4 tecknar din projektintagsprocess är föråldrad
Kom ihåg episoden av "Jag älskar Lucy" där hon arbetar i en chokladfabrik och kan inte fortsätta med inflödet av choklad som kommer ner i transportbandet?
Ibland är det så det känns när du försöker hantera översvämningen av inkommande projekt. I en undersökning frånRingcentral på kommunikation App ÖverbelastningPå arbetsplatsen sade 70% av arbetarna den kommunikationsvolym som de får är en topputmaning. Arbetare växlar mellan appar upp till 10 gånger i timmen och, när de gör, rapporterar 31% att förlora sitt tanke. Om ditt lag är så översvämmat med nya uppgifter som kommer från alla riktningar och silt mellan verktyg, kan de helt enkelt inte slutföra projekt med den hastighet som ditt företag kräver.
Låter det här som ditt nuvarande arbeteprojektInloppsprocessen? Om så är fallet är det dags att uppdatera dinEfterfråganhanteringsstrategier. Hantering av inkommande arbetsförfrågningar är inte svartvitt. HävstångProjektintag Bästa praxishjälpa dig att gå Technicolor. Här är 4 tecken på att din projektintagsprocess är föråldrad och några enkla steg för att bygga en väldefinierad projektintagsprocess som tar ditt lag i framtiden.
Sign # 1: Arbetsförfrågningar skrivs in manuellt och kom igenom flera kanaler
E-post, snabbmeddelanden och skrivbordsdroppe - Oh, det! Med så många olika verktyg och kommunikationsstilar kommer inkommande arbetsförfrågningar att komma från varje vinkel och kaos följer. Och precis som i "Jag älskar Lucy" -scenen faller sakerna genom sprickorna, jobbet är inte upp till par, och du brinner snabbt.
LAX-kommunikation kan fungera bra för mindre lag, men som affärsvågar behöver du en projekteringsprocessprocess som hjälper dig att hantera både ditt nuvarande och inkommande arbete korrekt. I CIO-tidningen,Mike Brannan, VP av teknik och marknadsföring vid Centric Consulting, hävdarDet för att ledare ska kunna följa med företagskrav och förändra teknik, måste de utveckla separata processer och arbetsintagsmekanismer för att hantera alla nya, samtidigt som de upprätthåller noggranna och styrda processer för alla operativa.
Ledare måste kunna hantera både sin nuvarande arbetsbelastning och projektförfrågningar. I alla fall,Enligt forskning av McKinsey & AMP; Företag, lag slösa upp till 45% av sin tid på arbetsintagetuppgifter som kan automatiseras- som konsolidera förfrågningar och tilldela dem till lämpliga personer. Ju fler förfrågningar du får, desto mer tidskrävande och repetitiv process blir.
Medan ditt lag kan investera i ett samarbeteArbetshanteringsverktyg, om de fortfarande måste manuellt källa ochInmatning av nya projektförfrågningarFrån flera kanaler sparar du inte tid, och du körriskav fel eller dubbla poster.
Ta med din arbetsintagsprocess till framtiden genom att ... Ställa in en enda arbetsintagsförfrågan
Flytta arbetsintagsförfrågningar från IMS, e-postmeddelanden och chattar till en tratt inom ditt arbetshanteringsverktyg. Top-Performing Teams AnvändBegär formulärAtt konsolidera inkommande potentiella projekt, trampa dem rätt där deras projekt lever. Begär formulär är en typ av projektintagens frågeformulär som begär att det fyller i för att hjälpa ett lag att få projektet till rätt ställe. De är ett bra sätt att ge konsistens att arbeta intag, vilket sparar att ditt team spårar ner kritiska detaljer som fördröjer projektet börjar.
Kräva att någon ny förfrågan lämnas in via den här processen eller laget kommer inte att lägga till den i kö. Andra lag kan trycka tillbaka först, men de kommer snart att se att deras önskemål filtreras igenom snabbare.
Till exempel,Esurance marknadsföringsproduktionsteamet rakade varje 400 e-postmeddelanden per månad från sin inkorgGenom att ta förfrågningar ur e-post och anta en enda sanningskälla för alla inkommande projekt. Med en tydlig process för hantering av arbetsförfrågningar genomUDN Task ManagerInternt samarbete förbättrades drastiskt och andra avdelningar är glada eftersom de vet att förfrågningar kommer att hanteras på ett organiserat och tidigt sätt. Här är ett exempel på ett projektintagsform exempel ett lag som deras skulle använda.
