4 underskriver din projektindtagsproces er forældet
Husk episoden af "Jeg elsker Lucy", hvor hun arbejder i en chokoladefabrik og kan ikke holde op med tilstrømningen af chokolade, der kommer ned ad transportbåndet?
Nogle gange er det sådan, det føles, når du forsøger at håndtere overgangen af indkommende projekter. I en undersøgelse fraRingcentral på kommunikationsapp overbelastningPå arbejdspladsen sagde 70% af arbejdstagerne, at mængden af kommunikation, de modtager, er en top udfordring. Arbejdstagere skifter mellem apps op til 10 gange en time, og når de gør det, rapporterer 31% deres tankegang. Hvis dit hold er så oversvømmet med nye opgaver, der kommer fra alle retninger og sæber mellem værktøjer, kan de simpelthen ikke gennemføre projekter med den hastighed, din virksomhed kræver.
Lyder dette som dit nuværende arbejdeprojektIndtastningsproces? Hvis det er tilfældet, er det tid til at opdatere dinEfterspørgselsstyringsstrategier. Håndtering af indkommende arbejdsanmodninger er ikke sort / hvid. Gearing.Projektindtag bedste praksishjælpe dig med at gå teknikolor. Her er 4 tegn, din projektindtagsproces er forældet, og nogle enkle trin til at opbygge en veldefineret projektindtagsproces, der tager dit hold ind i fremtiden.
Sign # 1: Arbejdsanmodninger indtastes manuelt og kommer gennem flere kanaler
Email, Instant Beskeder og Desk Drop-Bys - Åh min! Med så mange forskellige værktøjer og kommunikationsstile kommer indgående arbejdsanmodninger på dig fra alle vinkler og kaos sikrer. Og ligesom i "jeg elsker Lucy" scene, falder tingene gennem revnerne, arbejdet er ikke op til par, og du brænder hurtigt ud.
LAX-kommunikation kan fungere godt for mindre hold, men som forretningsskalaer har du brug for en projektindtagsanmodningsproces, der hjælper dig med at styre både dit nuværende og indkommende arbejde korrekt. I CIO magazine,Mike Brannan, VP af teknologi og markedsføring ved centreret rådgivning, hævderAt for at ledere kan holde op med forretningsmæssige krav og skifte teknologi, skal de udvikle separate processer og arbejdsindtagsmekanismer til at håndtere alle ting nye, samtidig med at der stadig opretholdes strenge og styrede processer for alle ting operationelle.
Ledere skal kunne klare både deres nuværende arbejdsbyrde og projektanmodninger. Imidlertid,Ifølge forskning af McKinsey & Amp; Selskab, Hold spilder op til 45% af deres tid på arbejdsindtagopgaver, der kunne automatiseres- Som konsolidering af anmodninger og tildele dem til de relevante personer. Jo flere anmodninger du får, jo mere tidskrævende og gentagne proces bliver denne proces.
Mens dit hold kan investere i et samarbejdeArbejdsstyringsværktøj, hvis de stadig skal manuelt kilde ogInput nye projektforespørgslerFra flere kanaler vil du ikke spare tid, og du kørerrisikoaf fejl eller dobbelte poster.
Tag din arbejdsindtagsproces i fremtiden ved ... Opsætning af en enkelt arbejdsindtagsanmodningsproces
Flyt arbejdsindtagsanmodninger fra IMS, e-mails og chats i en tragt inden for dit arbejdshåndteringsværktøj. Top-udførende hold brugeranmodningsformerFor at konsolidere indgående potentielle projekter, træner dem lige, hvor deres projekter lever. Forespørgselsformer er en type projektindtag spørgeskema, som anmoderne udfylder for at hjælpe et hold med at få projektet til det rigtige sted. De er en god måde at give konsistens på arbejdsindtag, hvilket sparer dit team fra at spore kritiske detaljer, som forsinker projektet starter.
Kræver, at enhver ny anmodning indgives via denne en proces, eller holdet ikke vil føje det til deres kø. Andre hold kan skubbe tilbage først, men de vil snart se, at deres anmodninger filtreres gennem hurtigere.
For eksempel,Esurance's marketing produktionsteam hver barberet over 400 e-mails pr. Måned fra deres indbakkeVed at tage anmodninger ud af e-mail og vedtage en enkelt sandhedskilde for alle indkommende projekter. Med en klar proces til styring af arbejde anmodninger gennemUDN Task Manager, Internt samarbejde forbedret drastisk, og andre afdelinger er glade, fordi de ved, at anmodninger vil blive håndteret på en organiseret og rettidig måde. Her er et eksempel på et projektindtagsform Eksempel Et hold som deres ville bruge.
Sign # 2: Der er ingen formelle proces til at vende anmodninger til projekter
Mens travleforespørgsler i en kanal er det første skridt, skal du være i stand til at gøre disse anmodninger til projekter. Hvis forskellige hold samarbejder, skal du bestemme, hvis proces du vil følge og skitsere ansvarlighed og forventninger.
I UDN Task Manager'S Professional Services Industry Project Management Survey, 32% af respondenterne sagde, at at opfylde kravene til indgående anmodninger er vanskelig, og 28% sagde, at projektopsætning ogplanlægningvar en top udfordring. Selv med anmodninger på ét sted kan hold kæmpe for at oversætte dem til succesfulde projekter. Faktisk rapporterer 97% af respondenterne, at deres projekter altid bliver forsinket i en vis grad. Den største synder? Ændring af krav.
Hvis du kæmper for at gøre alle disse anmodninger til succesfulde projekter, eller dine projekter synes altid at ramme forsinkelser, er du ikke alene. ENUndersøgelse af 300 Agency LeadersFandt, at 52% af respondenterne tror, at kreative trusser mangler fokus. Og i en separat undersøgelse,82% af agenturets kundersagde, at de ser et behov for bedre trusser. For at hold skal tage en forespørgselsformular og gøre det til et projekt, har de brug for de rigtige oplysninger og en nem at følge kick-off-processen.
Tag din arbejdsindtagsproces i fremtiden ved at ... Automatisering af succesfulde projekt Kick-offs
Arbejdsindtag kan virke utroligt komplekst. Du har dit nuværende arbejde, mål og ressourcer til at afbalancere. Hvordan kan du passe nye anmodninger i strømmen? Her er nogle projektindtag proces bedste praksis.
Ved at definere en proces ved hjælp af værktøjer til at hjælpe dig med at automatisere arbejde og indsamle krav foran, vil du undgå projektforsinkelser og forbedre kommunikationen mellem hold.
Sign # 3: Dine projekter er en to-do-liste, ikke strategisk kortlagt til større mål
Mens "jeg elsker Lucy" scene er komisk, er virkeligheden i en uendelig linje af projekter ikke så sjovt. Er du reaktiv eller proaktiv i, hvordan du styrer dit arbejdsindtagelse? Er målet om at få alle de chokolade smukt indpakket eller er det mere om mængde?
For mange hold føles strømmen af indgående anmodninger ligesom et uendeligt transportbånd af ting, der kommer ind og håndteres uden nogen reel strategi. De kan ikke se, hvordan ekstra arbejde har påvirket KPI'er, hvilket kan føre til afbrydelse og utilfredshed.
I en CMO-indsigtsundersøgelse på marketingbranchen, 61% af marketingfolk rapporterede at føle sig pres for at bevise deres værdi, og en andenUndersøgelse på medarbejderens stress og udbrændthedsiger 39% af marketingfolk arbejder mindst 5 timers overarbejde hver uge for at imødekomme kravene. I vores professionelle Services Survey arbejder 31% af respondenterne mere end 8 timer om dagen, 3 dage om ugen, mens 18% arbejder 8 + timer hver arbejdsdag.
Overvældet med arbejde, mange hold gennemgår udestående anmodninger først, efter at de har afsluttet enopgaveog er klar til at tackle nye projekter. Denne ultra-lineære tilgang betyder presserende anmodninger, der er en høj prioritet for et hold, kan være en lav prioritet for en anden. Lyd bekendt?
Division omkring arbejdsstil og målnegativt påvirker produktion og ydeevne negativt.Ca. 97% af medarbejderne og ledelsenmener, at manglende tilpasning i et hold direkte påvirker resultatet af et projekt. Så selvom du har den bedste indtagsproces, betyder det lidt, hvis du ikke kan prioritere anmodninger.
Medbring din arbejdsindtagsproces i fremtiden ved at ... Kortlægning Indgående projekter til dit holds mål og prioritere arbejde strategisk snarere end "i listesordre"
Virksomheder med effektive indtagsprocesser organiserer og tackler kommende projekter pr. Prioritet. Nu hvor du har dine anmodninger på ét sted og organiseret til kickoff, er det tid til at hæve dit arbejde! Men for at gøre det, skal du tænke uden for dit hold.
I enForbes Artikel om, hvordan virksomheder kan nedbryde hindringer, forfatter Brent Gleeson nævner "konflikt lederskab" som den øverste grund til, at siloer eksisterer. Han rådgiver ledere og ledere at sætte tonen for at nedbryde siloer, dele information og samarbejde effektivt.
Etablere OKRs begge internt, som et hold og eksternt, som et firma. Juster projekter til disse OKRs. Hold periodiske møder for at gennemgå dine KPI'er, planlægge kommende arbejde og sikre de anmodninger, du prioriterer faktisk yderligere afdeling og virksomhedsmål. PåUDN Task Manager , vi kan godt lide at visualisere dette koncept som en stige.
Kigger på mål på denne måde giver lederne strukturen for at blive justeret og prioritere projekter. Dette sikrer, at alle er klare på, hvordan de tilføjer værdi til organisationen, hvilket giver teammedlemmer en følelse af præstation.
Gør en del af dit projektindtagsproces kortlægningsanmodninger til større virksomhedsmål. Stil spørgsmål som:
Spørg spørgsmål som dette vil hjælpe dig med at prioritere indgående anmodninger og gøre dit svar mere strategisk og mindre reaktivt.
Processen med at udvikle mål som firma hjælper også med at undersøge markedet og forbedre strategien.En hængsel marketing undersøgelse af professionelle service industriFundet firmaer, der udfører systematisk forskning i deres målgrupper, vokser hurtigere og er mere rentable. Denne form for fokuseret forskning og virksomhedsjustering tvinger teams til at evaluere projekter i et mere samarbejdslys.
Sign # 4: Du har ikke en måde at visualisere og dele dit holds nuværende arbejde
En anden stor udfordring for Lucy og hendes ven var, at de ikke kunne se de chokolade, der kom, så de ikke kunne planlægge, hvordan de bedst kunne klare deres arbejde.
Uden synlighed., hvordan skal holdledere planlægge og acceptere indkommende arbejde? De skal være i stand til at få et øjebliksbillede af, hvor deres projekter står såvel som se, hvilke projekter der kommer ned i gedden. I stedet for at fokusere på en samlet indsats for at nå disse selskab KPI'er, har de horde ressourcer og blive sæmet. Dette kan forårsage projektforsinkelser,duplikere arbejde., forvirrende kommunikation og et stressende arbejdsmiljø.
Har dit team en kalendervisning af alle dine nuværende og kommende forfaldsdatoer? Har du udnyttelse af arbejdsgangsstatus for at holde interessenterne informeret om status for anmodede projekter? Med de rigtige værktøjer kan du bemyndige dit hold til at se ind i fremtiden.
Medbring din arbejdsindtagsproces i fremtiden ved at ... udnytte et arbejdshåndteringsværktøj, der giver dig flere visninger af dit arbejde.
Det første skridt tilHoning dine projektplanlægningsteknikkerer at komme op med højreProjektledelsesværktøjer. At kunne visualisere, styre og måle ressourcer hjælper dig med at prognose, hvor du kan strategisk tage på nye anmodninger uden at risikere flaskehalse.
Forestil dig at du er på enMarketing Team.Med mange forskellige projekter foregår på en gang. Du får en anmodning om at skrive en kundesubstudie. Hvordan kan du fortælle om, og når dit hold vil have båndbredden til opgaven? En delbar, Layerable Calendar View i dit arbejdshåndteringsværktøj kan hjælpe dig med at visualisere, hvor du kan passe ønskede projekter. UDN Task ManagerKalendere gør det nemt at planlægge, spor og dele arbejdebåde internt eller eksternt. Farvekode efter status, kanal, publikum osv. Og tryk på andre holdkalendere for at få et realtidsoversigt over planlagte projekter.
At give synlighed i hvilket arbejde faktisk opnås fremmer en følelse af sandt samarbejde. På et holdniveau, hvor hver enkelt persons indsats bidrager til det hele, tilføjer og inspirerer alle til at arbejde sammen for at nå fælles mål. På et udvendigt niveau kan du samarbejde lettere med eksterne hold, hvis du kan vise dem, hvor deres projekt passer ind.
En anden måde at opnå dette på er at bruge tilpassede workflow-statuser. Med et hurtigt overblik kan anmodninger eller projektinteressenter se, hvor et projekt står. Ikke mere unødvendige statusopdateringsmøder. Når hold er i stand til at holde en anden ansvarlig og kommunikere effektivt, kan de påtage sig mere arbejde. At kunne se dit arbejde bemyndiger dig til at styre både nuværende arbejde og indgående arbejdsanmodninger.
Klar til at bringe din projektindtagsproces i Technicolor?
Lige nu kan dit hold føles som Lucy og hendes ven, der desperat forsøger at holde op med tilstrømningen af opgaver på vej. Følg disse projektindtagsproces bedste praksis, og du vil opdage, at du ikke kun holder op med det ordsprogede transportbånd, men slå det!
EN projektledelseplatform like.UDN Task Managerkan hjælpe dig med at komme i gang. Prøv en gratis 2-ugers prøve i dag.
Og mens du er her, tjek vores opfølgningsindlæg:
