4 Anzeichen Ihr Projekteinlassprozess ist veraltet

Erinnern Sie sich an die Episode von "Ich liebe Lucy", wo sie in einer Schokoladenfabrik arbeitet und nicht mit dem Zufluss von Schokolade mithalten kann, die den Förderband herunterfahren?

Manchmal fühlt es sich an, wenn Sie versuchen, mit der Sintflut von eingehenden Projekten umzugehen. In einer Umfrage vonRingCentral on Communication App ÜberlastungAm Arbeitsplatz sagten 70% der Arbeiter, dass das von ihnen erhaltene Kommunikationsvolumen eine Top-Herausforderung ist. Die Arbeiter wenden zwischen den Apps bis zu 10-mal pro Stunde, und wenn sie dies tun, sollten 31% den Gedankengang verlieren. Wenn Ihr Team mit neuen Aufgaben überschwemmt wird, die aus allen Richtungen stammen und zwischen Werkzeugen gesenkt werden, können sie Projekte mit der Geschwindigkeit einfach nicht absolvieren, wenn Ihr Unternehmen erforderlich ist.

Klingt das wie Ihre aktuelle Arbeit?ProjektEinlassprozess? Wenn ja, ist es Zeit, Ihre zu aktualisierenBedarfsmanagementstrategien. Die Verwaltung ankommender Arbeitsanfragen ist nicht schwarz und weiß. HebelbildungProjekteinnahme Best PracticesHelfen Sie, Technicolor zu gehen. Hier sind 4 Anzeichen, die Ihr Projekteinlassprozess veraltet ist, und einige einfache Schritte zum Aufbau eines klar definierten Projektansaugprozesses, der Ihr Team in die Zukunft einnehmen wird.

Zeichen # 1: Arbeitsanfragen werden manuell eingegeben und durch mehrere Kanäle gelangen

E-Mail, Sofortnachrichten und Schreibtisch Drop-bys - Oh mein! Mit so vielen verschiedenen Tools und Kommunikationsstilen kommen eingehende Arbeitsanfragen von jedem Winkel an, und Chaos folgt. Und wie in der "I Love Lucy" -Szene fällt die Dinge durch die Risse, die Arbeit ist nicht an Par, und Sie brennen schnell aus.

Die LAX-Kommunikation könnte für kleinere Teams gut funktionieren, aber als Unternehmenskalen benötigen Sie einen Projektanfangsanforderungsprozess, der Ihnen dabei hilft, sowohl Ihre aktuelle als auch eingehende Arbeit ordnungsgemäß zu verwalten. Im CIO-Magazin,Mike Brannan, VP von Technologie und Marketing in der zentrischen Beratung, AssertsDamit Führungskräfte, um mit geschäftlichen Anforderungen und sich ändernden Technologien aufrechtzuerhalten, müssen sie separate Prozesse entwickeln und Einlassmechanismen entwickeln, um mit allen neuen Dingen umzugehen, während immer noch strenge und regierende Prozesse für alle beteiligten Dinge aufrechterhalten wird.

Führer müssen in der Lage sein, sowohl ihre aktuellen Workload- als auch Projektanfragen verwalten zu können. Aber,Laut Forschung von McKinsey & Amp; GesellschaftDie Teams verschwenden bis zu 45% ihrer Zeit auf der ArbeitsaufnahmeAufgaben, die automatisiert werden könnten- wie das Konsolidieren von Anfragen und den zuständigen Personen zuweisen. Je mehr Anträge Sie erhalten, desto zeitaufwändiger und wiederholender wird dieser Prozess.

Während Ihr Team in eine Zusammenarbeit investieren könnteArbeitsmanagement-Tool, wenn sie noch manuell selten sind undNeue Projektanfragen eingebenVon mehreren Kanälen sparen Sie keine Zeit, und Sie führen das ausRisikovon Fehlern oder Duplikateinträgen.

Bringen Sie Ihren Arbeitsanfangsprozess in die Zukunft mit ... Einrichten eines einzelnen Arbeitsanfangsanforderungsprozesses

Bewegen Sie Arbeitsanforderungen von IMS, E-Mails und Chats in einem Trichter in Ihrem Arbeitsverwaltungswerkzeug. Top-Performing-Teams verwendenFormulare anfordernUm eingehende potenzielle Projekte zu konsolidieren, machen Sie sie richtig, wo ihre Projekte leben. Anforderungsformulare sind eine Art Projektanfangsfragebogen, die Anforderer ausfüllen, um einem Team zu helfen, das Projekt an der richtigen Stelle zu erhalten. Sie sind ein großartiger Weg, um Konsistenz zur Arbeit der Einnahme bereitzustellen, und speichert Ihr Team daran, kritische Details, die das Projekt verspüren, beginnt.

Erfordert, dass jeder neue Antrag über diesen ein Prozess eingereicht wird oder das Team es nicht ihrer Warteschlange hinzufügt. Andere Teams können zunächst zurückstoßen, aber sie sehen bald, dass ihre Anfragen schneller gefiltert werden.

Zum Beispiel,Das Marketingproduktionsteam von ESURANCE hat jeweils über 400 E-Mails pro Monat aus ihrem Posteingang rasiertDurch die Einführung von Anfragen aus E-Mail und Annahme einer einzelnen Quelle der Wahrheit für alle eingehenden Projekte. Mit einem klaren Prozess zum Verwalten von Arbeitsanfragen durchUDN-Task-ManagerDie interne Zusammenarbeit verbesserte sich drastisch und andere Abteilungen sind glücklich, weil sie wissen, dass Anfragen auf organisierte und rechtzeitige Weise behandelt werden. Hier ist ein Beispiel für ein Projekt-Einlass-Beispiel-Beispiel, das ein Team wie ihre verwenden würde.

Zeichen # 2: Es gibt keinen formellen Prozess, um Anfragen in Projekte zu drehen

Während das Trichteranfragen in einen Kanal der erste Schritt ist, müssen Sie diese Anfragen in Projekte einschalten können. Wenn verschiedene Teams zusammenarbeiten, bestimmen Sie, wessen Prozess folgen, wessen Prozess folgen und die Rechenschaftspflicht und Erwartungen übergibt.

Im UDN-Task-ManagerProfessionelle Dienstleistungsbranche Projektmanagementumfrage, 32% der Befragten sagten, dass die Erfüllung der Anforderungen an eingehende Anfragen schwierig ist, und 28% sagten, dass das Projekt-Setup undPlanungwaren eine Top-Herausforderung. Auch bei Anfragen an einem Ort können Teams kämpfen, um sie in erfolgreiche Projekte zu übersetzen. In der Tat berichten 97% der Befragten, dass ihre Projekte immer auf einen gewissen Grad verzögert werden. Der größte Täter? Anforderungen ändern.

Wenn Sie kämpfen, um alle diese Anfragen in erfolgreiche Projekte zu drehen, oder Ihre Projekte scheinen immer Verzögerungen zu treffen, sind Sie nicht allein. EINUmfrage von 300 AgenturführerEs wurde festgestellt, dass 52% der Befragten, dass kreative Slips den Fokus fehlen. Und in einer separaten Umfrage,82% der Agenturkundensagte, sie sehen ein Bedürfnis nach besseren Slips. Damit Teams ein Anforderungsformular einnehmen und in ein Projekt umwandeln, benötigen sie die richtigen Informationen und einen einfach zu folgenschachten Kick-Off-Prozess.

Bringen Sie Ihren Arbeitsansaugprozess in die Zukunft mit ... Automatisierung erfolgreicher Projektsticks

Die Arbeitsaufnahme kann unglaublich komplex erscheinen. Sie haben Ihre aktuelle Arbeit, Ziele und Ressourcen zum Ausgleich. Wie können Sie neue Anfragen in diesen Fluss passen? Hier sind einige Projekteinlassprozess-Best-Praktiken.

Durch Definieren eines Prozesses, mit dem Werkzeugen, um die Arbeit zu unterstützen, und die Erhebung von Anforderungen vorne zu unterstützen, vermeiden Sie Projektverzögerungen und verbessern die Kommunikation zwischen Teams.

Zeichen # 3: Ihre Projekte sind eine To-Do-Liste, nicht strategisch auf größere Ziele zugeordnet

Während die "I Love Lucy" -Szene-Szene Comödie ist, ist die Realität einer endlosen Projektlinie nicht so lustig. Sind Sie reaktive oder proaktive, wie Sie Ihre Arbeitsaufnahme verwalten? Ist das Ziel, alle Pralinen wunderschön einwickelt zu haben, oder ist es mehr über Menge?