Sign # 2: Det finns ingen formell process för att vända förfrågningar till projekt
Medan du väljer förfrågningar i en kanal är det första steget, måste du kunna vända dessa önskemål till projekt. Om olika lag samarbetar, bestämma vars process du kommer att följa och kontakta ansvarsskyldighet och förväntningar.
I UDN Task ManagerProjektledningsundersökningsundersökning, Sade 32% av de svarande att det är svårt att uppfylla kraven på inkommande förfrågningar, och 28% sade att projektinställningen ochschemaläggningvar en topputmaning. Även med förfrågningar på ett ställe kan lag kämpa för att översätta dem till framgångsrika projekt. Faktum är att 97% av de svarande rapporterar att deras projekt alltid blir försenade i viss mån. Den största skyldige? Ändra krav.
Om du kämpar för att vända alla dessa önskemål om framgångsrika projekt eller dina projekt verkar alltid slå förseningar, är du inte ensam. AUndersökning av 300 byrå ledarefann att 52% av de svarande tror att kreativa briefs saknar fokus. Och i en separat undersökning,82% av byråns kundersa att de ser ett behov av bättre kort. För att lag ska ta en begäran form och göra det till ett projekt, behöver de rätt information och en lätt att följa kick-off-processen.
Ta med din arbetsintagsprocess till framtiden genom att ... Automatisera framgångsrika projektkroppar
Arbetsintaget kan verka otroligt komplext. Du har ditt nuvarande arbete, mål och resurser för att balansera. Hur kan du passa nya förfrågningar i det flödet? Här är några projekteringsprocess bästa praxis.
Genom att definiera en process, med hjälp av verktyg som hjälper dig att automatisera arbete och samla krav på framsidan, undviker du projektförseningar och förbättra kommunikationen mellan lag.
Sign # 3: Dina projekt är en att göra-lista, inte strategiskt mappad till större mål
Medan "jag älskar Lucy" -scenen är komisk, är verkligheten av en oändlig serie projekt inte så rolig. Är du reaktiv eller proaktiv om hur du hanterar ditt arbetsintag? Är målet att ha alla choklad vackert inslagna eller är det mer om kvantitet?
För många lag känns strömmen av inkommande förfrågningar precis som ett oändligt transportband av saker som kommer in och hanteras utan någon riktig strategi. De kan inte se hur extra arbete påverkar KPI, vilket kan leda till att du kopplar bort och missnöje.
I en CMO Insights-undersökning på marknadsbranschen, Rapporterade 61% av marknadsförare att känna trycket för att bevisa sitt värde och en annanUndersökning om anställdas stress och utbrändhetsäger att 39% av marknadsförare arbetar minst 5 timmar övertid varje vecka för att möta krav. I vår professionella tjänster arbetar 31% av de svarande mer än 8 timmar per dag, 3 dagar i veckan, medan 18% arbetar 8 + timmar varje arbetsdag.
Överväldigad med arbete, många lag granskar endast efterfrågningar efter att de har slutat auppgiftoch är redo att ta itu med nya projekt. Detta extremt linjära tillvägagångssätt betyder brådskande förfrågningar som är hög prioritet för ett lag kan vara en låg prioritet för en annan. Låter bekant?
Division runt arbetsstil och målnegativt påverkar produktion och prestanda.Cirka 97% av anställda och cheferTro brist på anpassning inom ett team påverkar direkt resultatet av ett projekt. Så även om du har den bästa intagsprocessen, betyder det lite om du inte kan prioritera förfrågningar.
Ta med din arbetsintagsprocess till framtiden genom att ... Kartlägga inkommande projekt till ditt lags mål och prioritera arbete strategiskt snarare än "i listorder"
Företag med effektiva intagsprocesser organiserar och tar itu med kommande projekt genom prioritet. Nu när du har dina önskemål på ett ställe och organiserat för kickoff är det dags att höja ditt arbete! Men för att göra det måste du tänka utanför ditt lag.
I enForbes artikel om hur företag kan bryta ner hinder, Författare Brent Gleeson Cites "Consirted Leadership" som den främsta anledningen till att silor existerar. Han råder chefer och ledare för att ställa in tonen för att bryta ner silos, dela information och samarbeta effektivt.
Skapa OKR både internt, som ett lag, och externt, som ett företag. Justera projekt till de OKRS. Håll periodiska möten för att granska ditt KPI, planera kommande arbete och se till att de önskemål du prioriterar faktiskt ytterligare avdelningar och företagsmål. PåUDN Task Manager , vi gillar att visualisera detta koncept som en stege.
