aumentar a felicidade e a retenção do cliente. Sem a ferramenta certa, você simplesmente não consegue atingir esses objetivos. Fornecer visibilidade, flexibilidade e segurança acionáveis ​​ajudará você a manter os projetos no caminho certo e garantir o sucesso que encanta os clientes.

Nós lançamos recentemente um serviço profissionalRelatório de referência da indústria, onde pesquisamos 1.000 líderes de serviços profissionais para entender seu topDesafios de gerenciamento de projetos. De fato, muitas de nossas estatísticas hoje foram tiradas do relatório.

Quer aprender mais sobre como a ferramenta certa de gerenciamento de projetos pode parar o cliente churn em suas faixas? Ou como você pode aproveitar a automação e a segurança para se diferenciar da competição? Leia o relatório gratuito completo agora clicandoaquiou preenchendo o formulário abaixo.