Für viele Teams fühlt sich der Strom von eingehenden Anfragen wie ein endloser Förderband der Dinge, die ohne echte Strategie kommen und behandelt werden. Sie können nicht sehen, wie zusätzliche Arbeit KPIs beeinträchtigt, was dazu führen kann, dass es zur Trennung und Unzufriedenheit führen kann.

In einer CMO-Insights-Umfrage in der Marketingbranche, 61% der Vermarkter berichteten den Gefühl, den Gefühl, ihren Wert zu beweisen, und einen anderenUmfrage zum Angestelltenstress und BurnoutSagt, dass 39% der Vermarkter jede Woche mindestens 5 Stunden Überstunden arbeiten, um Anforderungen zu erfüllen. In unserer professionellen Dienstleistungsumfrage arbeiten 31% der Befragten mehr als 8 Stunden pro Tag, 3 Tage pro Woche, während 18% jeden Arbeitstag um 8 Stunden arbeiten.

Mit der Arbeit überwältigt, überprüfen viele Teams ausstehenden Anfragen erst, nachdem sie ein beendet habenAufgabeund sind bereit, neue Projekte anzugehen. Dieser ultralineare Ansatz bedeutet dringende Anfragen, die für ein Team eine hohe Priorität haben, möglicherweise eine niedrige Priorität für einen anderen. Klingt bekannt?

Division um Arbeitsstil und Zielenegativ beeinflusst die Produktion und Leistung.Ungefähr 97% der Mitarbeiter und FührungskräfteDer Ansicht, dass Mangel an Ausrichtung in einem Team direkt das Ergebnis eines Projekts beeinflusst. Selbst wenn Sie den besten Ansaugprozess haben, bedeutet dies jedoch wenig, wenn Sie keine Anfragen priorisieren können.

Bringen Sie Ihren Arbeitsansaugprozess in die Zukunft, indem Sie eingehende Projekte in die Ziele Ihres Teams anpassen und die Arbeit strategisch strategisch als "in der Liste der Bestellung" priorisieren

Unternehmen mit effektiven Einlassprozessen organisieren und bekräühren Sie bevorstehende Projekte nach Priorität. Nun, da Sie Ihre Anfragen an einem Ort haben und für den Kickoff organisiert werden, ist es Zeit, Ihre Arbeit zu erheben! Aber um das zu tun, müssen Sie außerhalb Ihres Teams denken.

In einemForbes-Artikel darüber, wie Unternehmen Barrieren abbauen können, Autor Brent Gleeson zitiert "confliente Führung" als top, warum Silos gibt. Er berät Manager und Führungskräfte, den Ton zum Einbruch von Silos, zum Teilen von Informationen und der Zusammenarbeit wirksam einstellen.

Etablieren Sie OKRS sowohl intern als Team als auch extern als Unternehmen. Projekte an diese OKRS ausrichten. Halten Sie regelmäßige Treffen, um Ihre KPIs zu überprüfen, bevorstehende Arbeit zu planen, und stellen Sie sicher, dass Sie die Anfragen, die Sie priorisieren, eigentlich weitere Abteilung und Gesellschaftsziele priorisieren. BeiUDN-Task-Manager , möchten wir dieses Konzept wie eine Leiter visualisieren.

Wenn Sie auf diese Weise Tore ansehen, gibt die Führungskräfte die Struktur, um Projekte ausgerichtet und priorisieren. Dies stellt sicher, dass jeder klar ist, wie sie der Organisation einen Mehrwert geben, was Teammitglieder ein Gefühl der Errungenschaft gibt.

Machen Sie einen Teil Ihrer Projekteinlassprozess-Anforderungen an größere Unternehmensziele. Fragen Sie Fragen wie:

Fragen wie folgt dabei, eingehende Anfragen zu priorisieren und Ihre Antwort strategischer und weniger reaktiv zu machen.

Der Prozess der Entwicklung von Toren als Unternehmen hilft auch, Führungskräfte den Markt zu prüfen und die Strategie zu verbessern.Ein Scharniermarketingstudium der FachdienstleistungsbrancheGefundene Unternehmen, die systematische Forschung in ihr Ziel-Publikum führen, wachsen schneller und sind rentabler. Diese Art von fokussierten Forschungs- und Firmenausrichtungen zwingt Teams, Projekte in einem kollaborativeren Licht zu bewerten.

Zeichen # 4: Sie haben keinen Weg, um die aktuelle Arbeit Ihres Teams zu visualisieren und zu teilen

Eine weitere große Herausforderung für Lucy und ihre Freundin war, dass sie die Pralinen nicht sehen konnten, also konnten sie nicht planen, wie man ihre Arbeit am besten bewältigen konnte.

Ohne Sicht, Wie sollen Teamleitern eingehende Arbeit planen und akzeptieren? Sie müssen in der Lage sein, einen Schnappschuss von dort zu erhalten, wo ihre Projekte stehen und sehen, welche Projekte den Hecht heruntersteigen. Anstatt sich auf eine einheitliche Anstrengung zu konzentrieren, um diese Firma KPIs zu erreichen, haben sie die Horde-Ressourcen und werden zum Schweigen gebracht. Dies kann zu Projektverzögerungen führen,doppelte Arbeit., verwirrende Kommunikation und eine stressige Arbeitsumgebung.

Hat Ihr Team einen Kalenderansicht auf alle Ihre aktuellen und anstehenden Fälligkeiten? Heben Sie den Status von Workflow-Status, um die Interessengruppen über den Status der angeforderten Projekte auf dem Laufenden zu halten? Mit den richtigen Werkzeugen können Sie Ihr Team befähigen, in die Zukunft zu sehen.

Bringen Sie Ihren Arbeitsanfangsverfahren in die Zukunft, indem Sie ein Workmanagement-Tool nutzen, das Ihnen mehrere Ansichten Ihrer Arbeit gibt.

Der erste Schritt zuHonen Sie Ihre Projektplanungstechniken anist mit dem richtigen EinschaltenProjektmanagement-Tools.. Um Ressourcen visualisieren, zu verwalten, zu visualisieren, zu verwalten und zu messen, hilft Ihnen bei der Vorhersage, wenn Sie neue Anfragen strategisch annehmen können, ohne Engpässe zu riskieren.

Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einemMarketing-Teammit vielen verschiedenen Projekten, die gleichzeitig auftreten. Sie erhalten eine Anfrage, um eine Kundenstudie zu schreiben. Wie können Sie sagen, ob und wann Ihr Team die Bandbreite für die Aufgabe hat? Eine gemeinsam genutzbare, siegelfähige Kalenderansicht in Ihrem Arbeitsverwaltungswerkzeug kann Ihnen helfen, sich zu visualisieren, wo Sie angeforderte Projekte anpassen können. UDN-Task-ManagerKalender machen es einfach, die Arbeit zu planen, zu verfolgen und zu teilensowohl intern als auch extern. Farbcode nach Status, Kanal, Publikum usw. und tippen Sie auf die Kalender von anderen Teams, um einen Echtzeit-Überblick über geplante Projekte zu erhalten.

Die Sichtbarkeit in welche Arbeit fördert tatsächlich ein Gefühl der echten Zusammenarbeit. Auf einem Team-Level sehen Sie, wie die Bemühungen der jeweiligen Person dazu beitragen, dass sie dazu beitragen und inspiriert, alles inspirieren, um gemeinsam zu arbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Auf Außenniveau können Sie mit externen Teams einfacher zusammenarbeiten, wenn Sie ihnen zeigen können, wo ihr Projekt eingreift.

Eine andere Möglichkeit, dies zu erreichen, dient mit benutzerdefinierten Workflow-Status. Mit einem kurzen Blick können Anfragen oder Projekt-Stakeholder sehen, wo ein Projekt steht. Keine unnötigen Statusaktualisierungen mehr. Wenn Teams in der Lage sind, einen anderen verantwortlich zu halten und effektiv zu kommunizieren, können sie mehr Arbeit annehmen. In der Lage zu sein, Ihre Arbeit zu erkennen, dass Sie sowohl aktuelle Arbeit als auch für eingehende Arbeitsanfragen verwalten können.

Bereit, Ihren Projekteinlassprozess in technicolor zu bringen?

Im Moment fühlt sich Ihr Team wie Lucy und ihren Freund an, verzweifelt zu versuchen, mit dem Zustrom von Aufgaben auf dem Laufenden zu bleiben. Folgen Sie diesem Projektzufuhrprozess Best Practices, und Sie werden feststellen, dass Sie nicht nur mit dem sprichwörtlichen Förderband der Arbeit Schritt halten, sondern es schlagen!

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