Att titta på mål på detta sätt ger ledare strukturen att hålla sig inriktad och prioritera projekt. Detta säkerställer att alla är tydliga på hur de lägger till värde för organisationen, vilket ger lagmedlemmar en känsla av prestation.
Gör en del av dina inmatningsprocesskartläggningar till större företagsmål. Ställ frågor som:
Att ställa frågor som det här hjälper dig att prioritera inkommande förfrågningar och göra ditt svar mer strategiskt och mindre reaktivt.
Processen med att utveckla mål som företag hjälper också ledare att undersöka marknadsplatsen och förbättra strategin.En gångjärnsmarknadsstudie av den professionella servicebranschenhittade företag som utför systematisk forskning om deras målgrupper växer snabbare och är mer lönsamma. Denna typ av fokuserad forskning och företagsinriktning tvingar lag att utvärdera projekt i ett mer samarbetsljus.
Sign # 4: Du har inget sätt att visualisera och dela ditt lags nuvarande arbete
En annan stor utmaning för Lucy och hennes vän var att de inte kunde se chokladen som kom, så de kunde inte planera hur man bäst hanterar sitt arbete.
Utan synlighetHur ska lagledare planera och acceptera inkommande arbete? De måste kunna få en ögonblicksbild där deras projekt står såväl som se vilka projekt som kommer ner på gädden. I stället för att fokusera på en enhetlig insats för att uppnå företaget KPI, hordes de resurser och bli sett. Detta kan orsaka projektförseningar,duplikat arbete, förvirrande kommunikation, och en stressig arbetsmiljö.
Har ditt lag en kalendervy av alla dina nuvarande och kommande förfallodatum? Är du utnyttjande av arbetsflödesstatus för att hålla intressenterna informerade om status som begärda projekt? Med rätt verktyg kan du bemyndiga ditt team att se in i framtiden.
Ta med din arbetsintagsprocess till framtiden genom att ... Hantera ett arbetshanteringsverktyg som ger dig flera synpunkter på ditt arbete.
Det första steget tillHoning dina projektplaneringsteknikerär att driva upp med högerProjekthanteringsverktyg. Att kunna visualisera, hantera och mäta resurser hjälper dig att prognostisera där du kan strategiskt ta på nya förfrågningar utan att riskera flaskhalsar.
Tänk dig att du är på enmarknadsföringsteammed många olika projekt pågår på en gång. Du får en förfrågan om att skriva en kundfodral. Hur kan du berätta om och när ditt lag kommer att ha bandbredd för uppgiften? En delbar, skiktbar kalendervy i ditt arbetshanteringsverktyg kan hjälpa dig att visualisera var du kan passa begärda projekt. UDN Task ManagerKalendrar gör det enkelt att schemalägga, spåra och dela arbetebåde internt eller externt. Färgkod efter status, kanal, publik, etc. och tryck på andra lagkalendrar för att få en realtidsöversikt över schemalagda projekt.
Att ge synlighet i vilket arbete som faktiskt uppnås, främjas en känsla av sant samarbete. På en lagnivå, ser hur varje persons ansträngningar bidrar till det hela lägger till mening och inspirerar alla att arbeta i samförstånd för att uppnå gemensamma mål. På en utvändig nivå kan du samarbeta enklare med externa lag om du kan visa dem där deras projekt passar in.
Ett annat sätt att uppnå detta är att använda anpassade arbetsflödesstatus. Med en snabb blick kan provisorer eller projektintressenter se var ett projekt står. Inga mer onödiga statusuppdateringsmöten. När lag kan hålla en annan ansvarig och kommunicera effektivt, kan de ta på sig mer arbete. Att kunna se ditt arbete ger dig möjlighet att hantera både aktuellt arbete och inkommande arbetsförfrågningar.
Klar för att ta med din projektintagsprocess till Technicolor?
Just nu kan ditt team känna sig som Lucy och hennes vän, försöker desperat fortsätta att hålla upp tillströmningen av uppgifterna på väg. Följ dessa projektintagets bästa praxis och du kommer att upptäcka att du inte bara håller med det ordspråkiga transportbandet av arbete, men slår det!
A projektledningplattformUDN Task Managerkan hjälpa dig att komma igång. Prova en gratis 2-veckors rättegång idag.
Och medan du är här, kolla in våra uppföljningsinlägg:
