4 Tekens Uw projectinlaatproces is verouderd
Denk aan de aflevering van "I Love Lucy", waar ze in een chocoladefabriek werkt en de toestroom van chocolade van de transportband kan bijhouden?
Soms is dat hoe het voelt wanneer je probeert om de stortvloed van inkomende projecten te verwerken. In een enquête vanRingCentral op communicatie-app-overbelastingOp de werkplek zei 70% van de werknemers het volume van de communicatie dat ze ontvangen een topuitdaging is. Werknemers schakelen tussen apps tot 10 keer per uur om en, wanneer ze dat doen, rapporteert 31% het verliezen van hun gedachte. Als uw team zo wordt overspoeld met nieuwe taken vanuit alle richtingen en is gevestigd tussen gereedschappen, kunnen ze eenvoudigweg de projecten niet voltooien met de snelheid die uw bedrijf nodig heeft.
Klinkt dit als je huidige werkprojectIntake-proces? Zo ja, het is tijd om uw bij te werkenDraag managementstrategieën. Het beheren van inkomende werkverzoeken is niet zwart en wit. LeveringProjectinlaat Beste praktijkenHelp je Technicolor te gaan. Hier zijn 4 tekens die uw projectinlaatproces verouderd is en enkele eenvoudige stappen om een goed gedefinieerd projectinname-proces te bouwen dat uw team in de toekomst zal brengen.
Sign # 1: Werkverzoeken worden handmatig ingevoerd en door meerdere kanalen komen
E-mail, Instant Messages en Desk-bys - Oh mijn! Met zoveel verschillende gereedschappen en communicatielijlen komen inkomende werkverzoeken naar u uit elke hoek en chaos volgt. En net als in de scène "I Love Lucy", vallen de dingen door de scheuren, het werk is niet van plan, en je brandt snel.
LAX-communicatie kan goed werken voor kleinere teams, maar als zakelijke weegschalen, hebt u een projectinname-aanvraagproces nodig dat u helpt bij het beheren van zowel uw huidige als inkomende werk op de juiste manier. In CIO magazine,Mike Brannan, VP van technologie en marketing bij Centric Consulting, ASSERTSDat om de leiders op de hoogte te houden van zakelijke eisen en veranderende technologie, moeten ze afzonderlijke processen en werkinlaatmechanismen ontwikkelen om met alle nieuwe dingen om te gaan, terwijl ze nog steeds strenge en geregeerde processen behouden voor alle dingen operationeel.
Leiders moeten zowel hun huidige werklast- en projectverzoeken beheren. Echter,Volgens onderzoek van McKinsey & Amp; Bedrijf, teams verspillen tot 45% van hun tijd op het inname van het werkTaken die kunnen worden geautomatiseerd- zoals consoliderende aanvragen en toewijzen aan de juiste mensen. Hoe meer verzoeken die u krijgt, hoe meer tijdrovend en repetitief dit proces wordt.
Terwijl je team in een collaboraat zou kunnen investerenWerkbeheersingstool, als ze nog steeds handmatig moeten kopen eninvoer nieuwe projectaanvragenVan meerdere kanalen zult u geen tijd besparen en loopt u derisicovan fouten of dubbele vermeldingen.
Breng uw werkinlaatproces in de toekomst door ... Een enkelvoudig onderzoeksproces instellen
Verplaats werkinlaatverzoeken van IMS, e-mails en chats in één trechter binnen uw werkmanagement. Top-Performing Teams gebruikenVraag formulieren aanOm inkomende potentiële projecten te consolideren, tilt hij ze goed waar hun projecten wonen. Vraagformulieren zijn een type projectinlaatvragenlijst die aanvragers invullen om een team te helpen het project naar de juiste plaats te krijgen. Ze zijn een geweldige manier om consistentie te bieden aan het inname van de werkzaamheden, het opslaan van je team van het volgen van kritieke details die het project start.
Vereisen dat elk nieuw verzoek via dit ene proces wordt ingediend of het team zal het niet toevoegen aan hun wachtrij. Andere teams kunnen eerst terug duwen, maar ze zullen snel zien dat hun verzoeken sneller worden gefilterd.
Bijvoorbeeld,Sururance's marketingproductieteam Elke geschoren meer dan 400 e-mails per maand vanaf hun inboxDoor aanvragen uit e-mail te nemen en een enkele bron van waarheid te nemen voor alle inkomende projecten. Met een duidelijk proces voor het beheren van werkverzoeken doorUdn taakmanager, interne samenwerking verbeterde drastisch en andere afdelingen zijn blij omdat ze weten dat verzoeken op een georganiseerde en tijdige manier worden afgehandeld. Hier is een voorbeeld van een projectinlaatformulier voorbeeld Een team zoals die van hen zou gebruiken.
Teken # 2: Er is geen formeel proces om verzoeken om te zetten in projecten
Terwijl de trechterverzoeken in één kanaal de eerste stap is, moet je die verzoeken in projecten kunnen draaien. Als verschillende teams samenwerken, bepalen, bepalen welk proces u volgt en de verantwoording en verwachtingen van de verantwoording vertoont.
In Udn taakmanager'S Professional Services Industry Project Management Survey, 32% van de respondenten zei dat het voldoen aan de eisen van inkomende verzoeken moeilijk is en 28% zei dat projectopstelling enhet roosterenwaren een topuitdaging. Zelfs met verzoeken op één plek kunnen teams worstelen om ze in succesvolle projecten te vertalen. Sterker nog, 97% van de respondenten meldt dat hun projecten altijd in zekere mate worden uitgesteld. De grootste boosdoener? Veranderende vereisten.
Als je worstelt om al die verzoeken om te zetten in succesvolle projecten of je projecten lijken altijd vertragingen te raken, ben je niet de enige. EENOverzicht van 300 Agency-leidersVond dat 52% van de respondenten die creatieve slip focussen heeft. En in een afzonderlijke enquête,82% van de klantenzei dat ze een behoefte hebben aan betere slip. Om teams om een aanvraagformulier in te nemen en het in een project te veranderen, hebben ze de juiste informatie nodig en een eenvoudig te volgen startproces.
Breng uw werkinlaatproces in de toekomst door ... Succesvolle projecttrap-offs automatiseren
De werkinname kan ongelooflijk complex lijken. U hebt uw huidige werk, doelen en middelen om in evenwicht te brengen. Hoe kunt u nieuwe verzoeken in die stromen passen? Hier zijn enkele best practices voor projectinlaatproces.
Door een proces te definiëren, gebruik met behulp van hulpmiddelen om u te helpen bij het automatiseren van werkzaamheden en het verzamelen van voorschriften aan de voorkant, vermijdt u projectvertragingen en verbetert de communicatie tussen teams.
Sign # 3: Uw projecten zijn een takenlijst, niet strategisch toegewezen aan grotere doelen
Terwijl de scène "I Love Lucy" komisch is, is de realiteit van een eindeloze lijn van projecten niet zo grappig. Bent u reactief of proactief in hoe u uw werkinname beheert? Is het doel om alle chocolaatjes prachtig te laten verpakken of is het meer over kwantiteit?
Voor veel teams voelt de stroom van inkomende verzoeken net als een eindeloze transportband van dingen die binnenkomen en worden behandeld zonder enige echte strategie. Ze kunnen niet zien hoe extra werk kPI's beïnvloedt, wat kan leiden tot ontkoppel en ontevredenheid.
In een CMO Insights-enquête over de marketingindustrie, Meldde 61% van marketeers zich druk te voelen om hun waarde te bewijzen, en een andereenquête over stress en burn-out van werknemersZegt dat 39% van marketeers elke week minstens 5 uur overuren werkt om aan de eisen te voldoen. In onze Professional Services-enquête werkt 31% van de respondenten meer dan 8 uur per dag, 3 dagen per week, terwijl 18% 8+ uur elke werkdag werkt.
Overweldigd met werk, vele teams beoordelen uitstaande verzoeken pas nadat ze klaar zijntaaken zijn klaar om nieuwe projecten aan te pakken. Deze ultra-lineaire aanpak betekent dringende verzoeken die een hoge prioriteit zijn voor één team kunnen een lage prioriteit zijn voor een andere. Klinkt bekend?
Divisie rond werkstijl en doeleneen negatieve invloed op de productie en prestaties.Ongeveer 97% van de werknemers en leidinggevendenGeloof dat het gebrek aan uitlijning binnen een team rechtstreeks van invloed is op de uitkomst van een project. Dus zelfs als je het beste innameproces hebt, betekent dit weinig als je niet in staat bent om aanvragen te prioriteren.
Breng uw werkinlaatproces in de toekomst door ... in kaart brengen van inkomende projecten naar de doelen van uw team en prioriterend strategisch werken in plaats van "in lijstorder"
Bedrijven met effectieve innameprocessen organiseren en aanpakken aankomende projecten op prioriteit. Nu u uw verzoeken op één plek hebt en georganiseerd voor de aftrap, is het tijd om uw werk te verheffen! Maar om dat te doen, moet je buiten je team denken.
In eenForbes artikel over hoe bedrijven barrières kunnen doorbreken, Auteur Brent Gleeson citeert "conflicterend leiderschap" als de belangrijkste reden waarom silo's bestaan. Hij adviseert managers en leiders om de toon in te stellen voor het afbreken van silo's, het delen van informatie en het effectief samenwerken.
Stel OKRS zowel intern, als een team en extern, als een bedrijf. Lijn projecten uit op die OKRS. Periodieke bijeenkomsten vasthouden om uw KPI's te bekijken, aankomende werkzaamheden en zorg ervoor dat de verzoeken u prioriteit geeft aan de eigenlijke afdeling en bedrijfsdoelen. BijUdn taakmanager , we houden van visualiseren dit concept als een ladder.
Kijken naar doelen op deze manier geeft leiders de structuur om uitgelijnd te blijven en prioriteert projecten. Dit zorgt ervoor dat iedereen duidelijk is over hoe ze waarde toevoegen aan de organisatie, het geven van teamleden een gevoel van voldoening.
Maak deel uit van uw aanvragen van uw projectinlaatproces naar grotere bedrijfsdoelen. Stel vragen zoals:
Vragen stellen als dit zal u helpen bij het prioriteren van inkomende verzoeken en uw reactie meer strategisch en minder reactief te maken.
Het proces van het ontwikkelen van doelen als bedrijf helpt ook leiders de markt opnieuw te onderzoeken en de strategie te verbeteren.Een scharniermarketingstudie van de professionele dienstverleningsectorGevonden bedrijven die systematisch onderzoek uitvoeren naar hun doelgroepen groeien sneller en zijn winstgevender. Dit soort gerichte onderzoeks- en bedrijfsuitlijning dwingt teams om projecten in een meer collaborative licht te evalueren.
Teken # 4: Je hebt geen manier om het huidige werk van je team te visualiseren en te delen
Een andere grote uitdaging voor Lucy en haar vriend was dat ze de chocolaatjes niet konden zien komen, dus ze waren niet in staat om te plannen hoe ze hun werk het best kunnen beheren.
Zonder zicht, hoe verondersteld teamleiders inkomende werkzaamheden te plannen en te accepteren? Ze moeten in staat zijn om een momentopname te krijgen van waar hun projecten ook staan als kijken welke projecten in de snoek komen. In plaats van zich te concentreren op een uniforme inspanning om die bedrijf KPI's te bereiken, worden ze resources en worden ze geworden. Dit kan projectvertragingen veroorzaken,duplicaat werk, verwarrende communicatie en een stressvolle werkomgeving.
Heeft uw team een kalenderweergave van al uw huidige en aankomende verschuldigde data? Gebruikt u de werkstroomstatussen om stakeholders op de hoogte te houden van de status van gevraagde projecten? Met de juiste tools kunt u uw team in staat stellen om in de toekomst te kijken.
Breng uw werkinlaatproces in de toekomst door ... Maak gebruik van een werkbeheerstool die u meerdere weergaven van uw werk geeft.
De eerste stap naarHoning van uw projectplanningstechniekenis om aan te zetten met het rechtProject Management Tools. Bronnen kunnen visualiseren, beheren en meten helpt u u te voorspellen waar u strategisch nieuwe verzoeken kunt opnemen zonder knelpunten te riskeren.
Stel je voor dat je op eenmarketing teamMet veel verschillende projecten die tegelijk gaan. U krijgt een verzoek om een klantcase-studie te schrijven. Hoe kun je zien of en wanneer je team de bandbreedte voor de taak zal hebben? Een deelbare, layable kalenderweergave in uw werkbeheerder kan u helpen visualiseren waar u aan gevraagde projecten kunt passen. Udn taakmanagerKalenders maken het gemakkelijk om te plannen, volgen en werken en delenzowel intern of extern. Kleurcode door status, kanaal, publiek, enz. En tik op de kalenders van andere teams om een realtime overzicht te krijgen van geplande projecten.
Het bieden van zichtbaarheid in welk werk feitelijk wordt voldaan, bevordert een gevoel van ware samenwerking. Op een teamniveau, zie zien hoe de inspanningen van elk individu bijdragen aan het geheel, voegt u betekenis toe en inspireert alles om innein te werken om gemeenschappelijke doelstellingen te bereiken. Op een extern niveau kunt u gemakkelijker met externe teams samenwerken als u ze kunt laten zien waar hun project past.
Een andere manier om dit te bereiken, is door gebruik te maken van aangepaste workflow-statussen. Met een korte blik, aanvragen of project-belanghebbenden kunnen zien waar een project staat. Geen onnodige status-update-vergaderingen meer. Wanneer teams in staat zijn elkaar verantwoordelijk te houden en effectief te communiceren, kunnen ze meer werk aannemen. In staat zijn om je werk te zien steken je in staat om zowel het huidige werk- als inkomende werkverzoeken te beheren.
Klaar om uw projectinnameproces in technicolor te brengen?
Op dit moment kan je team zich als Lucy en haar vriend voelen, wanhopig proberen de toestroom van taken op de hoogte te houden. Volg deze projectinlaatproces Best Practices en je zult merken dat je niet alleen bijhoudt met de spreekwoordelijke transportband van werk, maar het klopt!
EENproject managementplatform zoalsUdn taakmanagerkan u helpen aan de slag te gaan. Probeer vandaag een gratis proefperiode van 2 weken.
En terwijl u hier bent, bekijk dan onze follow-uppalen:
