4 znaki Proces wlotu projektu jest przestarzały
Pamiętaj o odcinku "Kocham Lucy", gdzie pracuje w fabryce czekolady i nie może nadążyć z napływem czekolady w dół taśmy przenośnika?
Czasami tak czuje się, gdy próbujesz poradzić sobie z potopem przychodzących projektów. W ankiecieRingcentral na przeciążeniu aplikacji komunikacyjnejW miejscu pracy 70% pracowników powiedzieli wielkość komunikacji, którą otrzymują, jest najlepszym wyzwaniem. Pracownicy przełączają między aplikacjami do 10 razy na godzinę, a kiedy to robią, 31% raportu traci swój pociąg myśli. Jeśli twój zespół jest tak zalany nowymi zadaniami pochodzącymi ze wszystkich kierunków i zostaje zlikwidowane między narzędziami, po prostu nie mogą wypełnić projektów przy prędkości, której wymaga Twoja firma.
Czy to brzmi jak twoja obecna pracaprojektProces wlotowy? Jeśli tak, nadszedł czas, aby zaktualizować swojePopyt Strategie zarządzania. Zarządzanie przychodzącymi żądaniami pracy nie jest czarno-białe. WykorzystywanieNajlepsze praktyki wlotowe projektupomóż ci iść technicolor. Oto 4 znaki Proces wlotu projektu jest przestarzały i kilka prostych kroków do zbudowania dobrze zdefiniowanego procesu wlotu projektu, który weźmie udział w przyszłości.
Znak # 1: Żądania pracy są wprowadzane ręcznie i przyjdź przez wiele kanałów
E-mail, wiadomości błyskawiczne i Desk Drop-Band - Oh My! Przy tak wielu różnych narzędziach i stylach komunikacyjnych przychodzących wnioski o pracę nadchodzą na Ciebie z każdego kąta i zapewniają Chaos. I tak jak w miejscu "Kocham Lucy", rzeczy przechodzą przez pęknięcia, praca nie jest na równi, a ty szybko się wypalasz.
Komunikacja LAX może działać dobrze dla mniejszych zespołów, ale jako skale biznesowe, potrzebujesz procesu żądania wlotu projektu, który pomaga prawidłowo zarządzać zarówno bieżącą, jak i przychodzącą pracą. W magazynie CIO,Mike Brannan, VP technologii i marketingu w Centric Consulting, twierdziTo, że przywódcy nadążają za wymaganiami biznesowymi i zmieniającymi się technologią, muszą opracować oddzielne procesy i mechanizmy spożycia pracy, aby radzić sobie ze wszystkimi rzeczami nowych, przy jednoczesnym utrzymaniu rygorystycznych i zarządzanych procesów dla wszystkich rzeczy działających.
Liderzy muszą być w stanie zarządzać zarówno bieżącym obciążeniem, jak i prośbą o projekt. Jednakże,Według badań McKinsey & AMP; Spółka, Drużyny odpadają do 45% czasu na spożycie pracyZadania, które mogą być zautomatyzowane- Podobnie jak konsolidacja żądań i przypisywanie ich do odpowiednich osób. Im więcej żądań otrzymujesz, tym więcej czasochłonnych i powtarzających się ten proces.
Podczas gdy twój zespół może zainwestować we współpracęNarzędzie do zarządzania pracą, jeśli nadal muszą ręcznie źródło iWprowadź nowe żądania projektuOd wielu kanałów nie zaoszczędzisz czasu i uruchomiszryzykobłędów lub duplikatów wpisów.
Przynieś proces spożycia pracy w przyszłości ... Konfigurowanie procesu żądania żądania wlotu
Przenieś spożycia robocze żądania z IMS, e-maili i czatów do jednego leła w ramach narzędzia do zarządzania pracą. Używane zespołyFormularze żądaniaAby skonsolidować przychodzące potencjalne projekty, leżąc je w prawo, gdzie żyją ich projekty. Formularze żądania są rodzajem kwestionariusza wlotu projektu, które wnioskodawcy wypełnią, aby pomóc zespołowi uzyskać projekt we właściwym miejscu. To świetny sposób na zapewnienie spójności do spożycia pracy, oszczędzając zespół przed śledzeniem krytycznych szczegółów, które rozpoczyna się opóźnienie projektu.
