4 menandatangani proses asupan proyek Anda sudah usang
Ingat episode "I Love Lucy" di mana dia bekerja di sebuah pabrik cokelat dan tidak bisa mengikuti arus cokelat yang datang dari sabuk konveyor?
Terkadang itulah rasanya ketika Anda mencoba menangani banjir proyek yang masuk. Dalam survei dariRingCentral pada aplikasi komunikasi berlebihanDi tempat kerja, 70% pekerja mengatakan volume komunikasi yang mereka terima adalah tantangan teratas. Pekerja beralih di antara aplikasi hingga 10 kali per jam dan, ketika mereka melakukannya, laporan 31% kehilangan kereta pemikiran mereka. Jika tim Anda sangat dibanjiri dengan tugas-tugas baru yang datang dari segala arah dan diam di antara alat, mereka tidak dapat menyelesaikan proyek dengan kecepatan bisnis Anda.
Apakah ini terdengar seperti pekerjaan Anda saat iniproyekproses asupan? Jika demikian, sudah waktunya untuk memperbaruiStrategi Manajemen Permintaan. Mengelola permintaan kerja yang masuk bukan hitam dan putih. Leveraging.Praktik Terbaik Asupsi ProyekBantu Anda pergi Technicolor. Berikut adalah 4 tanda Proyek asupan proyek Anda sudah usang dan beberapa langkah sederhana untuk membangun proses asupan proyek yang terdefinisi dengan baik yang akan membawa tim Anda ke masa depan.
Tanda # 1: Permintaan kerja dimasukkan secara manual dan datang melalui beberapa saluran
Email, pesan instan, dan meja drop-bys - oh my! Dengan begitu banyak alat dan gaya komunikasi yang berbeda, permintaan kerja yang masuk datang pada Anda dari setiap sudut dan kekacauan terjadi. Dan seperti di adegan "I Love Lucy", hal-hal yang jatuh melalui celah-celah, pekerjaan tidak normal, dan Anda terbakar dengan cepat.
Komunikasi LAX mungkin bekerja dengan baik untuk tim yang lebih kecil, tetapi sebagai skala bisnis, Anda memerlukan proses permintaan asupan proyek yang membantu Anda mengelola pekerjaan saat ini dan masuk dengan benar. Di majalah CIO,Mike Brannan, VP teknologi dan pemasaran di Centric Consulting, menegaskanBahwa agar para pemimpin mengikuti tuntutan bisnis dan perubahan teknologi, mereka perlu mengembangkan proses yang terpisah dan mekanisme asupan kerja untuk menangani semua hal baru, sementara masih mempertahankan proses yang ketat dan diperintah untuk semua hal operasional.
Pemimpin harus dapat mengelola beban kerja dan permintaan proyek mereka saat ini. Namun,Menurut penelitian oleh McKinsey & amp; Perusahaan, tim menyia-nyiakan hingga 45% dari waktu mereka dengan asupan kerjatugas yang bisa otomatis- Seperti konsolidasi permintaan dan menugaskannya kepada orang yang sesuai. Semakin banyak permintaan yang Anda dapatkan, semakin banyak waktu yang memakan waktu dan berulang proses ini.
Sementara tim Anda mungkin berinvestasi dalam kolaboratifAlat Manajemen Kerja, jika mereka masih harus sumber secara manual danMasukkan permintaan proyek barudari beberapa saluran, Anda tidak akan menghemat waktu, dan Anda menjalankanmempertaruhkankesalahan atau entri duplikat.
Bawa proses asupan kerja Anda ke masa depan dengan ... Menyiapkan proses permintaan asupan kerja tunggal
Pindahkan permintaan asupan kerja dari IMS, email, dan obrolan ke dalam satu corong dalam alat manajemen kerja Anda. Penggunaan tim yang berkinerja terbaikFormulir permintaanUntuk mengkonsolidasikan proyek potensial yang masuk, menyalurkannya tepat di mana proyek mereka hidup. Formulir permintaan adalah jenis kuesioner asupan proyek yang diisi pemohon untuk membantu tim mendapatkan proyek ke tempat yang tepat. Mereka adalah cara yang bagus untuk memberikan konsistensi untuk bekerja asupan, menyelamatkan tim Anda dari melacak detail kritis yang memulai proyek.
Membutuhkan bahwa setiap permintaan baru diajukan melalui proses ini atau tim tidak akan menambahkannya ke antrian mereka. Tim lain mungkin mendorong kembali pada awalnya, tetapi mereka akan segera melihat bahwa permintaan mereka disaring melalui lebih cepat.
Sebagai contoh,Tim produksi pemasaran Esurance masing-masing mencukur lebih dari 400 email per bulan dari kotak masuk merekaDengan mengambil permintaan dari email dan mengadopsi sumber kebenaran tunggal untuk semua proyek yang masuk. Dengan proses yang jelas untuk mengelola permintaan kerja melaluiUDN Task Manager., kolaborasi internal ditingkatkan secara drastis dan departemen lain senang karena mereka tahu permintaan akan ditangani secara teratur dan tepat waktu. Berikut ini contoh formulir asupan proyek. Sebuah tim seperti yang akan digunakan mereka.
Tanda # 2: Tidak ada proses formal untuk mengubah permintaan ke dalam proyek
Sementara permintaan corong ke dalam satu saluran adalah langkah pertama, Anda harus dapat mengubah permintaan tersebut ke dalam proyek. Jika tim yang berbeda berkolaborasi, tentukan proses siapa Anda akan mengikuti dan menguraikan akuntabilitas dan harapan.
Di dalam UDN Task Manager.Survei Manajemen Proyek Layanan Industri Layanan Profesional, 32% responden mengatakan bahwa memenuhi tuntutan permintaan masuk itu sulit, dan 28% mengatakan bahwa pengaturan proyek danpenjadwalan.adalah tantangan teratas. Bahkan dengan permintaan di satu tempat, tim dapat berjuang untuk menerjemahkannya ke dalam proyek yang sukses. Bahkan, 97% responden melaporkan bahwa proyek mereka selalu tertunda sampai batas tertentu. Pelakunya terbesar? Mengubah persyaratan.
Jika Anda berjuang untuk mengubah semua permintaan tersebut menjadi proyek yang sukses atau proyek Anda sepertinya selalu menunda penundaan, Anda tidak sendirian. SEBUAHSurvei terhadap 300 pemimpin agensimenemukan bahwa 52% responden menganggap celana kreatif kekurangan fokus. Dan dalam survei terpisah,82% Klien Badanmengatakan mereka melihat kebutuhan untuk celana yang lebih baik. Agar tim mengambil formulir permintaan dan mengubahnya menjadi proyek, mereka memerlukan informasi yang tepat dan proses kick-off yang mudah diikuti.
Bawa proses asupan kerja Anda ke masa depan dengan ... Mengotomatiskan Proyek Sukses Kick-off
Asupan kerja bisa tampak sangat kompleks. Anda memiliki pekerjaan, tujuan, dan sumber daya Anda saat ini untuk menyeimbangkan. Bagaimana Anda bisa memasukkan permintaan baru ke dalam aliran itu? Berikut adalah beberapa proses asupan proyek praktik terbaik.
Dengan mendefinisikan proses, menggunakan alat untuk membantu Anda mengotomatisasi pekerjaan, dan mengumpulkan persyaratan di muka, Anda akan menghindari keterlambatan proyek dan meningkatkan komunikasi antar tim.
Tanda # 3: Proyek Anda adalah daftar yang harus dilakukan, tidak dipetakan secara strategis ke tujuan yang lebih besar
Sementara adegan "I Love Lucy" adalah komedi, kenyataan dari jajaran proyek tanpa akhir tidak begitu lucu. Apakah Anda reaktif atau proaktif dalam cara Anda mengelola asupan pekerjaan Anda? Apakah tujuannya memiliki semua cokelat yang dibungkus dengan indah atau lebih tentang kuantitas?
Bagi banyak tim, aliran permintaan masuk terasa seperti sabuk konveyor yang tak berujung yang masuk dan ditangani tanpa strategi nyata. Mereka tidak dapat melihat bagaimana pekerjaan ekstra berdampak pada KPI, yang dapat menyebabkan terputus dan ketidakpuasan.
Dalam survei wawasan CMO pada industri pemasaran, 61% pemasar melaporkan merasakan tekanan untuk membuktikan nilainya, dan yang lainsurvei tentang stres dan kelelahan karyawanmengatakan 39% pemasar bekerja setidaknya 5 jam lembur setiap minggu untuk memenuhi tuntutan. Dalam survei layanan profesional kami, 31% responden bekerja lebih dari 8 jam per hari, 3 hari per minggu, sementara 18% bekerja 8+ jam setiap hari kerja.
Kewalahan dengan pekerjaan, banyak tim meninjau permintaan luar biasa hanya setelah mereka selesai atugasdan siap untuk menangani proyek baru. Pendekatan ultra-linear ini berarti permintaan mendesak yang merupakan prioritas tinggi untuk satu tim mungkin merupakan prioritas rendah untuk yang lain. Terdengar familiar?
Divisi sekitar gaya kerja dan tujuanberdampak negatif pada produksi dan kinerja.Sekitar 97% karyawan dan eksekutifpercaya kurangnya penyelarasan dalam tim secara langsung berdampak pada hasil suatu proyek. Jadi, bahkan jika Anda memiliki proses asupan terbaik, itu berarti sedikit jika Anda tidak dapat memprioritaskan permintaan.
Bawa proses asupan kerja Anda ke masa depan dengan ... Memetakan proyek-proyek masuk ke tujuan tim Anda dan memprioritaskan pekerjaan secara strategis daripada "dalam daftar daftar"
Perusahaan dengan proses asupan yang efektif mengatur dan mengatasi proyek yang akan datang dengan prioritas. Sekarang Anda memiliki permintaan Anda di satu tempat dan terorganisir untuk kickoff, saatnya untuk mengangkat pekerjaan Anda! Tetapi untuk melakukan itu, Anda perlu berpikir di luar tim Anda.
Di sebuahArtikel Forbes tentang bagaimana perusahaan dapat memecah hambatan, penulis Brent Gleeson mengutip "kepemimpinan yang berkonflik" sebagai alasan utama mengapa silo ada. Dia menyarankan manajer dan pemimpin untuk mengatur nada untuk memecah silo, berbagi informasi, dan berkolaborasi secara efektif.
Menetapkan OKR baik secara internal, sebagai tim, dan eksternal, sebagai perusahaan. Sejajarkan proyek-proyek ke OKR itu. Pegang pertemuan berkala untuk meninjau KPI Anda, rencanakan pekerjaan yang akan datang, dan pastikan permintaan yang Anda prioritaskan sebenarnya departemen dan tujuan perusahaan. PadaUDN Task Manager. , Kami suka memvisualisasikan konsep ini seperti tangga.
Melihat gol dengan cara ini memberi para pemimpin struktur untuk tetap selaras dan memprioritaskan proyek. Ini memastikan semua orang jelas tentang bagaimana mereka menambah nilai bagi organisasi, memberi anggota tim rasa pencapaian.
Buat bagian dari pemetaan proses asupan proyek Anda ke tujuan perusahaan yang lebih besar. Ajukan pertanyaan seperti:
Mengajukan pertanyaan seperti ini akan membantu Anda memprioritaskan permintaan masuk dan membuat respons Anda lebih strategis dan kurang reaktif.
Proses pengembangan tujuan sebagai perusahaan juga membantu para pemimpin memeriksa kembali pasar dan meningkatkan strategi.Studi pemasaran engsel industri jasa profesionalMenemukan perusahaan yang melakukan penelitian sistematis ke dalam target audiens mereka tumbuh lebih cepat dan lebih menguntungkan. Jenis penelitian terfokus dan penyelarasan perusahaan ini memaksa tim untuk mengevaluasi proyek dalam cahaya yang lebih kolaboratif.
Tanda # 4: Anda tidak memiliki cara untuk memvisualisasikan dan berbagi karya tim Anda saat ini
Tantangan besar lain untuk Lucy dan temannya adalah bahwa mereka tidak bisa melihat cokelat datang, sehingga mereka tidak dapat merencanakan cara terbaik mengelola pekerjaan mereka.
