3 Způsoby Software pro správu projektů selhává svým klientům

Konečně se vykopáváte zExcel tabulka dírya koupil lesklý novýprojektový managementnářadí. IT barevně kódy a vizualizujeprojektDO-DOS, takže můžete udržet všechnyúkola potěšení klientů. Ukážete jim, jak bude jejich projekt proudit a dejte jim vědět, že se mohou přihlásit přímo a uvidí, kde projekt stojí. Zelená pro jít, žlutá pro zpoždění a červená pro držení. Krásná!

Jediný problém? Vaši klienti to nepoužívají. Stále vás volají, iming a e-mailem pro aktualizace a žádá o pořádání schůzek o stavu o dalších krocích. Stále vykopáváte prostřednictvím e-mailových podprocesů, abyste získali zpětnou vazbu a klienti jsou váhaví, aby vám poskytli všechna data, která potřebujete. A co znamená "žlutá" událost? Frustrovaný, žádají o slevu neboohrožuje churvat .

PodleStudie High Gare 2019, Profesionální služby vzrostly od roku 2017 o 20% a dvěma hrozbami se zvyšují konkurenci a tlak na snížení cen. PorozuměníJak udržet klienty v poradním podnikáníje klíčový pro jeho úspěch. Vaši klienti jsou zaneprázdněni a musíte poskytnoutNástroje pro správu projektů pro profesionální službyTo jsou bezproblémové přijmout, ušetřit čas a prokázat svou hodnotu.

Nejste si jisti, co byste měli konkrétněhledat v nástroji pro správu projektůvyřešitVýzvy pro profesionální služby firem? Zde jsou tři způsoby, jak váš současný nástroj selhává svým klientům.

3 Způsoby Software pro správu projektů selhává svým klientům a jak jej opravit

1. Nástroj pro správu projektů neposkytuje klientům plnou viditelnost v průběhu projektu

Červená, žlutá a zelená jsou skvělá pro zastavení, ne tolik pro dáváníViditelnost stavuv nástroji pro správu projektů. Barvy bez významu jsou jen to - bezvýznamné pro klienta. Potřebujete svůjStav projektuPoskytnout více informací tak, aby měli váš klient i tým plný viditelnosti.

Komunikační potíže a nedostatek viditelnostijsou druhé a třetí horní důvody pro klientské churn. Bez správného nástroje na místě, jeden z největších výzev profesionálních služeb týmů tváře udržuje klienty aktualizované na to, co se děje během jejichDefinice účtovatelných hodin. To se stane z mnoha důvodů. Jada nebo jen zvědaví, klienti očekávají pravidelné aktualizace a jasnéViditelnost projektudo věcí, jako jsou úkoly řízeny - zejména protoVětšina profesionálních služeb je založena na fakturovacích hodinách .

Pokud není nástroj pro správu projektů snadné pochopit a integrovat do jiných částí pracovního postupu projektu, klienti neuvidí hodnotu učení, jak ji používat. Je to mnohem snazší poslat, že im nebo e-mail získat odpověď. Ale to způsobuje mezery v komunikaci a nepořádek informací plovoucí kolem více kanálů.

Klientský churn nebo komunikační frustrace není jedinou hrozbou.V našich profesionálních službách průzkum, 60% respondentů hlásí utrácet 1-3 hodiny svého týdne v odesílání e-mailů aktualizace, generování zpráv o stavu, nebo mají status setkání - a 11% strávit 4+ hodin týdně! Často, tyto činnosti nejsou na hodinách. Přemýšlejte o tom, jak by se váš tým mohl lépe podávat práci pro vaše klienty. Pokud váš aktuální nástroj pro správu projektu není řezat váš čas strávený poskytováním viditelnosti klientůstav projektuZde jsou některé schopnosti hledat.

Zeptal se v našem průzkumu o tom, jaké možnosti by měly největší dopad na jejich podnikání, 22% reagovalo: "Apřístrojová deskakde klienti a interní zúčastněné strany mohou zobrazit projekt projektu v reálném čase aAutomatická oznámeníPokud jsou důležité projekty změny, jsou dokončeny, nebo za sebou. "

Přizpůsobitelné zobrazení řídicího panelu a detailní stavy pracovního postupu poskytují klientům viditelnost přesně vědět, kde projekt stojí - bez nutnosti vás požádat o aktualizace. Automatizovaná oznámení Proveďte nástroj pro správu projektů více než jen hezkou časovou osu, která zobrazují klienty. Nastavení očekávání od začátku, které aktualizace stavu budou automaticky pocházet z nástrojového projektu, pomáhá klientům vidět hodnotu při použití.

Jako příklad,Správce úloh UDNPoužívá přizpůsobitelné stavy pracovního postupu - stejně jako pole barevně kódovaných štítků - tak, že členové projektu vědí, zda je úkol "Probíhá" "Dokončeno," "Čekání na zpětnou vazbu," a mnohem více. To je skvělé, protože interně to umožňuje vašim týmům zůstat v souladu se svými projektovými procesy, zatímco zbývající flexibilní pro klienty.

Správce úloh UDNTaké má automatická upozornění, když se tyto stavy změní, a všichni členové mohou používat @mentions, aby klást otázky nebo informovat ostatní přímo v rámci úlohy projektu - udržet konverzace z e-mailu, takže každý je ve smyčce.

2. Nástroj pro správu projektů není dostatečně flexibilní, aby se snadno přizpůsobit zpožděním při spuštění více časových časových lhůt projektu

Je vaše # 1 Práce Challenge Udržování projektů na trati a bít termíny? Pokud ano, nejsi sám.96% týmů zažívá zpoždění projektudo určité míry. Bez ohledu na to, jak dobře naolejovaný váš tým může být, musí být agilní, aby zvládli překážky a překážky, protože řídí více projektů pro klienty. Zatímco zpoždění může být samozřejmostí, je to nebezpečné pro vaše spodní řádek. Náš průzkum oznámil, že projekty, které probíhají rozpočet nebo termín, je důvodem # 1 důvod pro klientský churn.

Pokud váš aktuální nástroj pro správu projektů zobrazuje pouze lineární zobrazení kroků, které potřebuje k dokončení projektu, váš tým nebude moci rychle nastavit a dostat všechno zpět na stopě. Každý úkol má závislosti, a když je zpožděn jeden úkol, dopaduje celou časovou osu. Když váš tým pracuje s více klienty, zpoždění s jedním klientem ovlivňuje další klienty.

Ale veškerá naděje není ztracena. S správnými schopnostmi může váš nástroj pro správu projektu tento problém proměnit do jednoho z největších příležitostí k potěšení klientů.

Horní důvod pro zpoždění projektu? Last-minute změny požadavků od klientů. Zpoždění nejsou vždy snadné předvídat, ale se správným nástrojem, který vás posílá, mohou být mnohem snazší zvládnout.

Za prvé, přizpůsobitelné formuláře požadavku zajišťují, že získáte jasně definované požadavky od začátku. Standardizace, jak vykopnete projekty zajišťují očekávání každého, je zarovnána, zmírňující se měnící se požadavky po silnici.

Když se změní zobrazují střední projekt, můžete snadno provést úpravy, pokud má nástroj pro správu projektůrozdílné zobrazení zdrojů .

PoužitíGanttové grafy mapovat závislostia nastavit očekávání časové osy. Tento vizuální graf pomáhá vašemu klientovi vidět, jak budou jakékoli změny nebo zpoždění ovlivnit jejich celkovou časovou osu. Když potřebujete přesunout úkol, všechny závislé úkoly se budou pohybovat příliš s jednoduchým kliknutím. Budete moci rychle přepnout kola a reproritizovat podle potřeby při pobytu v souladu se svým klientem.

3. Nástroj pro správu projektu nečiní klientům pocit, že jejich citliví informace jsou bezpečné

V našem průzkumu se 60% respondentů dohodloObavy zabezpečení datUdržujte je od flexibilního a budování lepších vztahů s klienty. Ačkoli 77% týmů uvedlo, že mají zavedené nástroje, aby zajistily, že data klientů jsou bezpečná, má váš tým považován za úroveň zabezpečení Nástroj pro správu projektu?

Řekněme, že váš nástroj pro správu projektů nemá schopnost spravovat ověření a schválení. Jak vaše klienty odesíláte aktiva ke schválení? Odesílání citlivých dokumentů e-mailem je běžným způsobem, ale je to velká bezpečnostní hrozba. Kromě disjointed zpětné vazby, které je těžké přijmout opatření, e-mailové přílohy jsou nebezpečné, protože e-maily lze snadno předávat náhodně nebo sdílené se špatnými lidmi. Tam je také vždyrizikovirů.

V dalším příkladu, řekněme, že jste agentura pro konkurenční klienty. Jak je můžete zajistit, že jejich data jsou v bezpečí mezi projektovými manažery? Dává váš nástroj pro správu projektů klientům sílu říci přesně, kdo může vidět co v jejich projektech?

18% respondentů průzkumu uvedlo "schopnost rovnováhySecurity Compliance.S viditelností klienta "byl jeden z možností, které by měly největší pozitivní dopad na jejich tým. Nástroj pro správu projektu může dodat tento bezpečný prostor pro klienty, aby se srovnávali své citlivé informace.

Jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit zabezpečení ve vašem pracovním postupu, je tím, že přinese proces korekce a schválení do nástroje pro správu projektů. Tímto způsobem dodržujete data na jednom místě a mimo zranitelné kanály jako e-mail. Jako přidaný bonus dělá proces získání akčního zpětné vazby rychleji se všemi na jednom místě. Stejně jako nástroje Správce úloh UDNNabízíme také možnosti hodnocení hostů, které umožňují externím zúčastněným stranám poskytovat zpětnou vazbu a schválení. Klienti mohou sdílet odkaz na aktiva, která je třeba přezkoumat a diktovat přesně, kdo to vidí.

Stejně jako nástrojeSprávce úloh UDNTaké posílit klienty, aby navázali oprávnění složky projektu, která mohou omezit viditelnost podle potřeby. Platforma pro správu spolupráce s přísnými schopnostmi oprávnění chrání intelektuální vlastnictví zákazníka při zajišťování viditelnosti. Můžete dokonce vytvořit oprávnění založené na role, které pomohou klientům diktovat, kdo ve vlastním týmu vidí různé projekty.

Získejte správný nástroj pro dominovat své soutěži

Na konci dne hledáteNástroje pro správu projektůPro profesionální služby vám pomohou zvýšit štěstí a uchovávání klienta. Bez správného nástroje prostě nemůžete tyto cíle dosáhnout. Poskytování akčního viditelnosti, flexibility a zabezpečení vám pomůže udržet projekty na trati a zajistit úspěch, který potěší klienty.

Nedávno jsme vydali profesionální službyIndustrial Benchmark Repředu, kde jsme zkoumali 1000 + profesionální služby vůdcové, abychom pochopili jejich vrcholProject Management výzvy. Ve skutečnosti, mnoho našich statistik dnes byly vytaženy ze zprávy.

Chcete se dozvědět více o tom, jak může správný projekt projektu nástroj zastavit klienta CHUNING v stopách? Nebo jak můžete využít automatizace a zabezpečení, abyste se odlišili od soutěže? Přečtěte si plnou bezplatnou zprávu Právě klepnutímtadynebo vyplnění formuláře níže.