Wymagaj, aby każdy nowy wniosek zostanie złożony przez ten jeden proces lub zespół nie doda go do kolejki. Inne zespoły mogą na początku popchnąć, ale wkrótce zobaczą, że ich prośby są filtrowane przez szybsze.
Na przykład,Zespół produkcyjny marketingowy Esurance ogolił ponad 400 e-maili miesięcznie z ich skrzynki odbiorczejPrzeprowadzając prośby o pocztę e-mail i przyjmując jedno źródło prawdy do wszystkich przychodzących projektów. Z jasnym procesem zarządzania żądaniami pracyMenedżer zadań UDN., Wewnętrzna współpraca poprawa drastycznie i inne działy są szczęśliwe, ponieważ wiedzą, że prośby będą obsługiwane w sposób zorganizowany i terminowy. Oto przykład przykładu wlotu projektu, którego używałby zespół taki jak ich drużyna.
Znak # 2: Nie ma formalnego procesu, aby zmienić prośby o projekty
Podczas gdy pierwszym krokiem można znaleźć na jednym kanale, musisz obrócić te żądania w projekty. Jeśli współpracują różne drużyny, określ, czyje proces, będzie śledzić i zarysować odpowiedzialność i oczekiwania.
w Menedżer zadań UDN.Badanie zarządzania projektami Projekt Projekt Projektowy Usługi, 32% respondentów stwierdziło, że spełnienie wymagań wniosków przychodzących jest trudne, a 28% stwierdziło, że konfiguracja projektu iplanowaniebyły najlepszym wyzwaniem. Nawet z żądaniami w jednym miejscu zespoły mogą walczyć o przetłumaczenie ich na udane projekty. W rzeczywistości 97% respondentów zgłasza, że ich projekty zawsze są opóźnione do pewnego stopnia. Największy Culprit? Zmiana wymagań.
Jeśli zmagasz się, aby zamienić wszystkie te prośby o udane projekty lub Twoje projekty zawsze wydają się trafić opóźnienia, nie jesteś sam. ABadanie 300 liderów agencyjnychStwierdzono, że 52% respondentów uważa, że kreatywne majtki nie mają nacisnąć ostrość. I w oddzielnym badaniu,82% klientów agencyjnychpowiedział, że widzą potrzeby lepszych majtek. Aby zespoły mogły wybrać formularz prośby i przekształcić go w projekt, potrzebują odpowiednich informacji i łatwy do śledzenia procesu rozpoczynania koparek.
Przynieś proces spożycia pracy w przyszłości ... automatyzacja udanego rozpoczęcia projektu
Spożycie pracy może wydawać się niezwykle złożone. Masz swoją obecną pracę, cele i zasoby do zrównoważenia. Jak możesz dopasować nowe żądania do tego przepływu? Oto kilka najlepszych praktyk procesów projektu.
Określając proces, przy użyciu narzędzi, które pomogą Ci zautomatyzować pracę i zbieranie wymogów z przodu, unikniesz opóźnień projektowych i poprawić komunikację między zespołami.
Znak # 3: Twoje projekty są listy do zrobienia, nie strategicznie mapowane do większych celów
Podczas gdy scena "Kocham Lucy" jest komedic, rzeczywistość niekończącej się linii projektów nie jest taka śmieszna. Czy reaktywujesz lub aktywujesz, w jaki sposób zarządzasz spożyciem pracy? Czy celem jest pięknie zapakować wszystkie czekoladki, czy jest bardziej o ilości?