Tanpa visibilitas, Bagaimana seharusnya para pemimpin tim merencanakan dan menerima pekerjaan yang masuk? Mereka harus bisa mendapatkan snapshot di mana proyek mereka berdiri maupun melihat proyek-proyek apa yang mengalir menuruni pike. Daripada berfokus pada upaya terpadu untuk mencapai perusahaan-perusahaan itu KPI, mereka menggerakkan sumber daya dan menjadi sumpah. Ini dapat menyebabkan keterlambatan proyek,pekerjaan duplikat., komunikasi yang membingungkan, dan lingkungan kerja yang menegangkan.
Apakah tim Anda memiliki pandangan kalender tentang semua tanggal jatuh tempo saat ini dan mendatang? Apakah Anda memanfaatkan status alur kerja untuk menginformasikan pemangku kepentingan tentang status proyek yang diminta? Dengan alat yang tepat, Anda dapat memberdayakan tim Anda untuk melihat ke masa depan.
Bawa proses asupan kerja Anda ke masa depan dengan ... Memanfaatkan alat manajemen kerja yang memberi Anda beberapa tampilan pekerjaan Anda.
Langkah pertama keMengasah teknik penjadwalan proyek Andaadalah untuk menyalakan dengan benarAlat Manajemen Proyek. Mampu memvisualisasikan, mengelola, dan mengukur sumber daya membantu Anda memperkirakan di mana Anda dapat secara strategis menerima permintaan baru tanpa mempertaruhkan hambatan.
Bayangkan Anda berada di atim pemasarandengan banyak proyek berbeda yang terjadi sekaligus. Anda mendapat permintaan untuk menulis studi kasus pelanggan. Bagaimana Anda bisa tahu apakah dan kapan tim Anda akan memiliki bandwidth untuk tugas itu? Tampilan kalender yang dapat dibagikan dan berbulu dalam alat manajemen pekerjaan Anda dapat membantu Anda memvisualisasikan di mana Anda dapat memasukkan proyek yang diminta. UDN Task Manager.Kalender membuatnya mudah untuk menjadwalkan, melacak, dan berbagi pekerjaanbaik secara internal maupun eksternal. Kode warna berdasarkan status, saluran, audiens, dll. Dan ketuk ke kalender tim lain untuk mendapatkan tinjauan umum waktu nyata dari proyek yang dijadwalkan.
Memberikan visibilitas ke dalam pekerjaan apa yang sebenarnya sedang diselesaikan menumbuhkan rasa kolaborasi sejati. Pada tingkat tim, melihat bagaimana upaya masing-masing individu berkontribusi pada keseluruhan menambah makna dan menginspirasi semua untuk bekerja serempak untuk mencapai tujuan bersama. Di tingkat luar, Anda dapat berkolaborasi lebih mudah dengan tim luar jika Anda dapat menunjukkannya di mana proyek mereka cocok.
Cara lain untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan status alur kerja yang disesuaikan. Dengan sekilas, pemohon atau pemangku kepentingan proyek dapat melihat di mana proyek berdiri. Tidak perlu lagi pertemuan pembaruan status. Ketika tim dapat mempertanggungjawabkan satu sama lain dan berkomunikasi secara efektif, mereka dapat mengambil lebih banyak pekerjaan. Mampu melihat pekerjaan Anda memberdayakan Anda untuk mengelola kerja saat ini dan permintaan kerja yang masuk.
Siap membawa proses asupan proyek Anda ke dalam Technicolor?
Saat ini tim Anda mungkin merasa seperti Lucy dan temannya, dengan putus asa berusaha mengikuti arus tugas menuju jalan Anda. Ikuti proksi-praktek Proses Terbaik Proyek ini dan Anda akan menemukan bahwa Anda tidak hanya mengikuti sabuk konveyor pepatah, tetapi mengalahkannya!
SEBUAHmanajemen proyekPlatform sepertiUDN Task Manager.dapat membantu Anda memulai. Coba uji coba 2 minggu gratis hari ini.
Dan saat Anda di sini, lihat pos tindak lanjut kami:
