Wat is kostenoverschrijding? Hoe het te voorkomen

Project planninggaat alles over nauwkeurigheid. Met ongeveer28% van de projectenfalen als gevolg van onnauwkeurigkostenSchattingen, het is duidelijk dat uw projectplan tijd en aandacht verdient.

Onnauwkeurige prognoses over kosten, middelen, voordelen en geschatte duur kunnen projectrisico's bieden die de winstgevendheid en groeimogelijkheden van uw organisatie kunnen beïnvloeden. NemenApple AnnulerenDe veelhempelige AirPower - een draadloze laadmat - na bijna twee jaar op zijn R & AMP; D als een zaak in punt.

Gebrek aan juistkostenbeheer, inefficiëntproject ontwerp, en de onderbenutting van middelen kan leiden tot projecten die over het budget gaan of zelfs worden geannuleerd. Laten we een dieper kijken naar kostenoverschrijding, oorzaken van projectvertraging en hoe u projecten met succes kunt voltooien tijdens het beheer van kostenoverschrijding.

Wat is de definitie van kostenoverschrijding?

Kostenoverschrijding is een onverwachte verandering in het projectbudget dat de totale projectkosten verhoogt. Het kan gebeuren als gevolg van drie primaire redenen:

Wat zijn de tekenen van kostenoverschrijding?

Teams moeten ervoor zorgen dat ze een duidelijk beeld hebben van projectvoortgang om tekenen van kostenoverschrijding te vangen. Hier zijn een paar manieren om het mogelijke budgetoverschrijdingen snel te herkennen:

Gemeenschappelijke redenen voor kostenoverschrijdingen in projecten

Voor projecten om te slagen, is het belangrijk om kostenoverschrijding te voorkomen. Zelfs met alle controles en saldi op hun plaats, kunt u nog steeds overbruggen.

Voordat we kunnen begrijpen hoe we de kostenoverschrijding kunnen beheersen, laten we de algemene redenen voor kostenoverschrijdingen in projecten nader bekijken.

Onnauwkeurige projectschattingen

28% van de projecten misluktVanwege onjuist projectschattingen.

Onnauwkeurigheid in schattingen kan het gevolg zijn van zowel onderschat als overschatting van de kosten. Beide zijn even schadelijk en een gevolg van opzettelijke of onopzettelijke voorspellingen.

Om te zorgen voor positieve projectuitkomsten, moeten schattingen gegevensgestuurd en nauwkeurig zijn.

Scope kruip

Met een dynamische zakelijke omgeving en vaak veranderende bedrijfsbehoeften, is Scope Creep vaak onvermijdelijk.

45% van de projectenExperience Scope Creep, dat is een van de meest voorkomende factoren van de kostenoverschrijding inproject management. Gebruikmakend van een gedetailleerde en grondigeProjectvolgsysteemKan helpen bij het monitoren van voltooide en in afwachting van taken om scope-kruip te beheersen.

Gebrek aan risicobeheer

Elke projectmanager creëert plannen in de hoop dat ze zullen werken zoals bedoeld. Helaas is het niet zo eenvoudig als dat.

Onvoorspelbare interne of externe factoren kunnen onverwachte projectvertragingen veroorzaken of leiden tot kostenoverschrijding. Een .... hebbenrisico en Wijzig managementstrategieOp zijn plaats kan je team helpen om financiële verliezen te vermijden.

Communicatiegingen binnen teams

29% van de projecten misluktvanwege onduidelijke communicatie. Het niet hebben van een eenvoudige lijn van communicatie tussen projectmanagers en belanghebbenden kan leiden tot vermijdbare vertragingen.

Dergelijke vertragingen kunnen verspilde inspanning, verkeerd geadresseerde middelen, verloren tijd en kostenoverschrijding veroorzaken in projectmanagement.

Hoe voorkomen u kostenoverschrijdingen?

Onderzoek vanMcKinsey en de Universiteit van Oxfordsuggereert dat meer dan de helft van de grote IT-projecten hun gedefinieerde budgetten met meer dan 45% overschrijdt.

Als technische projecten groeien in reikwijdte en bereiken een bredere organisatiebasis, eventuele fouten een enorm risico voor het hele bedrijf.

Met meer dan $ 66 miljard verloren jaarlijks vanwege kostenoverschrijdingen, kan het verliezen van controle over uw projectbudget de winstgevendheid van een bedrijf naar beneden slepen. Hier zijn enkele tips voor het voorkomen van projectkosten en houden een strakkere taak bij uw budget:

Plan projecten nauwkeurig

Een van de meest effectieve manieren om een ​​projectsucces te garanderen, is om ze nauwkeurig te plannen. Hoe nauwkeuriger uw schattingen zijn, hoe groter de kans dat het project binnen het budget blijft.

Een gedetailleerd budget hebben enRisicobeheerplanKan helpen bij het bedekken van uw basen en het project op het goede spoor plaatsen om zijn geplande doelstellingen te bereiken.

Oefening Due Diligence met verkopers

Veel projecten vereisen samenwerking met leveranciers van derden. Hun steun kan variëren van het uitvoeren van specifieke taken om belangrijke grondstof te leveren aan het uitbesteden van productproductie.

Zorg ervoor dat uw teams hun doendoor ijverigheidvoordat u deze belangrijke leveranciersrelaties vaststelt. Anders kunnen deze leveranciers onbetaalbaar zijn en leiden tot vermijdbare kostenoverschrijding. Raadpleeg deze belangrijke stappen om dit te doen:

Controle scope kruipen en optimaliseer middelen

PMI-onderzoek bevestigtdat de eerste fasen van een project de grootste invloed hebben op de totale kosten ..

Eindgebruikers, interne teamleden en andere belanghebbenden kunnen meerdere veranderingen invoeren die kunnen leiden tot kostenoverschrijding in het project. Voer een grondige beoordeling uit voordat u er een goedkeurtScope-veranderingenen zorg ervoor dat u de middelen ook opnieuw toewijzen.

Door een bekwaam team bij elkaar te brengen met optimale middelen, kunt u een meer kostenefficiënter project hebben dat in zijn doelstellingen lukt.

Gebruik een projectmanagementtool

Uw projectmanager een veelzijdig gevenProject Management Toolkan nuttig zijn bij het vergroten van de efficiëntie van het project en het regelen van kostenoverschrijding.

Afgezien van het efficiënt bewaken van projectbronnen, kan het ook in beter helpentaak het roosterenom een ​​verspilling of verlies van hulpbronnen te voorkomen.

Een duidelijk communicatiekanaal hebben

Gebruik makend vanProjectbeheersoftwareVoor naadloze communicatie kan u helpen het project op het goede spoor te houden.

Belangrijkste belanghebbenden krijgen een breed overzicht van de voortgang van het project terwijl de projectteams gemakkelijk toegang hebben tot alle details die nodig zijn voor hun werk.

Houd de voortgang in de gaten

Om kostenovereenkomst te voorkomen, moet u de voortgang van het project in de gaten houden. Gebruik maken vanProject Management ToolsOm kleinere problemen te identificeren en te voorkomen dat ze groeien tot grotere problemen die het succes van het project kunnen bedreigen.

Gantt-grafiekenSta toe dat u de projecttijdlijn, Team Workload en alle Slippages in realtime in de gaten houdt.

Wat te doen wanneer de kosten zijn overschreden

Als de projectkosten overschrijden ondanks de beste inspanningen van uw teams, zijn er enkele stappen die u kunt nemen om het project weer op het goede spoor te krijgen. De sleutel tot het succes van project is om de vier brede dimensies van de kosten te beheersen:

Ontdek de echte reden

Graaf dieper in de specifieke activiteiten die van het budget deden om de echte redenen voor de projectvertraging en kostenoverschrijding te achterhalen.

Het is volledig mogelijk dat een projecttaak meer middelen of tijd heeft gehad dan verwacht, resulterend in een cascading-impact op de daaropvolgende projecttaak. Praat met uw teamleden en voer een gedetailleerde beoordeling uit voordat u naar een conclusies komt.

Beheer projectstrategie en belanghebbenden

Te veel focus op projectbudgettering en planningsprocessen kan leiden tot minder aandacht voor projectstrategieen belanghebbenden.

Vroeg instellen van de strategische waarde van het project kan de focus op het project houden. Door bedrijfsdoelstellingen met Project-tijdlijn uit te lijnen, kunt u projectteams helpen om kostenoverschrijding te voorkomen en projecten met succes te leveren.

Haal het team aan je zijde

Een hoogwaardige cultuur, gemeenschappelijke visie en gedeelde teamprocessen zijn essentieel voor het leveren van topprojecten.

Maak een gedeelde projectgerelateerde stimuleringsstructuur in plaats van een individueel werkdoel. Aanstekenverandermanagementstrategieën op een transparante en natuurlijke manier.

Door nauwkeurige en tijdige communicatie van projectwijzigingen, mijlpalen en belangrijke ontwikkelingen blijft elk teamlid op dezelfde pagina.

Blijf trouw aan Core Project Management Practices

Hebben geprobeerd en getestProjectmanagementpraktijkenOp zijn plaats kan uw team helpen het project af te leveren volgens het plan.

Process discipline introduceren en een rigoureus proces opzetten voor eventuele wijzigingsverzoeken met kortere leveringcycli om verspilingen te voorkomen. Dit zorgt voor een duidelijke eigendom en vermijdt teammisverstanden, wat resulteert in een grotere efficiëntie.

Hoe voorkomt kostenoverschrijding metUdn taakmanager

Testen de kansen door ervoor te zorgen dat uw project waarde levert binnen de tijdlijn en het budget. Bereik succesvolle resultaten door projectbeheersoftware te gebruiken die u de tools geeft die u moet plannen, monitoren en rapporteren.

Udn taakmanagerHiermee kunt u waardeer maken en leveren aan uw klanten, uw teams in staat te stellen met de tools die ze nodig hebben om top-uitvoeringsprojecten te voltooien.

Monitor projectvoortgang met visueelKanban Boardsen automatiseer taken om te zorgen voor tijdige levering. Begin met het plannen van hoogwaardige projecten die op schema en budget aankomenUdn taakmanager 's gratis proefperiode van twee weken .