Dla wielu zespołów strumień żądań przychodzących czuje się jak niekończący się taśma przenośnikowa rzeczy wchodzących i jest obsługiwana bez żadnej prawdziwej strategii. Nie widzą, jak dodatkowa praca ma wpływ na KPI, co może prowadzić do rozłączenia i niezadowolenia.
W branży Speights w branży marketingowej61% marketerów zgłosiło ciśnienie, aby udowodnić ich wartość, a innyBadanie na stresie i wypaleniu pracownikówMówi, że 39% marketerów pracuje co najmniej 5 godzin nadgodzin każdego tygodnia, aby sprostać wymaganiom. W naszej ankiecie usług profesjonalnych, 31% respondentów pracuje ponad 8 godzin dziennie, 3 dni w tygodniu, podczas gdy 18% pracy ponad 8+ godzin każdego dnia roboczego.
Przytłoczony pracą, wielu zespołów przeglądają wyjątkowe żądania dopiero po zakończeniuzadaniei są gotowi do walki z nowymi projektami. To ultra-liniowe podejście oznacza pilne żądania, które są wysokim priorytetem dla jednego zespołu może być niski priorytet dla innego. Brzmi znajomo?
Podział wokół stylu pracy i celównegatywnie wpływa na produkcję i wydajność.Około 97% pracowników i dyrektorówUważaj, że brak wyrównania w zespole bezpośrednio wpływa na wynik projektu. Więc nawet jeśli masz najlepszy proces wlotowy, oznacza to niewiele, jeśli nie jesteś w stanie priorytetyzować żądań.
Przynieś proces spożycia w pracy w przyszłość ... mapowanie przychodzących projektów do celów twojego zespołu i priorytezyjne prace strategicznie, a nie "w kolejności listy"
Firmy o skutecznych procesach wlotowych organizują i zwalczają nadchodzące projekty według priorytetu. Teraz, gdy masz swoje prośby w jednym miejscu i zorganizować na KICKOFF, nadszedł czas, aby podnieść swoją pracę! Ale aby to zrobić, musisz myśleć poza twoim zespołem.
W Artykuł Forbes na temat tego, jak firmy mogą rozbić bariery, autor Brent Gleeson cytuje "Koliczne przywództwo" jako górny powód, dla których istnieją silosy. Doradza menedżerom i przywódcom, aby ustawić ton do rozbicia silosów, udostępniania informacji i efektywnej współpracy.
Ustanowić OKR zarówno wewnętrznie, jako zespół, jak i zewnętrznie, jako firma. Wyrównaj projekty do tych OKR. Trzymaj okresowe spotkania, aby przejrzeć swoje KPI, planować nadchodzące prace i zapewnić prośby, które priorytetycznie aktualizują kolejne cele departamentów i firm. NaMenedżer zadań UDN. , Lubimy wizualizować tę koncepcję jak drabina.
Patrząc na cele w ten sposób daje liderom strukturę, aby pozostać wyrównanym i ustalonym priorytetami projektów. Zapewnia to, w jaki sposób dodają wartość do organizacji, dając członkom zespołu poczucie spełnienia.
Załóż część żądań mapowania procesu projektu do większych celów firmy. Zadaj pytania takie jak:
Zadawanie takich pytań pomoże Ci priorytetyzować prośby przychodzące i sprawić, że odpowiedź bardziej strategiczna i mniej reaktywna.
Proces rozwijania celów jako firma pomaga również przywódcom ponownie zbadać rynek i poprawić strategię.Badanie marketingu zawiasowego przemysłu usług zawodowychZnaleźli firmy, które prowadzą systematyczne badania do ich docelowych odbiorców rosną szybciej i są bardziej opłacalne. Ten rodzaj skupionych badań i wyrównania firmy zmusza zespoły do oceny projektów w bardziej współpracującym świetle.
Znak # 4: Nie masz sposobu na wizualizację i dzielenie bieżącej pracy swojego zespołu
Kolejnym wielkim wyzwaniem dla Lucy i jej przyjaciela było to, że nie widzieli czekoladek, więc nie byli w stanie zaplanować, jak najlepiej zarządzać swoją pracą.
Bez widoczności, W jaki sposób przywódcy zespołu mają planować i przyjmować pracę przychodzącej? Muszą być w stanie uzyskać migawkę, gdzie stoją ich projekty, a także zobaczyć, jakie projekty schodzą na szczupak. Zamiast koncentrując się na jednolitym wysiłku, aby osiągnąć tę firmę KPI, zasoby hordy i zostali jedli. Może to spowodować opóźnienia projektowe,duplikat pracy, myląc komunikacja i stresujące środowisko pracy.
Czy twój zespół ma widok kalendarza wszystkich obecnych i nadchodzących terminów? Czy wykorzystywasz statusy przepływu pracy, aby informować zainteresowane strony o statusie żądanych projektów? Dzięki odpowiedniemu narzędzia można wzmocnić swój zespół, aby zobaczyć przyszłość.
Przynieś proces spożycia pracy w przyszłości ... Wykorzystując narzędzie do zarządzania pracą, która daje wiele poglądów na twoją pracę.
Pierwszy krok doHonowanie technik planowania projektuma włączyć się po prawej stronieNarzędzia do zarządzania projektami. Możliwość wizualizacji, zarządzania i pomiaru zasobów pomaga prognozować tam, gdzie można strategicznie podjąć nowe żądania bez ryzyka wąskich gardeł.
Wyobraź sobie, że jesteś nazespół ds. marketinguz dużą ilością różnych projektów. Otrzymasz prośbę o napisanie studiów Client Case. Jak możesz powiedzieć, czy kiedy twój zespół będzie miał przepustowość na zadanie? Widoczny, warstwowy widok kalendarza w narzędziu do zarządzania pracą może pomóc w wizualizacji, gdzie można dopasować do żądanych projektów. Menedżer zadań UDN.Kalendarze ułatwiają zaplanowanie, śledzić i dzielić się pracązarówno wewnętrznie, jak lub zewnętrznie. Kod koloru według statusu, kanału, publiczności itp i dotknij do kalendarzy innych zespołów, aby uzyskać przegląd w czasie rzeczywistym zaplanowanych projektów.
Zapewniając widoczność do tego, co działa faktycznie sprzyja poczuciu prawdziwej współpracy. Na poziomie zespołu, widząc, jak wysiłki każdej osoby przyczyniają się do całości dodaje znaczenia i inspiruje wszystkie, aby pracować zgodnie ze śmierci, aby osiągnąć wspólne cele. Na poziomie zewnętrznym można łatwiej współpracować z zewnętrznymi zespołami, jeśli możesz pokazać im, gdzie ich projekt pasuje do.
Innym sposobem na osiągnięcie tego jest użycie niestandardowych statusów przepływu pracy. Z szybkim spojrzeniem, żądani lub interesariusze projektu mogą zobaczyć, gdzie stoi projekt. Nie więcej spotkań aktualizacji statusu. Kiedy zespoły są w stanie wykonywać jeden inny odpowiedzialny i skutecznie komunikować się, mogą podjąć więcej pracy. Bycie w stanie zobaczyć twoją pracę wzmacniasz, że zarządzasz zarówno bieżącą robotą, jak i przychodzącymi żądaniami pracy.
Gotowy do przyniesienia procesu wlotu projektu w Technicolor?
Teraz twoja drużyna może czuć się jak Lucy i jej przyjaciółka, desperacko próbując nadążyć za napływem zadań skierowanych na swój sposób. Postępuj zgodnie z tymi najlepszymi praktykami procesu projektu, a przekonasz się, że nie tylko nadążasz za pomocą przysłowiowego przenośnika pasa pracy, ale pokonując go!
A Zarządzanie projektamiplatformaMenedżer zadań UDN.może pomóc Ci zacząć. Wypróbuj bezpłatną 2-tygodniową próbę już dziś.
A kiedy tu jesteś, sprawdź nasze posty następujące:
