टॉप-डाउन और बॉटम-अप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट: दो दृष्टिकोणों के फायदे का लाभ उठाना
महत्वपूर्ण परिवर्तन हो रहे हैंपरियोजना प्रबंधनआज। दुनिया के कुछ सबसे गतिशील संगठनों की तरहन्यूयॉर्क समय , ट्रिब्यून कं, तथाअर्न्स्ट एंड amp; युवातथाकथित टॉप-डाउन प्रबंधन शैली से नीचे-अप प्रबंधन में स्विच हो गए हैं। यहां तक कि भयानक भीटोयोटातथाआईबीएमअपने कई विभागों में नीचे-अप प्रबंधन-शैली तत्वों को लागू किया है।
नीचे-अप दृष्टिकोण की बढ़ती लोकप्रियता के बावजूद, इन दो प्रमुख दृष्टिकोणों में से किस पर चर्चा सबसे अच्छी क्रोध है। कंपनियां अपनी प्रबंधन शैली को बदलने के बारे में इतनी चिंतित क्यों हो गई हैं, और आपके संगठन के लिए कौन सा सही है?
प्रबंधन परियोजनाओं को ऊपर-नीचे
"टॉप-डाउन" का अर्थ है कि सभीपरियोजना के उद्देश्यों, दिशानिर्देश, सूचना, योजनाएं, और निधि प्रक्रियाओं को प्रबंधन द्वारा स्थापित किया जाता है, और उम्मीदों को प्रत्येक के लिए संवाद किया जाता हैपरियोजनाप्रतिभागी। इस दृष्टिकोण की अत्यधिक प्रक्रिया औपचारिकता की आवश्यकता होती है, क्योंकि किसी भी अस्पष्टता के परिणामस्वरूप आसानी से गलतफहमी और परियोजना विफलता हो सकती है।
न्यूयॉर्क टाइम्स, समाचार पत्र उद्योग में एक नेता ने कई वर्षों तक शीर्ष-डाउन दृष्टिकोण का उपयोग किया। परंतुअमेरिकी पत्रकारिता समीक्षारिपोर्ट की गई कि टाइम्स के कार्यकारी प्रबंधन ने महसूस किया कि वे एक जीवंत कार्यस्थल और एक सफल संगठन के निर्माण के लिए आवश्यक थे। बिजली केंद्रीकृत थी और मास्टहेड संपादकों के समग्र नियंत्रण थे। संपादकों ने उन परियोजनाओं में एक ही प्रबंधन पैटर्न पेश किया जिसके लिए वे जिम्मेदार थे। एक व्यक्ति की भावनाओं और राय ने सभी परियोजना निर्णयों को प्रभावित किया, और वह व्यक्ति प्रोजेक्ट मैनेजर था।
नतीजतन, टीम के सदस्यों ने महसूस किया कि वे सुना नहीं थे, और उनकी आवाज़ों की गिनती नहीं थी। पत्रकारों के बीच सहयोग कोई नहीं था। अधिकारियों के प्रबंधन को एहसास हुआ कि उन्हें टीमों को अधिक स्वतंत्रता देने और उनके बदलने की जरूरत हैपरियोजना प्रबंधन कार्यान्वयनअंदाज। संगठन को बॉट-अप प्रबंधन शुरू करने में काफी समय लगा, लेकिन न्यूयॉर्क टाइम्स कर्मचारियों का कहना है कि सहयोग में काफी सुधार हुआ है, और टीम के सदस्य अब अधिक उत्पादक और कुशलता से एक साथ काम करते हैं।
इसी तरह की समस्याएं अन्य संगठनों पर देखी जा सकती हैं जो पारंपरिक प्रबंधन शैलियों से चिपक जाती हैं। टॉप-डाउन प्रबंधन अक्सर बाधाओं का कारण बनता है और परिणामस्वरूप कम उत्पादकता में परिणाम होता है। जब परियोजना प्रबंधकों के पास टीमों पर कुल नियंत्रण होता है, तो वे लॉकडाउन का कारण बन सकते हैं जो अनावश्यक निराशा और तनाव का कारण बनते हैं और एक परियोजना के पूरा होने को काफी धीमा कर सकते हैं।
नीचे-अप परियोजना प्रबंधन विकल्प
शीर्ष-डाउन प्रबंधन की स्पष्ट कमी और सीमाओं ने कई संगठनों को नीचे-अप प्रबंधन शैलियों को अपनाने के लिए प्रेरित किया है। नीचे-अप दृष्टिकोण के लिए प्रबंधन और परियोजना निष्पादन प्रक्रिया के हर चरण में सक्रिय टीम इनपुट की आवश्यकता होती है। पूरी टीम को कार्रवाई के किस पाठ्यक्रम के निर्णयों में साझा करने के लिए आमंत्रित किया जाता है।
नीचे-ऊपर शैली प्रबंधकों को लक्ष्यों और मूल्य के माध्यम से संवाद करने की अनुमति देती हैमाइलस्टोन योजना, और टीम के सदस्यों को अपने आप को मील के पत्थर तक पहुंचने के लिए आवश्यक चरणों के साथ व्यक्तिगत टू-डू सूचियों को विकसित करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। टीम तय करती है कि वे अपने कार्यों को करने के लिए किस तरीके का उपयोग करेंगे।
इस दृष्टिकोण का एक स्पष्ट लाभ यह है कि यह टीम के सदस्यों को अधिक रचनात्मक रूप से सोचने की शक्ति प्रदान करता है।
परियोजना को सफल बनाने के लिए प्रेरणा दोगुनी हो गई है क्योंकि:
नीचे से ऊपरपरियोजना प्रबंधनज्ञान श्रमिकों को प्रबंधित करने और प्रबंधकों की इस जानकारी को लागू करने और लागू करने के लिए आवश्यक जानकारी के बीच बढ़ते अंतर के बीच बढ़ते अंतर के साथ भी मुकाबला करने के तरीके के रूप में देखा जा सकता है।
इसके सभी फायदे के बावजूद, अकेले नीचे की शैली आपकी परियोजनाओं को नहीं बढ़ेगी। इसकासही समाधान नहींऔर कभी-कभी स्पष्टता और नियंत्रण की कमी होती है। सबसे अच्छा तरीका दो विपरीत दृष्टिकोणों के बीच संतुलन ढूंढना और प्रत्येक से सर्वोत्तम प्रथाओं को लेना है।
परियोजना प्रबंधन - पुराना तरीका
परंपरागतपरियोजना प्रबंधन उपकरणशीर्ष-डाउन दृष्टिकोण के लिए डिज़ाइन किया गया था और नीचे-अप प्रबंधन के लिए नहीं हैं। वे प्रोजेक्ट मैनेजर पर परियोजना संचार के केंद्र के रूप में केंद्रित हैं। टीम के सदस्यों ने अक्सर परियोजना योजना तक केवल पढ़ने का उपयोग किया होता है और कोई योगदान या सीधे परिवर्तन नहीं कर सकता है।
वर्कफ़्लो इस तरह दिखता है:
ये सभी नियमित प्रक्रियाएं परियोजना प्रबंधक की प्रतिभा को दफनाती हैं, जिससे उनके लिए वास्तव में नेतृत्व करने के लिए बहुत कम समय छोड़ दिया जाता है।
परियोजना प्रबंधन 2.0
अच्छी खबर यह है कि स्थिति बदल रही है। नीचे-अप प्रबंधन को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए नए उपकरण और विधियां उभरी हैं। इन विधियों में एंटरप्राइज़ 2.0 टेक्नोलॉजीज - विकी, ब्लॉग, सोशल नेटवर्क्स, सहयोग टूल्स इत्यादि शामिल हैं - जिन्होंने संगठनों को परियोजनाओं को निष्पादित करने के तरीके को बदल दिया है।
परियोजना प्रबंधन 2.0 सहयोग के नए पैटर्न को सक्षम बनाता है जो पर आधारित हैंसामूहिक आसूचना, विभिन्न क्षेत्रों में टीम के विशेषज्ञों से मूल्यवान ज्ञान को इकट्ठा करना। यह ज्ञान दूसरे पीढ़ी के प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर द्वारा प्रदान किए गए लचीले, सहयोगी वातावरण में एकत्रित और साझा किया जाता है। प्रोजेक्ट मैनेजर अपनी टीम के काम को व्यवस्थित कर सकता है, और व्यक्तिगत कर्मचारियों से प्रतिक्रिया के आधार पर परियोजना विकास के लिए सही दिशा चुन सकता है।
नतीजा यह है कि लोग "टू-डू" जनरेटर के रूप में प्रबंधक पर कम निर्भर हैं। टास्कमास्टर की उनकी भूमिका से मुक्त, परियोजना प्रबंधक परियोजना नेता बन सकता है। वे टीम संचार की सुविधा प्रदान कर सकते हैं और एक रचनात्मक कामकाजी माहौल प्रदान कर सकते हैं।
प्रोजेक्ट मैनेजर तब एक दूरदर्शी बन जाता है, जो टीम की ताकत और कमजोरियों का लाभ उठाने में सक्षम होता है, और किसी भी आंतरिक या बाहरी परिवर्तनों के आधार पर परियोजना विकास को समायोजित करता है। व्यक्तिगत टीम के सदस्यों को अभी भी अगले के लिए अपना रास्ता खोजने की स्वतंत्रता और जिम्मेदारी हैमाइलस्टोन, लेकिन प्रोजेक्ट मैनेजर अब प्रत्येक टीम के सदस्य को मार्गदर्शन करने में मदद करने में सक्षम है।
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इस नई पीढ़ी की मदद सेहाइब्रिड परियोजना प्रबंधनउपकरण, प्रबंधक दो दृष्टिकोणों के फायदे विलय कर सकते हैं। ये उपकरण उन्हें सहयोग के साथ नियंत्रण को जोड़ने, और आंतरिक, संगठनात्मक दृश्यता के साथ परियोजना लक्ष्यों की स्पष्टता के लिए मदद करते हैं।
हजारों कंपनियां अपने व्यापार प्रदर्शन में सुधार के लिए एंटरप्राइज़ 2.0 टूल्स की सहायता से लागू, नीचे-अप परियोजना प्रबंधन को विशेषता देती हैं। कुछ कंपनियों ने परियोजना संचार को व्यवस्थित करने के लिए कॉर्पोरेट ब्लॉग बनाए। उन्होंने विकीस को अपने ग्राहकों की प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए पेश किया। आईबीएम जैसे दिग्गजों को भी योगदानकर्ताओं को एक अधिक सक्रिय हाथ रखने के लाभों का एहसास होता है कि सहयोगी कार्य कैसे व्यवस्थित किया जाता है।
लोकतांत्रिककरण परियोजना प्रबंधन कभी भी अंत नहीं होता है। प्राथमिक लक्ष्य हमेशा परियोजना प्रबंधन और परियोजना सहयोग को अधिक कुशल बनाने के तरीकों को ढूंढना होता है। परियोजनाओं पर लागू नई प्रौद्योगिकियां सबकुछ और अधिक सफल और टीमों को अधिक उत्पादक बनाती हैं। दिन के अंत में, परियोजनाएं तेजी से वितरित की जाती हैं, और यह हर किसी के लाभ के लिए है।
यूडीएन कार्य प्रबंधकपरियोजना प्रबंधन 2.0 के लिए चार्ज का नेतृत्व कर रहा है। एक दशक से अधिक समय के लिए, हमने हजारों व्यवसायों के साथ साझेदारी की है, उन्हें उन उपकरणों और सर्वोत्तम प्रथाओं के साथ हथियाने के लिए आवश्यक उत्पादक और निर्माण बनने के लिए आवश्यक हैंकार्य श्रेष्ठता। हम आपको क्रांति में शामिल होने और अपने संगठन को अगले स्तर तक ले जाने के लिए आमंत्रित करते हैं।
