3 तरीके आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर आपके ग्राहकों को विफल कर रहा है

आपने आखिरकार खुद को खोद दियाएक्सेल स्प्रेडशीट होलऔर एक चमकदार नया खरीदापरियोजना प्रबंधनउपकरण। यह रंग-कोड और विज़ुअलाइज़परियोजनाटू-डॉस तो आप सभी को चालू रख सकते हैंटास्कऔर ग्राहकों को प्रसन्न करता है। आप उन्हें दिखाते हैं कि उनकी परियोजना कैसे बहती है और उन्हें बताती है कि वे सही लॉग इन कर सकते हैं और देखें कि एक परियोजना कहां खड़ी है। जाने के लिए हरा, देरी के लिए पीला, और पकड़ के लिए लाल। सुंदर!

एकमात्र समस्या? आपके ग्राहक इसका उपयोग नहीं कर रहे हैं। वे अभी भी अपडेट के लिए कॉल कर रहे हैं, iming और ईमेल कर रहे हैं और अगले चरणों के बारे में स्थिति मीटिंग आयोजित करने के लिए कह रहे हैं। आप अभी भी संपत्ति प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए ईमेल धागे के माध्यम से खुदाई कर रहे हैं और ग्राहक आपको आवश्यक सभी डेटा देने में संकोच करते हैं। और "पीला" घटना का क्या अर्थ है? निराश, वे छूट के लिए पूछते हैं यामंथन करने की धमकी ।

इसके अनुसारहिंग के 2019 उच्च विकास अध्ययन2017 से पेशेवर सेवाएं 20% बढ़ी हैं, और शीर्ष दो खतरे प्रतिस्पर्धा और कीमतों को कम करने के दबाव में वृद्धि कर रहे हैं। समझएक परामर्श व्यवसाय में ग्राहकों को कैसे बनाए रखा जाएइसकी सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। आपके ग्राहक व्यस्त हैं और आपको प्रदान करने की आवश्यकता हैपेशेवर सेवाओं के लिए परियोजना प्रबंधन उपकरणयह अपनाने के लिए निर्बाध हैं, उन्हें समय बचाएं, और अपना मूल्य साबित करें।

सुनिश्चित नहीं है कि आपको विशेष रूप से क्या चाहिएएक परियोजना प्रबंधन उपकरण में देखेंइन को हल करने के लिएपेशेवर सेवा फर्मों के लिए चुनौतियां? खैर, यहां तीन तरीके हैं जो आपका वर्तमान उपकरण आपके ग्राहकों को विफल कर रहा है।

3 तरीके आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर आपके ग्राहकों को विफल कर रहा है और इसे कैसे ठीक किया जाए

1. आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल परियोजना प्रगति में ग्राहकों को पूर्ण दृश्यता प्रदान नहीं करता है

लाल, पीला, और हरा एक स्टॉपलाइट के लिए महान हैं, देने के लिए इतना नहींस्थिति दृश्यताएक परियोजना प्रबंधन उपकरण में। बिना अर्थ के रंग केवल यही हैं - ग्राहक के लिए अर्थहीन। आपको अपनी जरूरत हैपरियोजना की स्थितिअधिक जानकारी प्रदान करने के लिए ताकि आपके ग्राहक और टीम दोनों में पूर्ण दृश्यता हो।

संचार कठिनाइयों और दृश्यता की कमीग्राहक मंथन के लिए दूसरे और तीसरे शीर्ष कारण हैं। सही उपकरण के बिना, पेशेवर सेवा टीमों की सबसे बड़ी चुनौतियों में से एक चेहरा ग्राहकों को उनके दौरान क्या हो रहा है पर अद्यतन रख रहा हैबिल योग्य घंटे परिभाषा। यह कई कारणों से होता है। जडेड या सिर्फ उत्सुक, ग्राहक नियमित अपडेट और स्पष्ट उम्मीद करते हैंपरियोजना दृश्यताचीजों में जैसे कि कार्यों को प्रबंधित किया जा रहा है - खासकर जब सेअधिकांश पेशेवर सेवाएं काम बिल योग्य घंटों पर आधारित है ।

यदि आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल को आपके प्रोजेक्ट वर्कफ़्लो के अन्य हिस्सों में समझना और एकीकृत करना आसान नहीं है, तो क्लाइंट इसे सीखने का मूल्य नहीं देख पाएंगे इसका उपयोग कैसे करें। प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए उनके लिए आईएम या ईमेल भेजना उनके लिए बहुत आसान है। लेकिन यह संचार में अंतराल और कई चैनलों के आसपास तैरने वाली जानकारी की गड़बड़ी का कारण बनता है।

ग्राहक मंथन या संचार निराशा एकमात्र खतरा नहीं है।हमारे पेशेवर सेवा सर्वेक्षण में60% उत्तरदाताओं ने अद्यतन ईमेल भेजने, स्थिति रिपोर्ट उत्पन्न करने, या स्थिति मीटिंग होने पर अपने सप्ताह के 1-3 घंटे खर्च करने की रिपोर्ट की - और 11% सप्ताह में 4+ घंटे खर्च करते हैं! अक्सर, वे गतिविधियां घड़ी पर नहीं हैं। इस बारे में सोचें कि आपकी टीम के समय को आपके ग्राहकों के लिए कैसे काम किया जा सकता है। यदि आपका वर्तमान प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल आपके समय को कम नहीं कर रहा है तो ग्राहकों की दृश्यता प्रदान करने में खर्च किया गयापरियोजना की स्थिति, यहां देखने के लिए कुछ क्षमताएं हैं।

हमारे सर्वेक्षण में पूछे जाने पर कि किस क्षमताओं के पास उनके व्यवसाय पर सबसे बड़ा प्रभाव होगा, 22% ने जवाब दिया: "एडैशबोर्डजहां ग्राहक और आंतरिक हितधारक वास्तविक समय परियोजना प्रगति देख सकते हैं औरस्वचालित अधिसूचनाएंजब महत्वपूर्ण परियोजनाएं स्थिति बदलती हैं, तो पूर्ण हो जाती है, या पीछे गिर जाती है। "

अनुकूलन डैशबोर्ड दृश्य और विस्तृत वर्कफ़्लो स्थितियां ग्राहकों को यह जानने के लिए दृश्यता प्रदान करती हैं कि एक परियोजना कहां खड़ी है - अपडेट के लिए आपको पूछे बिना। स्वचालित सूचनाएं आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल को ग्राहकों को दिखाने के लिए सिर्फ एक सुंदर समयरेखा से अधिक बनाती हैं। शुरुआत से अपेक्षाएं सेट करना कि स्थिति अद्यतन प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल से स्वचालित रूप से आएंगे, ग्राहकों को इसका उपयोग करने में मूल्य देखने में मदद करता है।

उदहारण के लिए,यूडीएन कार्य प्रबंधकअनुकूलन वर्कफ़्लो स्थितियों का उपयोग करता है - साथ ही रंग-कोडित लेबल की एक श्रृंखला - ताकि प्रोजेक्ट के सदस्यों को पता चले कि कोई कार्य "प्रगति पर है," "पूरा हुआ," "फीडबैक की प्रतीक्षा" और बहुत कुछ। यह बहुत अच्छा है क्योंकि, आंतरिक रूप से, यह आपकी टीमों को ग्राहकों के लिए लचीला शेष रहते हुए अपनी परियोजना प्रक्रियाओं के अनुरूप रहने में सक्षम बनाता है।

यूडीएन कार्य प्रबंधकस्वचालित सूचनाएं भी होती हैं जब वे स्थिति बदलती हैं, और कोई भी सदस्य प्रश्न पूछने के लिए @mentions का उपयोग कर सकता है या प्रोजेक्ट के कार्य के भीतर दूसरों को सूचित कर सकता है - वार्तालापों को ईमेल से बाहर रखना ताकि हर कोई लूप में हो।

2. आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल कई प्रोजेक्ट टाइमलाइन चलाते समय आसानी से देरी के लिए समायोजित करने के लिए पर्याप्त लचीला नहीं है

क्या आपकी # 1 कार्य चुनौती ट्रैक पर परियोजनाओं को रखने और समय सीमा पर रखने की चुनौती है? यदि यह है, तो आप अकेले नहीं हैं।96% टीमों का अनुभव परियोजना देरीकुछ हद तक। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी टीम कितनी अच्छी तरह से तेल की हो सकती है, उन्हें बाधाओं और रोडब्लॉक को संभालने के लिए चुस्त होना चाहिए क्योंकि वे ग्राहकों के लिए कई परियोजनाओं का प्रबंधन करते हैं। जबकि देरी सामान्य हो सकती है, यह आपकी निचली रेखा के लिए खतरनाक है। हमारे सर्वेक्षण में बताया गया है कि बजट या समय सीमा पर जाने वाली परियोजनाएं ग्राहक मंथन के लिए # 1 कारण है।

यदि आपका वर्तमान प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल केवल प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए चरणों का रैखिक दृश्य दिखा रहा है, तो आपकी टीम जल्दी से समायोजित करने और ट्रैक पर सबकुछ प्राप्त करने में सक्षम नहीं होगी। प्रत्येक कार्य में निर्भरता होती है, और जब एक कार्य में देरी होती है, तो यह पूरी समयरेखा को प्रभावित करती है। जब आपकी टीम कई ग्राहकों के साथ काम कर रही है, तो एक ग्राहक के साथ देरी अन्य ग्राहकों को प्रभावित करती है।

लेकिन सभी आशा खो नहीं है। सही क्षमताओं के साथ, आपका प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण इस चुनौती को ग्राहकों को प्रसन्न करने के सबसे बड़े अवसरों में से एक में बदल सकता है।

परियोजना में देरी के लिए शीर्ष कारण? ग्राहकों से आवश्यकताओं के लिए अंतिम मिनट परिवर्तन। देरी हमेशा उम्मीद करना आसान नहीं होती है, लेकिन सही उपकरण के साथ आपको सशक्त बनाने के साथ, वे संभालने में बहुत आसान हो सकते हैं।

सबसे पहले, अनुकूलन अनुरोध फॉर्म सुनिश्चित करते हैं कि आपको शुरुआत से स्पष्ट रूप से परिभाषित आवश्यकताएं मिलें। मानकीकरण आप परियोजनाओं को कैसे निकालते हैं, यह सुनिश्चित करता है कि हर किसी की अपेक्षाओं को गठबंधन किया गया है, सड़क के नीचे बदलती आवश्यकताओं को कम करना।

जब परिवर्तन मध्य प्रोजेक्ट आते हैं, तो आप आसानी से समायोजन कर सकते हैं यदि आपका प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल हैविभिन्न संसाधन दृश्य ।

उपयोगनिर्भरताओं को मानचित्रित करने के लिए गैंट चार्टऔर समयरेखा अपेक्षाओं को निर्धारित करें। यह दृश्य चार्ट आपके क्लाइंट को यह देखने में मदद करता है कि कोई भी परिवर्तन या देरी उनकी समग्र समयरेखा को कैसे प्रभावित करेगी। जब आपको किसी कार्य को स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है, तो सभी आश्रित कार्य भी एक साधारण क्लिक के साथ आगे बढ़ेंगे। आप अपने ग्राहक के साथ गठबंधन रहने के दौरान गियर को तुरंत स्विच करने और आवश्यकतानुसार पुनर्निर्मित करने में सक्षम होंगे।

3. आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल ग्राहकों को उनकी संवेदनशील जानकारी सुरक्षित नहीं करता है

हमारे सर्वेक्षण में, 60% उत्तरदाताओं ने सहमति व्यक्त कीडेटा सुरक्षा चिंताओंउन्हें लचीला होने और ग्राहकों के साथ बेहतर संबंध बनाने से रोकें। यद्यपि 77% टीमों ने कहा कि ग्राहकों के डेटा को सुरक्षित रखने के लिए उनके पास उपकरण हैं, क्या आपकी टीम ने आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल को सुरक्षा का स्तर माना है?

मान लें कि आपके प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल में प्रमाणन और अनुमोदन को प्रबंधित करने की क्षमता नहीं है। आप अपने ग्राहकों द्वारा अनुमोदन के लिए संपत्ति कैसे भेज रहे हैं? ईमेल द्वारा संवेदनशील दस्तावेज भेजना एक आम तरीका है, लेकिन यह एक बड़ी सुरक्षा खतरा है। असंगत प्रतिक्रिया प्राप्त करने से परे जो कार्रवाई करना मुश्किल है, ईमेल अनुलग्नक खतरनाक हैं क्योंकि ईमेल आसानी से गलती से अग्रेषित किए जा सकते हैं या गलत लोगों के साथ साझा किए जा सकते हैं। हमेशा भी होता हैजोखिमवायरस का।

एक और उदाहरण में, मान लें कि आप प्रतिस्पर्धी ग्राहकों के लिए काम कर रहे एक एजेंसी हैं। आप उन्हें कैसे आश्वस्त कर सकते हैं कि आपका डेटा आपके प्रोजेक्ट प्रबंधकों के बीच सुरक्षित है? क्या आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल ग्राहकों को यह कहने की शक्ति देता है कि उनकी परियोजनाओं में क्या देख सकता है?

सर्वेक्षण के 18% उत्तरदाताओं ने कहा "संतुलन की क्षमतासुरक्षा अनुपालनग्राहक दृश्यता के साथ "उन क्षमताओं में से एक थी जो उनकी टीम पर सबसे बड़ा सकारात्मक प्रभाव डालती थी। आपका प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल ग्राहकों के लिए अपनी संवेदनशील जानकारी को आत्मविश्वास से साझा करने के लिए सुरक्षित स्थान की आपूर्ति कर सकता है।

अपने वर्कफ़्लो में सुरक्षा सुनिश्चित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक प्रमाणन और अनुमोदन को आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल में संसाधित करके लाता है। इस तरह, आप एक स्थान पर और ईमेल जैसे कमजोर चैनलों से डेटा रख रहे हैं। एक अतिरिक्त बोनस के रूप में, यह एक ही स्थान पर सबकुछ के साथ क्रियाशील प्रतिक्रिया प्राप्त करने की प्रक्रिया बनाता है। जैसे उपकरण यूडीएन कार्य प्रबंधकअतिथि-समीक्षक क्षमताओं को भी प्रदान करें जो बाहरी हितधारकों को प्रतिक्रिया और अनुमोदन प्रदान करने की अनुमति देता है। ग्राहक समीक्षा की जाने वाली संपत्ति के लिए एक गेट लिंक साझा कर सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि इसे कौन देख सकता है।

जैसे उपकरणयूडीएन कार्य प्रबंधकप्रोजेक्ट फ़ोल्डर अनुमतियों को स्थापित करने के लिए ग्राहकों को भी सशक्त बनाएं जो आवश्यकतानुसार दृश्यता को सीमित कर सकें। सख्त अनुमति क्षमताओं के साथ एक सहयोगी कार्य प्रबंधन मंच दृश्यता सुनिश्चित करते समय ग्राहक की बौद्धिक संपदा की रक्षा करता है। आप ग्राहकों को निर्देशित करने में सहायता के लिए भूमिका-आधारित अनुमतियां भी बना सकते हैं कि अपनी टीम पर विभिन्न परियोजनाओं को देख सकते हैं।

अपनी प्रतिस्पर्धा पर हावी होने के लिए सही उपकरण प्राप्त करें

दिन के अंत में, आप ढूंढ रहे हैंपरियोजना प्रबंधन उपकरणपेशेवर सेवाओं के लिए ग्राहक खुशी और प्रतिधारण बढ़ाने में आपकी सहायता के लिए। सही उपकरण के बिना, आप बस उन लक्ष्यों को प्राप्त नहीं कर सकते हैं। क्रियाशील दृश्यता, लचीलापन और सुरक्षा प्रदान करने से आप परियोजनाओं को ट्रैक पर रखने और ग्राहकों को प्रसन्न करने की सफलता सुनिश्चित करने में मदद करेंगे।

हमने हाल ही में एक पेशेवर सेवाएं जारी कीउद्योग बेंचमार्क रिपोर्ट, जहां हमने अपने शीर्ष को समझने के लिए 1,000+ पेशेवर सेवा के नेताओं का सर्वेक्षण कियापरियोजना प्रबंधन चुनौतियां। वास्तव में, आज हमारे कई आंकड़े रिपोर्ट से खींचे गए थे।

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