4 Dấu hiệu Quá trình Intake dự án của bạn đã lỗi thời

Hãy nhớ rằng tập của "Tôi yêu Lucy" nơi cô ấy đang làm việc trong một nhà máy sô cô la và không thể theo kịp dòng sô cô la đi xuống băng chuyền?

Đôi khi đó là cách nó cảm thấy khi bạn đang cố gắng xử lý sự deluge của các dự án đến. Trong một cuộc khảo sát từRingCentral trên ứng dụng truyền thông quá tảiTại nơi làm việc, 70% công nhân cho biết khối lượng truyền thông mà họ nhận được là một thách thức hàng đầu. Công nhân chuyển đổi giữa các ứng dụng lên đến 10 lần một giờ và khi họ làm, 31% báo cáo mất đi tàu suy nghĩ của họ. Nếu nhóm của bạn bị ngập trong những nhiệm vụ mới đến từ tất cả các hướng và bị sẩn giữa các công cụ, họ chỉ đơn giản là không thể hoàn thành các dự án ở tốc độ kinh doanh của bạn yêu cầu.

Điều này có giống như công việc hiện tại của bạn khôngdự ánQuá trình tiếp nhận? Nếu vậy, đã đến lúc cập nhậtChiến lược quản lý nhu cầu. Quản lý các yêu cầu công việc đến không phải là đen trắng. Tận dụngDự án thực hành tốt nhấtgiúp bạn đi kỹ thuật. Dưới đây là 4 dấu hiệu Quá trình Intake dự án của bạn đã lỗi thời và một số bước đơn giản để xây dựng một quy trình tuyển sinh dự án được xác định rõ sẽ sẽ đưa nhóm của bạn vào tương lai.

Ký # 1: Yêu cầu công việc được nhập thủ công và thông qua nhiều kênh

Email, tin nhắn tức thời và bàn thả bàn - Oh My! Với rất nhiều công cụ và phong cách giao tiếp khác nhau, các yêu cầu công việc sắp tới sẽ đến với bạn từ mọi góc độ và Chaos xảy ra. Và giống như trong cảnh "Tôi yêu Lucy", những thứ rơi qua các vết nứt, công việc không phải là ngang hàng, và bạn đốt cháy nhanh chóng.

Giao tiếp LAX có thể hoạt động tốt cho các đội nhỏ hơn, nhưng là quy mô kinh doanh, bạn cần một quy trình yêu cầu nhập dự án giúp bạn quản lý cả công việc hiện tại và đến. Trong Tạp chí CIO,Mike Brannan, VP của Công nghệ và Tiếp thị tại Tư vấn tập trung, Khẳng địnhĐiều đó để các nhà lãnh đạo theo kịp nhu cầu kinh doanh và thay đổi công nghệ, họ cần phát triển các quy trình riêng biệt và các cơ chế làm việc để xử lý tất cả mọi thứ mới, trong khi vẫn duy trì các quy trình nghiêm ngặt và chi phối cho tất cả mọi thứ hoạt động.

Các nhà lãnh đạo cần phải có khả năng quản lý cả khối lượng công việc và yêu cầu dự án hiện tại của họ. Tuy nhiên,Theo nghiên cứu của McKinsey & amp; Công ty, các đội lãng phí tới 45% thời gian của họ về lượng lao độngNhiệm vụ có thể được tự động hóa- Giống như các yêu cầu hợp nhất và chỉ định họ cho những người thích hợp. Càng nhiều yêu cầu bạn nhận được, quá trình này tốn nhiều thời gian và lặp đi lặp lại.

Trong khi nhóm của bạn có thể đầu tư vào một hợp tácCông cụ quản lý công việc, nếu họ vẫn phải chuyển nguồn thủ công vàYêu cầu dự án đầu vào mớiTừ nhiều kênh, bạn sẽ không tiết kiệm thời gian và bạn chạyrủi rolỗi hoặc các mục trùng lặp.

Mang theo quy trình tuyển dụng công việc của bạn trong tương lai bằng cách thiết lập một quy trình yêu cầu đầu vào làm việc duy nhất

Di chuyển các yêu cầu đầu vào công việc từ IMS, email và trò chuyện thành một kênh trong công cụ quản lý công việc của bạn. Các đội thực hiện hàng đầu sử dụngMẫu yêu cầuĐể củng cố các dự án tiềm năng đến, đã phễu họ ngay tại nơi các dự án của họ trực tiếp. Mẫu yêu cầu là một loại bảng câu hỏi về dự án mà người yêu cầu điền vào để giúp một đội có được dự án đến đúng nơi. Chúng là một cách tuyệt vời để cung cấp sự nhất quán để làm việc, lưu nhóm của bạn theo dõi các chi tiết quan trọng khiến dự án trì hoãn bắt đầu.

