4 segni Il processo di aspirazione del progetto è obsoleto

Ricorda l'episodio di "I Love Lucy" dove sta lavorando in una fabbrica di cioccolato e non riesce a tenere il passo con l'afflusso di cioccolato che scende il nastro trasportatore?

A volte è così che si sente quando stai cercando di gestire il diluvio dei progetti in ingresso. In un sondaggio daRingCentral on Communication App di sovraccaricoNel posto di lavoro, il 70% dei lavoratori ha detto che il volume della comunicazione che riceve è una sfida superiore. I lavoratori si trasformano tra le app fino a 10 volte all'ora e, quando lo fanno, il 31% riferisce di perdere il loro treno di pensiero. Se il tuo team è così inondato con nuovi compiti provenienti da tutte le direzioni e viene rilasciato tra gli strumenti, semplicemente non possono completare i progetti alla velocità richiede che la tua azienda richiede.

Sembra che il tuo attuale lavoroprogettoprocesso di aspirazione? Se è così, è ora di aggiornare il tuoStrategie di gestione della domanda. Gestire le richieste di lavoro in entrata non è in bianco e nero. LevaturaProject Aspiration Best PracticesAiutati ad andare Technicolor. Ecco 4 segni Il processo di aspirazione del progetto è obsoleto e alcuni semplici passaggi per costruire un processo di aspirazione del progetto ben definito che porterà la tua squadra in futuro.

Segno # 1: le richieste di lavoro vengono inserite manualmente e vengono attraverso più canali

Email, messaggi istantanei e Drop-Bys - Oh mio! Con così tanti diversi strumenti e stili di comunicazione, le richieste di lavoro in entrata ti stanno arrivando da ogni angolazione e il caos ne consegue. E proprio come nella scena "I Love Lucy", le cose cadono attraverso le crepe, il lavoro non è all'altezza della pari, e si brucia rapidamente.

La comunicazione lax potrebbe funzionare bene per squadre più piccole, ma come scale di business, è necessario un processo di richiesta di assunzione del progetto che ti aiuta a gestire correttamente il proprio lavoro corrente che in entrata. Nella rivista CIO,Mike Brannan, VP di tecnologia e marketing a Consulting Centric, ASSERTSTSCiò per i leader per tenere il passo con le esigenze aziendali e il cambiamento della tecnologia, hanno bisogno di sviluppare processi separati e meccanismi di assunzione di lavoro per affrontare tutte le cose nuove, pur mantenendo processi rigorosi e governati per tutte le cose operative.

I leader devono essere in grado di gestire sia il loro carico di lavoro corrente che le richieste di progetto. Tuttavia,Secondo la ricerca di McKinsey & amp; Azienda, le squadre sprecano fino al 45% del loro tempo sull'assunzione del lavoroCompiti che potrebbero essere automatizzati- come consolidamento delle richieste e assegnandoli alle persone appropriate. Più richieste che ottieni, più che richiede tempo e ripetitivo questo processo diventa.

Mentre la tua squadra potrebbe investire in una collaborazioneStrumento di gestione del lavoro, se devono ancora capire manualmente eInserire nuove richieste di progettoDa più canali, non risparmierai tempo e si esegue ilrischiodi errori o voci duplicate.

Porta il processo di aspirazione del tuo lavoro nel futuro ... Configurazione di un processo di richiesta di assunzione di lavoro singolo

Sposta le richieste di assunzione di lavoro da IMS, e-mail e chatta in un unico imbuto all'interno del tuo strumento di gestione del lavoro. Uso dei team di altissimetriRichiedi moduliPer consolidare i potenziali progetti in arrivo, ficcanale proprio dove vivono i loro progetti. I moduli di richiesta sono un tipo di questionario di aspirazione dei progetti che i richiedenti si riempiono per aiutare una squadra a ottenere il progetto nel posto giusto. Sono un ottimo modo per fornire la coerenza all'assunzione del lavoro, salvando il tuo team dal rintracciare i dettagli critici che ritardano il progetto inizia.

Richiedere che qualsiasi nuova richiesta sia presentata attraverso questo processo o il team non lo aggiungerà alla loro coda. Altre squadre potrebbero spingere in un primo momento, ma presto vedranno che le loro richieste siano filtrate attraverso più velocemente.

Per esempio,Il team di produzione di marketing di Esuranurale ha rasato oltre 400 e-mail al mese dalla loro casella di postaPrendendo richieste per e-mail e adottando un'unica fonte di verità per tutti i progetti in arrivo. Con un chiaro processo per la gestione delle richieste di lavoro attraversoUDN Task ManagerLa collaborazione interna è migliorata drasticamente e altri dipartimenti sono felici perché sanno che le richieste saranno gestite in modo organizzato e tempestivo. Ecco un esempio di un esempio di formazione del progetto ESEMPIO Una squadra come la loro utilizzerebbe.

Segno # 2: Non c'è processo formale per attivare le richieste in progetti

Mentre le richieste di canalizzazione in un canale è il primo passo, dovrai essere in grado di trasformare tali richieste in progetti. Se diverse squadre stanno collaborando, determinano il cui processo seguirai e delinea la responsabilità e le aspettative.

Nel UDN Task Manager.Sondaggio di gestione del progetto del settore dei servizi professionali, Il 32% degli intervistati ha detto che la riunione delle richieste delle richieste in entrata è difficile, e il 28% ha dichiarato che il progetto di installazione del progetto epianificazioneerano una top sfida. Anche con richieste in un unico posto, le squadre possono lottare per tradurle in progetti di successo. In effetti, il 97% degli intervistati riferisce che i loro progetti vengono sempre ritardati in una certa misura. Il più grande colpevole? Modifica dei requisiti.

Se stai lottando per trasformare tutte quelle richieste in progetti di successo o i tuoi progetti sembrano sempre colpire ritardi, non sei solo. UNsondaggio su 300 leader di agenziaTrovato che il 52% degli intervistati pensa che i brief creativi non fossero concentrati. E in un sondaggio separato,82% dei clienti di agenziaha detto che hanno bisogno di una necessità di slip migliori. Affinché i team adottino un modulo di richiesta e trasformarlo in un progetto, hanno bisogno delle informazioni giuste e di un processo di kick-off di facile da seguire.

Porta il tuo processo di aspirazione del tuo lavoro nel futuro ... Automazione dell'automazione dei cicli di successo del progetto di successo

L'assunzione di lavoro può sembrare incredibilmente complesso. Hai il tuo attuale lavoro, obiettivi e risorse da bilanciare. Come puoi adattare nuove richieste in quel flusso? Ecco alcune migliori pratiche di processo di aspirazione del progetto.

Definirendo un processo, utilizzando strumenti per aiutarti a automatizzare il lavoro e raccogliere i requisiti in anticipo, eviterai ritardi del progetto e migliorare la comunicazione tra le squadre.

Segno # 3: i tuoi progetti sono un elenco da fare, non strategicamente mappati a obiettivi più grandi

Mentre la scena "I Love Lucy" è comica, la realtà di una linea infinita di progetti non è così divertente. Sei reattivo o proattivo nel modo in cui gestisci il tuo apporto di lavoro? È l'obiettivo di avere tutti i cioccolatini benisticamente avvolti o è più sulla quantità?

Per molte squadre, il flusso di richieste in entrata si sente proprio come un nastro trasportatore infinito di cose che entrano e vengono gestite senza alcuna strategia reale. Non riescono a vedere come il lavoro extra stia influenzando i KPI, che possono portare a disconnetti e scontento.

In un sondaggio CMO Insights sul settore del marketing, Il 61% dei marketer ha riferito di sentire la pressione per dimostrare il loro valore e un altroSondaggio sullo stress e burnout dei dipendentiDice il 39% dei marketer lavora almeno 5 ore di straordinario ogni settimana per soddisfare le richieste. Nel nostro sondaggio sui servizi professionali, il 31% degli intervistati lavora più di 8 ore al giorno, 3 giorni alla settimana, mentre il 18% lavora 8+ ore ogni giorno lavorativo.

Sopraffatto dal lavoro, molte squadre rendono le richieste eccezionali solo dopo aver terminato uncompitoe sono pronti per affrontare nuovi progetti. Questo approccio ultra lineare significa richieste urgenti che sono una priorità elevata per una squadra potrebbe essere una bassa priorità per un'altra. Suona familiare?

Divisione intorno a stile di lavoro e obiettiviImpatta negativamente la produzione e le prestazioni.Circa il 97% dei dipendenti e dei dirigentiCredi che la mancanza di allineamento all'interno di un team infisca direttamente sull'esito di un progetto. Quindi, anche se hai il miglior processo di aspirazione, significa poco se non sei in grado di dare la priorità alle richieste.

Porta il tuo processo di aspirazione del lavoro nel futuro ... Mapping progetti in entrata agli obiettivi della tua squadra e prioritizzando il lavoro strategicamente piuttosto che "nell'ordine di elenco"

Le aziende con processi di aspirazione efficaci organizzano e affrontano progetti imminenti per priorità. Ora che hai le tue richieste in un posto e organizzate per il calcio d'inizio, è ora di elevare il tuo lavoro! Ma per farlo, devi pensare al di fuori della tua squadra.

In unArticolo di Forbes su come le aziende possono abbattere le barriere, Autore Brent Gleeson cita "Leadership di conflitto" come il top motivo per cui i silos esistono. Consiglia ai manager e ai leader di impostare il tono per abbattere i silos, la condivisione delle informazioni e la collaborazione in modo efficace.

Stabilire OKRS sia internamente, come una squadra, ed esternamente, come azienda. Allinea progetti a quegli OKR. Tieni riunioni periodiche per rivedere i tuoi KPI, pianificare il lavoro imminente e garantire le richieste che hai prioritario in realtà ulteriori reparti e obiettivi aziendali. InUDN Task Manager. , ci piace visualizzare questo concetto come una scala.

Guardando gli obiettivi in ​​questo modo dà i leader la struttura per rimanere allineata e prioritizza i progetti. Ciò garantisce che tutti siano chiari su come aggiungono valore all'organizzazione, dando ai membri del team un senso di realizzazione.

Fare parte del tuo progetto Aspiration Process Mapping Richieste a obiettivi aziendali più grandi. Fai domande come:

Fare domande come questa ti aiuterà a dare la priorità alle richieste in arrivo e rendere la risposta più strategica e meno reattiva.

Il processo di sviluppo degli obiettivi come società aiuta anche i leader riesaminare il mercato e migliorare la strategia.Uno studio di marketing per cerniere del settore dei servizi professionaliLe imprese trovate che conducono ricerche sistematiche nel loro pubblico di destinazione crescono più velocemente e sono più redditizie. Questo tipo di ricerca focalizzata e allineamento aziendale costringono ai team per valutare progetti in una luce più collaborativa.

Segno # 4: non hai un modo per visualizzare e condividere il lavoro attuale della tua squadra

Un'altra grande sfida per Lucy e la sua amica era che non potevano vedere i cioccolatini in arrivo, quindi non erano in grado di pianificare come gestire al meglio il loro lavoro.

Senza visibilità, in che modo i leader della squadra dovrebbero pianificare e accettare il lavoro in entrata? Devono essere in grado di ottenere un'istantanea di dove si trovano i loro progetti oltre a vedere quali progetti stanno scendendo il luccio. Piuttosto che concentrarsi su uno sforzo unificato per raggiungere quelle KPI della società, Horde Risorse e si sono rilassate. Questo può causare ritardi del progetto,lavoro duplicato, Comunicazione confusa e un ambiente di lavoro stressante.

La tua squadra ha una vista del calendario di tutte le tue date dovute e imminenti? Stai sfruttando lo stato del flusso di lavoro per mantenere gli stakeholder informati sullo stato dei progetti richiesti? Con gli strumenti giusti, puoi potenziare il tuo team per vedere nel futuro.

Porta il tuo processo di assunzione del lavoro nel futuro ... Sfruttando uno strumento di gestione del lavoro che ti offre più viste sul tuo lavoro.

Il primo passo aLevigare le tecniche di pianificazione del progettoè quello di accendere il dirittoStrumenti di gestione del progetto. Essere in grado di visualizzare, gestire e misurare le risorse ti aiuta a prevedere dove è possibile intraprendere strategicamente nuove richieste senza rischiare colli di bottiglia.

Immagina di essere su ateam di marketingcon un sacco di diversi progetti in corso subito. Ottieni una richiesta per scrivere un case study dei clienti. Come puoi dire se e quando la tua squadra avrà la larghezza di banda per il compito? Una vista del calendario layerable è condivisabile nel tuo strumento di gestione del lavoro può aiutarti a visualizzare dove è possibile soddisfare i progetti richiesti. UDN Task Manager.I calendari semplificano il programma, traccia e condividono il lavorosia internamente che esternamente. Colore-codice per stato, canale, pubblico, ecc. E tocca ai calendari degli altri team per ottenere una panoramica in tempo reale dei progetti programmati.

Fornire la visibilità in quale lavoro è effettivamente compiuto promuove un senso di vera collaborazione. A livello di squadra, vedendo in che modo gli sforzi di ogni individuo contribuiscono all'intero significato aggiunge e ispira tutti a lavorare all'unisono per raggiungere obiettivi comuni. A livello esterno, puoi collaborare più facilmente con le squadre esterne se riesci a mostrarli dove si inserisce il loro progetto.

Un altro modo per realizzare questo è utilizzando gli stati personalizzati del flusso di lavoro. Con una rapida occhiata, i richiesti o gli stakeholder del progetto possono vedere dove si trova un progetto. Niente più incontri di aggiornamento dello stato inutile. Quando le squadre sono in grado di trattenere l'un l'altro responsabile e comunicare efficacemente, possono assumere più lavoro. Essere in grado di vedere il tuo lavoro ti consente di gestire entrambe le richieste di lavoro corrente e in entrata.

Pronto a portare il processo di aspirazione del tuo progetto in Technicolor?

In questo momento la tua squadra potrebbe sentirsi come Lucy e la sua amica, cercando disperatamente di stare al passo con l'afflusso di compiti diretti a casa. Seguire queste migliori pratiche di processo di aspirazione del progetto e scoprirai che non solo tenendo il passo con il proverbiale nastro trasportatore del lavoro, ma battendolo!

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