4 आपकी परियोजना सेवन प्रक्रिया पुरानी है
"आई लव लुसी" के एपिसोड को याद रखें जहां वह चॉकलेट फैक्ट्री में काम कर रही है और कन्वेयर बेल्ट के नीचे आने वाली चॉकलेट के प्रवाह के साथ नहीं रह सकती है?
कभी-कभी ऐसा लगता है कि जब आप इनकमिंग परियोजनाओं के जलप्रलय को संभालने की कोशिश कर रहे हैं। से एक सर्वेक्षण मेंसंचार ऐप ओवरलोड पर रिंग सेंन्ट्रलकार्यस्थल में, 70% श्रमिकों ने कहा कि उन्हें प्राप्त होने वाले संचार की मात्रा एक शीर्ष चुनौती है। श्रमिक 10 गुना घंटे तक ऐप्स के बीच टॉगल करते हैं, और जब वे करते हैं, तो 31% रिपोर्ट ने विचार की अपनी ट्रेन खोना। यदि आपकी टीम सभी दिशाओं से आने वाले नए कार्यों से इतनी गंदगी है और उपकरणों के बीच अलग है, तो वे आपके व्यवसाय की गति पर परियोजनाओं को पूरा नहीं कर सकते हैं।
क्या यह आपके वर्तमान काम की तरह लगता हैपरियोजनासेवन प्रक्रिया? यदि हां, तो यह आपके अपडेट करने का समय हैमांग प्रबंधन रणनीतियों। आने वाले कार्य अनुरोधों का प्रबंधन काला और सफेद नहीं है। इस्तेमालपरियोजना का सेवन सर्वोत्तम अभ्यासटेक्निकलर जाने में आपकी सहायता करें। यहां 4 संकेत हैं आपकी परियोजना सेवन प्रक्रिया पुरानी है और एक अच्छी तरह से परिभाषित परियोजना सेवन प्रक्रिया बनाने के लिए कुछ सरल कदम जो आपकी टीम को भविष्य में ले जाएंगे।
साइन # 1: कार्य अनुरोध मैन्युअल रूप से दर्ज किए जाते हैं और कई चैनलों के माध्यम से आते हैं
ईमेल, तत्काल संदेश, और डेस्क ड्रॉप-बाय - ओह मेरे! कई अलग-अलग औजारों और संचार शैलियों के साथ, प्रत्येक कोण और अराजकता से आने वाले कार्य अनुरोध आपके पास आ रहे हैं। और "मैं लुसी लूसी" दृश्य की तरह, चीजें दरारों के माध्यम से गिरती हैं, काम बराबर नहीं होता है, और आप जल्दी से जला देते हैं।
लक्स संचार छोटी टीमों के लिए अच्छी तरह से काम कर सकता है, लेकिन व्यापार के तराजू के रूप में, आपको एक परियोजना सेवन अनुरोध प्रक्रिया की आवश्यकता होती है जो आपको अपने वर्तमान और आने वाले काम दोनों को सही तरीके से प्रबंधित करने में मदद करती है। सीआईओ पत्रिका में,माइक ब्रैनन, केंद्रित परामर्श पर प्रौद्योगिकी और विपणन के वीपी, जोर देते हैंकि नेताओं को व्यापार की मांगों और प्रौद्योगिकी को बदलने के लिए, उन्हें सभी चीजों से निपटने के लिए अलग-अलग प्रक्रियाओं और कामकाजी तंत्र को विकसित करने की आवश्यकता है, जबकि अभी भी सभी चीजों के लिए कठोर और शासित प्रक्रियाओं को बनाए रखना है।
नेताओं को अपने वर्तमान वर्कलोड और परियोजना अनुरोधों दोनों को प्रबंधित करने में सक्षम होना चाहिए। हालांकि,मैककिंसे द्वारा अनुसंधान के अनुसार & amp; कंपनी, टीमों ने काम सेवन पर अपने समय का 45% तक बर्बाद कर दियाकार्य जो स्वचालित हो सकते हैं- अनुरोधों को समेकित करने और उन्हें उचित लोगों को सौंपना। आपके द्वारा प्राप्त किए जाने वाले अधिक अनुरोध, अधिक समय लेने वाली और दोहराव इस प्रक्रिया बन जाती है।
जबकि आपकी टीम एक सहयोगी में निवेश कर सकती हैकार्य प्रबंधन उपकरण, अगर उन्हें अभी भी मैन्युअल रूप से स्रोत करना है औरइनपुट नई परियोजना अनुरोधकई चैनलों से, आप समय बचाएंगे, और आप चलाते हैंजोखिमत्रुटियों या डुप्लिकेट प्रविष्टियों की।
भविष्य में अपने काम की सेवन प्रक्रिया को लाओ ... एक ही काम सेवन अनुरोध प्रक्रिया की स्थापना
अपने कार्य प्रबंधन उपकरण के भीतर एक फ़नल में आईएमएस, ईमेल और चैट से काम का सेवन अनुरोध ले जाएं। शीर्ष प्रदर्शन करने वाली टीमों का उपयोग करेंअनुरोध प्रपत्रआने वाली संभावित परियोजनाओं को समेकित करने के लिए, उन्हें सही तरीके से फ़नल करना जहां उनकी परियोजनाएं जीती हैं। अनुरोध फॉर्म एक प्रकार का प्रोजेक्ट इंटेक प्रश्नावली हैं जो एक टीम को सही जगह पर प्रोजेक्ट प्राप्त करने में मदद करने के लिए अनुरोधकर्ता भरते हैं। वे काम का सेवन करने के लिए स्थिरता प्रदान करने का एक शानदार तरीका प्रदान करते हैं, जो आपकी टीम को महत्वपूर्ण विवरणों को ट्रैक करने से रोकते हैं जो प्रोजेक्ट शुरू होता है।
इस प्रक्रिया के माध्यम से किसी भी नए अनुरोध को प्रस्तुत किए जाने की आवश्यकता है या टीम इसे अपनी कतार में नहीं जोड़ पाएगी। अन्य टीम पहले वापस धक्का दे सकती हैं, लेकिन वे जल्द ही देखेंगे कि उनके अनुरोध तेजी से फ़िल्टर किए गए हैं।
उदाहरण के लिए,एश्योरेंस की मार्केटिंग प्रोडक्शन टीम प्रत्येक ने अपने इनबॉक्स से प्रति माह 400 से अधिक ईमेल मुंडाईमेल से अनुरोध करके और आने वाली परियोजनाओं के लिए सत्य का एक स्रोत अपनाना। के माध्यम से कार्य अनुरोधों के प्रबंधन के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया के साथयूडीएन कार्य प्रबंधक, आंतरिक सहयोग में काफी सुधार हुआ और अन्य विभाग खुश हैं क्योंकि उन्हें पता है कि अनुरोधों को संगठित और समय पर तरीके से संभाला जाएगा। यहां एक परियोजना सेवन फॉर्म उदाहरण का एक उदाहरण दिया गया उदाहरण उदाहरण की तरह एक टीम का उपयोग किया जाएगा।
हस्ताक्षर # 2: परियोजनाओं में अनुरोधों को बदलने के लिए कोई औपचारिक प्रक्रिया नहीं है
जबकि एक चैनल में फनलिंग अनुरोध पहला कदम है, आपको उन अनुरोधों को परियोजनाओं में बदलने में सक्षम होना चाहिए। यदि अलग-अलग टीमें सहयोग कर रही हैं, तो यह निर्धारित करें कि आप किस प्रक्रिया का पालन करेंगे और उत्तरदायित्व और अपेक्षाओं को रेखांकित करेंगे।
में यूडीएन कार्य प्रबंधकपेशेवर सेवा उद्योग परियोजना प्रबंधन सर्वेक्षण, 32% उत्तरदाताओं ने कहा कि आने वाले अनुरोधों की मांगों को पूरा करना मुश्किल है, और 28% ने कहा कि परियोजना सेटअप औरनिर्धारणएक शीर्ष चुनौती थी। यहां तक कि एक ही स्थान पर अनुरोधों के साथ, टीम उन्हें सफल परियोजनाओं में अनुवाद करने के लिए संघर्ष कर सकती हैं। वास्तव में, 9 7% उत्तरदाताओं ने रिपोर्ट की है कि उनकी परियोजनाओं को हमेशा कुछ डिग्री में देरी हो जाती है। सबसे बड़ा अपराधी? बदलती आवश्यकताओं।
यदि आप उन सभी अनुरोधों को सफल परियोजनाओं में बदलने के लिए संघर्ष कर रहे हैं या आपकी परियोजनाएं हमेशा देरी से हिट करने लगती हैं, तो आप अकेले नहीं हैं। ए300 एजेंसी नेताओं का सर्वेक्षणपाया गया कि 52% उत्तरदाताओं को लगता है कि रचनात्मक ब्रीफ फोकस की कमी है। और एक अलग सर्वेक्षण में,82% एजेंसी क्लाइंटउन्होंने कहा कि उन्हें बेहतर ब्रीफ की आवश्यकता है। टीमों को अनुरोध फॉर्म लेने और इसे किसी प्रोजेक्ट में बदलने के लिए, उन्हें सही जानकारी और एक आसान-से-फॉलो किक-ऑफ प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।
भविष्य में अपने काम की सेवन प्रक्रिया को लाओ ... सफल परियोजना किक-ऑफ स्वचालित
कार्य का सेवन अविश्वसनीय रूप से जटिल लग सकता है। आपके पास अपने वर्तमान कार्य, लक्ष्यों और संसाधनों को संतुलित करने के लिए है। आप उस प्रवाह में नए अनुरोधों को कैसे फिट कर सकते हैं? यहां कुछ परियोजना सेवन प्रक्रिया सर्वोत्तम प्रथाएं दी गई हैं।
एक प्रक्रिया को परिभाषित करके, काम को स्वचालित करने में मदद करने के लिए उपकरण का उपयोग करके, और आवश्यकताओं को एकत्रित करने में मदद करने के लिए, आप परियोजना में देरी से बचेंगे और टीमों के बीच संचार में सुधार करेंगे।
साइन # 3: आपकी परियोजनाएं एक टू-डू सूची हैं, जो रणनीतिक रूप से बड़े लक्ष्यों के लिए मैप नहीं हुई हैं
जबकि "आई लव लुसी" दृश्य कॉमेडिक है, परियोजनाओं की एक अंतहीन रेखा की वास्तविकता इतनी मजाकिया नहीं है। क्या आप प्रतिक्रियाशील या सक्रिय हैं कि आप अपने काम का सेवन कैसे प्रबंधित करते हैं? क्या सभी चॉकलेट खूबसूरती से लपेटे गए हैं या यह मात्रा के बारे में अधिक है?
कई टीमों के लिए, इनबाउंड अनुरोधों की धारा किसी भी वास्तविक रणनीति के बिना आने वाली चीजों के अंतहीन कन्वेयर बेल्ट की तरह महसूस करती है। वे नहीं देख सकते कि कैसे अतिरिक्त काम केपीआई को प्रभावित कर रहा है, जिससे डिस्कनेक्ट और असंतोष का कारण बन सकता है।
विपणन उद्योग पर एक सीएमओ अंतर्दृष्टि सर्वेक्षण में, 61% विपणक ने अपने मूल्य को साबित करने के लिए दबाव महसूस करने की सूचना दी, और दूसराकर्मचारी तनाव और बर्नआउट पर सर्वेक्षण39% विपणक मांगों को पूरा करने के लिए प्रत्येक सप्ताह कम से कम 5 घंटे ओवरटाइम का काम करते हैं। हमारे पेशेवर सेवाओं के सर्वेक्षण में, 31% उत्तरदाता प्रति दिन 8 घंटे से अधिक, प्रति सप्ताह 3 दिन काम करते हैं, जबकि 18% हर कार्यदिवस 8+ घंटे काम करते हैं।
काम के साथ अभिभूत, कई टीमों ने केवल समाप्त होने के बाद बकाया अनुरोधों की समीक्षा कीटास्कऔर नई परियोजनाओं से निपटने के लिए तैयार हैं। इस अल्ट्रा-रैखिक दृष्टिकोण का अर्थ है तत्काल अनुरोध जो एक टीम के लिए उच्च प्राथमिकता है, दूसरे के लिए कम प्राथमिकता हो सकती है। जाना पहचाना?
कार्य शैली और लक्ष्यों के आसपास विभाजननकारात्मक रूप से उत्पादन और प्रदर्शन को प्रभावित करता है।लगभग 97% कर्मचारी और अधिकारीविश्वास एक टीम के भीतर संरेखण की कमी सीधे एक परियोजना के परिणाम को प्रभावित करती है। तो यदि आपके पास सबसे अच्छी सेवन प्रक्रिया है, तो भी इसका मतलब कम है यदि आप अनुरोधों को प्राथमिकता देने में सक्षम नहीं हैं।
अपने कार्य सेवन प्रक्रिया को भविष्य में लाएं ... अपनी टीम के लक्ष्यों को आने वाली परियोजनाओं को मैपिंग करें और "सूची आदेश में" के बजाय रणनीतिक रूप से काम को प्राथमिकता दें
प्रभावी सेवन प्रक्रियाओं वाली कंपनियां प्राथमिकता से आने वाली परियोजनाओं को व्यवस्थित और निपटती हैं। अब जब आपके पास एक ही स्थान पर आपके अनुरोध हैं और किकऑफ के लिए व्यवस्थित हैं, तो यह आपके काम को बढ़ाने का समय है! लेकिन ऐसा करने के लिए, आपको अपनी टीम के बाहर सोचना होगा।
मेंफोर्ब्स आलेख कैसे कंपनियां बाधाओं को तोड़ सकती हैं, लेखक ब्रेंट ग्लेसन ने "विवादित नेतृत्व" को शीर्ष कारण के रूप में उद्धृत किया क्योंकि सिलो मौजूद हैं। वह प्रबंधकों और नेताओं को सिलो को तोड़ने, जानकारी साझा करने, और प्रभावी रूप से सहयोग के लिए स्वर सेट करने की सलाह देता है।
एक टीम के रूप में आंतरिक रूप से, और बाहरी रूप से, दोनों को आंतरिक रूप से स्थापित करें। उन ओकेआरएस को परियोजनाओं को संरेखित करें। अपने केपीआई की समीक्षा करने, आने वाले काम की योजना बनाने के लिए आवधिक बैठकें आयोजित करें, और वास्तव में आगे के विभाग और कंपनी लक्ष्यों को प्राथमिकता देने वाले अनुरोधों को सुनिश्चित करें। परयूडीएन कार्य प्रबंधक , हम इस अवधारणा को एक सीढ़ी की तरह कल्पना करना पसंद करते हैं।
इस तरह से लक्ष्यों को देखते हुए नेताओं को संरचनाओं को गठबंधन और प्राथमिकता देने के लिए संरचना प्रदान करता है। यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई इस बात पर स्पष्ट है कि वे संगठन को मूल्य कैसे जोड़ते हैं, जिससे टीम के सदस्यों को उपलब्धि की भावना मिलती है।
बड़ी कंपनी के लक्ष्यों के लिए अपनी परियोजना सेवन प्रक्रिया मानचित्रण अनुरोध का हिस्सा बनाएं। प्रश्न पूछें:
इस तरह के प्रश्न पूछने से आप आने वाले अनुरोधों को प्राथमिकता देने और अपनी प्रतिक्रिया को अधिक रणनीतिक और कम प्रतिक्रियाशील बनाने में मदद करेंगे।
एक कंपनी के रूप में लक्ष्यों को विकसित करने की प्रक्रिया नेताओं को बाजार की पुन: जांच करने और रणनीति में सुधार करने में भी मदद करता है।पेशेवर सेवा उद्योग का एक हिंग विपणन अध्ययनउन कंपनियों को पाया जो उनके लक्षित दर्शकों में व्यवस्थित शोध करते हैं, तेजी से बढ़ते हैं और अधिक लाभदायक होते हैं। इस तरह का केंद्रित अनुसंधान और कंपनी संरेखण टीमों को अधिक सहयोगी प्रकाश में परियोजनाओं का मूल्यांकन करने के लिए मजबूर करता है।
साइन # 4: आपके पास अपनी टीम के वर्तमान कार्य को देखने और साझा करने का कोई तरीका नहीं है
लुसी और उसके दोस्त के लिए एक बड़ी चुनौती यह थी कि वे चॉकलेट नहीं देख पाए, इसलिए वे योजना बनाने में सक्षम नहीं थे कि उनके काम को सर्वोत्तम तरीके से कैसे प्रबंधित किया जाए।
दृश्यता के बिना, टीम के नेताओं को आने वाले काम की योजना बनाने और स्वीकार करने के लिए कैसे किया जाता है? उन्हें एक स्नैपशॉट प्राप्त करने में सक्षम होना चाहिए जहां उनकी परियोजनाएं खड़ी हैं और साथ ही देखें कि पाइक कितनी परियोजनाएं आ रही हैं। उन कंपनी केपीआई को प्राप्त करने के लिए एक एकीकृत प्रयास पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय, वे संसाधनों को रोकते हैं और चुप हो जाते हैं। यह परियोजना देरी का कारण बन सकता है,डुप्लिकेट काम, भ्रमित संचार, और एक तनावपूर्ण कार्य वातावरण।
क्या आपकी टीम के पास आपकी सभी वर्तमान और आने वाली देय तिथियों का कैलेंडर दृश्य है? क्या आप अनुरोधित परियोजनाओं की स्थिति पर हितधारकों को सूचित करने के लिए वर्कफ़्लो की स्थिति का लाभ उठा रहे हैं? सही उपकरण के साथ, आप भविष्य में देखने के लिए अपनी टीम को सशक्त बना सकते हैं।
भविष्य में अपने काम की सेवन प्रक्रिया को लाओ ... एक कार्य प्रबंधन उपकरण का लाभ उठाएं जो आपको अपने काम के कई विचार देता है।
पहले कदमअपनी परियोजना शेड्यूलिंग तकनीकों को सम्मानित करनाअधिकार के साथ शक्ति हैपरियोजना प्रबंधन उपकरण। संसाधनों को देखने, प्रबंधित करने और मापने में सक्षम होने से आपको यह अनुमान लगाने में मदद मिलती है कि आप बाधाओं को खतरे के बिना रणनीतिक रूप से नए अनुरोधों पर कैसे ले सकते हैं।
कल्पना कीजिए कि आप एक पर हैंमार्केटिंग टीमएक बार में कई अलग-अलग परियोजनाओं के साथ। आपको ग्राहक केस स्टडी लिखने का अनुरोध मिलता है। आप कैसे बता सकते हैं कि कब और जब आपकी टीम को कार्य के लिए बैंडविड्थ होगा? एक साझा करने योग्य, आपके कार्य प्रबंधन उपकरण में स्तरित कैलेंडर दृश्य आपको यह देखने में मदद कर सकता है कि आप अनुरोधित परियोजनाओं को कहां फिट कर सकते हैं। यूडीएन कार्य प्रबंधककैलेंडर काम को शेड्यूल, ट्रैक और शेयर करना आसान बनाता हैदोनों आंतरिक या बाहरी रूप से। स्थिति, चैनल, दर्शकों, आदि द्वारा रंग कोड और अनुसूचित परियोजनाओं के वास्तविक समय के अवलोकन प्राप्त करने के लिए अन्य टीमों के कैलेंडर में टैप करें।
वास्तव में किस काम को पूरा किया जा रहा है, इस बारे में दृश्यता प्रदान करना सच्चे सहयोग की भावना को बढ़ावा देता है। एक टीम के स्तर पर, यह देखते हुए कि कैसे प्रत्येक व्यक्ति के प्रयासों में योगदान योगदान देता है और सामान्य उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एकजुट होने में सभी को प्रेरित करता है। बाहरी स्तर पर, आप बाहरी टीमों के साथ आसान सहयोग कर सकते हैं यदि आप उन्हें दिखा सकते हैं कि उनकी परियोजना कहां फिट बैठती है।
इसे पूरा करने का एक और तरीका अनुकूलित वर्कफ़्लो स्थितियों का उपयोग करके है। एक त्वरित नज़र के साथ, अनुरोधकर्ता या परियोजना हितधारक देख सकते हैं कि एक परियोजना कहां खड़ी है। कोई और अधिक जरूरत नहीं है स्थिति बैठकें। जब टीम एक और उत्तरदायी और प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होती हैं, तो वे अधिक काम कर सकते हैं। अपने काम को देखने में सक्षम होने के कारण आपको वर्तमान कार्य और आने वाले कार्यों के दोनों अनुरोधों को प्रबंधित करने की शक्ति प्रदान करता है।
टेक्निकलर में अपनी परियोजना सेवन प्रक्रिया लाने के लिए तैयार?
अभी आपकी टीम लुसी और उसके दोस्त की तरह महसूस कर सकती है, जो कि आपके पास कार्यों के प्रवाह को बनाए रखने की सख्त कोशिश कर रही है। इन परियोजना सेवन प्रक्रिया का सर्वोत्तम अभ्यासों का पालन करें और आप पाएंगे कि आप न केवल काम के लौकिक कन्वेयर बेल्ट को बनाए रखते हैं, बल्कि इसे मारते हैं!
ए परियोजना प्रबंधनमंच की तरहयूडीएन कार्य प्रबंधकशुरू करने में आपकी मदद कर सकते हैं। आज एक मुफ्त 2 सप्ताह का परीक्षण आज़माएं।
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