4 علامات عملية تناول المشروع قديم
تذكر حلقة "أنا أحب لوسي" حيث تعمل في مصنع الشوكولاتة ولا يمكنها مواكبة تدفق الشوكولاتة أسفل حزام النقل؟
في بعض الأحيان، هذه هي الطريقة التي تشعر بها عندما تحاول التعامل مع طوفان المشاريع الواردة. في دراسة استقصائيةringcentral على تحميل التطبيق الزائدفي مكان العمل، قال 70٪ من العمال إن حجم الاتصالات التي يتلقونها هي تحديا كبيرا. تبديل العمال بين التطبيقات التي تصل إلى 10 مرات في الساعة، وعند القيام بها، تقرير 31٪ فقدان قطار الفكر. إذا تم غمر فريقك بمهام جديدة قادمة من جميع الاتجاهات، فستصمت بين الأدوات، فهي ببساطة لا يمكنهم إكمال المشاريع بسرعة عملك.
هل هذا يبدو وكأنه عملك الحالي المشروع عملية تناول الطعام؟ إذا كان الأمر كذلك، فقد حان الوقت لتحديثاستراتيجيات إدارة الطلبوبعد إدارة طلبات العمل الواردة ليست بالأبيض والأسود. الاستفادةمشروع مدخول أفضل الممارساتمساعدتك في الذهاب تقنيا. فيما يلي 4 علامات عملية تناول المشروع قديمة قديمة وبعض الخطوات البسيطة لبناء عملية مشاريع محددة جيدا والتي ستأخذ فريقك في المستقبل.
علامة رقم 1: يتم إدخال طلبات العمل يدويا وتأتي من خلال قنوات متعددة
البريد الإلكتروني والرسائل الفورية ومكتب DOP-BYS - يا! مع وجود العديد من أدوات الاتصالات المختلفة والاتصالات، تأتي طلبات العمل الواردة إليك من كل زاوية وفاوضية لا تزال. كما لو كنت في مشهد "أحب لوسي"، تسقط الأمور من خلال الشقوق، والعمل لا يصل إلى قدم المساواة، وتحترق بسرعة.
قد يعمل اتصال LAX جيدا بالنسبة للفرق الأصغر، ولكن كقواس أعمال، فأنت بحاجة إلى عملية طلب مدخول المشروع تساعدك في إدارة كل من عملك الحالي والواسم بشكل صحيح. في مجلة CIO،Mike Brannan، VP من التكنولوجيا والتسويق في Centric Consulting، يؤكدأنه من أجل مواكبة الطلبات التجارية والتكنولوجيا المتغيرة، يحتاجون إلى تطوير عمليات منفصلة وآليات مدخول العمل للتعامل مع كل الأشياء الجديدة، مع الحفاظ على العمليات الصارمة والحكم لجميع الأشياء التشغيلية.
يجب أن يكون القادة قادرين على إدارة كل من عبء العمل الحالي وطلبات المشاريع. ومع ذلك،وفقا للبحوث من قبل ماكينزي & أمبير؛ شركة، فرق تضيع ما يصل إلى 45٪ من وقتهم في تناول العملالمهام التي يمكن أن تكون آلية- مثل توحيد الطلبات وتعيينها للأشخاص المناسبين. كلما زادت الطلبات التي تحصل عليها، كلما أصبحت هذه العملية أكثر استهلاكا وتكرارا.
بينما قد يستثمر فريقك في تعاون أداة إدارة العمل ، إذا كان لا يزال يتعين عليهم المصدر يدويا وإدخال طلبات المشروع الجديدةمن قنوات متعددة، لن تنقذ الوقت، وتشغيلمخاطرةأخطاء أو إدخالات مكررة.
إحضار عملية تناول عملك إلى المستقبل من خلال ... إنشاء عملية طلب عمل واحدة
نقل طلبات تناول العمل من IMS، ورسائل البريد الإلكتروني، والتحات إلى قمع واحد ضمن أداة إدارة عملك. استخدام فرق العمل الأعلىطلب النماذجلتعزيز المشاريع المحتملة الواردة، قم بإخلاصها بشكل صحيح حيث تعيش مشاريعهم. نماذج الطلب هي نوع من استبيان استهلاك المشروع الذي يملأ الطالب من أجل مساعدة فريق الحصول على المشروع إلى المكان المناسب. إنها طريقة رائعة لتوفير اتساق للعمل، مما يوفر فريقك من تتبع التفاصيل النقدية التي يبدأ مشروع التأخير.
تتطلب تقديم أي طلب جديد من خلال هذه العملية أو الفريق لن يضيفه إلى قائمة انتظارهم. قد تدفع الفرق الأخرى في البداية، لكنها سترى قريبا أن طلباتهم يتم تصفيةها من خلال أسرع.
علي سبيل المثال،حلق فريق الإنتاج التسويقي للتضحية أكثر من 400 رسائل بريد إلكتروني شهريا من صندوق الوارد الخاص بهممن خلال اتخاذ طلبات خارج البريد الإلكتروني واعتماد مصدر واحد للحقيقة لجميع المشاريع الواردة. مع عملية واضحة لإدارة طلبات العمل من خلال UDN مدير المهام ، تعاون داخلي تحسن من الإدارات بشكل كبير وغيرها من الإدارات سعداء لأنهم يعرفون أن الطلبات سيتم التعامل معها بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب. إليك مثال على مثال نموذج نموذج المشروع، سيستخدم فريق مثلهم.
علامة رقم 2: لا توجد عملية رسمية لتحويل الطلبات إلى مشاريع
في حين أن طلبات Funneling في قناة واحدة هي الخطوة الأولى، ستحتاج إلى أن تكون قادرا على تحويل تلك الطلبات إلى مشاريع. إذا تعاونت فرق مختلفة، فحدد عملها التي ستتابعها وتوقع المساءلة والتوقعات.
في UDN مدير المهام مسح إدارة المشاريع المهنية لصناعة الخدماتقال 32٪ من المستطلعين إن تلبية مطالب الطلبات الواردة صعبة، و 28٪ قالوا إن إعداد المشروع والجدولةكان تحديا كبيرا. حتى مع الطلبات في مكان واحد، يمكن للفرق تكافح من أجل ترجمةها إلى مشاريع ناجحة. في الواقع، أبلغ 97٪ من المجيبين أن مشاريعهم تتأخر دائما إلى حد ما. أكبر كولنك؟ تغيير المتطلبات.
إذا كنت تكافح من أجل تحويل جميع الطلبات إلى مشاريع ناجحة أو يبدو أن مشاريعك تبدو دائما تتعرض للتأخير، فأنت لست وحدك. أمسح 300 قادة وكالةوجدت أن 52٪ من المستطلعين يعتقدون ملخصات الإبداعية تفتقر إلى التركيز. وفي استطلاع منفصل،82٪ من عملاء الوكالةقالوا إنهم يرون حاجة إلى حالات أفضل. من أجل أن تأخذ الفرق نموذجا طلبا وتحويلها إلى مشروع، فإنهم يحتاجون إلى المعلومات الصحيحة وعملية سهولة الانطلاق.
إحضار عملية تناول عملك إلى المستقبل من خلال ... أتمتة مبيعات الناجحة
يمكن أن يبدو تناول العمل معقدا بشكل لا يصدق. لديك عملك الحالي والأهداف والموارد الخاصة بك لتحقيق التوازن. كيف يمكنك أن تناسب طلبات جديدة في هذا التدفق؟ فيما يلي بعض ممارسات عملية تناول المشروع أفضل الممارسات.
من خلال تحديد عملية، باستخدام أدوات لمساعدتك في أتمتة العمل، وجمع المتطلبات مقدما، ستتجنب تأخير المشروع وتحسين التواصل بين الفرق.
علامة رقم 3: مشاريعك قائمة مهام، غير المعينة استراتيجيا إلى أهداف أكبر
في حين أن "أنا أحب لوسي" المشهد كوميدي، فإن واقع خط المشاريع لا نهاية لها ليس مضحكا للغاية. هل أنت تفاعلي أو استباقي في كيفية إدارة تناول عملك؟ هل الهدف هو الحصول على جميع الشوكولاتة ملفوفة بشكل جميل أم أنها أكثر بكثير؟
بالنسبة للعديد من الفرق، يشعر تيار الطلبات الواردة تماما مثل حزام ناقل لا نهاية له للأشياء القادمة والتعامل معها دون أي استراتيجية حقيقية. لا يمكنهم معرفة مدى تأثير العمل الإضافي على KPIS، والذي يمكن أن يؤدي إلى قطع الاتصال والتسخين.
في مسح الأفكار CMO في صناعة التسويق، أبلغ 61٪ من المسوقين عن الشعور بالضغط لإثبات قيمتها، وآخراستطلاع على إجهاد الموظف والإرهاديقول 39٪ من المسوقين يعملون لمدة 5 ساعات على الأقل من العمل الإضافي كل أسبوع لتلبية الطلبات. في مسح الخدمات المهنية لدينا، يعمل 31٪ من المجيبين أكثر من 8 ساعات في اليوم، 3 أيام في الأسبوع، بينما يعمل 18٪ من 8 ساعات في كل يوم عمل.
غمرت في العمل، العديد من الفرق مراجعة الطلبات المعلقة فقط بعد الانتهاء منمهمةومستعدون لمعالجة المشاريع الجديدة. هذا النهج الخطي الترا هذا يعني طلبات عاجلة ذات أولوية عالية لفريق واحد قد تكون أولوية منخفضة لآخر. تبدو مألوفة؟
قسم حول أسلوب العمل والأهدافيؤثر سلبا على الإنتاج والأداء.حوالي 97٪ من الموظفين والمديرين التنفيذييننعتقد عدم الانحياز داخل فريق يؤثر بشكل مباشر على نتائج المشروع. حتى لو كان لديك أفضل عملية تناول الطعام، فهذا يعني القليل إذا لم تكن قادرة على تحديد أولويات الطلبات.
جلب عملية تناول عملك في المستقبل من خلال ... رسم الخرائط المشاريع الواردة لأهداف فريقك وتحديد أولويات العمل بشكل استراتيجي بدلا من "في النظام"
تنظم الشركات ذات العمليات الفعالة للمشاريع القادمة ومعالجتها حسب الأولوية. الآن بعد أن لديك طلباتك في مكان واحد ومنظم لبدلة الانطلاق، حان الوقت لرفع عملك! ولكن من أجل القيام بذلك، تحتاج إلى التفكير خارج فريقك.
في فوربس المقال حول كيفية كسر الشركات حواجز ، استئناف المؤلف برنت جلييسون "القيادة المتضاربة" كسبب أعلى سبب وجود الصوامع. ينصح المديرين والقادة بضبط النغمة لتحطيم الصوامع، وتبادل المعلومات، والتعاون بشكل فعال.
إنشاء OKRS داخليا، كفريق واحد، وخارجيا، كشركة وبعد محاذاة المشاريع لتلك okrs. عقد اجتماعات دورية لمراجعة KPIS الخاص بك، وخطة العمل القادم، وضمان طلبات طلبية أولوية لأهداف الإدارة والشركة في الواقع. في UDN مدير المهام ، نود أن تصور هذا المفهوم مثل سلم.
النظر في الأهداف بهذه الطريقة يمنح القادة الهيكل للبقاء محاذاة وإعطاء الأولوية للمشاريع. هذا يضمن أن الجميع واضح حول كيفية إضافة قيمة إلى المنظمة، وإعطاء أعضاء الفريق شعور بالإنجاز.
اكتشاف طلبات تعيين عملية معالجة المشروع إلى أهداف الشركة الأكبر. طرح أسئلة مثل:
سيساعدك طرح الأسئلة من هذا القبيل إعطاء الأولوية للطلبات الواردة وإجراء ردكم أكثر استراتيجية وأقل تفاعلية.
تساعد عملية تطوير الأهداف كشركة أيضا القادة في إعادة فحص السوق وتحسين الاستراتيجية. دراسة تسويق مفصلية لصناعة الخدمات المهنية وجدت الشركات التي تقوم بالبحث المنهجي في جماهيرها المستهدفة تنمو بشكل أسرع وأكثر ربحية. يعمل هذا النوع من البحث في مجال البحوث والشركة لتقييم المشاريع في ضوء أكثر تعاونا.
علامة رقم 4: ليس لديك وسيلة لتصور ومشاركة عمل فريقك الحالي
التحدي الكبير الآخر لوسي وصديقها هو أنهم لم يستطعوا رؤية الشوكولاتة القادمة، لذلك لم يتمكنوا من التخطيط لكيفية إدارة عملهم بشكل أفضل.
دون رؤية، كيف يفترض أن يقوم قادة الفريق بالتخطيط وقبول العمل الوارد؟ إنهم بحاجة إلى أن يكونوا قادرين على الحصول على لقطة من حيث تقف مشاريعهم وكذلك معرفة المشاريع التي تقترب من بايك. بدلا من التركيز على جهد موحد لتحقيق هذه الشركة المصنعة للصندوق، فإنهم موارد الحشد وأصبحوا مسلحين. هذا يمكن أن يسبب تأخير المشروع،العمل المكرر، مربكة التواصل، بيئة عمل مرهقة.
هل لدى فريقك رؤية تقويمية لجميع مواعيد الاستحقاق الحالية والقادمة؟ هل تستفيد من حالات سير العمل للحفاظ على أصحاب المصلحة على علم بحالة المشاريع المطلوبة؟ مع الأدوات المناسبة، يمكنك تمكين فريقك لرؤية المستقبل.
إحضار عملية تناول العمل في المستقبل من خلال ... الاستفادة من أداة إدارة العمل التي تمنحك وجهات نظر متعددة لعملك.
الخطوة الأولى لشحذ تقنيات جدولة المشروعهو السلطة مع اليمين أدوات إدارة المشاريع وبعد القدرة على تصور الموارد وإدارتها وقياسها وتساعدك على التنبؤ حيث يمكنك اتخاذ طلبات جديدة بشكل استراتيجي دون المخاطرة بالاختناقات.
تخيل أنك علىفريق التسويقمع الكثير من المشاريع المختلفة يحدث في وقت واحد. تحصل على طلب لكتابة دراسة حالة العملاء. كيف يمكنك معرفة ما إذا كان فريقك سيكون لديه عرض النطاق الترددي للمهمة؟ يمكن أن تساعدك عرض تقويم قابل للشرح قابلة للشرح في أداة إدارة عملك في تصور حيث يمكنك تناسب المشاريع المطلوبة. UDN مدير المهام التقويمات تجعل من السهل جدولة وتتبع ومشاركة العملسواء داخليا أو خارجيا. رمز اللون حسب الحالة والقناة والجمهور وما إلى ذلك والاستفادة من تقاويم فرق أخرى للحصول على نظرة عامة في الوقت الفعلي للمشاريع المجدولة.
توفير الرؤية في العمل الذي يجري في الواقع يعزز الشعور بالتعاون الحقيقي. على مستوى الفريق، راية كيف ستسهم جهود كل فرد في كل ما يضيف معنى المعنى وتلهم كل شيء للعمل في انسجام الأهداف المشتركة. على المستوى الخارجي، يمكنك التعاون أسهل مع فرق خارجية إذا كان بإمكانك إظهارها حيث يناسب مشروعهم.
طريقة أخرى لإنجازها هي باستخدام حالات سير العمل المخصصة. مع نظرة سريعة، يمكن للمقدمين أو أصحاب المصلحة في المشروع معرفة مكان يقف المشروع. لا توجد اجتماعات غير ضرورية لحالة التحديث. عندما تكون الفرق قادرة على إجراء مساءلة بعضها البعض والتواصل بفعالية، فيمكنها أن تأخذ المزيد من العمل. القدرة على رؤية عملك يمنعك لإدارة كل من العمل الحالي وطلبات العمل الواردة.
هل أنت مستعد لإحضار عملية تناول المشروع في تكنيكولور؟
الآن قد يشعر فريقك أن يشعر أن Lucy وصديقتها، تحاول بشدة مواكبة تدفق المهام في طريقك. اتبع أفضل الممارسات عملية تناول المشروع هذه وستجد أنك لست مواكبة حزام النقل المثلي فقط، ولكن ضربه!
أ ادارة مشروع منصة مثل UDN مدير المهام يمكن أن تساعدك على البدء. جرب تجربة مجانية لمدة أسبوعين اليوم.
وبينما كنت هنا، تحقق من مشاركات المتابعة لدينا:
