4 İşaretler Projenizin giriş işleminiz eskidir
Çikolata fabrikasında çalıştığı "Lucy'yi severim" bölümünü hatırlayın ve konveyör bandının aşağı inilen çikolata akını mı tutamazsınız?
Bazen gelen projelerin heyetini idare etmeye çalışırken böyle hissediyor. Bir anketteİletişim uygulaması aşırı yüklenmesiİşyerinde, işçilerin% 70'i aldıkları iletişim hacminin en iyi bir meydan okuma olduğunu söyledi. İşçiler saatte 10 kata kadar olan uygulamalar arasında geçiş yaparlar ve yaptıkları zaman,% 31'i düşünce trenini kaybetti. Ekibiniz her yönden gelen yeni görevlerle dolu ve araçlar arasında susturulduysa, işinizin gerektirdiği hızdaki projeleri basitçe tamamlayamazlar.
Bu ses şu anki işin gibi mi?projeGiriş Süreci? Eğer öyleyse, güncelleme zamanıTalep Yönetimi Stratejileri. Gelen iş taleplerini yönetmek siyah ve beyaz değil. KaldıraçProje alımı en iyi uygulamalarıTeknicolor'a gitmenize yardımcı olur. İşte 4 işaretiniz, projenizin giriş süreciniz eski ve takımınızı geleceğe götürecek iyi tanımlanmış bir proje girişimi oluşturmak için bazı basit adımlar.
Sign # 1: Çalışma istekleri manuel olarak girilir ve birden fazla kanaldan geçilir
E-posta, Anlık Mesajlar ve Danışma Bırakma - Oh Benim! Pek çok farklı araç ve iletişim stiliyle, gelen çalışma talepleri size her açıdan geliyor ve kaosun başlar. Ve tıpkı "Lucy'yi severim" sahnesinde, işler çatlaklardan düşer, iş paraya kalkmaz ve hızlı bir şekilde yanıyorsunuz.
LAX iletişimi daha küçük takımlar için iyi çalışabilir, ancak iş terazileri olarak, hem mevcut hem de gelen çalışmalarınızı doğru şekilde yönetmenize yardımcı olan bir proje girişi talebi işlemine ihtiyacınız var. Cio dergisinde,Mike Brannan, Centic Consulting, Teknoloji ve Pazarlama VP'si, iddia ediyorLiderlerin işletme taleplerine ve değişen teknolojiyi sürdürmeleri için, her şeyin yeni bir şekilde başa çıkmak için ayrı süreçler geliştirmeleri ve iş alım mekanizmalarını geliştirmeleri gerekirken, operasyonel her şey için hala titiz ve yönettiği süreçleri korurken.
Liderlerin hem mevcut iş yüklerini hem de proje isteklerini yönetebilmeleri gerekir. Ancak,McKinsey & Amp tarafından yapılan araştırmalara göre; Şirket, takımlar çalışma alımında zamanlarının% 45'ini atıyorotomatikleştirilebilecek görevler- İstekleri birleştirmek ve uygun insanlara atamak gibi. Ne kadar fazla talep olursa o kadar zaman alıcı ve tekrarlayan bu işlem olur.
Ekibiniz bir işbirliğine yatırım yaparkenİş Yönetimi Aracı, eğer hala manuel olarak kaynaşmak zorunda kalırlarsa veYeni proje istekleri girinBirden fazla kanaldan, zamandan tasarruf etmeyeceksiniz veriskhataların veya yinelenen girişlerin.
Çalışma giriş sürecinizi geleceğe getirin ... tek bir iş alımını kurma işlemi kurma
İşletme alımını IMS, e-postalardan ve sohbetlerden iş yönetimi aracınız içindeki bir huniden taşıma. En iyi performanslı ekipler kullanıyoristek formlarıGelen potansiyel projeleri pekiştirmek, projelerinin nerede yaşadığı yerlerde hunileştirmek. İstek formları, bir ekibin projeyi doğru yere götürmelerine yardımcı olmak için talep edenlerin doldurduğu bir tür proje alımı anketidir. Çalışmak için tutarlılık sağlamak için, ekibinizi, gecikme projesinin başladığı kritik ayrıntıları izlemekten tasarruf etmenin harika bir yoludur.