Yêu cầu bất kỳ yêu cầu mới nào được gửi thông qua quy trình này hoặc nhóm sẽ không thêm nó vào hàng đợi của họ. Các đội khác có thể đẩy lùi lúc đầu, nhưng họ sẽ sớm thấy rằng yêu cầu của họ được lọc qua nhanh hơn.

Ví dụ,Đội ngũ sản xuất tiếp thị của Esurance mỗi lần cạo hơn 400 email mỗi tháng từ hộp thư đến của họBằng cách thực hiện yêu cầu ra khỏi email và áp dụng một nguồn sự thật duy nhất cho tất cả các dự án đến. Với một quy trình rõ ràng để quản lý các yêu cầu công việc thông quaQuản lý tác vụ UDN, Cộng tác nội bộ được cải thiện mạnh mẽ và các bộ phận khác rất vui vẻ vì họ biết yêu cầu sẽ được xử lý theo cách có tổ chức và kịp thời. Dưới đây là một ví dụ về mẫu Intake của dự án Ví dụ Một nhóm như họ sẽ sử dụng.

Ký # 2: Không có quy trình chính thức để biến các yêu cầu thành các dự án

Trong khi các yêu cầu phễu vào một kênh là bước đầu tiên, bạn sẽ cần có thể biến các yêu cầu đó thành các dự án. Nếu các đội khác nhau đang hợp tác, xác định quy trình của ai bạn sẽ tuân theo và phác thảo trách nhiệm và kỳ vọng.

Ở trong Quản lý tác vụ UDNKhảo sát quản lý dự án dịch vụ chuyên nghiệp chuyên nghiệp, 32% số người được hỏi nói rằng đáp ứng nhu cầu của các yêu cầu đến là khó khăn và 28% nói rằng thiết lập dự án vàLên lịchlà một thách thức hàng đầu. Ngay cả với các yêu cầu ở một nơi, các đội có thể đấu tranh để dịch chúng thành các dự án thành công. Trên thực tế, 97% số người được hỏi báo cáo rằng các dự án của họ luôn bị trì hoãn ở một mức độ nào đó. Thủ phạm lớn nhất? Thay đổi yêu cầu.

Nếu bạn đang vật lộn để biến tất cả các yêu cầu thành các dự án thành công hoặc các dự án của bạn dường như luôn gặp sự chậm trễ, bạn không đơn độc. MỘTKhảo sát 300 nhà lãnh đạo đại lýTìm thấy rằng 52% số người được hỏi nghĩ rằng tóm tắt sáng tạo thiếu tập trung. Và trong một cuộc khảo sát riêng biệt,82% khách hàng cơ quancho biết họ thấy một nhu cầu để tóm tắt tốt hơn. Để các đội có mẫu yêu cầu và biến nó thành một dự án, họ cần thông tin đúng và một quá trình khởi động dễ làm theo.

Mang theo quy trình tuyển dụng công việc của bạn vào tương lai bởi ... Tự động khởi động dự án thành công

Lượng công việc có vẻ có vẻ phức tạp vô cùng. Bạn có công việc, mục tiêu hiện tại và tài nguyên để cân bằng. Làm thế nào bạn có thể phù hợp với các yêu cầu mới vào dòng chảy đó? Dưới đây là một số quy trình đầu vào dự án thực hành tốt nhất.

Bằng cách xác định một quy trình, sử dụng các công cụ để giúp bạn tự động hóa công việc và thu thập các yêu cầu ở phía trước, bạn sẽ tránh sự chậm trễ của dự án và cải thiện giao tiếp giữa các đội.

Dấu hiệu số 3: Các dự án của bạn là danh sách việc cần làm, không được ánh xạ chiến lược đến các mục tiêu lớn hơn

Trong khi cảnh "Tôi yêu Lucy" là hài hước, thực tế của một dòng dự án vô tận không quá buồn cười. Bạn có phản ứng hoặc chủ động trong cách bạn quản lý lượng công việc của mình? Là mục tiêu để có tất cả các sôcôla được bọc đẹp hoặc là nó nhiều hơn về số lượng?

Đối với nhiều đội, dòng yêu cầu trong nước cảm thấy giống như một vành đai băng tải vô tận của những thứ đang diễn ra và được xử lý mà không có bất kỳ chiến lược thực sự nào. Họ không thể thấy làm thế nào thêm công việc đang tác động đến KPI, có thể dẫn đến việc ngắt kết nối và bất mãn.

Trong một cuộc khảo sát về Insights CMO về ngành công nghiệp tiếp thị, 61% nhà tiếp thị báo cáo cảm giác áp lực để chứng minh giá trị của họ, và một người kháckhảo sát về căng thẳng của nhân viên và kiệt sứcNói 39% các nhà tiếp thị làm việc ít nhất 5 giờ làm thêm giờ mỗi tuần để đáp ứng nhu cầu. Trong khảo sát dịch vụ chuyên nghiệp của chúng tôi, 31% số người được hỏi làm việc hơn 8 giờ mỗi ngày, 3 ngày mỗi tuần, trong khi 18% làm việc hơn 8 giờ mỗi ngày làm việc.

Choáng ngợp với công việc, nhiều đội xem xét các yêu cầu xuất sắc chỉ sau khi họ hoàn thànhbài tậpvà đã sẵn sàng để giải quyết các dự án mới. Cách tiếp cận cực tuyến tính này có nghĩa là các yêu cầu khẩn cấp là ưu tiên cao đối với một đội có thể là ưu tiên thấp cho người khác. Nghe có vẻ quen?

Sư đoàn xung quanh phong cách và mục tiêu làm việctác động tiêu cực đến sản xuất và hiệu suất.Khoảng 97% nhân viên và giám đốc điều hànhTin rằng thiếu liên kết trong một nhóm trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả của một dự án. Vì vậy, ngay cả khi bạn có quá trình nạp tốt nhất, điều đó có nghĩa là rất ít nếu bạn không thể ưu tiên yêu cầu.

Mang theo quy trình tuyển dụng công việc của bạn vào tương lai bởi ... Ánh xạ các dự án đến với các mục tiêu của nhóm và ưu tiên công việc chiến lược thay vì "trong danh sách đặt hàng"

Các công ty có quy trình nạp hiệu quả tổ chức và giải quyết các dự án sắp tới theo ưu tiên. Bây giờ bạn có yêu cầu của mình ở một nơi và được tổ chức cho Kickoff, đã đến lúc nâng cao tác phẩm của bạn! Nhưng để làm điều đó, bạn cần phải suy nghĩ bên ngoài nhóm của bạn.

Trong A.Bài viết của Forbes về cách các công ty có thể phá vỡ các rào cản, tác giả Brent Gleeson CITES "Lãnh đạo mâu thuẫn" là lý do hàng đầu tại sao silo tồn tại. Ông khuyên các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo để thiết lập giai điệu để phá vỡ các silo, chia sẻ thông tin và hợp tác một cách hiệu quả.

Thiết lập okrs cả hai bên trong, như một đội, và bên ngoài, với tư cách là một công ty. Căn chỉnh các dự án cho những okrs đó. Giữ các cuộc họp định kỳ để xem xét KPI của bạn, kế hoạch công việc sắp tới và đảm bảo các yêu cầu bạn ưu tiên thực sự là bộ phận và mục tiêu của công ty. TạiQuản lý tác vụ UDN , Chúng tôi muốn hình dung khái niệm này giống như một chiếc thang.

Nhìn vào mục tiêu theo cách này mang lại cho các nhà lãnh đạo các cấu trúc để ở lại dự án liên kết và ưu tiên. Đảm bảo tất cả mọi người Đây là rõ ràng về cách họ thêm giá trị cho tổ chức, cho thành viên trong nhóm một cảm giác hoàn thành.

Hãy là một phần của yêu cầu lập bản đồ quy trình tiêu thụ dự án với mục tiêu công ty lớn hơn. Đặt câu hỏi như:

Đặt câu hỏi như thế này sẽ giúp bạn ưu tiên yêu cầu đến và làm cho phản ứng của bạn chiến lược hơn và ít phản ứng.

Quá trình phát triển mục tiêu là một công ty cũng giúp các nhà lãnh đạo kiểm tra lại thị trường và cải thiện chiến lược.Một Bản lề thị nghiên cứu của ngành công nghiệp dịch vụ chuyên nghiệpcông ty phát hiện ra rằng tiến hành nghiên cứu có hệ thống vào khán giả mục tiêu của họ tăng trưởng nhanh hơn và có lợi hơn. Đây là loại nghiên cứu và công ty buộc liên kết các đội tập trung để đánh giá dự án trong một ánh sáng hợp tác nhiều hơn nữa.

Đăng # 4: Bạn không cần phải là một cách để hình dung và chia sẻ công việc hiện tại của nhóm của bạn

Một thách thức lớn cho Lucy và bạn bè của cô là họ không thể nhìn thấy sôcôla đến, vì vậy họ không thể lập kế hoạch làm thế nào để quản lý tốt nhất công việc của họ.

Nếu không có tầm nhìn, Làm thế nào được lãnh đạo đội bóng phải có kế hoạch và chấp nhận công việc đến? Họ cần phải có khả năng để có được một bản chụp của nơi dự án của họ đứng cũng như xem những gì các dự án đang đi xuống pike. Thay vì tập trung vào một nỗ lực thống nhất để đạt được những tiêu chí của công ty, họ Horde nguồn lực và trở nên bưng bít. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ của dự án,công việc trùng lặp, Gây nhầm lẫn thông tin liên lạc, và một môi trường làm việc căng thẳng.

Liệu nhóm của bạn có một cái nhìn lịch của tất cả các ngày do hiện tại và sắp tới của bạn? bạn đang lợi dụng tình trạng công việc để giữ cho các bên liên quan thông báo về tình trạng của dự án yêu cầu? Với công cụ thích hợp, bạn có thể trao quyền cho nhóm của bạn để xem trong tương lai.

Mang quá trình hấp thụ công việc của bạn trong tương lai bằng cách ... tận dụng một công cụ quản lý công việc cung cấp cho bạn nhiều quan điểm của công việc của bạn.

Bước đầu tiên đểmài giũa kỹ thuật lập kế hoạch dự án của bạnlà quyền lực lên với quyềnCông cụ quản lý dự án. Có thể hình dung, quản lý và đo lường các nguồn lực giúp bạn dự đoán, nơi bạn chiến lược có thể đảm nhận các yêu cầu mới mà không sợ tắc nghẽn.

Hãy tưởng tượng bạn đang ở trên mộtđội ngũ tiếp thịvới rất nhiều dự án khác nhau xảy ra cùng một lúc. Bạn nhận được một yêu cầu để viết một nghiên cứu trường hợp của khách hàng. Làm thế nào bạn có thể nói nếu và khi đội bóng của bạn sẽ có băng thông cho công việc? A, xem lịch layerable có thể chia sẻ trong công cụ quản lý công việc của bạn có thể giúp bạn hình dung nơi bạn có thể phù hợp với các dự án yêu cầu. Quản lý tác vụ UDNlịch làm cho nó dễ dàng để lên kế hoạch, theo dõi và chia sẻ công việccả bên trong hoặc bên ngoài. Mã màu theo tình trạng, kênh, khán giả, vv và tap vào lịch các đội khác để có được một cái nhìn tổng quan thời gian thực của các dự án dự kiến.

Cung cấp tầm nhìn vào những gì công việc được thực sự là bồi dưỡng tài năng một cảm giác của sự hợp tác thành sự thật. Trên một mức độ nhóm, nhìn thấy những nỗ lực của mỗi cá nhân đóng góp cho toàn bộ cho biết thêm ý nghĩa và truyền cảm hứng cho tất cả các công việc trong unison để đạt được mục tiêu chung. Xét về phương diện bên ngoài, bạn có thể cộng tác dễ dàng hơn với các đội bên ngoài nếu bạn có thể chỉ cho họ nơi phù hợp dự án của họ trong.

Một cách khác để thực hiện điều này là sử dụng trạng thái công việc cá nhân hoá. Với một cái nhìn nhanh chóng, requestors hoặc các bên liên quan dự án có thể thấy nơi một dự án đứng. Không cần thiết hơn các cuộc họp cập nhật trạng thái. Khi các đội có thể giữ một trách nhiệm khác và giao tiếp hiệu quả, họ có thể đảm nhận công việc hơn. Có thể thấy công việc của bạn trao quyền cho bạn để quản lý cả công việc hiện tại và yêu cầu công việc sắp tới.

Bạn đã sẵn sàng để mang lại quá trình tiêu thụ dự án của bạn vào Technicolor?

Ngay bây giờ nhóm của bạn có thể cảm thấy như Lucy và bạn bè của cô, tuyệt vọng cố gắng để theo kịp với dòng chảy của nhiệm vụ lãnh đạo theo cách của bạn. Thực hiện theo các thông lệ tốt nhất quá trình tiêu thụ dự án và bạn sẽ thấy rằng bạn không chỉ bắt kịp với các băng tải ngôn của công việc, nhưng khi đánh bại nó!

MỘTquản lý dự ánnền tảng nhưQuản lý tác vụ UDNcó thể giúp bạn bắt đầu. Hãy thử một thử nghiệm 2 tuần miễn phí ngày hôm nay.

Và trong khi bạn đang ở đây, hãy kiểm tra bài viết tiếp theo của chúng tôi: