4 Podepisuje proces sání projektu je zastaralý
Vzpomeňte si na epizodu "Miluju Lucy", kde pracuje v továrně čokolády a nemůže držet krok s přílivem čokolády, která sestoupila dolů dopravní pás?
Někdy to je, jak se cítí, když se snažíte zvládnout záplavu příchozích projektů. V průzkumuRingCentral na komunikační aplikaci přetíženíNa pracovišti se 70% pracovníků uvedlo, že objem komunikace, kterou obdrží, je nejlepší výzvou. Pracovníci se přepínají mezi aplikacemi až desetkrát hodinu a, když oni dělají, 31% zprávy ztrácí myšlenku vlaku. Pokud je váš tým tak zaplaven novými úkoly přicházejícími ze všech směrů a je mi skládat mezi nástroji, oni prostě nemohou dokončit projekty při rychlosti, které vaše podnikání vyžaduje.
Zní to jako vaše aktuální práceprojektStejný proces? Pokud ano, je čas aktualizovat svéstrategie řízení poptávky. Správa příchozích pracovních požadavků není černá a bílá. Pákový pákovýNejlépe postupy projektuPomozte vám jít technicolor. Zde je 4 podepisuje váš proces sání projektu je zastaralý a některé jednoduché kroky k vybudování dobře definovaného procesu sání projektu, který bude mít váš tým do budoucnosti.
Sign # 1: Pracovní požadavky jsou zadány ručně a procházejí více kanálů
E-mail, instantní zprávy a stůl Drop-bys - Oh můj! S tolika různými nástroji a komunikačními styly, příchozí pracovníci na vás přicházejí z každého úhlu a chaosu. A stejně jako v "I Love Lucy" scéna, věci padají přes trhliny, práce není na par, a rychle vyhoříte.
LAX komunikace může fungovat dobře pro menší týmy, ale jako obchodní šupiny, potřebujete proces příjmu projektu, který vám pomůže spravovat jak vaše současné i příchozí práce správně. V časopisu CIO,Mike Brannan, VP technologie a marketingu v centru Centric Consulting, tvrdíTo, aby vedoucí pracovníci udržovali krok s obchodními požadavky a měnící se technologie, potřebují rozvíjet samostatné procesy a mechanismy sání práce, aby se vypořádaly se všemi věcmi novými, přičemž stále zachovávají přísné a řídí procesy pro všechny věci provozní.
Vedoucí představitelé musí být schopni řídit jak jejich současnou pracovní zátěž a požadavky projektu. Nicméně,Podle výzkumu McKinsey & amp; Společnost, týmy ztrácejí až 45% svého času na příjmu práceúkoly, které by mohly být automatizované- Stejně jako konsolidační požadavky a jejich přiřazení příslušným lidem. Čím více požadavků, které dostanete, tím více času spotřebováváte a opakující se tento proces se stává.
Zatímco váš tým může investovat do spoluprácenástroj pro správu práce, pokud musí ještě ručně zdroje aZadejte nové požadavky projektuz více kanálů, nebudete ušetřit čas a spustíterizikochyb nebo duplicitních záznamů.
Přineste proces sání práce do budoucnosti do budoucna ... zřízení procesu požadavku na jeden pracovník
Přesunout požadavky sání práce od IMS, e-maily a chat do jedné nálevky v rámci nástroje pro správu práce. Použití špičkových týmůformuláře požadavkuKonsolidovat příchozí potenciální projekty, Funning je přímo tam, kde žijí jejich projekty. Formuláře požadavků jsou typem dotazníku příjmu projektu, který žadatelé vyplní, aby pomohl týmu dostat projekt na správné místo. Jsou skvělým způsobem, jak poskytnout konzistenci s příjmem práce, ušetřit svůj tým od sledování kritických detailů, které začíná zpoždění projektu.
Požadovat, aby byl nový požadavek předložen prostřednictvím tohoto procesu nebo tým jej nepřidá do své fronty. Ostatní týmy by se mohli zpočátku tlačit, ale brzy uvidí, že jejich požadavky jsou filtrovány rychleji.
Například,Esurance marketingový výrobní tým každý oholil více než 400 e-mailů za měsíc od jejich schránkyPřijímáním žádostí o e-mailu a přijetí jediného zdroje pravdy pro všechny příchozí projekty. S jasným procesem pro správu pracovních požadavkůSprávce úloh UDN, interní spolupráce se zlepšila drasticky a další oddělení jsou šťastná, protože vědí, že žádosti budou řešeny organizovaným a včasným způsobem. Zde je příklad formátu příjmu projektu Příklad týmu, jako je jejich jejich.
Znamení č. 2: Neexistuje žádný formální proces, aby se dotázaly na projekty
Zatímco požádání Funneling do jednoho kanálu je prvním krokem, budete muset tyto požadavky proměnit na projekty. Pokud různé týmy spolupracují, určete, jejichž proces budete následovat a osnovovat odpovědnost a očekávání.
v Správce úloh UDNSlužby Professional Services Průmysl Project Management Průzkum32% respondentů uvedlo, že splnění požadavků příchozích požadavků je obtížná a 28% uvedlo, že nastavení projektu aplánováníbyla špičková výzva. Dokonce i s požadavky na jednom místě, týmy se mohou snažit překládat je do úspěšných projektů. Ve skutečnosti 97% respondentů uvádí, že jejich projekty se do určité míry zpozdí. Největší viník? Změna požadavků.
Pokud se snažíte obrátit všechny tyto požadavky na úspěšné projekty nebo se vaše projekty vždy zdají být vždy zasaženy zpoždění, nejsi sám. APřehled 300 vedoucích agenturzjistil, že 52% respondentů si myslí, že tvůrčí kalhotky chybí zaměření. A v samostatném průzkumu,82% klientů agenturyŘekl, že vidí potřebu lepších kalhotek. Aby týmy přijali žádost formulář a proměnit ji do projektu, potřebují správné informace a snadný proces odstartování.
Přiveďte proces sání práce do budoucnosti ... Automatizace úspěšného projektu Kick-off
Příjem práce se může zdát neuvěřitelně složitý. Máte aktuální práci, cíle a zdroje na rovnováhu. Jak se můžete hodit nové požadavky do tohoto toku? Zde jsou několik nejlepších postupů procesu sání projektu.
Definováním procesu pomocí nástrojů, které vám pomohou automatizovat práci a sbírání požadavků nahoru přední, vyhnout se zpoždění projektu a zlepšit komunikaci mezi týmy.
Sign # 3: Vaše projekty jsou seznam úkolů, ne strategicky mapované na větší cíle
Zatímco "I Love Lucy" scéna je komediální, realita nekonečné linie projektů není tak vtipná. Jste reaktivní nebo proaktivní v tom, jak spravujete přívod práce? Je cílem mít všechny čokolády krásně zabalené nebo je to více o množství?
Pro mnoho týmů se proud příchozích požadavků cítí stejně jako nekonečný dopravní pás věcí, které přicházejí a je zpracován bez skutečné strategie. Nevidí, jak další práce ovlivňuje KPI, což může vést k odpojení a nespokojenosti.
V průzkumu inzerátu CMO na marketingovém průmyslu61% obchodníků oznámilo, že cítil tlak, aby prokázal svou hodnotu a dalšíprůzkum o stresu a vyhoření zaměstnancůŘíká, že 39% marketingu pracuje nejméně 5 hodin přesčasů každý týden, aby splňoval požadavky. V našem průzkumu profesionálních služeb, 31% respondentů pracuje více než 8 hodin denně, 3 dny v týdnu, zatímco 18% práce 8+ hodin každý pracovní den.
Překvapen s prací, mnoho týmů zkontroluje nesplacené požadavky až poté, co skončiliúkola jsou připraveni řešit nové projekty. Tento ultra lineární přístup znamená naléhavé požadavky, které jsou vysoce prioritou pro jednoho týmu může být nízká priorita pro druhého. Zní povědomě?
Rozdělení kolem pracovního stylu a cílůnegativně ovlivňuje výrobu a výkon.Asi 97% zaměstnanců a vedoucích pracovníkůVěřte nedostatku sladění v rámci týmu přímo ovlivňuje výsledek projektu. Takže i když máte nejlepší proces sání, znamená to jen málo, pokud nejsi schopen upřednostnit požadavky.
Přineste svůj proces sání do budoucna do budoucnosti ... mapování příchozích projektů na cíle vašeho týmu a upřednostňovat práci strategicky spíše než "v objednávce seznamu"
Společnosti s efektivními sacími procesy organizují a řeší nadcházející projekty podle priority. Nyní, když máte své požadavky na jednom místě a organizujeme pro výkop, je čas zvednout svou práci! Ale aby to udělal, musíte myslet mimo svého týmu.
V Článek Forbes o tom, jak mohou společnosti rozdělit bariéry, autor Brent Gleeson cituje "konfliktní vedení" jako první důvod, proč Silos existuje. Doporučuje manažerům a vůdcům, aby nastavili tón pro rozkládání sil, sdílení informací a efektivně spolupracovat.
Zřídit OKRS interně, jako tým a externě, jako společnost. Zarovnání projektů na ty OKRS. Držte pravidelné schůzky k přezkoumání vašich KPI, plánovat nadcházející práci a zajistit požadavky, které upřednostňujete skutečně další oddělení a firemní cíle. VSprávce úloh UDN , rádi si představit tento koncept jako žebřík.
Při pohledu na cíle tímto způsobem dává vůdci strukturu, aby zůstali vyrovnány a upřednostňují projekty. To zajišťuje, že každý je jasný, jak přidávají hodnotu organizace, dávat členy týmu pocit úspěchu.
Proveďte část vašeho projektového procesu Mapování požadavků na větší cíle společnosti. Zeptejte se otázky jako:
Kladení otázek takhle vám pomohou upřednostnit příchozí požadavky a učinit vaši odpověď strategičtější a méně reaktivní.
Proces rozvíjejících se cílů jako společnosti také pomáhá vůdcům re-prozkoumat trh a zlepšit strategii.Závěs marketingové studium průmyslu profesionálních služebNalezené firmy, které provádějí systematický výzkum svých cílových publika, rostou rychleji a jsou výhodnější. Tento druh soustředěného výzkumu a zarovnání společnosti nutí týmy k hodnocení projektů ve spolupráci s kolaborativním světlem.
Znamení č. 4: Nemáte způsob, jak vizualizovat a sdílet aktuální práci vašeho týmu
Další velkou výzvou pro Lucy a jejího přítele bylo, že nemohli vidět čokolády, takže nebyli schopni plánovat, jak nejlépe spravovat svou práci.
Bez viditelnosti, Jak mají vedoucí týmu plánovat a přijímat příchozí práci? Musí být schopni získat snímek, kde stojí jejich projekty, stejně jako vidět, jaké projekty přicházejí dolů na štika. Spíše než se zaměřit na sjednocené úsilí o dosažení těchto společností KPI, oni Horde zdroje a stávají se Siled. To může způsobit zpoždění projektu,duplicitní práce, matoucí komunikace a stresující pracovní prostředí.
Má váš tým zobrazení kalendáře o všech vašich aktuálních a nadcházejících datech? Využíváte stavy pracovního postupu pro informování zúčastněných stran o stavu požadovaných projektů? S správnými nástroji můžete váš tým posílit, aby viděl do budoucnosti.
Přiveďte proces sání práce do budoucnosti pomocí ... Využití nástroje pro správu práce, který vám dává více pohledů na vaši práci.
První krok kHonování vašich projektových plánování technikyje napájet vpravoNástroje pro správu projektů. Schopnost vizualizovat, spravovat a měřit zdroje vám pomůže předpovědět, kde můžete strategicky přijmout nové požadavky bez rizika úzkých míst.
Představte si, že jste namarketingový týmS mnoha různými projekty probíhající najednou. Dostanete žádost o psaní zákaznické případové studie. Jak můžete zjistit, zda a když váš tým bude mít šířku pásma pro úkol? SHAREABLE, LINULOVÝ KALENDÁLNÍ Zobrazit v nástroji pro správu práce vám pomůže vizualizovat, kde můžete přizpůsobit požadované projekty. Správce úloh UDNKalendáře usnadňují plán, sledovat a sdílet prácijak interně, tak externě. Barevný kód podle stavu, kanálu, publika atd. A klepněte na kalendáře jiných týmů, abyste získali přehled o plánovaných projektech v reálném čase.
Poskytování viditelnosti v jaké práci je skutečně dosaženo podporuje smysl pro skutečnou spolupráci. Na úrovni týmu, vidět, jak úsilí každého jednotlivce přispívá k celému, přidává význam a inspiruje vše, aby pracovalo ve spojení s cílem dosáhnout společných cílů. Na vnější úrovni můžete jednodušší s jednodušší s vnějšími týmy, pokud je můžete ukázat, kde se jejich projekt hodí.
Další způsob, jak toho dosáhnout, je pomocí přizpůsobených stavů pracovního postupu. S rychlým pohledem, žadateli nebo zúčastněnými stranami projektu mohou vidět, kde projekt stojí. Žádné další zbytečné schůzky aktualizace stavu. Když jsou týmy schopny udržet jeden další odpovědný a efektivně komunikovat, mohou přijmout více práce. Být schopen vidět vaši práci vám umožní spravovat jak aktuální pracovní a příchozí pracovní požadavky.
Jste připraveni přivést proces sání projektu do technicolor?
Právě teď se váš tým může cítit jako Lucy a její přítel, zoufale se snaží držet krok s přílivem úkolů, který vedl cestu. Postupujte podle těchto osvědčených postupů procesu sání projektu a zjistíte, že nejenže udržujete krok s příslovečným dopravníkovým pásem práce, ale porazíte to!
A projektový managementjako platformaSprávce úloh UDNvám může pomoci začít. Vyzkoušejte zdarma dvoutýdenní pokus dnes.
A když jste tady, podívejte se na naše následné příspěvky:
