Jaki jest plan zarządzania kryzysowego? (6 kroków, aby utworzyć jeden)

Streszczenie

Plan zarządzania kryzysowego przedstawia, w jaki sposób twoja firma odpowie, jeśli występuje kryzys. W planie kryzysu określi, jakie kryzysy są najprawdopodobniej wpływają na Twoją firmę i jaki będzie wpływ biznesowy. Planowanie odpowiedzi na każdy kryzys przygotuje twój zespół i zmniejszy długoterminowe obrażenia w organizacji.

Zdjęcie: Poproś pracowników o roczną rekolekcję firmy. Nie możesz się doczekać, aż wszyscy będą bondować nad gry iDziałania związane z budowaniem zespołu. Wydarzenie rozpoczyna się jutro i chcesz, aby każdy szczegół weekendu był płynnie.

Większość działań odbędzie się na zewnątrz, więc gdy burze nagle uderzyli w miasto, panic! Byłeś tak skupiony na planowaniu wydarzenia, że ​​nie rozważałeś planu kopii zapasowej złej pogody. Zmiana rzeczy ostatniej chwili spowoduje utraconą tysiące dolarów.

Jaka jest lekcja? Bycie A.dobry liderwymaga więcej niż pozytywności i umiejętności komunikacyjnych stałych. Wiedząc, jak planować zarówno dobre czasy, jak i złe buduje zaufanie do zespołu i pokazuje gotowość.

Zarządzanie kryzysowym jest istotną częścią każdego biznesplanu, ponieważ bez niego twój zespół nie zostanie przygotowany, gdy nastąpi nieoczekiwane. W poniższej przewodniku omówimy, jaki jest plan zarządzania kryzysowego i jak przygotować swoją firmę za niepewne czasy.

Jaki jest plan zarządzania kryzysowego?

Plan zarządzania kryzysowego przedstawia, w jaki sposób twoja firma będzie reagować, jeśli wystąpi kryzys. Plan powinien określić, kto podejmie działania i jakie będą ich role. Celem planu zarządzania kryzysowego jest zminimalizowanie uszkodzeń i przywrócenia operacji biznesowych tak szybko, jak to możliwe.

Twój plan zarządzania kryzysowego jest żywym dokumentem, do którego twój zespół może się odnosić i często aktualizować. Istnieją różne sposoby, aby przedstawić swój plan, ale typowy plan kryzysowy wygląda jak lista kontrolna. Gdy występują pusteapy, twój zespół może sprawdzić, jakie przedmioty muszą być zrobione, aby odpowiedzieć na kryzys.

Nie ma możliwości wiedzieć, jaki rodzaj kryzysu może wystąpić i kiedy, ale wykonującocena ryzykamoże dać Ci ogólny pomysł potencjalnych zagrożeń, z którymi Twoja firma może się zmierzyć.

Na przykład firma marketingowa społecznościowa może być bardziej ryzykowna dla nieszczęścia organizacyjnego, która wymaga przeprosin publicznych, podczas gdy firma techniczna może być bardziej narażona na Cyberatack. Branża, w której możesz pomóc również określić potencjalne kryzysy i dowiedzieć się, jak je zwalczać.

6 kroków, aby utworzyć plan zarządzania kryzysowego

Efektywne i skutecznie tworzyć plan zarządzania kryzysowego, przełamuj go na mniejsze, bardziej osiągalne etapy. Może to pomóc w identyfikacji prawdopodobnych zagrożeń bez przytłoczenia przez potencjalny kryzys jako całość. Aby zorganizować swój plan, użyj szablonu zarządzania kryzysowego z następującymi sześcioma krokami:

1. Zidentyfikuj swoją drużynę przywództwa kryzysowego

Zanim będziesz mógł zrobić pierwszy krok w planowaniu zarządzania kryzysowego, wybierz zespół przywódców, aby współpracować z procesem planowania kryzysu. Twój zespół powinien zawierać ludzi, którzy podejmą działania podczas kryzysu. Umieść tę drużynę na samym początku planowania zarządzania kryzysowego, więc wszyscy znają informacje o swojej strategii kryzysowej.

2. Oceń ryzyko

Aby rozpocząć proces planowania, należy sesja burzy mózgów, aby ocenić różne ryzyko, w którym Twoja firma może się zmierzyć. Jak wspomniano powyżej, możesz rozpocząć sesję burzy mózgów, patrząc na ryzyko związane z dziedziną pracy.

Użyćrejestr ryzykazidentyfikować i analizować prawdopodobieństwo występowania ryzyka. Rejestr ryzyka może wyeliminować opóźnienia postępu i przygotować się do potencjalnych niepowodzeń. Może również pomóc w wizualizacji, które ryzyko jest najprawdopodobniej wystąpi, dzięki czemu można zaplanować odpowiedź na te ryzyko.

3. Określ wpływ na działalność

Po zidentyfikowaniu ryzyka wysokiego prawdopodobieństwa, które mogłyby wpłynąć na Twoją firmę, określając wpływ na te ryzyko z pomocą zespołu przywództwa kryzysowego. Każde ryzyko może powodować różne wyniki, więc ważne jest, aby przeanalizować je oddzielnie. Potencjalne uderzenia biznesowe mogą obejmować ścieranie klientów, uszkodzoną reputację, opóźnioną sprzedaż, utracone dochody lub grzywny regulacyjne.

4. Zaplanuj odpowiedź

Następnie weź każde zidentyfikowane ryzyko i ustalić, jakie działania twój zespół musiałby podjąć odpowiedzi na zagrożenie, jeśli tak się stanie. Na przykład, jeśli pracujesz w oprogramowaniu, a Twoja firma doświadcza Cyberattack, możesz potrzebować kogoś, kto zabezpieczyć sieć, kogoś, kto zostanie wydany wiadomości swoim klientom, a inna osoba do radzenia sobie z oceną szkód.

5. zestalać plan

Po ustniectwnym sensie zagrożenia Twoja firma może się zmierzyć, wpływ biznesowy i jak reagować, zestalili twój plan. Plan zarządzania kryzysowego jest więcej niż strategia pisemna lub słowna. Powinien zawierać kluczowe elementy, takie jak protokół aktywacyjny i kontakty awaryjne, które omówimy więcej szczegółów poniżej. Musisz także współpracować z kluczowymi interesariuszami, aby wszyscy rozumieli, co robić i kiedy.

6. Przejrzyj i aktualizuj

Po zakończeniu planu kryzysowego przejrzyj produkt końcowy, aby upewnić się, że nie ma luek. Odwróć swój plan zarządzania kryzysowego i zaktualizuj ją co najmniej raz w roku, ponieważ potencjalne ryzyko może zmienić z czasem.

Co obejmować w planie zarządzania kryzysowego

Twój plan zarządzania kryzysowego powinien zawierać poniższe elementy. Podczas tworzenia planu zarządzania kryzysowego użyj tej listy kontrolnej, aby upewnić się, że nie przeoczyłeś ważnych szczegółów.

Ocena ryzyka

Analiza ryzyka będzie fizycznie zarysować potencjalne ryzyko, w którym firma może stawić czoła i umieścić je w kolejności prawdopodobieństwa. W tym zarządzanie ryzykiem w swoim planu reagowania w sytuacjach awaryjnych jest pomocna, ponieważ nowi liderzy mogą odnosić się do niego, jeśli przesuwa się zarządzanie.

Protokół aktywacyjny.

Protokół aktywacyjny określa, gdy należy podjąć działania, jeśli występuje kryzys. Na przykład możesz zdecydować, że członkowie zespołu powinni odbywać się na podejmowanie działań, dopóki kryzys osiągnie pewien poziom wpływu działalności. Po wystąpieniu uderzenia biznesowego wyzwala zespół zarządzania kryzysowego, aby odpowiedzieć.

Kontakt w razie wypadku

Dołącz główne informacje kontaktowe awaryjne, aby przyspieszyć proces odpowiedzi dla kryzysów, które wymagają pomocy zewnętrznej. Twoja lista kontaktów awaryjnych może obejmować lokalne organy ścigania, szpital pierwsi respondenci i departament straży pożarnej, a także usługi hydrauliczne, elektrycy, kontrola trucizna oraz wszelkie inne usługi związane z zagrożeniami, które zidentyfikowałeś w analizie.

Procedury odpowiedzi

Podczas gdy protokół aktywacyjny określa dokładnie, gdy zespół reakcji kryzysowej powinien odpowiedzieć na kryzys, procedury odpowiedzi zarysuj plany działania dla każdej osoby, gdy zostanie uruchomiony. UżyćRole i obowiązki Matrix, znany również jako wykres Raci, aby wyjaśnić pozycje decyzyjne w planie odpowiedzi na kryzys. Na przykład wykres RACI może pomóc zespołowi odpowiedzi określać, kto jest odpowiedzialny za przekazanie się publicznie i kto jest odpowiedzialny za rozmowę z pracownikami.

Strategia komunikacji zewnętrznej kryzysu

Gdy wystąpi kryzys, operacje wewnętrzne mogą nie być jedynymi sprawami. Gdy kryzys jest wystarczająco szeroko rozpowszechniony, musisz wyjaśnić sytuację kluczowymi interesariuszami zewnętrznymi i społeczeństwem. Twoja zewnętrzna strategia komunikacji kryzysowej powinna zawierać szczegóły dotyczące tego, kto dostarczy informacji, a także, kto odpowiedzialny za obsługę informacji zwrotnych.

Ocena po kryzysie

Ocena po kryzysie przypomina zespołowi, aby śledzić i ocenić, co poszło dobrze i co nie. Następnie możesz zaktualizować swój plan kryzysowyzdobyta wiedzaAby poprawić procedury odpowiedzi i zmniejszyć wpływ na działalność.

Przykłady planu zarządzania kryzysowego

Chociaż nie ma możliwości przewidywania każdego kryzysu, możesz uogólniać rodzaje kryzysów do kategorii i planować na podstawie tego, co może się zdarzyć. Niektóre przykłady zarządzania kryzysowego obejmują:

Strata finansowa:Kiedy Twoja firma cierpi na straty finansowej, możesz ogłosić bankructwo lub odłożyć pracowników. Możesz zaplanować ten scenariusz, nie znając początkowej przyczyny kryzysu finansowego.

Niepowodzenie technologiczna:Mishap technologii może pozostawić klientów bez dostępu przez dłuższy czas. Ten rodzaj kryzysu wpływa na twoją reputację i swoją dolną linię, więc ważne jest, aby przygotować się do tej sytuacji.

Katastrofa naturalna:Możesz przygotować się do kilku klęsk żywiołowych na podstawie tego, gdzie się znajdujesz. Na przykład, jeśli Twoja firma znajduje się w południowo-wschodnich Stanach Zjednoczonych, możesz stworzyć plan kryzysowy dla huraganów, który obejmuje ewakuacje, komunikacja klienta, odzyskiwanie po awarii i więcej.

Zmiany operacyjne:Chociaż może nie wydawać się tradycyjnym kryzysem, powinieneś mieć plan na miejsce, aby przygotować się do nieoczekiwanej głównej zmiany przywództwa. Ponadto może mieć wpływ na proces operacyjny, jeśli trzeba odłożyć wielu pracowników, a opinia publiczna może potrzebować.

Mishap organizacyjny:Zawsze jest szansa, że ​​Twoja firma zostanie oskarżona o niewłaściwe postępowanie lub wykroczenie, aw tej sytuacji kryzysowej potrzebujesz planu, jak reagować. Ten plan kryzysowy może obejmować wydawanie przeprosin publicznych i dowiedzieć się, jak odzyskać.

Dlaczego potrzebujesz planu zarządzania kryzysowego?

Plan zarządzania kryzysowego przygotowuje Twoją organizację na katastrofę lub nieprzewidziane wydarzenie. Z planem na miejscu możesz zmniejszyć wpływ kryzysu na swoich pracowników i operacji biznesowych. Kiedy zespół jest odpowiednio przeszkolony na nieoczekiwany, jest mniejsza szansa na długotrwałe obrażenia.

Jeśli jesteś liderem organizacji, zależy od Ciebie współpracę z innymi członkami kierownictwa wyższego szczebla i wymyślicie strategię zarządzania awaryjnymi, które działa dla Ciebie. Możesz nie wiedzieć, gdzie na początku zacząć, aleOprogramowanie do planowania projektu.Pomoże Ci poruszać się po tym niezabezpieczonym terytorium.

Dobrze zorganizowany plan zarządzania kryzysowego może pomóc Twojej firmie o wyzdrowieniu po wystąpieniu katastrofy.

Przygotuj swój zespół za pomocą zarządzania kryzysowego

Kiedy masz do dyspozycji odpowiednich narzędzi, łatwo jest stworzyć plan zarządzania kryzysowego. Użyj projektu planowania do strukturyplan działaniaPodobnie jak własny projekt, z ról zespołowych, protokołu aktywacyjnego, procedur odpowiedzi i więcej.

Sprawienie, aby twój kryzysowy plan był łatwy do zrozumienia i dostępny dla wszystkich w Twojej firmie może zwiększyć gotowość i pomoc w odzyskaniu w przypadku kryzysu.