3 Τρόποι Το λογισμικό διαχείρισης έργων σας αποτυγχάνει στους πελάτες σας

Τελικά έβγαζες τον εαυτό σου έξω από τοΤρύπα υπολογιστικού φύλλου Excelκαι αγόρασε ένα λαμπερό νέοδιαχείριση έργουεργαλείο. It color-codes και απεικονίζειέργοσε-dos, ώστε να μπορείτε να κρατήσετε όλουςέργοκαι απόλαυση των πελατών. Δείξε τους πώς το έργο τους θα ρέει και να τους ενημερώσει ότι μπορούν να συνδεθούν δεξιά και να δουν πού βρίσκεται ένα έργο. Πράσινο για πηγαίνετε, κίτρινο για καθυστερήσεις και κόκκινο για σε αναμονή. Πανεμορφη!

Το μόνο πρόβλημα? Οι πελάτες σας δεν το χρησιμοποιούν. Εξακολουθούν να καλούν, ιμώντας και σας αποστέλλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ενημερώσεις και ζητά να κατέχουν συναντήσεις κατάστασης σχετικά με τα επόμενα βήματα. Εξακολουθείτε να σκάβετε μέσω νημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να λάβετε τα σχόλια των περιουσιακών στοιχείων και οι πελάτες είναι διστακτικοί για να σας δώσουν όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε. Και τι σημαίνει "κίτρινο" συμβάν; Απογοητευμένοι, ζητούν έκπτωση ήαπειλούν να χτυπήσουν .

Σύμφωνα μεΜελέτη υψηλής ανάπτυξης του 2019, οι επαγγελματικές υπηρεσίες αυξήθηκαν κατά 20% από το 2017 και οι δύο πρώτες απειλές αυξάνουν τον ανταγωνισμό και την πίεση για τη μείωση των τιμών. ΚατανόησηΠώς να διατηρήσετε τους πελάτες σε μια συμβουλευτική επιχείρησηείναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του. Οι πελάτες σας είναι απασχολημένοι και πρέπει να δώσετεΕργαλεία διαχείρισης έργων για επαγγελματικές υπηρεσίεςπου είναι απρόσκοπτα να υιοθετήσετε, να τα αποθηκεύσετε χρόνο και να αποδείξετε την αξία σας.

Δεν είστε σίγουροι τι πρέπει συγκεκριμέναΑναζητήστε σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργουγια την επίλυση αυτώνΠροκλήσεις για τις επιχειρήσεις επαγγελματικών υπηρεσιών? Λοιπόν, εδώ είναι τρεις τρόποι το τρέχον εργαλείο σας αποτυγχάνει στους πελάτες σας.

3 Τρόποι Το λογισμικό διαχείρισης έργων σας αποτυγχάνει στους πελάτες σας και πώς να το διορθώσετε

1. Το εργαλείο διαχείρισης έργου σας δεν παρέχει πλήρη ορατότητα στους πελάτες στην πρόοδο του έργου

Κόκκινο, κίτρινο και πράσινο είναι ιδανικό για ένα φαινόμενο, όχι τόσο για να δώσειΟρατότητα κατάστασηςσε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Τα χρώματα χωρίς νόημα είναι ακριβώς αυτό - χωρίς νόημα στον πελάτη. Χρειάζεστε το δικό σαςΚατάσταση έργουΓια περισσότερες πληροφορίες, ώστε τόσο ο πελάτης και η ομάδα σας να έχουν πλήρη ορατότητα.

Δυσκολίες επικοινωνίας και έλλειψη ορατότηταςείναι ο δεύτερος και ο τρίτος κορυφαίος λόγοι για τον πελάτη. Χωρίς το σωστό εργαλείο, μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις Οι ομάδες επαγγελματικών υπηρεσιών αντιμετωπίζουν οι πελάτες ενημερώνονται για το τι συμβαίνει κατά τη διάρκεια τουΟρισμός χρεώσεων ωρών. Αυτό συμβαίνει για πολλούς λόγους. Jaded ή απλά περίεργους, οι πελάτες περιμένουν τακτικές ενημερώσεις και σαφείςΟρατότητα του έργουσε πράγματα όπως ο τρόπος αντιμετώπισης των καθηκόντων - ειδικά από τότεΟι πιο επαγγελματικές υπηρεσίες υπηρεσιών βασίζονται σε χρεώσεις .

Εάν το εργαλείο διαχείρισης έργων σας δεν είναι εύκολο να κατανοηθεί και να ενσωματωθεί σε άλλα μέρη της ροής εργασίας του έργου σας, οι πελάτες δεν θα δουν την αξία της μάθησης πώς να το χρησιμοποιήσετε. Είναι πολύ πιο εύκολο για αυτούς να στείλουν αυτό το im ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να λάβετε μια απάντηση. Αλλά αυτό προκαλεί κενά στην επικοινωνία και ένα χάος πληροφοριών που επιπλέουν γύρω από πολλαπλά κανάλια.

Το Client Check ή η απογοήτευση επικοινωνίας δεν είναι η μόνη απειλή.Στην έρευνα επαγγελματικών υπηρεσιών μας, Το 60% των ερωτηθέντων αναφέρει να δαπανήσει 1-3 ώρες την εβδομάδα τους στην αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενημέρωσης, δημιουργώντας αναφορές κατάστασης ή με συναντήσεις κατάστασης - και το 11% δαπανώνται 4+ ώρες την εβδομάδα! Πολλές φορές, αυτές οι δραστηριότητες δεν είναι ούτε στο ρολόι. Σκεφτείτε πώς η ώρα της ομάδας σας θα μπορούσε να εξυπηρετηθεί καλύτερα να εργάζεται για τους πελάτες σας. Εάν το τρέχον εργαλείο διαχείρισης έργων σας δεν μειώνει το χρόνο σας, παρέχοντας την ορατότητα των πελατώνκατάσταση του έργου, εδώ είναι μερικές δυνατότητες για να αναζητήσετε.

Όταν ρωτήθηκαν στην έρευνά μας σχετικά με τις δυνατότητες που θα έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επιχείρησή τους, το 22% απάντησε: "αταμπλόόπου οι πελάτες και οι εσωτερικοί ενδιαφερόμενοι μπορούν να προβάλλουν πρόοδο έργου σε πραγματικό χρόνο καιΑυτοματοποιημένες ειδοποιήσειςΌταν τα σημαντικά έργα αλλάζουν τις καταστάσεις, ολοκληρώνονται ή πέφτουν πίσω. "

Προσαρμοσμένες προβολές του ταμπλό και λεπτομερείς καταστάσεις ροής εργασίας παρέχουν στους πελάτες την ορατότητα να γνωρίζουν ακριβώς πού βρίσκεται ένα έργο - χωρίς να χρειάζεται να σας ζητήσει ενημερώσεις. Οι αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις καθιστούν το εργαλείο διαχείρισης έργου περισσότερο από ένα πολύ όμορφο χρονοδιάγραμμα για να δείτε πελάτες. Ορίζοντας τις προσδοκίες από την αρχή ότι οι ενημερώσεις κατάστασης θα προέρχονται αυτόματα από το εργαλείο διαχείρισης έργου βοηθά τους πελάτες να βλέπουν την αξία στη χρήση της.

Ως παράδειγμα,UDN Task ManagerΧρησιμοποιεί προσαρμόσιμες καταστάσεις ροής εργασιών - καθώς και μια σειρά από έγχρωμες ετικέτες - έτσι ώστε τα μέλη του έργου να γνωρίζουν αν μια εργασία είναι "σε εξέλιξη", ολοκληρώθηκε, "ολοκληρώθηκε", "αναμονή για ανατροφοδότηση" και πολλά άλλα. Αυτό είναι υπέροχο, διότι, εσωτερικά, αυτό επιτρέπει στις ομάδες σας να παραμείνουν συνεπείς με τις διαδικασίες του έργου τους ενώ παραμένουν ευέλικτες για τους πελάτες.

UDN Task ManagerΕπίσης, έχει αυτόματες ειδοποιήσεις όταν αλλάζουν αυτές οι καταστάσεις και τα μέλη μπορούν να χρησιμοποιήσουν @mentions για να κάνουν ερωτήσεις ή να ενημερώσουν τους άλλους δικαίωμα μέσα στο έργο του έργου - διατηρώντας τις συνομιλίες εκτός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε όλοι να είναι στο βρόχο.

2. Το εργαλείο διαχείρισης έργου σας δεν είναι αρκετά ευέλικτο ώστε να προσαρμόζεται εύκολα στις καθυστερήσεις κατά την εκτέλεση πολλαπλών χρονοδιαγραμμάτων έργου

Είναι η πρόκληση εργασίας σας # 1 διατηρώντας έργα σε τροχιά και χτύπημα προθεσμιών; Αν είναι, δεν είσαι μόνος.Το 96% των ομάδων αντιμετωπίζουν καθυστερήσεις έργωνσε κάποιο βαθμό. Ανεξάρτητα από το πόσο καλά μπορεί να είναι η ομάδα σας, πρέπει να είναι ευκίνητοι για να χειριστούν τα εμπόδια και τα οδοφράγματα καθώς διαχειρίζονται πολλά έργα για τους πελάτες. Ενώ μια καθυστέρηση μπορεί να είναι συνηθισμένη, είναι επικίνδυνη για την κατώτατη γραμμή σας. Η έρευνα μας ανέφερε ότι τα έργα που πηγαίνουν στον προϋπολογισμό ή την προθεσμία είναι ο λόγος # 1 για τον πελάτη.

Εάν το τρέχον εργαλείο διαχείρισης έργων εμφανίζει μόνο μια γραμμική όψη των βημάτων που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε το έργο, η ομάδα σας δεν θα μπορεί να προσαρμόσει γρήγορα και να πάρει τα πάντα πίσω στο δρόμο. Κάθε εργασία έχει εξαρτήσεις και όταν καθυστερεί μια εργασία, επηρεάζει ολόκληρη τη χρονική γραμμή. Όταν η ομάδα σας συνεργάζεται με πολλούς πελάτες, μια καθυστέρηση με έναν πελάτη επηρεάζει άλλους πελάτες.

Αλλά όλη η ελπίδα δεν χάνεται. Με τις σωστές δυνατότητες, το εργαλείο διαχείρισης έργου σας μπορεί να μετατρέψει αυτή την πρόκληση σε μία από τις μεγαλύτερες ευκαιρίες για την απόλαυση των πελατών.

Ο κορυφαίος λόγος για καθυστερήσεις έργων; Αλλαγές τελευταίας στιγμής στις απαιτήσεις των πελατών. Οι καθυστερήσεις δεν είναι πάντα εύκολες στην πρόβλεψη, αλλά με το σωστό εργαλείο που σας ενδυναμώνει, μπορεί να είναι πολύ πιο εύκολο να χειριστεί.

Πρώτον, τα προσαρμόσιμα έντυπα αιτήσεων εξασφαλίζουν ότι θα έχετε σαφώς καθορισμένες απαιτήσεις από την αρχή. Τυποποίηση του τρόπου με τον οποίο ξεκινάτε τα έργα σας εξασφαλίζουν ότι οι προσδοκίες του καθενός ευθυγραμμίζονται, μετριάζοντας τις μεταβαλλόμενες απαιτήσεις κάτω από το δρόμο.

Όταν οι αλλαγές εμφανίζονται στα μέσα του έργου, μπορείτε εύκολα να κάνετε ρυθμίσεις εάν το εργαλείο διαχείρισης έργου σας έχειΔιαφορετικές προβολές πόρων .

ΧρήσηGantt χάρτες για να χαρτογραφήσετε εξαρτήσειςκαι να ορίσετε τις προσδοκίες του χρονοδιαγράμματος. Αυτό το οπτικό διάγραμμα βοηθά τον πελάτη σας να δει πώς οι αλλαγές ή οι καθυστερήσεις θα επηρεάσουν τη συνολική χρονική γραμμή τους. Όταν χρειάζεται να μετακινήσετε μια εργασία, όλες οι εξαρτημένες εργασίες θα μετακινηθούν πάρα πολύ με ένα απλό κλικ. Θα είστε σε θέση να αλλάξετε γρήγορα τα εργαλεία και να επανεπεξεργαστείτε ανάλογα με τις ανάγκες ενώ παραμένετε ευθυγραμμισμένος με τον πελάτη σας.

3. Το εργαλείο διαχείρισης έργου σας δεν κάνει τους πελάτες να αισθάνονται ότι οι ευαίσθητες πληροφορίες τους είναι ασφαλείς

Στην έρευνα μας, το 60% των ερωτηθέντων συμφώνησεανησυχίες ασφάλειας δεδομένωνΚρατήστε τους από την ευέλικτη και την οικοδόμηση καλύτερων σχέσεων με τους πελάτες. Παρόλο που το 77% των ομάδων δήλωσε ότι διαθέτουν εργαλεία για να διασφαλίσουν ότι τα δεδομένα των πελατών είναι ασφαλή, έχει η ομάδα σας να θεωρεί το επίπεδο ασφάλειας Το εργαλείο διαχείρισης έργου σας παρέχει;

Ας πούμε ότι το εργαλείο διαχείρισης έργου σας δεν έχει τη δυνατότητα να διαχειρίζεται τη σωτηρία και τις εγκρίσεις. Πώς στέλνετε περιουσιακά στοιχεία για έγκριση από τους πελάτες σας; Η αποστολή ευαίσθητων εγγράφων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας κοινός τρόπος, αλλά είναι μια μεγάλη απειλή ασφάλειας. Πέρα από τη λήψη ανατροφοδότησης που είναι δύσκολο να αναληφθεί δράση, τα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι επικίνδυνα, επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν εύκολα να προωθηθούν τυχαία ή να μοιραστούν με τους λάθος ανθρώπους. Υπάρχει επίσης πάντα τοκίνδυνοςτων ιών.

Σε ένα άλλο παράδειγμα, ας πούμε ότι είστε ένας οργανισμός που εργάζεται για ανταγωνιστικούς πελάτες. Πώς μπορείτε να τους διαβεβαιώσετε ότι τα δεδομένα τους είναι ασφαλή μεταξύ των διαχειριστών του έργου σας; Το εργαλείο διαχείρισης έργων σας δίνει στους πελάτες την εξουσία να λένε ακριβώς ποιος μπορεί να δει τι μέσα στα έργα τους;

Το 18% των ερωτηθέντων της έρευνας δήλωσε ότι "η ικανότητα να ισορροπείσυμμόρφωση με ασφάλειαΜε την ορατότητα του πελάτη "ήταν μία από τις δυνατότητες που θα είχε τον μεγαλύτερο θετικό αντίκτυπο στην ομάδα τους. Το εργαλείο διαχείρισης έργου σας μπορεί να παράσχει αυτό το ασφαλές χώρο για τους πελάτες να μοιράζονται με αυτοπεποίθηση τις ευαίσθητες πληροφορίες τους.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλιστεί η ασφάλεια στη ροή εργασίας σας, φέρνοντας τη διαδικασία θορυβών και εγκρίσεων στο εργαλείο διαχείρισης έργου σας. Με αυτόν τον τρόπο, διατηρείτε δεδομένα σε ένα μέρος και έξω από ευάλωτα κανάλια όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ως πρόσθετο μπόνους, καθιστά τη διαδικασία λήψης ενεργειών ανατροφοδότησης ταχύτερα με τα πάντα σε ένα μέρος. Εργαλεία όπως UDN Task ManagerΠροσφέρετε επίσης δυνατότητες επισκεπτών που επιτρέπουν στους εξωτερικούς φορείς να παρέχουν ανατροφοδότηση και εγκρίσεις. Οι πελάτες μπορούν να μοιραστούν έναν περιορισμένο σύνδεσμο σε ένα πλεονέκτημα που χρειάζεται να αναθεωρηθεί και να υπαγορεύσει ακριβώς ποιος μπορεί να το δει.

Εργαλεία όπωςUDN Task ManagerΕπίσης, εξουσιοδοτούν τους πελάτες να δημιουργήσουν δικαιώματα φακέλων έργου που μπορούν να περιορίσουν την ορατότητα ανάλογα με τις ανάγκες. Μια συνεργατική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας με αυστηρές δυνατότητες άδειας προστατεύει την πνευματική ιδιοκτησία του πελάτη ενώ εξασφαλίζει την ορατότητα. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε δικαιώματα που βασίζονται σε ρόλους για να βοηθήσετε τους πελάτες να υπαγορεύουν οι οποίοι στη δική τους ομάδα μπορούν να δουν διαφορετικά έργα.

Πάρτε το σωστό εργαλείο για να κυριαρχήσετε στον ανταγωνισμό σας

Στο τέλος της ημέρας, ψάχνετεΕργαλεία διαχείρισης έργωνΓια επαγγελματικές υπηρεσίες για να σας βοηθήσει να αυξήσετε την ευτυχία και τη διατήρηση του πελάτη. Χωρίς το σωστό εργαλείο, απλά δεν μπορείτε να επιτύχετε αυτούς τους στόχους. Παροχή ορατότητας, ευελιξία, ευελιξία και ασφάλεια, θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα έργα σε καλό δρόμο και να διασφαλίσετε την επιτυχία που απολαμβάνει τους πελάτες.

Πρόσφατα κυκλοφόρησα μια επαγγελματική υπηρεσίαΈκθεση αναφοράς βιομηχανίας, όπου ερωτήσαμε 1.000+ ηγέτες επαγγελματικών υπηρεσιών για να καταλάβουν την κορυφή τουςΠροκλήσεις διαχείρισης έργων. Στην πραγματικότητα, πολλά από τα στατιστικά μας σήμερα τραβήχτηκαν από την έκθεση.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς το σωστό εργαλείο διαχείρισης έργου μπορεί να σταματήσει το client churn στα κομμάτια του; Ή πώς μπορείτε να αξιοποιήσετε την αυτοματοποίηση και την ασφάλεια για να διαφοροποιήσετε τον εαυτό σας από τον ανταγωνισμό; Διαβάστε την πλήρη δωρεάν αναφορά τώρα κάνοντας κλικεδώή να συμπληρώσετε την παρακάτω φόρμα.