4 assinam o processo de admissão do seu projeto está desatualizado
Lembre-se do episódio de "Eu amo Lucy", onde ela está trabalhando em uma fábrica de chocolate e não consegue acompanhar o influxo de chocolate descendo a correia transportadora?
Às vezes é assim que se sente quando você está tentando lidar com o dilúvio de projetos recebidos. Em uma pesquisa deRingCentral na sobrecarga do aplicativo de comunicaçãoNo local de trabalho, 70% dos trabalhadores disseram que o volume de comunicação que recebe é um top desafio. Trabalhadores alternam entre os aplicativos até 10 vezes por hora e, quando fazem, 31% relatam perdendo seu trem de pensamento. Se sua equipe estiver tão inundada com novas tarefas provenientes de todas as direções e é parada entre as ferramentas, elas simplesmente não podem concluir projetos na velocidade de sua empresa requer.
Isso soa como seu trabalho atualprojetoprocesso de admissão? Se sim, é hora de atualizar seuestratégias de gerenciamento de demanda. Gerenciando solicitações de trabalho recebidas não é preto e branco. AlavancagemPráticas recomendadas de ingestão de projetosAjudá-lo a ir Technicolor. Aqui estão 4 sinais O processo de entrada do projeto é desatualizado e algumas etapas simples para construir um processo de entrada de projeto bem definido que levará sua equipe para o futuro.
Sign # 1: As solicitações de trabalho são inseridas manualmente e passam por vários canais
Email, mensagens instantâneas e mesa de mesa - oh meu! Com tantas ferramentas e estilos de comunicação diferentes, os pedidos de trabalho recebidos estão chegando a você de todos os ângulos e o caos. E assim como no cenário "eu amo Lucy", as coisas caem pelas rachaduras, o trabalho não é para par, e você queima rapidamente.
A comunicação LAX pode funcionar bem para equipes menores, mas como escalas de negócios, você precisa de um processo de solicitação de admissão de projetos que ajude a gerenciar seu trabalho atual e recebido corretamente. Na revista CIO,Mike Brannan, VP de tecnologia e marketing na consultoria centrada, afirmaQue, para que os líderes acompanhem as demandas de negócios e a mudança de tecnologia, elas precisam desenvolver processos separados e mecanismos de ingestão de trabalho para lidar com todas as coisas novas, mantendo os processos rigorosos e governamentais para todas as coisas operacionais.
Os líderes precisam ser capazes de gerenciar suas suas cargas de trabalho e solicitações de projeto atuais. No entanto,De acordo com a pesquisa da McKinsey & Amp; Companhia, as equipes desperdiçam até 45% do seu tempo na ingestão de trabalhotarefas que poderiam ser automatizadas- Como consolidar solicitações e atribuí-los às pessoas apropriadas. Quanto mais solicitações você obtiver, mais demorado e repetitivo esse processo se torna.
Enquanto sua equipe pode investir em um colaborativoferramenta de gerenciamento de trabalho.se eles ainda têm que fontes manualmente eEntrar novas solicitações de projetode vários canais, você não economizará tempo, e você executa oriscode erros ou entradas duplicadas.
Traga seu processo de admissão de trabalho no futuro por ... Configurando um único processo de solicitação de admissão de trabalho
Mova as solicitações de admissão de trabalho do IMS, e-mails e conversas em um funil dentro da sua ferramenta de gerenciamento de trabalho. Equipes de desempenho superior usamFormulários de solicitaçãoConsolidar projetos potenciais recebidos, canalizando-os bem onde seus projetos vivem. Os formulários de solicitação são um tipo de questionário de ingestão de projetos que os solicitantes preenchem para ajudar uma equipe a obter o projeto ao lugar certo. Eles são uma ótima maneira de fornecer consistência para o trabalho de trabalho, salvar sua equipe de rastrear detalhes críticos que atrasam o projeto é iniciado.
Exigir que qualquer novo pedido seja enviado por meio deste processo ou a equipe não irá adicioná-lo à sua fila. Outras equipes podem empurrar de volta em primeiro lugar, mas logo verão que seus pedidos são filtrados por mais rápido.
Por exemplo,A equipe de produção de marketing de Esurny cada um raspou mais de 400 e-mails por mês da sua caixa de entradatomando solicitações de e-mail e adotando uma única fonte de verdade para todos os projetos recebidos. Com um processo claro para gerenciar solicitações de trabalho através deGerenciador de tarefas UDN., a colaboração interna melhorou drasticamente e outros departamentos são felizes porque sabem que os pedidos serão tratados de maneira organizada e oportuna. Aqui está um exemplo de um exemplo de ingestão de projetos uma equipe como a deles usaria.
Sign # 2: Não há processo formal para transformar solicitações em projetos
Enquanto os pedidos de afunilamento em um canal é o primeiro passo, você precisará transformar essas solicitações em projetos. Se diferentes equipes estiverem colaborando, determine cujo processo você estará seguindo e descreva responsabilidade e expectativas.
Dentro Gerenciador de tarefas UDN.Pesquisa de gerenciamento de projetos de indústria de serviços profissionais, 32% dos entrevistados disseram que o cumprimento das demandas de pedidos recebidos é difícil, e 28% disseram que a configuração do projeto eagendamentoeram um top desafio. Mesmo com solicitações em um só lugar, as equipes podem lutar para traduzi-las em projetos de sucesso. Na verdade, 97% dos entrevistados relatam que seus projetos sempre são atrasados em algum grau. O maior culpado? Mudando os requisitos.
Se você está lutando para transformar todos esses pedidos em projetos bem-sucedidos ou seus projetos sempre parecem acertar atrasos, você não está sozinho. UMAPesquisa de 300 líderes da agênciaDescobri que 52% dos entrevistados acham que os breves criativos não têm foco. E em uma pesquisa separada,82% dos clientes da agênciadisse que vêem uma necessidade de melhores resumos. Para que as equipes assumem um formulário de solicitação e transformá-lo em um projeto, eles precisam de informações certas e um processo de inicialização fácil de seguir.
Traga seu processo de ingestão de trabalho no futuro por ... Automatizando os pontapé inicial do projeto
A ingestão de trabalho pode parecer incrivelmente complexa. Você tem seu trabalho atual, metas e recursos para equilibrar. Como você pode ajustar novas solicitações nesse fluxo? Aqui estão algumas práticas recomendadas de processo de ingestão de projetos.
Ao definir um processo, usando ferramentas para ajudá-lo a automatizar o trabalho e a coleta de requisitos na frente, você evitará atrasos no projeto e melhorará a comunicação entre as equipes.
Sinal # 3: Seus projetos são uma lista de tarefas, não estrategicamente mapeadas para objetivos maiores
Enquanto o cenário "Eu amo Lucy" é cômico, a realidade de uma linha infinita de projetos não é tão engraçada. Você é reativo ou proativo em como você gerencia sua ingestão de trabalho? O objetivo de ter todos os chocolates lindamente embrulhado ou é mais sobre a quantidade?
Para muitas equipes, o fluxo de pedidos de entrada se sente como uma cintura transportadora interminável de coisas entrando e sendo manipulada sem qualquer estratégia real. Eles não podem ver como o trabalho extra está afetando os KPIs, o que pode levar a desconexão e descontentamento.
Em uma pesquisa de insights da CMO sobre a indústria de marketing61% dos profissionais de marketing relataram sentir pressão para provar seu valor, e outroLevantamento sobre estresse e burnout empregadoDiz 39% dos profissionais de marketing trabalham pelo menos 5 horas de horas extras a cada semana para atender às demandas. Em nossa pesquisa de serviços profissionais, 31% dos entrevistados trabalham mais de 8 horas por dia, 3 dias por semana, enquanto 18% trabalham mais de 8 horas a cada dia de trabalho.
Oprimido com o trabalho, muitas equipes revisam solicitações pendentes somente depois de terminaremtarefae estão prontos para enfrentar novos projetos. Esta abordagem ultra-linear significa solicitações urgentes que são uma alta prioridade para uma equipe pode ser uma baixa prioridade para outra. Soa familiar?
Divisão em torno de estilo de trabalho e objetivosimpacta negativamente a produção e o desempenho.Cerca de 97% dos funcionários e executivosAcredito que a falta de alinhamento dentro de uma equipe afeta diretamente o resultado de um projeto. Portanto, mesmo que você tenha o melhor processo de admissão, isso significa pouco se você não puder priorizar as solicitações.
Traga seu processo de consumo de trabalho no futuro por ... mapeando projetos recebidos para as metas de sua equipe e priorizando o trabalho estrategicamente em vez de "na ordem da lista"
As empresas com processos efetivos de admissão organizam e enfrentam projetos futuros por prioridade. Agora que você tem seus pedidos em um lugar e organizado para o Kickoff, é hora de elevar o seu trabalho! Mas para fazer isso, você precisa pensar fora do seu time.
Em umForbes artigo sobre como as empresas podem quebrar barreiras, Autor Brent Gleeson cita "liderança conflituosa" como a principal razão pela qual os silos existem. Ele aconselha gerentes e líderes a definir o tom para quebrar os silos, compartilhando informações e colaborando de forma eficaz.
Estabelecer OKRs internamente, como equipe e externamente, como empresa. Alinhar projetos para aqueles OKRs. Mantenha reuniões periódicas para revisar seus KPIs, planeje o próximo trabalho e assegure os pedidos que você prioriza realmente mais departamento e metas da empresa. NoGerenciador de tarefas UDN. , Gostamos de visualizar este conceito como uma escada.
Olhando para as metas desta maneira, dá aos líderes a estrutura para ficar alinhada e priorizar projetos. Isso garante que todos estejam claros sobre como adicionam valor à organização, dando aos membros da equipe uma sensação de realização.
Faça parte de seus pedidos de mapeamento de processo de admissão de projetos para objetivos maiores de empresas. Faça perguntas como:
Fazer perguntas como este irá ajudá-lo a priorizar solicitações recebidas e tornar sua resposta mais estratégica e menos reativa.
O processo de desenvolvimento de metas como empresa também ajuda os líderes a reexaminar o mercado e melhoram a estratégia.Um estudo de marketing de articulação da indústria de serviços profissionaisEncontrou firmas que realizam pesquisas sistemáticas em seus públicos-alvo crescem mais rapidamente e são mais lucrativos. Este tipo de pesquisa focada e alinhamento da empresa compelente as equipes para avaliar projetos de uma luz mais colaborativa.
Sign # 4: Você não tem uma maneira de visualizar e compartilhar o trabalho atual de sua equipe
Outro grande desafio para Lucy e sua amiga era que eles não podiam ver os chocolates chegando, então eles não conseguiram planejar como gerenciar melhor seu trabalho.
Sem visibilidadeComo os líderes da equipe devem planejar e aceitar o trabalho recebido? Eles precisam ser capazes de obter um instantâneo de onde seus projetos estão bem como ver quais projetos estão descendo o pique. Em vez de se concentrar em um esforço unificado para atingir esses kpis, eles horda recursos e se tornam parados. Isso pode causar atrasos no projeto,trabalho duplicado, confundindo a comunicação e um ambiente de trabalho estressante.
Sua equipe tem uma visão de calendário de todas as suas datas atuais e futuras? Você está aproveitando os status de fluxo de trabalho para manter as partes interessadas informadas sobre o status dos projetos solicitados? Com as ferramentas certas, você pode capacitar sua equipe para ver o futuro.
Traga seu processo de ingestão de trabalho no futuro por ... Alavancar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que lhe dê várias visões do seu trabalho.
O primeiro passo paraAfimando suas técnicas de agendamento de projetosé ligar com a direitaFerramentas de gerenciamento de projetos. Ser capaz de visualizar, gerenciar e medir recursos ajuda você a prever onde você pode assumir estrategicamente novas solicitações sem arriscar os gargalos.
Imagine que você está em umequipe de marketingcom muitos projetos diferentes acontecendo de uma só vez. Você recebe um pedido para escrever um estudo de caso de cliente. Como você pode dizer se e quando sua equipe terá a largura de banda para a tarefa? Uma visualização de calendário cambial compartilhável em sua ferramenta de gerenciamento de trabalho pode ajudá-lo a visualizar onde você pode ajustar projetos solicitados. Gerenciador de tarefas UDN.Os calendários facilitam a agendar, a faixa e compartilham trabalhotanto internamente ou externamente. Código de cor por status, canal, audiência, etc. e toque em calendários de outras equipes para obter uma visão geral de tempo real dos projetos agendados.
Fornecer visibilidade em que trabalho é realmente ser realizado promove uma sensação de verdadeira colaboração. Em um nível de equipe, vendo como os esforços de cada indivíduo contribuem para todo o significado e inspira todos a trabalhar em uníssono para alcançar objetivos comuns. Em um nível externo, você pode colaborar mais fácil com as equipes externas se puder mostrá-las onde seu projeto se encaixa.
Outra maneira de realizar isso é usando status de fluxo de trabalho personalizado. Com um rápido olhar, os solicitantes ou as partes interessadas do projeto podem ver onde um projeto está. Não há mais reuniões de atualização de status desnecessário. Quando as equipes são capazes de realizar uma pessoa responsável e se comunicar de forma eficaz, elas podem assumir mais trabalho. Ser capaz de ver o seu trabalho capacita você gerenciar os documentos atuais e pedidos de trabalho recebidos.
Pronto para trazer o processo de admissão do seu projeto em Technicolor?
Agora sua equipe pode se sentir como Lucy e sua amiga, tentando desesperadamente acompanhar o influxo de tarefas dirigidos pelo seu caminho. Siga estas práticas recomendadas de processo de ingestão de projetos e você descobrirá que você não está apenas acompanhando a correia de trabalho proverbial, mas batendo!
UMAGerenciamento de Projetosplataforma comoGerenciador de tarefas UDN.pode ajudá-lo a começar. Tente um teste gratuito de 2 semanas hoje.
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