Herhangi bir yeni talebin bu işlem yoluyla gönderilmesini veya takımın sıralarına eklememesini gerektirir. Diğer takımlar ilk başta geri itebilir, ancak yakında taleplerinin daha hızlı filtrelendiğini görecekler.
Örneğin,Esransiyonun Pazarlama Üretimi Ekibi, her biri gelen kutusundan ayda 400'den fazla e-postayı traş etti.Gelen tüm projeler için e-posta dışı istekleri alarak ve tek bir gerçek kaynağı benimseyerek. İş taleplerini yönetmek için net bir işlemleUDN Görev Yöneticisi, Dahili işbirliği büyük ölçüde ve diğer bölümler gelişmiştir, çünkü talepleri organize ve zamanında bir şekilde ele alınacağını biliyorlar. İşte bir proje girişi formu örneği örneği, kendileri gibi bir takım kullanır.
İşaret # 2: İstekleri projelere çevirmek için resmi bir süreç yok
Bir kanala bir kanalda huni olan talepler ilk adımdır, bu istekleri projelere dönüştürebilmeniz gerekir. Farklı ekipler işbirliği yapıyorsa, kimin işlemini takip edeceğinizi ve hesap verebilirlik ve beklentileri anlatırsınız.
İçinde UDN Görev YöneticisiProfesyonel Hizmetler Endüstrisi Proje Yönetimi Anketi, Katılımcıların% 32'si, gelen taleplerin taleplerinin zor olduğunu ve% 28'i proje kurulumunun veplanlamaen iyi bir meydan okumaydı. Tek bir yerde talepte bile, takımlar onları başarılı projelere çevirmek için mücadele edebilir. Aslında, katılımcıların% 97'si projelerinin her zaman bir dereceye kadar ertelendiğini bildirdi. En büyük suçlu? Gereksinimleri değiştirme.
Tüm bu istekleri başarılı projelere dönüştürmek için mücadele ederseniz veya projeleriniz her zaman gecikmeleri vurur, yalnız değilsiniz. A300 Ajans Liderinin AnketiKatılımcıların% 52'sinin yaratıcı külotların odak olmadığını düşündüğünü buldu. Ve ayrı bir ankette,Ajans müşterilerinin% 82'sidaha iyi külot için bir ihtiyaç gördüklerini söyledi. Takımların bir istek formu alması ve bir projeye dönüştürmeleri için doğru bilgilere ve takip edilmesi kolay bir başlatma işlemine ihtiyaçları vardır.
Çalışma giriş sürecinizi geleceğe getirin ... Başarılı proje başlatmak
Çalışma alımı inanılmaz derecede karmaşık görünebilir. Mevcut işiniz, hedeflerinizi ve kaynaklarınızın dengelenmesi için var. Yeni istekleri bu akışa nasıl uyabilirsin? İşte bazı proje girişimi en iyi uygulamaları.
Bir işlemi tanımlayarak, işi otomatikleştirmenize ve ön cepheyi önlerinize yardımcı olmak için araçları kullanarak, proje gecikmelerini önler ve ekipler arasındaki iletişimi iyileştirirsiniz.
Sign # 3: Projeleriniz, stratejik olarak daha büyük hedeflere eşlenmiş değil, yapılacaklar listesidir.
"Lucy'yi severim" sahnesi komedi ise, sonsuz bir proje hattının gerçekliği çok komik değil. Çalışma alımınızı nasıl yönettiğinizde reaktif mi yoksa proaktif misiniz? Tüm çikolataların güzel bir şekilde sarılmasını sağlamak ya da miktar hakkında daha fazla?
Birçok takım için, gelen taleplerin akışı tıpkı, gelen ve gerçek bir strateji olmadan işleyenlerin sonsuz bir konveyör kemeri gibi hissediyor. Ekstra çalışmanın KPI'leri nasıl etkilediğini göremiyorlar, bu da bağlantısız ve hoşnutsuzluğa yol açabilecek.
Pazarlama endüstrisinde bir CMO Insights Anketi'nde, Pazarlamacıların% 61'i, değerlerini kanıtlamak için duygu baskısı olduğunu bildirdi.Çalışan stresi ve tükenmişlik anketiPazarlamacıların% 39'unun, talepleri karşılamak için her hafta en az 5 saat fazla mesai yapıyor. Profesyonel Hizmetler Anketimizde, katılımcıların% 31'i, haftada 3 gün, haftada 3 gün,% 18'i her iş gününde 8 yaşında çalışır.
İşle boğulmuş, birçok ekip sadece bitirdikten sonra seçkin istekleri gözden geçirir.görevve yeni projelerle başa çıkmaya hazır. Bu ultra doğrusal yaklaşım, bir takım için yüksek öncelik olan acil talepler, diğerine düşük bir öncelik olabilir. Tanıdık geliyor mu?
İş tarzı ve hedefler etrafında bölünmeüretim ve performansı olumsuz etkiler.Çalışanların ve yöneticilerin yaklaşık% 97'siBir ekip içindeki hizalama eksikliğinin doğrudan bir projenin sonucunu etkiliyor. Bu yüzden en iyi giriş sürecine sahip olsanız bile, istekleri öncelik veremezseniz çok az demektir.
İşletme giriş sürecinizi geleceğe getirin ... Gelen projeleri ekibinizin hedeflerine eşlenmesi ve "liste siparişinde" yerine stratejik çalışmaları önceliklendirin.
Etkili alım süreçlerine sahip şirketler, önümüzdeki projeleri öncelikli olarak organize eder ve mücadele eder. Şimdi tek bir yerde istekleri ve başlama için düzenlenen göre, artık işi yükseltmek zamanı! Ama bunu yapmak için, ekibinizdeki dışında düşünmek gerekir.
İçindeşirketleri engelleri yıkmak nasıl Forbes makaleYazar Brent Gleeson siloları var neden üst nedeni olarak “çatışmalı liderlik” değinir. O yöneticiler ve liderler, silolar parçalayarak bilgi paylaşımı ve etkin bir işbirliği için sesi ayarlamak için önerir.
bir şirket olarak, dıştan bir takım olarak, hem içten OKR'lerinizi kurulması ve. Bu OKR'lerinizi için Hizala projeler. Yaklaşan çalışmalarını planlamak, KPI'larınızı gözden geçirmek üzere periyodik toplantılar ve aslında daha fazla departman ve şirket hedeflerine öncelik istekleri sağlamak. İçindeUDN Görev Yöneticisi , bu kavramı bir merdiven gibi görselleştirmeyi seviyoruz.
Bu şekilde hedeflere bakmak, yapının hizalanması ve projelere öncelik vermelerinin liderlerini verir. Bu, herkesin kuruluşa nasıl değer kattığını, ekip üyelerinin bir başarı hissi verdikleri konusunda net olmasını sağlar.
Projenizin bir bölümünü daha büyük şirket hedeflerine olan eşleme taleplerini yapın. Gibi sorular sorun:
Bunun gibi sorular sormak, gelen talepleri önceliklendirmenize ve cevabınızı daha stratejik ve daha az reaktif hale getirmenize yardımcı olacaktır.
Bir şirket olarak hedef geliştirme süreci, liderlerin piyasayı yeniden incelemelerine ve stratejiyi geliştirmelerine yardımcı olur.Profesyonel Hizmetler Endüstrisinin Menteşe Pazarlama ÇalışmasıHedef izleyicilerine sistematik araştırma yapan firmalar daha da hızlı büyür ve daha karlıdır. Bu tür odaklı araştırma ve şirket hizalaması, ekipleri projeleri daha işbirlikçi bir ışıkta değerlendirmeye zorlar.
Sign # 4: Takımınızın güncel çalışmasını görselleştirmenin ve paylaşmanın bir yolunuz yok
Lucy ve arkadaşı için bir diğer büyük zorluk, çikolataların geldiğini göremedikleri için, işlerini en iyi şekilde yönetmeyi planlayamadılar.
Görünürlük olmadan, takım liderlerinin gelen çalışmaları nasıl planlaması ve kabul etmesi gerekiyor? Projelerinin nerede olduğunu ve hangi projelerin pike indiğini gördüğü bir anlık görüntüye sahip olmaları gerekir. KPI'leri ulaşmak için birleşik bir çabaya odaklanmak yerine, kaynakları ortalayın ve susturulur. Bu proje gecikmelerine neden olabilir,Yinelenen iş, kafa karıştırıcı iletişim ve stresli bir çalışma ortamı.
Ekibiniz tüm mevcut ve yaklaşmakta olan tarihlerden bir takvim görüntüsü var mı? Menfaat sahiplerinin istenen projelerin durumu hakkında bilgi sahibi olmak için iş akışı durumlarını kullanıyor musunuz? Doğru araçlarla, geleceği görmek için ekibinizi güçlendirebilirsiniz.
Çalışma giriş sürecinizi geleceğe getirin ... işinizin birden fazla görüşmesini sağlayan bir iş yönetimi aracının kullanılması.
İlk adımProje Zamanlama Tekniklerinizi Honlamasağa güç vermekProje Yönetimi Araçları. Kaynakları görselleştirebilme, yönetebilme ve ölçebilme
Senin olduğunu hayal etPazarlama ekibiBir seferde birçok farklı proje ile devam ediyor. Bir müşteri vaka çalışması yazmak için bir istek elde edersiniz. Takımınızın görev için bant genişliğini ne zaman olup olmadığını nasıl söyleyebilirsiniz? İş yönetimi aracınızda paylaşılabilir, katlanabilir bir takvim görünümü, istenen projelere nereye sığabileceğinizi görselleştirmenize yardımcı olabilir. UDN Görev YöneticisiTakvimler çalışmayı planlamayı, izlemeyi ve paylaşmayı kolaylaştırırikisi de dahili veya harici olarak. Güncel projelere gerçek zamanlı bir genel bakış elde etmek için durum, kanal, izleyici vb. Tarafından, diğer ekiplerin takvimlerine dokunun.
İşin gerçekte gerçek bir işbirliği duygusunu başardığı şeyin gerçekleştirilmesi için görünürlük sağlamak. Bir takım düzeyinde, her bireyin çabalarının tümüne nasıl katkıda bulunduğunu görünce, anlamlı hedeflere ulaşmak için birimin anlamını ekler ve herkese ilham veriyor. Dış düzeyde, projelerinin nereye uyduğunu gösterebilirseniz, dış takımlarla daha kolay işbirliği yapabilirsiniz.
Bunu başarmanın bir başka yolu, özelleştirilmiş iş akışı durumları kullanılarakdır. Hızlı bir bakışta, istekliler veya proje paydaşları bir projenin nerede olduğunu görebilir. Daha fazla gereksiz durum güncelleme toplantıları yok. Ekipler bir başkasını hesaplayabilir ve etkili bir şekilde iletişim kurabildiklerinde daha fazla iş çıkarabilirler. İşinizi görebilmek için, hem mevcut çalışmaları hem de gelen iş taleplerini yönetmenizi sağlar.
Proje giriş işleminizi tekniğe getirmeye hazır mısınız?
Şu anda ekibiniz, Lucy ve arkadaşı gibi hissedebiliyor, umutsuzca görevlerin akışını sürdürmeye çalışıyor. Bu proje giriş sürecini takip edin En iyi uygulamaları ve sadece işin atasözel konveyör bandını tutmadığınızı, ancak onu yenmediğini göreceksiniz!
A proje Yönetimiplatform gibiUDN Görev YöneticisiBaşlamanıza yardımcı olabilir. Bugün ücretsiz bir 2 haftalık deneme deneyin.
Ve buradasınız, takip yayınlarımızı inceleyin:
